數據驅動檔案數據管理與智慧服務研究

楊濤

摘 要：在數據驅動下，檔案智慧化、數字化管理水平顯著提升，智慧服務能力也在不斷加強，由此也引發了檔案領域向新的智慧化方向邁進的熱潮。數據驅動檔案數據管理與智慧服務首先要實現思維的轉變，將檔案數據管理推向協同化、便捷化、規范化，將檔案服務推向知識化、場景化、精準化。為實現這一目標，需要利用數據化技術和手段，在系統搭建、智能檢索、個性化服務方面下功夫，同時注重協同推進，致力于為檔案管理與服務的全新升級提供支持。

關鍵詞：檔案管理；智慧服務；數據驅動；思維轉變

新形勢下，智慧檔案館建設成為檔案事業發展的主流趨勢，其有助于實現館藏資源的有效整合，為廣大用戶提供智慧化服務。在信息技術加持之下，可以對各類檔案資源進行挖掘、分析、保存、利用、共享，并由此形成全方位、立體式、寬領域的檔案服務體系。

1 數據驅動檔案數據管理與智慧服務的思維轉變

1.1 檔案數據由分散管理向整體治理轉變

數據驅動背景下，從檔案管理縱向層面看，數據驅動能夠實現檔案信息資源的高度整合和大范圍共享，有效地打破省市區縣檔案管理工作在檔案信息資源共享方面的技術障礙和制度機制障礙，為實現檔案數據資源的區域統籌創造有利條件，實現檔案信息資源的合理流動，建立更寬范圍、更高質量的檔案資源管理體系[1]。從檔案管理橫向層面看，數據驅動能夠使檔案數據由傳統的分散管理逐漸向整體管理轉變，內部業務分擔及與外部部門的聯系都會在技術加持之下變得更為便捷。檔案治理嵌入到政府業務治理體系，借助政府業務平臺為檔案數據收集、整合、利用、開發提供更為多元化的端口，形成多元檔案數據治理共同體。從檔案管理業務層面看，隨著檔案資源管理體系的不斷完善，業務流、數據流和信息流在檔案資源管理體系的統籌下實現一體化協同，追溯數字檔案信息源頭，確保檔案信息的真實性和完整性，進一步提升檔案管理效率。

1.2 檔案數據由單向服務向平臺交互轉變

數據驅動背景下，新技術環境有助于提升檔案管理效率，轉變檔案管理部門服務理念，搭建更為先進的檔案信息資源共享平臺。在5G技術加持之下，可以隨時隨地利用各種移動智能終端獲得所需要的檔案信息資源。一是智慧服務平臺具有檔案信息匯集服務功能，檔案管理部門可以將館藏資源以數字形式上傳平臺，為用戶提供多元化的檔案信息資源服務，同時也可以對網絡空間的各類檔案信息進行匯總，集中到智慧服務平臺之上，進一步豐富檔案服務數據。二是智慧服務平臺能夠實現檔案信息交互服務功能，在檔案信息整合基礎之上，檔案管理部門可以借助智慧服務平臺與用戶進行溝通互動，了解用戶對于智慧服務平臺的具體訴求，進而對服務功能進行優化，更好地滿足用戶的個性化需要。

1.3 檔案數據利用程序實現由繁到簡的轉變

數據驅動背景下，檔案管理部門在檔案服務過程中充分挖掘檔案數據潛力，簡化檔案信息數據服務流程，樹立“扁平式”服務思維，實現檔案信息服務一步到位[2]。檔案數據利用程序實現檔案信息資源從平臺到用戶的一步到位，減少中間流程，為用戶提供更為便捷快速的檔案信息服務，這種更為簡單的檔案數據利用模式，不僅符合國家對于檔案信息服務渠道建設的相關要求，也大大提升了檔案管理部門的服務質量和服務效率。特別是在前一階段新冠疫情常態化背景下，國家更加支持檔案服務智能化、平臺化、網絡化建設，對服務模式進行重組，實現由繁到簡的跨越式轉變。

1.4 檔案數據服務向知識化、場景化、精準化轉變

數字驅動背景下，檔案信息服務逐漸向知識化、場景化和精準化方向轉變。一方面，在大數據、云計算技術支持之下，檔案管理部門通過深入挖掘，對檔案信息數據進行提煉和整合，為檔案信息服務和檔案資源共享提供更有高密度價值的檔案數據。另一方面，對檔案數據治理場景進行優化，利用5G、大數據等信息技術打造更貼合用戶的檔案信息服務場景。通過場景化服務方式，既能夠實現檔案數據資源的優化配置，也能夠更好地滿足用戶對于現代化智慧化檔案信息服務的訴求。

2 數據驅動檔案數據管理與智慧服務的行動困境

2.1 檔案數據智慧化服務水平有待提升

目前檔案管理部門在檔案服務過程中途徑和手段缺乏創新性，對于檔案信息資源利用開發十分有限，檔案數據智慧化服務水平有待提升[3]。特別是在具體工作開展過程中，由于缺少先進的智慧服務平臺，大量優質的檔案數據資源難以得到利用。在個性化和多元化服務方面手段相對簡單，在與用戶互動方面缺少渠道。此外，檔案管理部門由于沒有足夠的資金支持，在檔案數據智慧化服務方面進展緩慢，很多好的政策和機制沒有真正落地，檔案管理部門在推進數據驅動檔案數據管理與智慧服務過程中遇到的阻礙過多，在智慧化服務路徑探索方面還存在著諸多不確定因素。

2.2 檔案數據化面臨技術和人才難題

當前數據驅動在檔案數據管理與智慧服務方面能夠發揮重要的促進作用，但檔案管理部門在數據驅動方面還存在著技術和人才問題。特別是基層檔案管理部門在數據技術運用方面，由于缺少專業人才，更習慣傳統的檔案服務方式。隨著大數據、云計算、人工智能等技術在檔案管理與智慧服務方面得到廣泛應用，實現了數字檔案資源的自動檢索、全文檢索，對檔案信息資源深層次的信息關系能夠進行挖掘，并按照人物關系、情感關系、時空關系、語言與特征提煉出有價值的檔案信息[4]。但在具體實施過程中由于缺少相應的技術和人才，很多有價值的檔案信息無法提煉出來，檔案管理部門對檔案數據化技術運用還停留在表面。基層檔案管理部門缺乏檔案數據開發人才已經成為制約基層檔案管理部門推進智慧化服務，滿足用戶多元化檔案信息訴求的最大障礙。

2.3 人員工作思維與檔案管理意識更新滯后

當前部分基層檔案管理部門在推動檔案管理與智慧化服務方面主動意識不強，檔案管理意識相對落后，特別是基層檔案管理人員缺乏主動服務思維、大數據思維和互聯網思維。在數據驅動運用方面，對先進技術明顯表示排斥，在心理上更愿意沿用傳統的檔案管理辦法，始終停留在紙質檔案服務階段，不愿意前進一步，也不愿意結合用戶訴求轉變理念和思維。特別是一些年齡較大的檔案管理人員，對于數字驅動技術接觸較晚，對于很多先進的技術并不熟悉，在現代信息技術與檔案管理和智慧化服務融入方面缺少自信心，這就客觀上造成了基層檔案管理人員技術短板，也制約了基層檔案管理人員參與智慧化服務的主動性和積極性。

3 數據驅動檔案數據管理與智慧服務的提升路徑

3.1 開發智慧“掌上檔案柜”

智慧數據是智慧服務的重要前提，檔案管理部門在檔案數據管理與智慧服務過程中應將檔案數據庫建設作為重要基礎，充分利用智慧驅動帶來的有利契機，主動運用新理念、新方法，建立適合檔案管理部門智慧服務的數據庫，在完善數據庫技術之上借助云技術開發智慧“掌上檔案柜”。當前，廣大人民群眾對于檔案信息資源利用要求越來越多元化。檔案管理部門在檔案信息服務過程中采取了網絡服務方式，努力克服檔案信息資源共享方面存在的諸多不足和缺陷。云計算憑借其先進算法，能夠實現海量的檔案信息存儲和共享，通過云計算共享功能將有價值的不涉密的檔案數據上傳到云端，用戶只要獲得鏈接和云盤密碼就可以在任何地點、任何時間進行下載，隨時調閱相關檔案信息，打破時空限制，實現檔案信息資源智能化服務，完成“智慧無處不在”服務目標[5]。

3.2 推動數字檔案智能檢索

在當前推進檔案信息化建設過程中，部分用戶在檔案檢索過程中只有輸入到準確的關鍵詞才能夠獲得想要的檔案信息，甚至有些用戶在檔案信息查詢過程中無法描述關鍵詞，搜索不到理想的檔案信息資源，在一定程度上影響了智能化服務質量。通過自然語言處理技術（NLP）可以對用戶的自然語言進行自動轉換加工，同時將獲得的結果映射到數據庫之中，通過數據關聯進而獲得更為精準的檔案數據信息資源。在數字檔案智能檢索技術的加持之下，信息查詢的準確率和覆蓋效果進一步提升，進一步提升智能化服務效率。海量的檔案信息資源，很多知識和信息沒有真正地被喚醒，智能檢索能夠幫助用戶獲得潛在的信息內容，加深檔案管理部門智慧化服務與用戶之間的聯系，進一步提升檔案管理部門的智慧化服務效果。

3.3 開發“非接觸式”檔案服務

后疫情時代，既為檔案管理部門推進智慧化服務提出了更高要求，也為檔案管理部門智慧化服務轉型提供了更為多元的環境支持。檔案管理部門在智慧化服務過程中應以“非接觸式”檔案服務作為未來發展的重要趨向。借助智慧服務平臺可以為用戶辦理相關業務，用戶足不出戶借助智慧服務平臺就能夠滿足檔案相關業務訴求，進一步提升檔案信息資源利用的便利性。 [6]同時，智慧平臺還可以完成咨詢和預約相關服務，檔案管理部門可以結合用戶需求，將重要檔案信息復印之后郵寄到家，在智慧檔案服務平臺對于一些常規的格式化問題，可以利用機器人進行回復，極大地減輕了檔案管理人員工作壓力，也提升了檔案服務效率，真正地在智慧端做到了“非接觸式”服務。

4 數據驅動檔案數據管理與智慧服務的保障機制

數據驅動融入檔案數據管理與智慧服務具有其重要性和必要性。新形勢下，檔案管理部門在推進智慧化服務過程中，通過構建協同共治機制，構建多元主體實現對檔案數據資源的有效利用，同時通過完善智慧監測機制，構建人才與技術保障機制，為數字驅動真正落地提供支持。

4.1 構建協同共治機制

檔案管理部門的智慧服務屬于服務的高級階段，在智慧服務開展過程中需要多個主體共同協作，才能夠確保檔案數據資源的有效共享和高效利用。從檔案管理內部看，需要檔案管理部門內部協同，依托智慧服務平臺，檔案管理部門的各個科室應從全局角度出發做好配合工作，嚴格落實好檔案管理部門出臺關于智慧服務的相關制度機制，切實保障智慧檔案館建設與智慧服務同步推進。從檔案管理外部層面看，在推進智慧服務過程中要實現外部主體協同。檔案管理部門所提供的智慧服務作為智慧城市建設的重要組成部分，離不開政府的統籌規劃，也離不開政府相關部門和社會主體的協同合作。因此只有構建協同共治機制，各個主體才能夠尋找到合適位置，才能夠發揮出不同的優勢和功能，助力檔案管理部門智慧服務真正落地。

4.2 構建智慧監督機制

新形勢下，檔案數據管理與智慧服務主動融入數據驅動技術，進一步提升檔案管理部門的檔案信息管理質量，為智慧服務提供更為多元化的技術支持。在這一過程中，檔案數據資源完全在更為智能化的數據庫平臺和系統上運行，難免會出現邏輯錯誤或數據丟失，甚至遭到外部黑客和病毒的攻擊。這就需要建立相對完善的智慧監督機制，對檔案管理部門在檔案數據管理和智慧服務過程中所涉及的相關業務進行監督，包括檔案信息收集、檔案信息鑒定、檔案信息整合、檔案信息開發等多個環節。對于數據異常、丟失或溢出的情況能夠進行自主判斷，并嚴格按照處置預案向相關程序和設備發出指令，做出預警。同時在業務信息監督過程中對于異常問題的處置也有利于完善相應預案。

4.3 構建人才與技術保障機制

人才和技術是檔案管理部門智慧服務需要解決的核心問題，同時也是提升檔案數據管理質量的重要保障。一方面，要加強檔案專業人才建設。檔案管理部門要加強與科研院所和各大院校合作，特別是在檔案專業人才培養方面應通過“訂單式”人才引進或高層次人才引進等方式，壯大檔案管理部門人才隊伍。要加大對檔案專業人才教育培訓，隨著數據驅動在檔案管理和智慧服務方面發揮的作用越來越大，檔案管理部門在人才培養過程中也應將與數字驅動相關的技術作為人才培養的重要方面，進一步提升專業人才的數字信息技術素養。另一方面，要完善技術保障機制。檔案管理部門要想提升智慧服務水平，就需要對智慧平臺的功能進行完善，通過現代信息技術引入，進一步提升智慧服務質量，在這一過程中檔案管理部門要拿出專門資金用于技術引進，充分發揮技術保障機制的價值和作用，切實提升檔案管理部門的智能化、信息化水平。

總之，數據驅動檔案數據管理與智慧服務符合智慧檔案館建設訴求，在具體實施過程中檔案館也應深刻地認識到檔案數據化已經成為檔案信息化建設未來發展的新趨勢，檔案管理部門應主動地利用數字驅動的各項優勢，打破在數據管理與智慧服務過程中的各項瓶頸，提升檔案管理部門的服務效率和服務能力。

參考文獻

[1]王可欣，牛力.面向“十四五”的新一代數字檔案館建設路徑及趨勢分析[J].檔案管理，2022（04）：34-36.

[2]牛力，黎安潤澤，劉慧琳，曾靜怡.從物理到數據：智慧檔案2.0體系構建研究[J].檔案學研究，2022（03）：84-90.

[3]丁德勝.新時代新征程檔案工作呼喚智慧檔案戰略——智慧檔案戰略的概念定位、初步構想和實施路徑[J].中國檔案，2022（06）：38-39.

[4]周子晴.大數據時代檔案數據化生存與發展初探[J].浙江檔案，2022（05）：45-48.

[5]周林興，崔云萍.大數據視域下檔案數據質量控制實現路徑探析[J].檔案學通訊，2022（03）：39-47.

[6]趙湘渝.智能化技術在檔案信息化建設中的應用現狀與對策分析[J].檔案管理，2022（03）：73-74.

（作者單位：棗莊市城市管理發展服務中心）