新媒體環(huán)境下數據檔案管理存儲檢索平臺的構建

趙亞男

新媒體占據了主導地位，當今網絡信息技術和計算機網絡技術快速發(fā)展，推動了數字化檔案管理的高速發(fā)展。但由于廣播發(fā)射臺傳統(tǒng)的文件管理工作，使發(fā)射臺難以跟進新媒體時代的文件管理發(fā)展。因此，將發(fā)射臺文件檔案數字化的管理是新媒體時代發(fā)射臺站檔案數字化建設的必要目標。

一、廣播電視局文件數字化建設綜述

（一）發(fā)射臺檔案數字化建設定義

檔案一般來說是由相關人員保存相關的重要信息文件。在新媒體時代，必須更新并擴大檔案的定義。為了更好地適應新媒體時代對廣播發(fā)射臺站設備、技術、維護、人事文件的管理需要，數字化記錄方式變得勢在必行，切實存儲相關的檔案信息，是新媒體時代發(fā)射臺站檔案管理的新挑戰(zhàn)和新原則。其中有幾點決定了發(fā)射站需要建立數字化檔案。第一，數字化檔案是由二進制代碼構成的數據，不存在實體。第二，發(fā)射臺的文件包括員工信息、設備信息、單位的設備維修記錄等，存在的檔案種類繁雜。第三，文件電子化可以有效提取文件有價值內容，規(guī)避不必要的繁瑣。通過掃描等方式對數字化文件進行整理，可以實現(xiàn)讓數字化文檔便于管理。第四，檔案的數據化存儲方式必須通過各種媒介終端相結合的方式實現(xiàn)，這些媒介終端需要通過網絡形成統(tǒng)一的整體來管理[1]。

（二）發(fā)射臺檔案數字化建設的必要性

河北廣播電視臺三〇七發(fā)射臺站擔負著全省廣播頻率及地面數字電視信號的發(fā)射任務。檔案管理工作上雖然設置有檔案室，但使用的是傳統(tǒng)的表格登記、分類管理、分柜存放，每次查詢調閱都需要人工翻找，不僅費時費力又容易造成損壞。受條件艱苦、場地限制、設施老化及地理位置氣候等多重因素影響，常年多雨潮濕，單位的紙質檔案易受潮，頻繁的查閱借用也可能導致檔案缺失，不適合長期保存。因此，做好發(fā)射臺檔案數字化的建設，首先，可以保護檔案的原件。這是因為傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質為主，對于那些年代較為久遠的紙質檔案而言，很容易受到光照、溫度、濕度以及蟲咬等破壞。另外，反復對這些文件進行調閱的話，會發(fā)生二次損壞，最終有可能損壞原來的文件。但是，數字檔案管理系統(tǒng)可以有效避免這些情況的發(fā)生。利用云端技術上傳相關的檔案數據，不僅可以迅速訪問計算機，而且沒有被破壞的風險。其次，通過建立數字檔案，可以縮短檔案管理員的工作時間。傳統(tǒng)的紙質文件在需要相關人員檢索時，會浪費大量的人力和材料，而數字文件只需打印即可直接提供給需要的人，從而避免了人力和材料的浪費。最后，數字檔案的建立提高了檔案管理效率。網絡信息爆炸式發(fā)展的新媒體時代，與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，通過數字檔案系統(tǒng)收集檔案信息，以及信息驗證可以實現(xiàn)文件的遠程電子檢索，可以節(jié)省傳統(tǒng)的、可接觸的、不必要的勞動力。檔案管理人員只需通過電子掃描就能對實物檔案進行電子管理，有效提高檔案管理效率。

二、廣播電視發(fā)射臺檔案數字化建設的可行性

廣播發(fā)射臺的文件是行政、項目、技術類、安全廣播等工作中形成的重要紙質文件和基礎。通過電子網絡技術構建檔案管理數字化平臺是發(fā)射臺站未來檔案工作的必要趨勢，也是促進檔案管理數據化創(chuàng)新發(fā)展的硬性要求。

（一）電子歸檔法律政策日益完善

依法管理，依法行動。隨著我國依法治國的進度和文化企業(yè)的推進，檔案法律和監(jiān)管體系也越來越完善，特別是有關檔案電子歸檔的法律和政策逐步到位，保障措施逐步到位。無論是最近修訂生效的《中華人民共和國檔案法》，還是《電子勞動合同訂立指引》《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子檔案檢測一般要求》《會計檔案管理辦法》等法規(guī)，無論是相關文件規(guī)章制度還是其他條例中都明文規(guī)定了文件電子歸檔的明確和具體要求，為推進文件電子歸檔的合法化、標準化和標準化管理奠定了重要的法律層面依據[2]。

（二）臺站數字檔案資源日益豐富

“存量數字化、增量電子化”是廣播發(fā)射臺檔案工作信息化的目標之一，也是建設廣播發(fā)射臺檔案數據化的總體要求。

1.存量數字化

為了實現(xiàn)紙質檔案數字化，三〇七廣播發(fā)射臺站專門購買了PDF批量合成工具等軟件，對辦公室檔案館存的文書檔案、工程檔案、技術檔案、財務檔案、照片檔案等進行數字化掃描加工，有效加快檔案數字化進程。以河北省廣播電視三〇七發(fā)射臺為例，截至2023年，已完成1965—2023年總計58年的紙質文書檔案的基礎信息錄入，6509件永久文書整理歸檔等工作[3]。

2.增量電子化

近幾年，河北省廣播電視三〇七發(fā)射臺為適應檔案管理數據化要求，不斷通過建設技術業(yè)務系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等，一系列電子文件資料在多個業(yè)務系統(tǒng)中大量生成，電子文件傳閱、辦理和歸檔也更加便捷。

（三）臺站檔案信息化管理日趨成熟

信息技術在廣播發(fā)射臺文件檔案數據化全過程中發(fā)揮的作用越來越重要。首先，廣播發(fā)射臺文件檔案數據化系統(tǒng)的歸檔、運用等方面具備相應的技術手段。另一方面，廣播發(fā)射臺建立文件檔案數據化系統(tǒng)，其中包含檔案數字化、檔案檢索、檔案目錄化、檔案統(tǒng)計等功能，全面管理和監(jiān)控檔案信息。同時可以將檔案云端化：云計算技術可以將數據和信息存儲在云內的檔案信息管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)更加安全、可靠和高效的數據管理和備份[4]。

三、構建數據檔案管理存儲檢索平臺的實現(xiàn)路徑

（一）檔案管理存儲檢索平臺MySQL的功能及特點

數據庫管理系統(tǒng)（Database Management System，簡稱DBMS）是一種操作和管理數據庫的大型軟件，用于建立、使用和維護數據庫。數據的所有存儲、檢索、管理和處理實際上是由數據庫管理系統(tǒng)完成的。DBMS可分為兩類：一類為基于共享文件系統(tǒng)的DBMS，另一類為基于客戶機—服務器的DBMS。廣播發(fā)射臺站使用的MySQL就是DBMS的一種，是一種數據庫管理系統(tǒng)[5]。

MySQL是一種關系型數據庫管理系統(tǒng)，使用SQL 語言對數據庫進行管理。它是由一批數據構成的有序集合，這些數據被分門別類地存放在一些結構化的數據表（table）里，而數據表之間又往往存在交叉引用的關系，所以被稱為關系型數據庫。這種關系數據庫集可擴展的、高性能的、為分布式客戶機—服務器計算所設計的數據庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了與WindowsNT的有機結合，提供了基于發(fā)射臺需求的信息管理系統(tǒng)方案。以其內置的數據復制功能、強大的管理工具、與Internet的緊密集成和開放的系統(tǒng)結構為臺站檔案系統(tǒng)的開發(fā)人員、使用者、管理者提供了一個出眾的檔案管理存儲檢索平臺。

（二）檔案管理存儲檢索平臺文件整理與存儲

基于MySQL的數據存儲檢索平臺具有存儲形式多樣、檢索方式靈活、管理權限嚴格等特點。

1.錄入檢索。平臺錄入將所有圖紙和檔案資料進行掃描，按技術指標和技術類型區(qū)分，統(tǒng)一排序編號，設置標題和副標題作為錄入和查詢調閱的基本條件，將文件內容以文字形式錄入作為模糊查詢檢索條件，還可以將圖紙和檔案資料以圖片或附件形式錄入平臺，方便檢索完整的檔案資料。

2.分級管理。利用平臺靈活的管理權限設置模式，設置超級管理員、高級管理員、管理員等各級管理員的查詢、調閱、復印、導入、導出、修改等操作限制，管理層級分明，按檔案保存密級嚴格管控，確保檔案安全。

3.按錄入檔案的存儲時限設定系統(tǒng)自動提醒。存儲時間到期后自動提醒是否進行清理，系統(tǒng)還可以按“當日提醒”“當月提醒”“指定提前提醒天數”等三種方式進行信息提醒，登錄的管理員可以根據需要選擇對于“非日期型”的提醒項目，系統(tǒng)會按“系統(tǒng)提醒項目”中設置的提醒條件內容，顯示相關的提醒信息。

（三）檔案管理存儲檢索平臺搭建

河北廣播電視臺臺屬三〇七發(fā)射臺站技術資料管理平臺基于MySQL數據庫設計開發(fā)，平臺能夠實現(xiàn)電子檔案一體化管理，實現(xiàn)了防篡改、精準查詢、權限嚴密等功能，通過靈活的集成方式，讓數字化成果永久封存、可查可驗。平臺同時支持ACCESS、SPLSERVER兩種不同的數據庫，可實現(xiàn)單機、網絡、遠程進行系統(tǒng)管理。

1.信息采集系統(tǒng)。遵循一定的標準和原則，采用相關技術將以紙質為主的檔案資料采集到計算機系統(tǒng)。首先是收集檔案信息并轉變?yōu)殡娮痈袷?，然后進行數據化處理使之符合技術標準，接著進行分類編碼使檔案信息便于分類、管理和查詢，最后進行信息審批確保信息的確信性并將責任落實到人。

2.信息存儲系統(tǒng)。對于海量的檔案信息數據，為了滿足信息安全和共享，需要將多種存儲方式相結合。其中，常規(guī)存儲是將檔案信息存儲在大型數據庫系統(tǒng)；分布存儲是將大量普通服務器聯(lián)成一體，降低成本并提供高可靠性和高安全性；數據存儲是將不同的數據庫進行融合，滿足聯(lián)機分析處理和深度挖掘。

3.查詢分析系統(tǒng)。查詢是向用戶提供的核心功能，如果用戶具有使用權限，就通過查詢功能實現(xiàn)共享。其中，條件查詢是根據輸入查詢條件，精確匹配查詢結果；模糊查詢是利用輸入的部分信息進行匹配。為了掌握檔案信息的使用和共享情況，需要進行趨勢分析、對比分析和統(tǒng)計分析等工作，以便作出決策。

4.信息交換系統(tǒng)。信息交換包括同級檔案管理機構或上下級檔案管理機構之間的交換，通過實時的檔案信息資源傳輸渠道，實現(xiàn)更大范圍共享。系統(tǒng)提供多種適配接入方式和可視化信息交換操作工具，實現(xiàn)不同節(jié)點之間的交換。對于大數據量交換，流程調度整合各種信息資源和網絡設施，實現(xiàn)交換最優(yōu)化[6]。

四、檔案管理存儲檢索平臺保障措施

（一）強化領導管理

信息檢索和歸檔的檔案管理系統(tǒng)的建立需要各部門合作，包括統(tǒng)籌和公用機制，整體策劃，建立責任、權利和利益相協(xié)調的管理體系，管理各種日常任務，協(xié)調關系，平衡各方權益，監(jiān)督和管理整個數據化過程，充分調動各主體的工作。

（二）完善評價機制

檔案管理標準的缺乏導致管理出現(xiàn)問題，科室交叉的范圍會導致交叉部分出現(xiàn)標準的不統(tǒng)一，導致資源和軟件的不兼容。因此，有必要調整標準和規(guī)范流程，具體包括網絡規(guī)范、數據規(guī)范、軟件規(guī)范一系列問題。二是管理需要標準化，其中包含績效考核評估等程序。三是勞動標準，包括處理文件、工作流程、操作方式等。

（三）數據化的安全性

檔案信息泄露、病毒感染、網絡沖擊、系統(tǒng)補丁更新不及時等網絡信息安全問題時有發(fā)生，數據化檔案管理的安全重要性變得日益銳化。在管理上，強化法律法規(guī)的科普，提高管理人員對網絡安全的認知，加大對信息泄露的懲處。在技術上，信息資源按照安全等級進行分類，避免人工操作導致對檔案信息進行損毀和修改，實現(xiàn)數字加密技術，實時監(jiān)控傳輸過程，通過網絡安全手段實現(xiàn)自我防控。

（四）擴展分享渠道

通過大數據等方式的統(tǒng)計能力，實現(xiàn)數字挖掘，明確分析出單位對于數據的需求點，從而提供出相應的結果。充分智慧化表達共享檔案信息資源，并入進公共管理，促進“一個平臺”的建設，發(fā)揮數據化檔案管理系統(tǒng)的社會應有價值[7]。

五、結語

檔案管理的數字化，推動了電子文件歸檔與紙質文件歸檔管理工作的融合發(fā)展，數字化管理完美解決了原始檔案管理的諸多問題。數字化管理檔案錄入系統(tǒng)后，電子檔案更易保存，整理查詢便捷，檔案利用效率高；電子檔案實現(xiàn)數據融合共享，后臺管理權限區(qū)分，讓檔案管理更安全。不斷打造完善的數字檔案管理信息系統(tǒng)，是提升檔案管理和服務效能的有力舉措。

（一）社會效益

基于MySQL的數據存儲檢索平臺建成后，可以將臺站幾十年的檔案轉化為數字信息，從紙質文字材料到數字電子檔案。這些檔案時間跨度大，內容涉重大事件、重要會議等。對檔案的專業(yè)數字化處理，不僅提升了紙質文件的留存時間，而且在檢索和獲取方面也更便捷，確保檔案文件的有效性，促進檔案內容的長久留存。

近些年，數字化進程的迅猛發(fā)展，電子檔案已經接近或者超過了紙質檔案，基于MySQL的數據存儲檢索平臺作為檔案管理的服務平臺可以整合網絡內容資源，利用云計算、大數據技術對這些檔案進行分類管理，云端管理，以推動檔案管理的電子化，實現(xiàn)單位辦公系統(tǒng)的整體發(fā)展。

基于MySQL的數據存儲檢索平臺的建設也將給辦公系統(tǒng)的改革帶來機遇，進一步推動辦公系統(tǒng)與電子化的深度融合，進一步延伸工作領域，確保上下游部門的協(xié)同辦公，推進單位整體智能化進程。

（二）經濟效益

從資源管理角度看，基于MySQL的數據存儲檢索平臺實現(xiàn)了現(xiàn)有檔案的統(tǒng)一存儲，為檔案管理提供了先進的技術手段，將極大提高業(yè)務處理和應用服務的效率，大幅減少工作人員的工作量，降低人力成本。

從資源使用角度看，基于MySQL的數據存儲檢索平臺提供多種形式檢索，使用者可直接快速方便地在管理系統(tǒng)中查找和瀏覽所需的檔案，極大地節(jié)省了查檔時間，提升了服務響應速度。

河北廣播電視臺臺屬三〇七發(fā)射臺站技術資料管理平臺是基于MySQL數據庫設計開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，平臺海量的數據存儲，讓檔案的管理周期更長久；完善的操作流程，讓檔案的數據管理井井有條；嚴格的權限管控機制，確保了檔案數據的安全性；完善的多數據支持模式，實現(xiàn)了檔案的數字化管理。

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作者單位：河北廣播電視臺