一種財務報賬智能數據庫系統的建立

劉璐璐　李秀玉　強海丹　汪啟明

摘要：高校財務報銷困難是伴隨高校財務管理發生發展的歷史性、持續性難題，完善傳統復雜低效的財務業務流程，推動財務報銷智能化、信息化、便捷化成為當下財務管理工作的重中之重。本文基于時下高校財務報銷的通用模式，建立財務報銷智能數據庫系統，健全高校財務報銷體系流程，提高財務整體管控水平。

關鍵詞：高校財務? 智能數據庫? 財務報銷

中圖分類號：G647.5

一、前言

隨著國家對高校教育事業的大力支持和計算機信息技術的愈漸成熟，面對不斷發展增多的財務業務需要，高校財務智能也逐漸形成并逐步完善。近年來，伴隨著高校的擴張，高校在教育、科研、基礎設施等方面需求的上升，以及財政管理體系的改革和教育體系的發展等內外部環境的發展變化要求，高校財務工作更加智能化，財務數據高度信息化。高校財務也在政府會計制度改革、資金投入不斷增長的背景下，進一步凸顯對于財務報銷效率的提升需求，和差錯率降低的需求[1]。高校財務各部門應該充分結合自身的實際情況，對傳統的財務報賬流程進行改進和優化，建立健全功能、服務更加完備的智能財務報賬平臺，從而實現高校財務內涵質量的提升。

二、財務報銷存在的問題

（一）審核標準不統一，退單率高

面對同一類報銷業務，存在財務人員審核口徑不統一的情況，從而導致退單率極高的現象。同類報銷業務，極大可能由不同的財務人員接單，若財務人員內部沒有及時的溝通、交流，審核人員因其自身專業水平和報銷經驗的不同，從而導致報銷審核標準不統一、審核口徑不一致等問題。沒有統一、標準的改正改良建議，經常出現因財務人員口徑不一致造成的退單問題，這嚴重影響了報銷單的審核進度，也使報銷人對報銷的真實合理性產生質疑，降低報銷人對財務服務的滿意度。

財務報銷制度有其特有的專業規范性，但大多數報銷人員對報銷相關規則制度不熟悉。對于高校而言，報賬人員大多數是學生，變動性較強，對報賬流程和細則把握不到位[2]，經常會出現因報銷附件不全或報銷單不合規而退單的情況，單據多次退回、修改、重新投遞審核等繁復的返工流程，使反復跑腿的報賬人員產生不滿心理，從而促使報銷人形成積攢報銷單的習慣，一定程度也積攢了財務人員的工作進程安排，加重財務人員的工作量。

（二）報銷過程繁瑣，智能化程度不夠

相比于傳統的線下報銷方式，當下高校財務引入了線上審批的環節，一定程度上促進了報銷工作的便捷化，但報銷流程依然處于繁瑣狀態。報銷人員通過客戶端提交單據，財務人員進行線上審批，雖然突破了時空限制，但是線上和線下依然共存報銷流程繁瑣且重復，并沒有簡化報銷流程。例如當線上審批環節結束后，報銷人將紙質報銷單送至財務處時，財務人員還要再次翻閱檢查附件是否齊全，反而加大財務人員的工作量。

大部分高校雖然引入了智能報賬系統，但還存在手工操作的情況。如財務人員對差旅費等數據手工計算比對等情況，這種半手工半智能的工作模式降低了工作效率，沒有稽查反饋系統的核實，增加了出錯的風險，減少手工模式或者建立督察系統迫在眉睫。

（三）信息傳遞渠道單一

師生對財務相關政策知曉率低，知曉路徑單一，財務“上傳下達”覆蓋面不足。財務政策變化快，以及財務部門內部信息溝通不暢、外部信息傳遞不通，導致信息傳遞受阻，加大報銷難度。財務信息更新不及時，政策宣傳渠道單一造成信息銜接出現問題，財務人員與報銷人員之間存在信息不對稱等問題。財務人員內部交流不暢，審核標準不統一，從而對報銷的真實性產生影響。

工作中經常會出現報銷政策先行實施，變更公告后發的情況，而且高校師生學習教學任務重，對這方面的關注度較低，再加上部分財務通知可能只在校園網或者財務窗口公布，這極大地影響財務報銷的可靠性。

（四）報銷功能有待完善

高校財務工作中，復雜繁多的經費類型導致財務報銷審核要求存在差異。不同的經費類型有不同的支出規定，從支出口徑到審批簽字，僅僅依靠人工判斷難免會出錯，如果報銷人員對報銷業務不熟悉，很容易產生項目支出口徑出錯的問題[3]。另外，現有的線上審簽功能并不完善，大部分報銷單的簽字蓋章審批還是采取線下面簽及線下蓋章的形式，這種審簽模式不僅延長了報銷周期，還影響報銷進度。特別在“新冠肺炎疫情”的影響下，線上審簽的模式就顯得尤為重要，這就要求預約報銷系統內建立更加完善的報銷功能，簡化報銷流程。

三、關于設定一種智能數據庫的構想

報賬人報賬的過程中，因為缺乏相關政策的指導，或者不清楚報賬所需的具體材料使得報賬材料缺項，導致報賬人和審查材料的會計人員工作量增加、報賬流程繁瑣，亟需在報賬人和會計人員之間建立一個智能數據庫，進行基本政策告知和材料審查，減少報賬過程中出現的不必要的政策不知、材料不齊等問題，提高報賬效率。該數據庫包括導航系統、報賬系統、稽核系統和反饋系統四個模塊。

（一）第一個模塊：導航系統

建立智能查詢系統，包含財務報銷指南、注意事項、常見問題及解析、財政資訊查詢（最新政策的調整變動及查詢鏈接）等內容，以財務機器語言的形式嵌入到數據庫中，并輔以視頻操作、圖文解析及語音識別等，對于操作不合規的地方設置詳細的語音提示，實現RPA智能問答等，盡量滿足師生精準、快速獲取信息的要求。該查詢系統將全天候提供在線答疑服務，自動執行反饋工作，拓展財務查詢的渠道，可視化界面讓報賬流程一目了然。并設置人工服務功能，對于數據庫無法答復的問題，可發起提問，待財務人員答復后推送給報賬人。

（二）第二個模塊：報賬系統

1. 選擇模塊

對常見項目分類板塊及其科目建立樹狀業務的選擇模塊，例：主科目如差旅費、會議費、勞務費…主科目下建立明細科目，如國內差旅費和國外差旅費，各科目從主科目至明細科目逐級填報，否則系統不予通過；不同的經費類型有不同的支出規定，據此也建立樹狀業務的選擇方式，依靠人工判斷難免有疏漏。

2.智能填報模塊

報賬人將發票拍照上傳或將電子發票導入后，系統利用圖像采集功能掃描和讀取飛機票、住宿費發票等信息，通過發票類型、會計科目及部門項目間的勾稽關系，自動匹配會計科目并分別歸類到日常、差旅、勞務和資產四大類中；同時通過報賬助手識別、錄入金額及收款人賬號等信息，將相關數據自動統計匯總并顯示到報銷單上，實現“一鍵出單”，無需人工干預，減少人工犯錯的概率，降低人工糾錯的成本。

3.預算校驗模塊

網上預約系統和預算管理系統同步銜接更新，會計科目下注明資金用途并顯示對應的預算余額，報賬人根據金額填報信息，若報銷金額超過預算余額，則無法保存，報賬人根據提示申請預算調整或更換項目；對預算項目實時跟蹤，方便相關人員隨時查看項目執行情況以及各項業務的支付情況，必要時進行預算調整，實現預算實時有效地推進執行，加快學校資金支付進度。

4.費用標準模塊

將培訓費的綜合定額標準、差旅費的報銷標準等設置至系統中，統一各項業務的報銷標準，方便報賬人員提前進行預算控制。例如：差旅費根據學校相關標準，按照職稱將出差地的住宿費、伙食費和差費補助等信息提前設置到系統中進行規則控制，系統根據報賬人填寫的信息自動還原出差行程，快速生成費用并能確保行程完整；通過設定的標準控制參數提醒差費是否超標，自動生成差費補助等，實現費用的自動計算與校驗。

5.智能審簽模塊

系統內部建立一套完整的審批業務流程，根據后臺設置的匹配規則以及報銷項目和金額等，自動將審批任務推送到項目負責人的待審業務中。并設置電子簽名庫和部門電子公章庫，實現線上全自動流轉審批。智能審簽流程可以改善“找錯人、簽錯字”，實現“零跑簽、零跑蓋”，而且可追溯流程的審批管理機制，一定程度上可以縮短報銷周期。

6.智能提示模塊

系統內設置自動提示功能，并與經辦人的手機關聯綁定。如果某項報銷業務超過預設的時間限制，系統可以及時給經辦人發送處理業務的提示，督促相關人員完成審批手續或報銷手續，提醒負責人審批，減少單據的積壓。預約借款時，遵循“前賬不清、后賬不借”的制度，報賬人按系統要求明確借款責任人和還款期限，若借款人未按期償還借款，再借款時系統將自動鎖定并顯示其之前的借款情況，實現個人借款動態查詢，督促借款人完成沖賬手續。

7.預警監控模塊

不同部門根據自身發展需要進行預算填報，系統根據預算表對預算額度進行固化設置，并將財務報銷審核要求嵌入到數據庫中，對頻繁交易對象、頻繁報銷業務等隔空實時監控，防止年底突擊花錢，實現項目事前把控。報賬人根據系統提示，自行查看預警信息，必要時系統將預警信息發送給財務人員，待財務人員核實后解除預警或向報賬人提出整改建議。

8.智能匯總模塊

系統根據不同年度、項目名稱、明細科目等進行模塊匯總，項目匯總模塊由不同經費項目組成，科目匯總模塊由印刷費、會議費等會計科目組成。例如：需要查詢某年度印刷費時，直接在科目模塊中點擊印刷費，便可顯示全年的印刷費明細賬及其總賬，便于后期相關人員進行數據采集和財務分析。

（三）第三個模塊：稽核系統

1.報銷業務稽核

針對報銷時出現的超支、附件不全、簽字錯誤等問題，可以提前將審批權限、支付方式、附件要求等報銷制度嵌入到稽核系統中，系統根據報賬人上傳的材料，核實項目、附件和金額是否符合報銷標準，實現自動稽核。

2.發票自動稽核

建立有記憶功能的發票庫，并與國家稅務平臺對接，引入發票認證和核驗系統，實現一鍵查偽、校重，防止發票重復報銷等問題[4]；核實發票抬頭、開票日期等是否合規；核實發票是否連號，避免人為拆分開具發票。

（四）第四個模塊：反饋系統

報賬人根據系統提示進行資料上傳，數據庫系統根據財務審核要點的稽核規則對金額和項目等進行初審。符合智能數據庫的規定，數據庫給報賬人員輸送審核通過的提示；不符合智能數據庫的規定，則退回到報賬人的失敗業務中，報賬人按照提示修改即可。

四、建立智能數據庫實施保障

從系統服務器升級、報銷業務的規范梳理和流程再造、系統環境測試試驗到制定財務報銷指南、業務培訓學習等，智能財務報銷系統從初步設計構想到實際實施運用，應該由學校多部門聯動執行。根據智能數據庫中的模塊目錄梳理每一個模塊的相關內容，將日常的工作內容分類整合在各個系統中，重點應放置在財務部門與系統工程師合作上，將相應的內容通過后臺管理程序導入系統中，保障智能數據庫的完善和推行實施。

（一）健全規范報銷制度

智能數據庫的建立需要十分完善的財務報銷制度做支撐。欲實現智能查詢和智能填報“一鍵生單”，必須建立全面完整的財務規則和制度，包括經費項目與會計科目的關系、各類業務的審核要求、費用的綜合標準等，只有細化細節，系統才能將采集的信息與系統內嵌入的規章制度相對應，進行報銷業務的處理。因此，財務部門需要牽頭規范完善財務報銷制度，加強財務內部的溝通和與外部的協調，對報銷細則做充分解釋，對財務報銷過程中遇到的難點進行分析，形成清晰、統一的財務報銷制度和報銷審核標準。

（二）優化報賬流程

財務部門結合學校實際情況，在多年報銷系統運行經驗的基礎上，以校內老師對系統的需求進行調研，在充分了解各項業務的前提下，以實際需求牽引系統設計，有針對性地對智能數據庫建設目標，結合現有報銷業務，對每一項經濟業務進行全面梳理和優化設計，確保報銷業務流程的合理設計和開發。

（三）推進系統升級

高校財務智能化信息化已然成為趨勢，信息技術是財務報銷模式構建的基礎，為了推進高校智能化發展必須加大成本投入，包括資金成本、師資培養成本等。在數據庫建設初期，可以派財務人員到高校調研學習，了解先進系統的操作流程、實施經驗及難點突破。同時，以經濟業務活動為主線，結合學校各部門的業務系統，從學校實際情況出發，制定出切實可行的實施方案。財務部門依據方案與系統開發公司對接進行服務器升級、規則嵌入等基礎工作。

五、結語

隨著科技的進步，經濟水平的提高，人們也在適應快節奏的生活，順應時代的潮流，會計審查工作更趨向于智能化發展，提供更便捷、高效、可遠程操作的服務是未來財務工作者追求的目標。關于在報賬者和會計審查人員之間建立一種智能數據庫的設想成立后，可應用在各單位的報賬系統，可方便報賬人員查詢相關政策，減少會計人員和報賬人員因溝通不暢而出現的各種矛盾，保證數據的時效性、完整性和真實性，提高內控水平、報銷效率和經費使用效率。

參考文獻：

[1]陳魏偉.基于大數據智能化的H高校費用報銷流程優化研究[D].石家莊：河北地質大學，2020.

[2]郭愛玲.高校財務報銷系統智能化研究[J].管理觀察，2019（18）：150-152.

[3]楊怡帆，張莎.基于高校智能財務核算平臺的風控預警探究[J].教育財會研究，2022，33（2）：66-70.

[4]茍于權，謝巖清，郭宏宇，等.電子會計憑證應用研究——以高校財務管理為例[J].沈陽大學學報（社會科學版），2021，23（4）：410-415.

責任編輯：姜洪云

基金項目：本文系中國教育會計學會高等師范院校分會2021年課題資助項目（課題編號：GS2021Y18）的成果。

第一作者簡介：劉璐璐，西北師范大學財務處，科員，學士， 研究方向：政府會計。