社保經(jīng)辦機構加強檔案管理工作的相關探討

姜永光

摘 要：檔案管理作為社保經(jīng)辦機構服務工作的重點內容，貫穿整個社會保險工作要點，對保證職工利益和維護社會穩(wěn)定具有重要作用。基于此，文章介紹了社保經(jīng)辦機構加強檔案管理的重要性，分析了現(xiàn)階段檔案管理中的問題，并重點從管理理念、方式、制度和人員隊伍四個方面提出一些有效措施，以供參考。

關鍵詞：社保經(jīng)辦機構；檔案管理；加強措施

社保檔案作為記錄個人以及單位各類參保情況的專業(yè)檔案，具有極強的考察性和社會性意義。社保經(jīng)辦機構中的檔案數(shù)量多、變化快，如何提高檔案管理水平，成為現(xiàn)階段工作人員應該重點考慮的問題。而在具體實踐的過程中，要求社保經(jīng)辦機構跟上時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新檔案管理理念、方式和制度等，確保檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

一、社保經(jīng)辦機構加強檔案管理的重要性

1.保障參保人員的基本利益

社保檔案管理工作的目的是確保參保人員的基本權益，以參保人自身利益為出發(fā)點，保障其到退休離職后仍享有合適的待遇。通過完整的檔案管理，能詳細記錄參保人的基本情況以及社保費用的繳納標準、最終養(yǎng)老金額的發(fā)放情況。這一系列的檔案信息與參保人最終享受的社會待遇緊密聯(lián)系。因此，社保經(jīng)辦機構必須嚴格落實檔案管理工作，做好各環(huán)節(jié)的細化工作，從根本上確保參保人員最終所獲得的利益。

2.推動社保改革工作

社保經(jīng)辦機構作為檔案管理工作的重要渠道，對社保改革發(fā)展也具有重要影響。例如，相關部門完成社保工作的時候，承擔起為離職人員提供社會服務的職能。隨著我國社保改革工作全面推進，工作量也隨之增加，需要完整的檔案管理系統(tǒng)，為工作者后期工作提供詳細的參考依據(jù)，這是推動整個社會保險工作全面發(fā)展的關鍵所在。

3.提升社保工作效率和質量

社保檔案管理工作的開展，不僅是為參保人利益而設計，還需要提高社保經(jīng)辦機構的工作效率和質量。檔案管理中包含了資料的搜集、整理和歸納等內容，要求按照社保業(yè)務進行檔案管理，如以險種分類別管理，分卷面組織。社保業(yè)務檔案中包含了待遇、征繳和統(tǒng)計等多個環(huán)節(jié)，必須確保整個過程順利及完整，才能為下一階段相關工作的順利開展奠定堅實的基礎。因此，要求檔案管理人員歸納和總結，做好社保資料的規(guī)范化管理工作，為社保工作順利進行提供有效的參考依據(jù)，從而進一步提高社保部門的工作效率。

二、社保經(jīng)辦機構檔案管理中存在的問題

1.檔案管理理念落后

社保經(jīng)辦機構檔案管理工作是重點，但現(xiàn)階段仍存在檔案管理理念落后等情況。部分工作人員認為檔案管理工作只是對各種信息資源進行簡單歸納和整理，仍將工作內容停留在簡單的歸檔層面，加上管理人員思想上的認知錯誤，存在消極怠工的情況，缺乏主動服務的良好意識。

2.檔案信息化管理水平低

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，社保檔案管理要與時俱進，提高信息化管理的水平。由于檔案建設有著迫切性和必要性的特點，如若管理人員的認知不足，沒有將檔案管理技術和信息技術有效結合，將會制約檔案管理水平的提升，無法體現(xiàn)社保檔案管理自身的服務性能。

3.管理工作的局限性

由于我國并未設立固定的社保檔案管理場所，對基層社保檔案管理工作的開展帶來諸多不便。加上參保對象有個體戶、企業(yè)單位以及居民，對象眾多，投保人的身份背景也存在著諸多不同。社保檔案管理沒有統(tǒng)一標準，大多在銀行、郵政和財政稅務單位，采用分散管理的模式，受到諸多因素影響，實際工作的時候也存在一些錯誤，會形成資源浪費的情況。即便是在信息技術不斷發(fā)展的當下，部分社保經(jīng)辦機構的檔案管理工作仍比較落后，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。

4.檔案管理人員綜合能力不強

部分社保檔案管理人員是經(jīng)驗比較豐富的員工，但是對于新知識的接受能力較差，仍是選擇比較傳統(tǒng)且落后的管理模式，導致整體的檔案管理效率難以得到提升。還有部分工作人員沒有參與系統(tǒng)的管理培訓，對社保檔案管理流程認知不夠，難以適應新時期社保檔案管理工作的開展。

5.安全防范技術落后

部分社保經(jīng)辦機構并未重視檔案的安全管理工作，尤其是隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，網(wǎng)絡安全成為當下社會大眾比較關注的問題。對于電子檔案而言，利用計算機輸入信息，但是在儲存和輸入的時候容易由于操作上的失誤導致信息丟失。另外，計算機技術高速發(fā)展，還存在計算機病毒、黑客入侵等情況，給社會檔案安全管理帶來嚴重威脅。

三、社保經(jīng)辦機構加強檔案管理的有效策略

1.構建以人為本的管理理念

社保檔案管理的最終目的是服務人民，起到資政惠民的效果。因此，從“以人為本”的理念為出發(fā)點，提高社保檔案管理的服務水平，主動分析，走進基層事業(yè)單位調研，對單位中養(yǎng)老、失業(yè)和醫(yī)療等檔案管理工作合理分析，認識社保服務的相關特點，做好職能分工，優(yōu)化工作流程，形成特定的工作規(guī)律，尋找檔案管理中存在的普遍性問題。如果單位由于經(jīng)費不足，沒有尋找專門的檔案管理機構，導致檔案管理工作開展不力，就應該積極尋求有效的解決方案，培養(yǎng)專職人員，提高檔案管理的整體水平。在此基礎上，要求各部門開展專業(yè)座談，就檔案管理中的相關問題合理分析，主動和事業(yè)單位、企業(yè)建立長期合作關系，共享社保檔案管理平臺，增強檔案服務的意識，做到理清思路，明確方向，為參保人員提供優(yōu)質及完善的服務。

例如，某社保經(jīng)辦機構為提高靈活就業(yè)人員的社保權益，始終堅持以人為本的理念，細心、盡心、精心做好靈活就業(yè)人員養(yǎng)老保險檔案服務工作。一方面，主動學習新業(yè)務，隨著繳費基數(shù)調整工作的推進，各區(qū)經(jīng)辦機構立即組織相關人員學習新政策，利用社保平臺做好檔案信息梳理和整合工作，通過討論、梳理和交流的形式解決工作中遇到的各種新問題，及時做好知識鞏固和延伸工作，爭取在最短時間內了解關鍵政策，主動解決新問題。另一方面，精心做好服務宣傳工作，社保經(jīng)辦機構可以通過傳統(tǒng)媒體與新媒體相融合的方式開展基數(shù)調整宣傳工作，如在各個辦理窗口張貼政策文件，安排工作人員解答相關參保問題，回答繳費檔次情況。

2.利用信息技術完善檔案管理方式

社保經(jīng)辦機構充分利用網(wǎng)絡化的辦公模式，加強對檔案的信息化管理工作，實現(xiàn)對社保數(shù)據(jù)的電子化管理。具體而言，是將所有的檔案資料合理統(tǒng)計，逐一納入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案一致，打造系統(tǒng)且規(guī)范化的檔案管理模式，主動和財政、公安部門等對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，加強社保檔案電子化的綜合性管理。由于社保檔案的社會價值高，需求大，為實現(xiàn)檔案管理效率的提升，利用服務平臺，開發(fā)對應的App系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術將App和社保檔案系統(tǒng)相聯(lián)系，實現(xiàn)軟件和社保檔案的同步發(fā)展，參保人能隨時在社保檔案上查詢、利用和調取資料。此外，安排專業(yè)人員做好數(shù)據(jù)搜集和整理工作，加強對網(wǎng)絡平臺的維護和管理，確保掌上App的穩(wěn)定性，獲得廣大檔案需求對象的支持和認可。

為加強對電子類檔案管理工作的優(yōu)化，實現(xiàn)對業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)字化管理，提升電子檔案管理的升級效能。社保經(jīng)辦機構主動梳理電子文件數(shù)據(jù)資料，編寫檔案管理系統(tǒng)，將其納入標準化的服務系統(tǒng)，通過電子反饋和電子歸檔等形式，實現(xiàn)社會保險業(yè)務多渠道、跨地域辦理。由此可見，基于信息化管理模式下，實現(xiàn)社保檔案的信息儲存、管理一體化發(fā)展，購置先進的信息化設備設施，盡量在設備設施型號上做到標準統(tǒng)一，為共享社保檔案奠定堅實的基礎。此外，著力做好檔案管理軟件的開發(fā)工作，讓社保部門統(tǒng)一組織，其中包含檔案的分類統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析等，及時對檔案的借用工作進行自動化分析，對借用者的信息及歸還時間等全面掌握。

3.健全制度，完善檔案管理體系

加強社保經(jīng)辦機構檔案管理水平的重要手段是完善的法律法規(guī)以及科學、合理的社保檔案管理體系。面對現(xiàn)階段比較分散的管理模式，相關部門應該加強組織和監(jiān)督的作用，利用網(wǎng)絡技術進行科學化管理，實現(xiàn)資源共享，做好明確的分工細化工作，避免各部門在工作時產生意見分歧，造成資源浪費的情況。為了提高檔案管理的效率，減少不必要的環(huán)節(jié)，相關政府部門可打造統(tǒng)一的社保檔案管理機構，避免出現(xiàn)職權相互脫節(jié)的情況。一方面，做好社保經(jīng)辦機構的檔案調研工作，主動搜集關鍵信息，從長遠角度分析社保檔案管理中的相關問題，做好科學規(guī)劃和管理，成立專門的檔案管理部門，避免出現(xiàn)職權脫節(jié)的情況。另一方面，對于現(xiàn)階段檔案管理中的問題，向社會征集有效的解決方案，做好信息溝通，認真分析征集的意見，聽取專家建議，進行分析、論證和取證，通過試點的方式總結經(jīng)驗，而后在整個社會推廣和優(yōu)化，改善現(xiàn)階段檔案管理中的不足之處。

為充分體現(xiàn)社保經(jīng)辦機構的優(yōu)勢，還需要為其提供法律方面的支持，國家相關部門建立有效的法律體系，基于“人本”理念，將“為人民服務”的宗旨貫穿始終。首先，出臺對應的法律規(guī)定，要求國家職能部門將社保體系提上日程，借鑒西方發(fā)達國家的經(jīng)驗，出臺一些政策性強的措施，彌補現(xiàn)階段制度上的缺陷，為檔案管理工作的開展提供法律上的支持。其次，加強執(zhí)法，完善法律法規(guī)，要求社保檔案管理人員學習相關法律知識，避免在檔案管理中出現(xiàn)違法行為。職能部門加大執(zhí)法力度，做好違法的徹查工作，促使檔案管理人員履行職責。最后，做好總結和分析工作，總結社保檔案管理的工作情況，聽取檔案管理人員的匯報，分析原因，調取資源，為社保工作的順利開展奠定堅實的基礎。

4.加強隊伍建設，提高檔案管理水平

第一，社保經(jīng)辦機構的檔案管理是一項政策性和業(yè)務性極強的工作，要求檔案管理人員積極學習相關的法律知識、業(yè)務知識，提高自身的信息化水平，積極參與相應的培訓活動，促進自我檔案管理水平的提升。對此，社保經(jīng)辦單位則是結合當下人才發(fā)展情況，做好檔案人員的培訓工作，針對檔案管理相關規(guī)定、社保業(yè)務檔案整理標準和電子檔案管理有關內容深入講解，組織檔案管理人員進行工作上的交流，并對經(jīng)辦過程中遇到的疑難問題進行業(yè)務指導，切實提高檔案管理人員的綜合水平。

第二，在社保檔案管理人才的引進上，堅持科學發(fā)展的原則，做到與時俱進，將人才發(fā)展作為重點。轉變以往單一的人才選拔方式，從個人能力、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)特長等方面進行人才選拔，實現(xiàn)對人才資源的合理配置。對于一些檔案管理工作中的典型案例，進行廣泛宣傳，形成良好的行業(yè)發(fā)展氛圍，將愛崗敬業(yè)的理念滲透各方面。為打造專業(yè)的人才引進機制，必須重視對人才的挖掘和選拔，從崗位內挖掘一批能力強、綜合素質突出的人員，擔任重要的管理工作。

第三，社保經(jīng)辦機構應建立完善的薪酬制度，結合部門工作內容合理分配，將職工的工作效率、工作態(tài)度和最終的工資有效結合，完善人才晉升渠道，對表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予獎勵，激發(fā)部門職工工作積極性。用績效完善的考核體系來提高管理部門的工作效率，更好地為我國社保事業(yè)服務。

5.利用大數(shù)據(jù)技術，確保檔案管理的安全性

在社保經(jīng)辦機構的檔案數(shù)據(jù)化管理中，利用網(wǎng)絡搜集關鍵詞就能尋找對應的數(shù)據(jù)，應對其分類管理，以實現(xiàn)高效管理。同時，必須重視電子檔案的安全性。社保經(jīng)辦機構可以建立共享化的數(shù)據(jù)資源庫，日常工作的時候對數(shù)據(jù)編輯，定期整理和校訂，實現(xiàn)查漏補缺，借助系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全日記，對信息檢索技術優(yōu)化，體現(xiàn)在線化和智能化的發(fā)展特點。

首先，利用大數(shù)據(jù)技術提升檔案管理水平。物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，提升了社保檔案管理的水平，但也面臨著安全性挑戰(zhàn)。因此，利用身份驗證和殺毒軟件等方式，做好檔案備份工作，從網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)資源庫和數(shù)據(jù)信息等方面合理分析，避免業(yè)務檔案被篡改，體現(xiàn)社保檔案的真實性特點。

其次，做好異地備份工作。社保經(jīng)辦機構嚴格落實備份制度，降低各種突發(fā)事件帶來的負面影響。結合相關要求，將歸檔工作和電子文件集中管理，一套保存，一套查閱使用，一套異地備份。

最后，加大資金投入，完善基礎性的安全管理工作。嚴格按照《檔案館建設標準》為社保經(jīng)辦機構檔案管理提供良好的存放場所，并在重要部位安裝自動報警設備，提升檔案管理的自動化和信息化水平。此外，隨著各項工作的逐一落實，還要簽訂對應的業(yè)務檔案安全保護協(xié)議，將安全管理工作落實到各個層面。

四、結束語

社保經(jīng)辦機構要認識檔案管理的重要性，組織相關人員認真分析現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，尋找有效的解決措施，實現(xiàn)檔案建設和社保工作的同步發(fā)展。在具體實踐的過程中，社保經(jīng)辦機構應將“以人為本”的理念貫穿其中，利用信息技術創(chuàng)新檔案管理方式，完善管理制度，打造專業(yè)的人才管理隊伍，以此提高社保工作質量，促進我國社會保障工作順利進行。

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（作者單位：昌邑市社會保險事業(yè)中心）