基于文檔數字化轉型的電子文件單套制歸檔探析

王明華

一、背景介紹

（一）新《檔案法》：檔案信息化建設

與2016版《檔案法》相比，2020年6月20日新修訂《檔案法》新增第五章檔案信息化建設，其中部分規定如下：

第三十六條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。

第三十七條 電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

（二）《“十四五”全國檔案事業發展規劃》：加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收

2021年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出：加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收。貫徹落實電子文件歸檔相關規定，建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關制度。強化各領域電子文件歸檔工作，著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。

（三）從業務實踐的角度，分析電子單套制歸檔的必要性

文件產生環節的管控（即前端控制）是歸檔文件質量控制的基礎和關鍵，電子文件在系統上產生、流轉和保存，不僅更好地控制了文件的完整性，而且可以避免紙質文件易出現的丟失、損壞、頁面傾斜、內容不清晰等問題發生，從而提高歸檔文件的質量，保障檔案的完整性和規范性。

與紙質文件歸檔整理操作相比，電子文件歸檔減少了紙質的頁碼編制、掃描、搬運、標簽制作等整理環節的工作量，節約了時間成本、人力成本，節省了紙張資源、人力資源，起到了保護環境、節約成本的作用；同時，電子文件通過系統在線接口一鍵歸檔或自動歸檔，實現了文件產生時同步歸檔或分步歸檔，突破了紙質文件按年度或工程竣工后歸檔的模式，大大縮短了文件歸檔的周期、提高了歸檔工作的效率。另外，電子單套制減少了紙質檔案的產生，減輕了庫房實體檔案的存儲壓力，并進一步起到節省建筑面積、節約成本等作用。

二、重難點分析

電子文件單套制歸檔不是簡單的取消紙質案卷，而是一種業務新生態的開始，需要在文檔業務原來的運作模式基礎上有策略、分步驟地推進和施行，需要文檔工作者思想認識、技術措施、管理體系等全方面的同步轉型。

一是要做好思想準備和認識轉變。盡管單套制歸檔已從國家層面開始推廣，但轉型過程中會遇到很多問題，如對新生事物天然的“抗拒性”、與相關方達成共識、資源落實、業務細節明確等，需要文檔工作者有充分的心理準備接受轉型過程中的困難，并要有堅定的決心解決各種困難，推進單套制順利轉型。同時，要認識到單套制不等同于徹底拋棄紙質，各單位推行電子單套制應適應性調整業務模式、不能按某種方式生搬硬套，應按照“實施-發現問題——改進——再實施”循環迭代、持續優化的過程推進，不可一蹴而就、急于求成。

二是需重點關注技術措施的實現和管理體系的建立。技術措施是不唯一的，信息化技術更新較快，技術措施的目的是為了達到當前可達到的管理目標，隨著技術的發展，單套制中所使用的技術也在不斷更新，各單位根據各自情況選用合適的技術措施開展電子文件歸檔“四性”檢測，從而實現單套制的電子檔案滿足《檔案法》和相關規范、標準的要求。同時，根據《檔案法》的要求，來源可靠、要素合規、程序規范，可見電子文件管理不是單單依靠技術手段實現，應建立一套成熟的支撐電子單套制全面運轉的文檔管理體系。

三、制定多層次的電子文件（含數據）歸檔方案

（一）過渡性的單套制歸檔操作措施

1.離線歸檔

在實現系統在線歸檔之前，電子文件單套制歸檔的雛形是線下進行系統產生的電子文件離線歸檔，即大多采用的操作方式是將業務系統中的原生電子文件導出并線下歸檔至文檔部門，文檔工作者再對歸檔的電子文件開展線下整理、組卷并導入檔案系統。

這種電子文件單套制歸檔的方式不涉及系統功能的更改優化，雖然操作原始，并未發揮系統和技術的任何優勢，但已經是一種思想認識的轉變、業務行動的進步，大膽地摒棄了原生電子文件打印整理紙質案卷的傳統紙電雙套制模式。

2.數據對接方式的在線歸檔

在國家檔案局陸續實施電子文件單套制試點項目及電子單套制歸檔大規模推廣之前，電子文件在線歸檔采用的主要方式是從業務系統到文檔系統的數據對接。與離線歸檔相比，數據對接方式需要對系統搭建相應的功能模塊，涉及的主要系統功能點以及歸檔流程介紹如下：

（1）確定業務系統的歸檔需求和改造情況：根據歸檔范圍，梳理和確定需歸檔的電子文件（含元數據）范圍，明確系統電子文件在線歸檔的改造條件并進行在線歸檔改造。

（2）業務系統進行電子文件的預歸檔整理：在業務系統上對電子文件的相關組成材料及元數據進行收集、初步整理、封裝和檔案固化等過程，形成完整的歸檔信息包。

（3）建立業務系統與文檔系統間的數據接口：建立基于Web Service、REST FULL等通用標準的業務系統與文檔系統的統一數據交換接口。

（4）文檔系統捕獲電子文件并進行歸檔整理：建立數據抓取標準、文檔系統捕獲后的數據整理和檢測標準，對XML格式的歸檔信息包進行解析，并進行歸檔檢查、整理和入庫。

（二）滿足“四性”檢測的在線歸檔

符合電子單套制管理要求的電子文件歸檔，其流程與數據對接的方式基本相同，核心和不同是增加了對歸檔文件真實性、完整性、可用性、安全性檢測（以下簡稱“四性”檢測）。根據《DA/T 70-2018 文書類電子檔案檢測一般要求》的規定：“四性”檢測的內容包括歸檔環節、移交與接收環節、長期保存環節，即進行電子文件歸檔的業務系統、文檔系統均應具備“四性”檢測功能。

另外，在業務系統、文檔系統實現“四性”檢測功能模塊配置之前，還可通過建立歸檔平臺（即中間庫）的模式進行歸檔電子文件的“四性”檢測，此模式可較為清晰地展示電子文件在線歸檔流程中數據的捕獲和檢測環節工作，具體如下：

（1）業務系統預歸檔：同3.1.2（2）。

（2）歸檔平臺正式歸檔：將歸檔信息包交換到歸檔平臺上進行的正式歸檔，并進行電子文件“四性”檢測等。

（3）文檔系統接收移交：將“四性”檢測通過的歸檔信息包從歸檔平臺交換至文檔系統，歸檔整理操作同3.1.2（4）。

四、電子文件在線歸檔實施策略

（一）完善制度建設

電子文件在線歸檔，單套制管理作為業務發展新生態，原有的標準制度無法實現有效全面規范，應在貫徹落實國家、行業制定的電子文件與電子檔案相關法律、標準、規范等要求的基礎上，單位結合各自文檔系統、業務系統以及電子文件的情況，制定配套的標準制度（如業務系統電子文件歸檔與管理、電子文件歸檔操作指南、電子文件歸檔系統應急預案等），明確業務部門與文檔部門的分工、業務系統數據歸檔需求、電子文件及其元數據歸檔的要求與流程、統一業務系統數據歸檔格式等，實現制度對電子文件在線歸檔、單套制管理的全覆蓋、相匹配、無漏空指導。

（二）總體部署，全面推進系統在線歸檔

隨著越來越多的活動記錄在電子工作環境中產生，具有電子文件在線歸檔需求的業務系統越來越多，為有序、穩步地推進業務系統在線歸檔工作，應采取試點先行、分步推進的方式，制定科學合理的在線歸檔部署與推廣策略。首先，對實施電子文件在線歸檔的業務系統進行選擇，明確業務系統在線歸檔的需求，通過梳理業務系統電子文件及元數據現狀、業務部門在線歸檔需求的迫切性等，結合業務系統建設情況及改造的可行性，對各類業務系統進行統一全面梳理和評估，制定業務系統與文檔系統的對接計劃。然后，按照對接計劃，根據電子文件歸檔、電子檔案單套制管理相關規范要求和歸檔需求，采用當前成熟的技術保障手段，對業務系統進行功能的優化和改造，以滿足“四性”檢測要求。最后，根據歸檔范圍，進行已對接業務系統電子文件及元數據的全面梳理，明確各系統的歸檔范圍。

在業務系統改造的同時，需同步進行文檔系統相應功能的優化和改造。除在線歸檔功能之外，文檔系統還應重點關注歸檔后的電子檔案的管理（如長期保存、利用、備份、統計、元數據維護等）功能，尤其要特別重視系統安全問題，并采取電子檔案的離線存儲、“異質異地”備份等措施，使單套制保管的電子檔案及元數據可以脫離系統長久保存，提高數據抗風險能力。

（三）技術手段加強電子文檔合法合規

針對新《檔案法》關于電子檔案應當“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，為滿足“四性”檢測的標準，在等級保護、安全制度、人員權限等管理措施的基礎上，可通過采取區塊鏈、電子簽名、可信時間戳等多種技術措施，對電子文件的產生、流轉、歸檔、保管、利用的全流程進行防篡改管控、簽名有效認證等，確保電子文檔的合法合規性。

1.區塊鏈

區塊鏈技術可將檔案數據特征信息在歸檔移交、檔案入庫、檔案巡檢和檔案借閱等各個環節入鏈，利用區塊鏈防篡改、抗抵賴的特性對電子文件真實性進行有效保護，實現電子檔案的電子證據價值，并使電子檔案全生命周期的安全性能得到保障。同時，區塊鏈技術不僅可對檔案系統中不同階段的電子檔案及數據進行上鏈保護，還可作為一個標準服務向其他業務系統提供API接口，供業務系統調用，為各類電子文件進行存證保護。

2.電子簽名

通過符合國家規范的電子簽名（也叫數字簽名或電子簽章）技術，對系統中生成的所有電子文件進行生效簽名（每個系統具備專屬簽名），同時也可在歸檔環節進行自動電子簽名（具體以實際業務場景為主），從而體現電子文件的組織認可，保障在傳輸過程中可被驗證并提升簽名的便捷性。

3.時間戳

時間戳技術的應用，主要是解決文件多方簽審過程中補簽、代簽的問題，從而保障電子文件的法律效力。時間戳通過與人員定位技術結合應用，實現指定地點、規定時間的簽署，解決了文件補簽的問題；與人員信息驗證、人像拍照等技術結合應用，實現特定人員的簽署，解決文件代簽的問題。

4. XML 封裝

目前，元數據信息封裝主要采用XML格式。在需要通過數據記錄電子文件各階段情況時，會面臨文檔系統無法滿足各個系統、各類文件不同字段的問題，就需要采用整體打包數據、數據跟隨文件的方式（即XML）。在電子文件在線歸檔業務中，需針對不同系統元數據差異性較大的情況，編制XML電子文件元數據封裝制度，對各類元數據的封裝進行規范。

5. MD5碼

MD5碼又稱信息摘要算法，其主要作用有一致性驗證、數字簽名、安全訪問認證等，目前電子文件在線歸檔主要應用的是其一致性驗證功能。文檔系統在檔案接收時，通過信息摘要算法對歸檔文件包生成MD5碼，并與業務系統生成的MD5碼進行一致性驗證，從而起到防篡改的效果、確保歸檔電子文件及元數據傳輸過程中的完整性。

6. PDF、PDF/A

版式固化的實現有多種方式，目前文檔領域中使用較為普遍的是PDF格式，歸檔文件通過采用PDF格式對文件進行版式固化，達到內容防篡改、刪除、復制和損壞等目的。另外，還可在文件形成或歸檔時將PDF格式統一轉換成PDF/A格式，PDF/A格式有利于更好地保證電子檔案的長期可讀、保存安全和始終如一的顯示效果。

7. 其他技術措施

在保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性上，應用于文檔行業的成熟技術措施還有備份管理、轉換與遷移策略、文檔系統審計跟蹤和配套程序等等。

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作者單位：中廣核集團臺山核電合營有限公司