新時代國家重大科研項目檔案管理問題分析及對策研究

一、新時代國家重大科研項目概況

面向國家發展戰略需要，尊重科技創新規律，通過優化整合，“十三五”形成了國家自然科學基金、國家科技重大專項、國家重點研發計劃、技術創新引導專項、基地和人才專項[3]等五大類各有側重、相互補充的新時代國家科技攻關創新計劃體系。國家自然科學基金主要側重自然科學領域的基礎性、前沿性的研究課題。國家科技重大專項主要圍繞國家目標，發揮社會主義制度集中力量辦大事的優勢，側重若干重大戰略產品、關鍵技術或重大工程，實現科技發展的局部躍升帶動生產力的跨越發展。國家重點研發計劃主要圍繞國計民生的重大社會公益性領域，聚焦基礎性、戰略性、前瞻性重大科學問題，為產業核心競爭力、國民經濟和社會發展提供持續性的支撐和引領等[3]。技術創新引導專項側重企業技術創新活動、成果轉化、中小企業發展等方面的技術推進與引導。基地和人才專項側重科研基地建設和創新人才、優秀團隊的科研活動，促進科技資源開放共享。本文把國家科技重大專項和國家重點研發計劃統稱為國家重大科研項目。

二、新時代加強科研檔案管理工作的重要意義

（一）國家檔案法規制度的必然要求

新時代新征程，隨著全面依法治國方略的推進，黨中央、國務院正在全力推進國家治理體系和治理能力現代化建設，新修訂的《檔案法》對檔案工作也提出了許多新要求。科研檔案是科研工作中產生的、可記載科研活動的重要資料，是檔案法要求的一項工作內容，它貫穿科研活動的全生命周期，是我國檔案體系的重要組成部分，在科研工作中發揮基礎性作用。《科學技術研究檔案管理規定》明確要求各項目承擔單位要把科研檔案工作納入科研管理工作流程中，要與科研項目工作同期部署、同時實施、同步檢查[2]，可見科研檔案工作是科研管理業務中的一項重要內容和必選工作。

（二）科研項目單位可持續發展需要

一項完整的科研活動一般要經歷規劃計劃、可研論證、研究實施、過程管理、階段檢查與結題總結、驗收與績效評估、成果管理等階段。這些階段將伴隨產生大量的科研資料，形成有保管保存價值的科研檔案，數量眾多、內容豐富、形式多樣，諸如文字材料、數據圖表材料、代碼、圖像與音視頻等多媒體材料，及標本樣本、樣品樣機等有形化資料。科研檔案是廣大科研人員在項目實施過程中產生的智慧結晶，是對科技活動的真實記載，是具有保存和參考價值的科技資料，是寶貴的有形化資產，能夠反映一個單位科研活動的全過程，對項目承擔單位的發展起著重要的作用。科研檔案作為一份重要資產，對科研單位將起到巨大的信息支撐作用，比如科技規劃與決策、技術總結與創新、產品技術協作與交流、成果轉化與推廣等。

（三）科技企業數字化轉型的迫切需要

隨著移動互聯網、工業互聯網的快速發展，全球已進入大數據及數字經濟時代。當前，繼土地、勞動力、資金、技術四大主體生產要素后，數據作為一種新的生產要素類型，已成為第五大生產要素。科技企業數字化轉型的核心之一是數據資料，只有將數據用起來，開發出更多的創新數據產品和數據服務，才能在數字經濟社會中生存和發展。科研數據是科技型企業的核心資源，是持續競爭力和創新發展的力量源泉，其主要載體更多地體現在科研檔案中，更多的是以檔案的形式存放和保管。

（四）保護科研成果和科技工作者的現實需要

新時代國家在科技領域實施了“放管服”改革重大舉措，全面激活了科技創新活力，同時科技監督與監管也將更加嚴格。近幾年，國家科技主管部門公開查處了許多涉及科研失信方面的案件，科研活動失信問題集中反映在科研數據造假、科技成果造假、抄襲剽竊篡改他人科研成果、侵犯他人知識產權、違規使用科研經費等方面。在釋放科技活力的同時，科研誠信制度體系尚未完全建立起來，更多的是靠科研工作者的自律。如果科研活動中的原始數據等檔案資料都能及時積累和保存下來，一方面科研產出的科技成果、科研論文就可以追溯，科研活動造假行為也會大大減少，對形成良好的科研生態意義重大；另一方面，也可以最大限度保護科研成果和科技工作者，可為澄清污蔑或虛假舉報提供強有力的技術支持。

三、新時代國家重大科研項目檔案管理現狀與問題分析

（一）對科研檔案的重要性認識不到位

當前，一些科研工作者、科研團隊、科研單位仍存在重科學研究、輕技術檔案管理的現象，對科研檔案的重要性認識不足，覺得把科學研究工作實施好、把科學實驗完成好、把論文寫成發表好就夠了，日常項目運行中沒有考慮或很少考慮科研檔案的形成與管理工作；一些科研人員非常看重自己的科研成果，不愿意把自己的科研成果主動分享，往往是自行保管，即使項目結束后也不愿意提交檔案管理部門；一些科研人員和科研管理人員對科研檔案的價值及今后發揮的作用認識也不夠，覺得科研檔案與其他諸如人事檔案財務檔案相比不太重要。

（二）對科研檔案收集整理的主動性不夠

科研人員在重大科研項目科研活動中積累了大量的有意義、有價值的科研信息記錄，然而檔案的收集工作主動實施的少、被動應付的多，日常保存在科研人員手中是常態，主動上交的情況少，科研管理人員也多是等著收的情況多、主動溝通上門收集的情況少，普遍存在檔案資料收集滯后、被動的現象，對科研檔案的完整性、真實性產生極大影響。

（三）科研檔案收集整理的質量仍不高

科研檔案日常欠收集積累，驗收移交靠突擊，往往造成缺失較多，有些重要資料也很難補齊全，項目全生命周期科研檔案收集的不系統不全面，無法形成成套性檔案資料；科研檔案質量審查工作不具體、不詳實，重形式輕實質。科研檔案數質量問題比較突出，比如：有些科研檔案存在字跡不清、圖片模糊等難以辨識性問題；有些存在缺頁、跳頁等完整性問題；有些存在紙質版與對應電子版內容不一致問題；有些提交的是過程版、不是最終版；有些科研檔案目錄與實際存放的檔案不對應；有些科研檔案命名或歸類不科學，快速查找比較困難。這些均不利于今后科研檔案的利用共享和價值發揮。

四、新時代國家重大科研項目檔案管理對策建議

（一）管理原則與行動策略

1.堅持“應歸必歸、能歸盡歸”原則

按照科研項目全生命周期各階段主要任務，有則必存的科研檔案應盡數歸檔，選存的科研檔案根據其重要性分類實現能歸盡歸。按《科學技術研究檔案管理規定》的具體要求全部高質量地進行整理和歸檔，確保歸檔的科研檔案能體現科研活動的全過程、能反映科研工作的客觀完整性、能保證科研數據與科研活動的可再現性。

2.堅持“日常規范整理與驗收集中存放”的原則

科研活動過程產生大量的科研資料、實驗試驗報告、技術報告、技術方案、合同協議、數據軟件，建議在一次科研活動結束后或按月或按季度，進行相關科研檔案的規范整理，分門別類，紙質材料應清晰準確地預先存放到項目課題組的資料柜，并做好簡單標識，同時對應電子檔案材料建好文件目錄，分層存放到電腦中；在項目課題研究工作結束后，按照歸檔目錄要求，結合日常積累的科研檔案，再次查缺補漏，可以很快速地形成全套科研檔案；驗收后按規定及時歸檔移交檔案管理部門集中存放。

3.堅持“三納入三融合、四同步”原則

“三納入三融合”，一是科研檔案工作納入科研管理制度，在科研制度建設上實現科研檔案與科研工作相融合；二是科研檔案工作納入科研業務流程，在科研檔案實踐中實現科研檔案工作與科研工作相融合；三是科研檔案工作納入科研職責考核體系中，在科研績效建設上實現科研檔案工作與科研工作相融合。“四同步”，一是在下達的科研計劃中同步部署，二是在科研活動過程中同步實施，三是在科研活動年度檢查或中期檢查中同步檢查，四是科研工作鑒定或驗收時同步驗收。

4.堅持“嚴、細、實”的行動策略

科研檔案日常管理工作執行“細”字策略，重大科研活動周期長、行業領域廣、參與主體多，全生命周期產生的科研檔案資料多樣，日常工作不細致可能會造成檔案資料遺漏、缺失、損壞等問題。科研檔案本身要執行“實”字策略，要避免檔案資料華而不實、多而不實，確保收集整理的檔案具有實用的后續共享利用價值。科研檔案驗收工作執行“嚴”字策略，在項目驗收時，按照國家科研檔案管理要求，對規劃計劃階段、立項論證階段、研究實施與過程管理階段、驗收階段產生的管理和技術類檔案資料進行嚴格審查驗收和歸檔，確保檔案資料齊全完整清晰。

（二）新時代科研檔案管理高質量發展的對策建議

1.全面提高新認識，落實新時代檔案管理新要求

國家重大科研項目規模龐大、集成性強，參加單位多、參研人員多，研究領域廣、學科交叉多，實施周期長、科研經費高，組織工作復雜、管理難度大。國家重大科研項目有著重大的使命和突出的特點，各科研項目承擔單位和全體科研人員對科研檔案管理工作要提高站位，要深入細致，要全局落實。首先要提高檔案工作新認識，科研檔案覆蓋規劃計劃、立項申報、過程管理、驗收總結各階段的組織、人員、資金、文檔、成果及知識產權等資料；其次要把高質量檔案要求貫穿科研日常管理工作中，項目牽頭單位要約定檔案歸屬、流向與匯交，按計劃、分階段進行審查或驗收；參加單位要及時保存本單位承擔任務所形成檔案，也有義務將檔案目錄、檔案副本或復制件送交牽頭承擔單位集中管理[2]；最后，檔案管理部門要仔細學習新時代科研檔案管理的新要求，嚴格細致地審查科研項目歸檔的科研文件材料，切實提高歸檔材料的質量水平。

2.樹立重大科研項目全生命周期檔案歸檔觀

按照科研項目全生命周期特點與要求，落實好科研檔案歸檔工作，主要歸檔內容與范圍如下：

① 規劃計劃環節歸檔范圍。主要包括重大（重點）專項工作方案、總體實施方案、專項總概算和階段概算及相關材料、專項分年度實施計劃、專項分年度概算預算，專項組織實施、項目管理、資金管理、總結驗收、知識產權等管理辦法。

② 立項論證環節歸檔范圍與內容。主要有立項指南、項目（課題）可研報告（或預申報書、申報書）及配套論證意見、項目（課題）經費預算書、申訴材料及評審意見等文件材料，項目立項批復相關材料，項目（課題）合同書、計劃任務書及各類相關合作協議材料等。

③ 過程管理環節歸檔范圍與內容。主要包括科研過程中產生的初始記錄類及相關衍生類，如室內外實驗與試驗分析、現場考察調查等過程中形成的初始記錄材料、加工整理的記錄材料及分析報告；研究過程中形成的文件類，如研究計劃、實驗大綱、設計制作、工藝制圖、圖紙等文件，計算與數據文件、程序代碼與程序包、流程文件，數據分析與處理解釋文件，項目有關調整變更文件；形成的實物類，如實驗樣品樣本、制作的標本、研制的樣機等實物、圖片數據、音視頻多媒體；研究形成的系統性文字材料，如年度工作報告、研究報告、專題報告、專家或第三方咨詢及評估評審報告、項目檢查監督報告或意見等。

④ 驗收評價環節歸檔范圍與內容。主要包括驗收綜合管理類，如驗收申請表、驗收通知、驗收工作方案、驗收評審文件、驗收評審結論或意見、專家名單、績效評價材料、獎勵材料等；驗收技術報告類，如技術總結報告、自評價報告及意見、科技報告、現場驗收報告、第三方檢測及評估報告，用戶使用情況及證明材料等；知識產權類文件，如專利、標準、商標、專著、學術論文、成果獲獎證書、數據庫、信息系統與軟件、軟件著作權等；驗收財務類，收付款文件、預算調整報告及審批文件、財務收支情況報告、資產臺賬文件、結題驗收審計報告、應付未付與后續支出情況報告、結余資金情況報告、財務決算報告等。

3.全方位加強科研檔案收集整理基礎工作

科研檔案收集是初始環節，事關檔案的數量，是保證科研檔案完整齊全的基礎性長期性工作；整理分類工作是對科研活動中產生并收集的文件材料進行分類整理、集中統一管理的關鍵環節，是文件材料成為檔案的一個重要標志。承擔國家重大科研項目的單位應建立與本單位實際情況相配套的科研檔案管理制度，明確具體的歸檔要求、內容范圍、時間節點等。科研人員應適當掌握科研檔案的基本要求和基本要領，應結合研究進展，采取隨時收集與定期整理相結合的方式收集保管科研檔案原始資料，同時也要確保原始資料的清晰性、完整性。科研檔案管理部門、管理人員應與科研部門、科研人員相互溝通、密切配合、合力完成。科研檔案管理人員應定期跟蹤了解科研進度和科研檔案資料形成情況，主動上門指導科研人員對科研活動中積累的資料進行收集和初步整理，以減少科研檔案資料的遺失、殘缺或損毀。

4.加快推進科研電子檔案管理工作

信息化大潮和大數據時代，隨著辦公自動化系統、業務信息系統普遍應用，科研活動產生了大量的電子文件和電子數據資料，這些電子檔案正在成為科研檔案管理的主要類型。與紙質檔案相比，電子檔案的優勢很突出，比如管理快捷、存放方便，存儲容量大、物理占地小等，可以滿足多樣化需求；同時，風險也不少，比如載體穩定性較差、內容易被篡改、信息易泄露和被盜等。因此，各科研參與單位應嚴格落實新修訂的《檔案法》第三十七條“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。”[1]的新要求，保證形成的科研電子文件來源真實有效，配備更加專業的電子檔案管理人員，采用安全可靠的技術措施防止科研電子檔案被篡改，加強科研電子檔案備份管理，保證電子檔案和對應紙質檔案的一致性，確保電子文件能夠有效接收、讀取和傳輸。

參考文獻：

[1] 國家檔案局，《中華人民共和國檔案法》，[EB/OL]．[2020-06-20].

https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[2] 國家檔案局、國家科技部，《科學技術研究檔案管理規定》，[EB/OL]．[2020-9-11].

https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202010/6a105464e6054b09b249bc54cd56d3f6.shtml.

[3] 國務院，關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革的方案（國發[2014]64號），http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-01/12/content_9383.htm。

[4] 何治亮，齊艷平，關曉東．中國石化國家科技重大專項管理創新與實踐[J]．石油科技論壇，2021（3）：94-100.

作者單位：中國石化石油勘探開發研究院