新時代社保檔案的數(shù)字化管理分析

摘 要：社保檔案數(shù)字化管理及應(yīng)用是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是滿足新時代社保事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時代社保檔案呈現(xiàn)出動態(tài)變化大、對象社會屬性強的特點，在保障當(dāng)事人權(quán)益和推動社保事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用，加強社保檔案數(shù)字化管理是提升管理效率、保護(hù)檔案原件、增強服務(wù)水平和推動社保檔案轉(zhuǎn)型的迫切需要，同時要從頂層設(shè)計、夯實基礎(chǔ)、質(zhì)量控制和精細(xì)管理等方面持續(xù)發(fā)力，不斷提升社保檔案數(shù)字化管理能力和水平，助力社保事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社保檔案；數(shù)字化；檔案管理

引言

近年來，為進(jìn)一步提升社保檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)社保檔案智能化、便捷化，讓數(shù)據(jù)“多跑腿”，群眾“少跑路”，助力社保經(jīng)辦數(shù)字化轉(zhuǎn)型，菏澤市人社局大力推動數(shù)字化建設(shè)，推出12333熱線智能語音客服、加快推進(jìn)社保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，啟動社保IT系統(tǒng)升級工程，加強數(shù)據(jù)管理和保護(hù)，切實提升全市社保管理水平，為廣大職工及其家庭提供更加優(yōu)質(zhì)的社保服務(wù)。菏澤市人社局嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范執(zhí)行，全面完成各類社保業(yè)務(wù)檔案分類整理、歸檔、入庫和數(shù)字化掃描，先后完成社保待遇類25483件、社會保險征繳類23426件、養(yǎng)老保險待遇類26972件、工傷保險待遇類12687件、業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類15254件，稽核監(jiān)督類4856件數(shù)字化掃描錄入。在數(shù)字化管理過程中，菏澤市人社局始終圍繞檔案整理、條目錄入兩大關(guān)鍵點，把檔案完整性、錄入準(zhǔn)確性作為重點任務(wù)，將館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，并進(jìn)行編目、質(zhì)檢和裝訂入庫工作，切實以檔案數(shù)字化助力“能力作風(fēng)建設(shè)年”活動，逐步實現(xiàn)“一點存檔”“多點服務(wù)”“一網(wǎng)通辦”“跨省通辦”的數(shù)字化服務(wù)新模式。

1 社保檔案管理的特點

1.1 內(nèi)容的動態(tài)性

根據(jù)社保業(yè)務(wù)的經(jīng)辦內(nèi)容，以及《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的相關(guān)規(guī)定，社保檔案內(nèi)容包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的歷史記錄。涉及人員眾多、領(lǐng)域廣泛、形式多樣，而且隨著工作年限的增加、崗位的變換、參保人員的流動性等等，社保檔案的內(nèi)容不斷變化，范圍不斷擴大，這些都隨被保險人實際情況變化而變化。采用數(shù)字化先進(jìn)管理技術(shù)能夠協(xié)助社保檔案內(nèi)容動態(tài)調(diào)整時做好及時的收集、錄入[1]。

1.2 對象的社會性

人社部2021年發(fā)布的《社會保險經(jīng)辦管理服務(wù)條例（征求意見稿）》《社會保險登記管理暫行辦法》的規(guī)定，社會保險登記對象有用人單位本身；供職于用人單位的職工；參加養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險的個體工商戶；沒有選擇單位參保而自行繳納保險的社會靈活就業(yè)人員。納入社會保障對象的范圍涵蓋了企事業(yè)單位在職人員、個體工商戶、自謀職業(yè)者等。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會保障范圍不斷擴大，管理對象的社會屬性愈加明顯。通過數(shù)字化管理，可以暢通檔案信息化管理渠道，滿足特定社會群體的檔案利用需求[2]。

1.3 價值的重要性

社保檔案不僅是社保事業(yè)發(fā)展的見證，也是維護(hù)參保人員權(quán)益的重要保障。《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》第一條就指出：“規(guī)范社保檔案管理，……，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。”第十條規(guī)定：“依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。”可見，做好社保檔案管理，根據(jù)檔案信息的查詢利用保障被保險人在退休、工傷、生育時，依法準(zhǔn)確核算退休金、進(jìn)行工傷認(rèn)定、取得生育保險等權(quán)益的保障[3]。社保檔案中記錄了社保事業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程，見證了社保事業(yè)發(fā)展的壯大過程，為社保事業(yè)發(fā)展提供歷史經(jīng)驗參考。推動社保檔案數(shù)字化管理，可以更好實現(xiàn)社保檔案數(shù)字信息資源共建共享，滿足社保檔案現(xiàn)實應(yīng)用。

2 社保檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

社保檔案數(shù)字化是社保檔案管理現(xiàn)代化的迫切要求。隨著信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會各個管理領(lǐng)域，社保檔案管理更趨于標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，加強社保檔案數(shù)字化管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范社保檔案管理內(nèi)容，增強社保檔案管理安全性，提升社保檔案管理效能，不斷滿足人民群眾日益增長的社保檔案信息需求[4-6]。

2.1 提高檔案管理效率

社保檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的社保檔案完全實現(xiàn)計算機信息管理，在提高社保各類業(yè)務(wù)管理效率中發(fā)揮著基礎(chǔ)性、支撐性作用。社保業(yè)務(wù)人員在征繳社保費、辦理養(yǎng)老待遇、保險待遇、開展社保稽核監(jiān)管業(yè)務(wù)時，如需要對社保業(yè)務(wù)核對、查閱過往歷史繳費、保險辦理等資料，可直接通過身份認(rèn)證、獲得授權(quán)賬號登錄、查看數(shù)字化檔案信息，點擊鼠標(biāo)即可完成業(yè)務(wù)辦理，無需到檔案室實際查閱檔案，極大地縮短了社保業(yè)務(wù)辦理時限，提高社保業(yè)務(wù)辦理效率。

2.2 利于檔案原件保護(hù)

未實行單軌制時，大量紙質(zhì)社保業(yè)務(wù)檔案存儲于檔案室柜架，翻閱時勢必會因人為侵?jǐn)_而影響紙質(zhì)檔案使用壽命。將紙質(zhì)社保檔案數(shù)字化，創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)，采取數(shù)字化錄入模式，可減少人為翻閱檔案原件，規(guī)避人為抽取、撤換或涂改檔案原件的不良行為發(fā)生。編目、查閱均可在計算機系統(tǒng)中完成，避免人為損害，起到很好的保護(hù)檔案原件材料的效果，延長紙質(zhì)檔案使用壽命。

2.3 提升檔案服務(wù)水平

傳統(tǒng)模式下，查閱檔案需要辦理借閱手續(xù)，需要分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門層層審批，實際到檔案室查閱，受時間、空間限制。檔案數(shù)字化，在計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的支持下，打通社保檔案共建共享信息壁壘。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+社保檔案服務(wù)”模式下，系統(tǒng)會根據(jù)不同身份人員賦予其相應(yīng)的權(quán)限，查閱、檢索和利用檔案時無需層層審批，突破了時間、空間限制，延伸了社保檔案服務(wù)范圍，增強了社保檔案服務(wù)的良好體驗。

2.4 推動檔案戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出要深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。社保檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化是實現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要途徑和手段。推動社保檔案從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)變，為實施數(shù)字強國、推動國家記憶工程建設(shè)提供有力支撐[7]。

3 社保檔案數(shù)字化的實現(xiàn)路徑

3.1 統(tǒng)籌布局，合理規(guī)劃數(shù)字化設(shè)計

某市根據(jù)全市社保檔案數(shù)字化實際，出臺《社保系統(tǒng)全面深化改革數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作要點》《社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作方案》，按照整體性轉(zhuǎn)變、全方位賦能、革命性重塑的內(nèi)涵要求，做好全市檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計，積極推動檔案治理、檔案資源、檔案利用、檔案安全四大數(shù)字化體系建設(shè)[8]。具有高度借鑒意義。首先，要積極推動社保檔案治理體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型導(dǎo)向。明確“十四五”時期和未來的社保檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)目標(biāo)；完善“互聯(lián)網(wǎng)+社保檔案”思維，提升“掌上服務(wù)能力”。其次，要聚焦社保檔案資源體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型重點，大力推行“增量電子化”導(dǎo)向，在社保業(yè)務(wù)辦理的各個環(huán)節(jié)、領(lǐng)域全面推動電子文件歸檔工作。還要積極推動“存量社保檔案數(shù)字化”進(jìn)程；積極融入全市政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，提升社保檔案歸檔質(zhì)量。最后，要提升社保檔案利用體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型效益。積極搭建互聯(lián)網(wǎng)端“數(shù)字社保檔案公共查詢平臺”，拓展社保檔案利用服務(wù)方式，探索VR、AR技術(shù)應(yīng)用[9]。

3.2 加大投入，夯實數(shù)字化設(shè)施基礎(chǔ)

加強全市社保檔案數(shù)字化基礎(chǔ)支撐和良好條件保障。一方面，對標(biāo)國家檔案規(guī)范、社保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，健全全市社保檔案數(shù)字化各項規(guī)章、制度及細(xì)則，爭取地方財政支持，將社保檔案數(shù)字化納入地方財政預(yù)算。另一方面，要進(jìn)一步理順和健全市級社保業(yè)務(wù)部門，以及市縣兩級社保部門數(shù)字社保業(yè)務(wù)檔案資源接收、進(jìn)庫、整理、保管和利用。積極依托政務(wù)外網(wǎng)辦公OA系統(tǒng)建設(shè)“電子公文歸檔和電子檔案管理平臺”。加大技術(shù)創(chuàng)新與社保業(yè)務(wù)融合發(fā)展，強化社保檔案從業(yè)人員數(shù)字化理念，優(yōu)先考慮數(shù)字賦能需要，在教育、培訓(xùn)和管理、考核中加強數(shù)字化能力指標(biāo)體系，著力培養(yǎng)高素質(zhì)數(shù)字技術(shù)應(yīng)用型檔案人才[10]。

3.3 過程控制，嚴(yán)格數(shù)字化質(zhì)量控制

社保檔案數(shù)字化涉及檔案業(yè)務(wù)管理的各個流程，重點要做好社保檔案掃描、檔案圖像深度處理，加強社保檔案圖像質(zhì)檢及存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、驗收及備份等過程質(zhì)量控制，夯實社保檔案數(shù)字化根基。例如，紙質(zhì)社保檔案掃描時，應(yīng)根據(jù)檔案原件選擇合適的分辨率，確保數(shù)字檔案清晰度；掃描完成后還需要對其進(jìn)行影像頁面的深處理，確保圖像無扭曲、無暗影；還要做好數(shù)字檔案圖像質(zhì)檢，確保圖像清晰度、偏斜度、失真度符合要求；數(shù)字驗收要保證“四性”標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保驗收合格率達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求[11]。重點要做好社保檔案數(shù)字化成果管理，采用在線、離線方式，借助社保檔案應(yīng)用軟件，加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果管理。

3.4 鞏固成果，注重數(shù)字化精細(xì)管理

社保檔案數(shù)字化管理需要做精做細(xì)，既要嚴(yán)格執(zhí)行出臺的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照社保檔案數(shù)字化管理制度和工作規(guī)范要求，進(jìn)一步厘清部門職責(zé)，深化數(shù)字化環(huán)節(jié)質(zhì)量控制。也要利用現(xiàn)代精細(xì)化管理手段和方法，提升社保檔案整體管理質(zhì)量和水平。社保檔案部門可采用各項跟蹤監(jiān)督措施，聚焦社保業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，運用周報、月匯總、季調(diào)度、半年考核等形式，持續(xù)跟進(jìn)和監(jiān)督，向管理要效益，確保社保檔案數(shù)字化管理工作精益求精。

4 社保檔案數(shù)字化的若干思考

社保檔案數(shù)字化是新時代做好社保檔案工作的現(xiàn)實需要，也是不斷提升社保事業(yè)現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。除了要加強頂層設(shè)計、加大投入、質(zhì)量控制和精細(xì)管理外，還要把好資料審核基礎(chǔ)關(guān)，重視社保檔案信息資源安全，強化人員業(yè)務(wù)素能關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

4.1 資料審核是基礎(chǔ)

社保業(yè)務(wù)檔案類型多、數(shù)量龐大，涉及社保管理類、社保費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)療保險待遇類和失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、社保業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類和社保稽核監(jiān)管類等。在數(shù)字化工作過程中，資料審核是一項基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是一個十分重要的基礎(chǔ)性工作。既要認(rèn)真審核資料內(nèi)容是否完整，歸檔資料是否殘缺，數(shù)字化掃描是否滿足要求等。要嚴(yán)格按照數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求嚴(yán)格把好社保檔案資料基礎(chǔ)關(guān)。此外，還要做好掃描后的數(shù)字信息審核，由質(zhì)量監(jiān)督員進(jìn)行把關(guān)，檢查社保檔案掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否達(dá)到最終存儲歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)現(xiàn)社保檔案掃描過程中的數(shù)據(jù)不合格或者掃描數(shù)據(jù)信息不完整、不清晰的，要重新進(jìn)行掃描、錄入，確保數(shù)字檔案技術(shù)參數(shù)選擇正確、避免格式轉(zhuǎn)換失真，確保數(shù)據(jù)信息符合規(guī)則要求，便于后期系統(tǒng)管理。

4.2 安全管理是保證

社保檔案數(shù)字化管理，面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，諸如計算機硬盤損壞、系統(tǒng)版本低、不兼容，數(shù)據(jù)信息丟失、非法增刪改等，而且計算機技術(shù)的應(yīng)用，病毒入侵具有傳染性、潛伏性和破壞性，對社保檔案數(shù)字化管理危害極大。因此，首先要求檔案管理人員增強安全防范意識，提升安全處置能力。其次是要做好技術(shù)防控，確保機房設(shè)備可靠性、通信線路安全、災(zāi)害恢復(fù)等物理層面安全，還要從病毒防護(hù)、數(shù)字信息傳輸加密和網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)等做好網(wǎng)絡(luò)層面安全。利用身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、證書技術(shù)和數(shù)據(jù)加密、安全內(nèi)容檢查技術(shù)等應(yīng)用層面做好社保檔案數(shù)字化安全防護(hù)，織密社保檔案安全保護(hù)網(wǎng)絡(luò)，確保檔案安全。

4.3 人員素能是保障

社保檔案數(shù)字化工作是一項技術(shù)含量高、標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)的知識密集型工作模式，也是適應(yīng)新時代社保事業(yè)發(fā)展的必然要求。因此，要打造一支復(fù)合型、應(yīng)用型、技能型人才隊伍，是做好社保檔案數(shù)字化工作的重要人才支持和保障，也是關(guān)系社保檔案數(shù)字化管理成效的重要因素。因此，一方面，要根據(jù)社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的任務(wù)需要，及時招錄具有檔案專業(yè)知識，掌握一定數(shù)字化、信息化技術(shù)應(yīng)用人才；另一方面，要做好現(xiàn)有人才的教育、培訓(xùn)，重點是要加強數(shù)字技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過“請進(jìn)來”“走出去”等多種方式，邀請檔案數(shù)字化領(lǐng)域?qū)＜摇W(xué)者或者業(yè)務(wù)骨干開展講座，做好業(yè)務(wù)素能再提升；還可以有重點地選派局機關(guān)檔案業(yè)務(wù)人員赴先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)，舉辦業(yè)務(wù)競賽，以賽代訓(xùn)，提升檔案人員的業(yè)務(wù)素能，尤其是數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用。

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作者簡介：安慧娟（1973— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員。主要從事檔案管理研究。