探究基于智慧城市的城建檔案管理利用發展方向

王偉國

摘 要：智慧城市建設已成為當代社會城鎮化發展的主流方向，其有效整合了各方面、各地域、各行業的資源，對提升人民生活質量、加強人文建設產生了積極作用。城建檔案資源的構建是城市走向智慧化的數據引擎，其管理利用工作也應與時俱進，本文圍繞智慧城市背景下城建檔案管理利用發展的必要性、存在的問題和未來發展的策略展開研究，針對管理模式、管理體系、人員管理、信息化管理、開發利用等方面提供相應措施，以期為城建檔案管理部門作決策參考。

關鍵詞：智慧城市；城建檔案；管理利用；信息化

隨著經濟的發展和人民生活水平的不斷提升，我國的城鎮化建設不斷推進，全球智慧城市步入快速發展階段的趨勢與中國新型城鎮化進程和居民生活的需求相契合，智慧城市也成為我國新型城鎮化的重要抓手。2021年，國家“十四五”規劃綱要對推進新型智慧城市建設提出明確要求，要構建城市數據資源體系，推進城市數據大腦建設，并對新型基礎設施、數字經濟、數字社會、數字政府、數字生態發展提出了新的要求和實施方案。在全面推動智慧城市背景下，城建檔案管理工作不斷邁向信息化智慧化時代，為智慧城市的建設水平提供原始數據支持，有效助力各地區城市化、智慧化發展，實現新時代智慧城市有效布局。

1 智慧城市背景下城建檔案管理利用發展的必要性

1.1 政策傾向創造良好發展環境

國家在“十四五”規劃和2035年遠景目標中明確指出，要“分級分類推進新型智慧城市建設”“建設智慧城市和數字鄉村”，形成了“智慧熱”的城市建設環境。國家檔案主管部門也在借勢發展，陸續出臺相關政策來推動檔案管理理念的轉變和管理模式的優化，為智慧化城市建設提供幫助和支持。由此可見，國家為智慧城市和檔案事業的發展指明前進方向、提供根本遵循、營造良好的政策氛圍，正是大力發展城建檔案管理利用工作的關鍵時刻和最佳時機。

1.2 新興技術推動工作轉型升級

我國智慧城市在網絡強國、數字中國及大數據等發展戰略實施過程中穩步前行。傳統的以紙質檔案為主、手工查詢利用的城建檔案管理模式已跟不上時代潮流，需要城建檔案管理者尋找新思路、新方法，開辟新渠道、新方式。一方面適應社會發展和各項工作順利推進的需求。另一方面完善和改革智慧城市背景下城建檔案工作的意義和存在價值，充分發揮檔案的資政作用。將科技力量融入檔案工作，促進其達到更高的效率和最優的水準。例如新興存儲技術的發展，為當前信息的保存和未來數據的提取利用提供了便利，能將城市建設歷史永久保存，為后續城市的進步和國家政策的完善留下記憶和痕跡；大數據技術的分析，能夠提升對城建檔案資源庫數據的深度提取和廣泛利用，對智慧城市建設改造等方面提供更為積極、有效的思路和方法，更加彰顯了城建檔案管理的宏觀意義。

1.3 海量數據助力智慧城市發展

智慧城市的發展是建立在龐大的原始數據上的。建設初期需要城建檔案數據資源中的基建圖紙、建設方案、設施變動記錄等信息作為參考，進而對具體情況進行深入分析和研究，為智慧城市的具體規劃和實施方案的出臺提供堅實理論基礎和信息保障。對于歷史文化古城的智慧城市改造，需依托城建檔案的街道文字介紹、歷史古跡描述、人文故事等歷史文化記憶相關資料，為智慧城市建設、保護傳承歷史文化遺產和延續歷史風貌的同步開展提供必要依據，在智慧城市規劃建設中做好歷史文化保護傳承，更好推進以人為核心的城鎮化，使城市更健康、更安全、更宜居，成為人民群眾高品質的生活空間。

2 智慧城市背景下城建檔案管理利用發展的不足之處

2.1 管理模式落后、管理體系不健全

目前大部分城建檔案部門的檔案管理沒有依據最新頂層設計和實際發展情況，在檔案的收集、管理、查詢、利用、存儲方面缺乏規范化、清晰化的標準流程，導致在工作中出現收集范圍模糊、管理工作混亂的問題。部分單位制定的檔案管理制度在管理者實際執行方面存在很大紕漏，停留在形式主義，并沒有很好地去落實，導致城建檔案工作環境松散隨意，從業者工作積極性差，檔案制度失去權威和意義。館內工作人員也僅僅是按照要求，按部就班，低標準地開展工作，對管理過程中出現的收集不齊全、整理不規范、利用不合理等相關問題沒有進行深層次分析和總結探討，給城建檔案的未來發展帶來了很大阻力。

2.2 人員水平較低、服務意識淡薄

目前大多數城建檔案部門人員較少、年齡較大、學習能力較低，導致工作質量達不到要求。工作人員素質提升的培訓計劃相對少，導致其綜合水平遠遠跟不上時代發展步伐。智慧城市的推進和人民對美好精神生活的新期待，對城建檔案管理部門實現服務品牌化、主體多元化、形式多樣化提出新的需求。檔案的利用不僅僅是簡單查詢，更加希望有關部門單位能夠為其提供多種類、多要素、多方式的檔案服務，例如聲像檔案展示、檔案展覽、檔案編研書籍。目前人民群眾在城建檔案上的獲得感和滿意度不夠強烈，部分城市雖然已經實現了智慧城市的建設，但是城建檔案的智慧化服務還停留在初期。

2.3 檔案信息化滯后、發展不平衡

一是城建檔案事業信息化總體發展落后。各地檔案信息化工作雖在全國范圍內相繼進行，由于各地城建檔案管理者重視程度、資金幫持力度和外包公司能力存在的差異，導致各地城建檔案館信息平臺建設質量良莠不齊，不同平臺集成度不高，管理性不強，城建檔案信息化管理仍然處于初級階段，無法實現檔案的數據挖掘、信息分析和高效利用。二是城建檔案部門共享觀念有待提升。與其他部門合作較少，館藏資源共享力度不夠，數據庫無法實現動態與靜態相結合，難以達到檔案遠程服務、多方數據互相關聯的標準。三是檔案隊伍整體素質不高。大多從業者尚未掌握計算機網絡、大數據、數據分析等新興科學知識，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要，即使信息化工作得到有效開展，也會因為檔案管理人員的素質直接影響信息化、智慧化技術在城建檔案管理中的應用。

2.4 檔案信息安全存在隱患

一是城建檔案從業者檔案安全意識淡薄。在基層城建檔案部門，相關管理人員將檔案的收集整理、存放利用作為工作重點，對于檔案安全不夠重視，疏于管理，未能保持高度的責任感和警惕性，檔案安全管理制度未能做到有章可循，存在漏洞，容易讓社會閑散人員及不法分子有可乘之機，造成檔案丟失、損害等不可逆損失。二是由于傳統庫房缺乏對紙質檔案的保護措施，導致檔案極易因外部環境受到腐蝕、風化，部分單位對檔案庫房安全、檔案實體安全、檔案信息安全、安全保障機制四個方面工作開展實地檢查不夠頻繁，存在安全管理機制不順暢、安全設施設備不完善、安全應急演練不規范、執行“八防”標準不到位、檔案信息系統不健全等問題，檔案安全風險隱患依然存在，沒有做到全面排查，專項治理，導致形成惡循環，危害不斷蔓延擴大，造成不可挽回的損失。三是系統應用平臺在建設過程中沒有配置漏洞掃描、安全審計、防火墻、殺毒軟件等，同時對已形成的電子檔案沒有進行異質備份和異地備份，極易造成數據損壞、丟失、被竊等。

3 智慧城市背景下城建檔案管理利用未來發展策略

3.1 增強服務意識、健全管理體系

一是要牢固樹立公共服務理念，明確單位責任擔當、功能定位和發展方向，清晰地認識到城建檔案的存在意義和根本遵循實為智慧城市建設服務，從不同的視角對目前工作進行逐步完善，優化各環節工作流程，強化檔案管理的有效性和專業性，逐步拋棄傳統管理思維和工作實施辦法，加強責任分工，細化每位工作人員的職責內容。在工作中要建立科學合理、上行下效的城建檔案管理體系，設立嚴格的監督檢查和追責問責制度。二是要不斷創新工作方法，建立檔案精細化管理體系，探索檔案管理新道路新模式，促進檔案管理的全過程緊密結合智慧城市發展規劃，推動智慧城市建設工作順利開展，為其高質量發展提供理論基礎和數據支撐，保障智慧城市建設決策的科學性和合理性。三是在體系建設過程中要進一步做好檔案數字化的應用，針對過去陳年積累的紙質版檔案要借助現代先進掃描技術進行提取保存，對已完成數字化電子化檔案要進行集中整理，查漏補缺，不斷完善相關內容，提升其連貫性、順暢性、完整性。四是要重點解決城建檔案庫房相關設施不足的問題，配置高規格實體庫房、智能密集架、智慧機房、查詢利用室、檔案修裱室，同時建立檔案智能管理系統，形成集檔案存儲、查詢、利用、展覽、資政的多功能一體化城建檔案館。

3.2 快速推進信息化建設

一是政府部門要加大對城建檔案工作的關注程度，為其匹配專項財政資金作為支撐，加快推進各地區城建檔案館信息化、智慧化檔案管理的軟硬件設備建設，結合自身發展需求和階段特點有序引進智慧感知、人工智能、物聯網、大數據、云計算相關技術，更好地發揮城建檔案館的各項職能。二是在建設過程中要重點建設城建檔案信息管理系統的物理構架搭建，為未來實現信息整合、互聯互通、數據互融打下良好基礎，同時要以滿足當地智慧城市建設實際需要和人民真實需求為前提，加快推進基于服務鏈的城建檔案管理一站式服務平臺建設。系統平臺設計上注重人性化、智能化、系統化。三是要在推進信息化過程中，充分利用防火墻、殺毒軟件、訪問控制、入侵檢測、信息加密等安全防護技術，加大力度提升檔案信息的安全水平。

3.3 快速增強人才培養力度

人才培養是推動城建檔案管理事業健康發展的關鍵因素。智慧城市下的城建檔案館，務必要建成智慧型檔案專業人才隊伍。一是要高度重視人才綜合技能的培訓，將從業人員素質的提升和思維的改進作為一項長期工作堅持下去，定期或不定期開展線上線下活動，引導干部同志學習新思想、新方法、新舉措、新技術、新知識、新能力，進而推動總體提升、全面發展。二是要積極爭取上級部門政策支持，注重人才引進，積極從各大高校、用人平臺推廣政策優勢，吸引擁有檔案管理經驗、了解科學理論知識、具備系統實操技能的高精尖優秀人才和創新人才，突出實踐性、發展性、協調性、科學性，為推動智慧城市的未來發展提供人才保障。三要不斷優化人才激勵手段，將日常考核制度與實際工作相結合，提升工作人員責任感、大局意識和工作積極性，充分激發工作者干事創業的豪情，引導其發散創新思維意識，主動思考解決問題，為城建檔案事業的發展出謀劃策，更好助力智慧城市建設發展。

3.4 快速提升共建共享能力

隨著信息化水平的不斷提升和智慧理念的根深蒂固，城建檔案館煥發出新的活力。在此背景下，城建檔案館要結合智慧城市發展需要，在時間地域方面打破部門間、行業內的信息傳輸約束，更好地服務于用戶、服務于城市建設、服務于社會經濟的不斷發展。一要利用好門戶網站、微信公眾平臺、APP等服務方式，為用戶提供在線查詢利用、智能瀏覽、智能交流、主動信息推送服務，同時要對為用戶提供的檔案信息進行定期更新，確保與智慧城市實際發展相吻合。二要利用檔案資源平臺優勢實現由提供產品到提供服務，增強與群眾的互動，將智慧城市的建設發展、地域變遷整合效果通過多種方式向公眾展示，讓市民了解更多的城市發展規劃，進一步融入城市發展建設工作中，將智慧化城建檔案館打造成智慧城市的生活體驗平臺，使用戶能夠體驗線上與線下、集中與分散、虛擬與現實的各種互助式服務，利用信息化、智能化、個性化、人文化方式提升社會公眾對智慧城市未來建設的參與度，使其成為真正的“智慧公民”，進而轉變其思想觀念，加快智慧城市建設速度。三要充分發揮大數據云平臺的作用，讓信息化技術成為加大城建檔案信息開發力度重要工具，使其不僅能夠確保公眾對城建檔案查詢的便捷度、精準度，而且可為相關部門提供更為專業、科學的數據支撐，進一步為智慧城市建設提供強有力數據支撐。

智慧城市的建立，實現了檔案資源由傳統紙質化到電子化的跨越，為檔案事業的發展注入了新的活力和動力，同時也帶來了機遇與挑戰，要求城建檔案管理利用工作堅持與時俱進，促進管理水平快速走向制度化、科學化、規范化，始終堅持貫徹“轉方式、調結構、促發展”的基本要求，不斷推進思想理論創新、完善軟硬件設施建設、健全管理體系、加快人才隊伍建設等方面工作的開展，為新時代智慧城市建設工作高質量開展貢獻城建檔案力量。

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（作者單位：臨沂市城鄉規劃編制研究中心）