流動(dòng)人員人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)研究

吳國(guó)生

摘要：本文簡(jiǎn)要介紹了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的基本模式，并從收集方式、服務(wù)對(duì)象和管理方式分析了流動(dòng)人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)。提出了加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫(kù)；提升流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)方式；完善流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，提高管理與服務(wù)效率的對(duì)策，為新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)工作的高水平發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員，人事檔案，數(shù)字化

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的加速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域發(fā)展繁榮，勞動(dòng)分工也進(jìn)一步細(xì)化，推動(dòng)了城鄉(xiāng)、城市間的人口流動(dòng)，給流動(dòng)人員人事檔案管理帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。未來(lái)，在政務(wù)一體化和政務(wù)服務(wù)水平不斷提高的大趨勢(shì)下，流動(dòng)人員人事檔案的庫(kù)存量、流轉(zhuǎn)量和服務(wù)量勢(shì)必會(huì)日益增多。對(duì)此，人社部門(mén)和人事檔案管理部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)確把握新時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)下流動(dòng)人員人事檔案管理模式的改變、存在的突出問(wèn)題及優(yōu)化措施，為流動(dòng)人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)工作提供有效保障。[1]

一、當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的特點(diǎn)

（一）流轉(zhuǎn)速度快

在我國(guó)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化的大背景下，區(qū)域間也形成了特色鮮明的產(chǎn)業(yè)集群，各地區(qū)對(duì)人才的需求更加旺盛，加之市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深化發(fā)展，職業(yè)間和地區(qū)間的流動(dòng)更加頻繁，這也是人力資源優(yōu)化配置的必然要求。根據(jù)2021年人社部等五部門(mén)印發(fā)的《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱規(guī)定），“跨地區(qū)就業(yè)創(chuàng)業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。”因此一旦出現(xiàn)了跨地區(qū)就業(yè)，人事檔案就要進(jìn)行流轉(zhuǎn)、管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)的變更。

（二）使用頻率高

從《規(guī)定》中可以看出，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)除了提供一般的檔案接收、轉(zhuǎn)遞、材料收集、鑒別和歸檔等職能外，還需要為其他單位提供檔案查（借）閱服務(wù)、證明材料和政審考察等服務(wù)。可以看出，公民的升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、考公等事項(xiàng)都涉及到人事檔案的利用。同時(shí)，流動(dòng)人員在人事檔案流動(dòng)時(shí)通常都涉及到了單項(xiàng)或多項(xiàng)服務(wù)。這些都使得流動(dòng)人員人事檔案的使用頻率明顯高于其他類型檔案。同時(shí)，流動(dòng)人員檔案還具有明顯的個(gè)性化特征，其使用、流轉(zhuǎn)和職業(yè)類型、地區(qū)人才政策等都有一定關(guān)系，需要經(jīng)常查看和利用。

（三）管理難度大

《規(guī)定》中明確了流動(dòng)人員人事檔案工作遵循“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則。但在管理實(shí)踐中，由于流動(dòng)人員人事檔案具有流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高和個(gè)性化較強(qiáng)的特點(diǎn)，這也使得其管理難度較大。又由于流動(dòng)人員人事檔案管理的主體機(jī)構(gòu)的多元化，多頭管理也導(dǎo)致了不同地區(qū)和行業(yè)間人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一，加之本人不重視致使檔案材料補(bǔ)充與更新不及時(shí)，甚至人事檔案不流轉(zhuǎn)等情況也在加劇，這些都進(jìn)一步加大了管理難度。[2]

二、流動(dòng)人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)

（一）收集方式多樣化

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的的繁榮發(fā)展和城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，人事檔案管理工作也愈加復(fù)雜。經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的多樣化讓社會(huì)分工進(jìn)一步細(xì)化，而交通的便利和戶籍管理制度的進(jìn)一步優(yōu)化也讓城鄉(xiāng)和城市間的流動(dòng)愈加頻發(fā)。這也就要求了在整理和收集流動(dòng)人員人事檔案過(guò)程中要充分考慮道管理與服務(wù)對(duì)象人事檔案的來(lái)源渠道、補(bǔ)充特征和形成方式。當(dāng)前各地通常采用了追蹤收集、隨時(shí)收集和定向收集三種方式，單純以線下服務(wù)窗口或者流動(dòng)人員自主申報(bào)的方式不僅效率低下，同時(shí)也難以覆蓋所有收集對(duì)象。[3]對(duì)此，如長(zhǎng)三角地區(qū)、珠三角地區(qū)以及發(fā)達(dá)省市都會(huì)以線上線下的政務(wù)服務(wù)中心進(jìn)行檔案收集，同時(shí)綜合不同的檔案收集方式，以相互配合和相互補(bǔ)充的方式來(lái)為人事檔案收集工作提供保障。但總的來(lái)看，收集范圍和收集內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)尚不統(tǒng)一，在信息化收集方面也存在著區(qū)域間不平衡、數(shù)據(jù)流通受阻的情況。

（二）服務(wù)對(duì)象多元化

根據(jù)《規(guī)定》，流動(dòng)人員人事檔案主要包括七大類，即已離職的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員、高校畢業(yè)生、大中專畢業(yè)生、出國(guó)人員、外企雇傭人員和靈活就業(yè)人員等，基本上涵蓋了社會(huì)生產(chǎn)生活領(lǐng)域的方方面面，這也充分表明了流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)對(duì)象的多元化。在一段時(shí)期內(nèi)，由于地方對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的不重視，出現(xiàn)了很多“死檔”“棄檔”現(xiàn)象。[4]但如今隨著數(shù)字化政務(wù)的不斷發(fā)展，基本醫(yī)療和社會(huì)保險(xiǎn)的聯(lián)網(wǎng)，人事檔案也成為社保待遇認(rèn)定、國(guó)民繼續(xù)教育、職工晉升的重要參考依據(jù)。當(dāng)前部分地區(qū)已考慮到了流動(dòng)人員多樣化的特征，將流動(dòng)人員人事檔案也并入到政務(wù)信息化建設(shè)中來(lái)，但由于流動(dòng)人員人事檔案流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高、針對(duì)性強(qiáng)的特點(diǎn)，導(dǎo)致了流動(dòng)人員人事檔案材料更新之后，流轉(zhuǎn)不規(guī)范的問(wèn)題。

（三）管理方式信息化

人事檔案具有信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息量大的特點(diǎn)，而流動(dòng)人員人事檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和采集信息則更為復(fù)雜，這也給人事檔案管理帶來(lái)了較大的壓力。目前，很多地方通過(guò)統(tǒng)一政務(wù)服務(wù)窗口、線上服務(wù)平臺(tái)和微信公眾號(hào)等信息化方式提供了豐富的管理和服務(wù)渠道。但從機(jī)關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)的角度來(lái)看，其對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的保存期限很短，同時(shí)在內(nèi)容上只具有員工基本信息，不能與崗位績(jī)效工資的實(shí)施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫(kù)將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)，作出有效分析。另一方面，電子政務(wù)背景下各類政務(wù)信息管理系統(tǒng)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)空前繁榮，但專門(mén)針對(duì)人事檔案管理的系統(tǒng)還較少。在實(shí)際的管理中，經(jīng)常出現(xiàn)軟硬件不兼容的情況，給人事檔案管理帶來(lái)了諸多不便，也不利于人事檔案信息的共享與利用。

三、流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策

（一）加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫(kù)

面對(duì)信息種類和載體都更加多樣化的人事檔案信息，應(yīng)在工作實(shí)踐中借助數(shù)字化的方式加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫(kù)。在實(shí)踐層面，首先區(qū)縣和市一級(jí)的人力資源和勞動(dòng)保障部門(mén)要進(jìn)行廣泛調(diào)研和實(shí)地考察，各行業(yè)協(xié)會(huì)也要充分發(fā)揮作用，探索不同職業(yè)領(lǐng)域和利益主體下人事檔案信息的功能和價(jià)值，汲取共性、有價(jià)值的內(nèi)容，去除重復(fù)、存在意義不大的部分。除記述類的信息外，還要進(jìn)一步凸顯人事檔案的個(gè)性化。比如能夠真實(shí)反映人才的特長(zhǎng)和能力等，同時(shí)與醫(yī)療、社保和社會(huì)信用接軌，補(bǔ)充其中關(guān)于各類保險(xiǎn)待遇認(rèn)定和領(lǐng)取的記錄，實(shí)現(xiàn)人事檔案向人才檔案的轉(zhuǎn)變。此外，應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案的來(lái)源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力，主動(dòng)向各個(gè)渠道的記錄者搜集，這一工作的重點(diǎn)在于甄別檔案的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在保證真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)上鼓勵(lì)流動(dòng)人員自發(fā)提供檔案。

（二）提升流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)方式

第一，結(jié)合政務(wù)一體化提供一站式服務(wù)。流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)對(duì)象多為外地戶籍，對(duì)本市各項(xiàng)政府服務(wù)的流程不了解。對(duì)此，應(yīng)提供多渠道的咨詢服務(wù)，集省、市和區(qū)一級(jí)的服務(wù)平臺(tái)于一體提供電話咨詢服務(wù)，集微信、微博和官方門(mén)戶提供線上在線咨詢。在服務(wù)窗口應(yīng)提供業(yè)務(wù)咨詢、發(fā)放業(yè)務(wù)指南。針對(duì)特殊人群，還可以探索多樣式的預(yù)約和上門(mén)服務(wù)，充分彰顯人事檔案服務(wù)的人性化和專業(yè)化。第二，以流動(dòng)人員需求為基礎(chǔ)創(chuàng)新信息化服務(wù)形式。人事檔案隨“人”而動(dòng)，也一定程度由當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)力市場(chǎng)所決定。近年來(lái)我國(guó)靈活就業(yè)人口不斷提升，用人方式愈加多元化，這也要求了人社局和相關(guān)企業(yè)探索支持未建立穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系的新業(yè)態(tài)從業(yè)人員以個(gè)人身份自持人事檔案。對(duì)此，可以以數(shù)字化的方式探索人事檔案的單套制管理，減輕個(gè)人的保管負(fù)擔(dān)，同時(shí)通過(guò)市一級(jí)的主管部門(mén)確立數(shù)字人事檔案的有效性，避免棄檔和丟檔現(xiàn)象。在這一過(guò)程中，要注意人事檔案?jìng)€(gè)人自持或代理托管時(shí)真實(shí)性和安全性問(wèn)題，通過(guò)完善的授權(quán)和認(rèn)證機(jī)制確保人事檔案真實(shí)性。

（三）完善流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，提高管理與服務(wù)效率

第一，建立省一級(jí)統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)。中央層面應(yīng)建立部、省一級(jí)的流動(dòng)人員人事檔案交換標(biāo)準(zhǔn)，以省級(jí)部門(mén)為主導(dǎo)建立信息共享與交換平臺(tái)，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案的無(wú)障礙流動(dòng)，進(jìn)一步提高信息資源利用效率。同時(shí)，在管理信息軟件方面也要兼容，在基本信息管理上應(yīng)做到操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器軟件、報(bào)表工具、表單工具和數(shù)據(jù)交換中間件的統(tǒng)一。在具體應(yīng)用上則要包括數(shù)據(jù)采集與分析、數(shù)據(jù)管理和后臺(tái)管理等模塊，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案分層次、分級(jí)管理。第二，做好基礎(chǔ)硬件設(shè)施的采購(gòu)與維護(hù)。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)做好短期和長(zhǎng)期規(guī)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)合理采購(gòu)設(shè)備，為人事檔案數(shù)字化管理的順利實(shí)施創(chuàng)造良好的外部條件。同時(shí)，硬件設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)還有賴于日常的管理與維護(hù)，管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)安排專職人員對(duì)硬件設(shè)備和辦公場(chǎng)所進(jìn)行設(shè)備維護(hù)和日常管理，最大限度地延長(zhǎng)人事檔案數(shù)字化管理設(shè)施的使用壽命和生命周期，避免人事檔案數(shù)字化管理設(shè)備和設(shè)施的無(wú)端浪費(fèi)。 PR

參考文獻(xiàn)：

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（責(zé)任編輯：李雪威）