數字化管理在婚姻登記檔案工作中的運用

王麗花

一、數字化管理在婚姻登記檔案工作中的運用優勢及重要性

（一）運用優勢

相比于傳統檔案管理模式，數字化管理在婚姻登記檔案中的應用優勢主要體現在以下幾個方面：第一，降低管理成本。傳統的婚姻檔案管理以粗放型模式為主，即通過投入辦公費用、增加人力資源的方式來解決各類管理難題，這也令檔案管理成本大幅度增加。數字化管理則截然不同，將以往的紙質檔案轉化為電子檔案，將其儲存在計算機系統中，既顯著減少了管理成本，而且也減少了實體空間的占用，在查找檔案時只需要輸入關鍵詞條或者名稱，就能快速檢索到所需檔案，查閱速度得到質的提升[1]。第二，提高工作效率。在數字化管理模式下，為跨地區的檔案查詢提供了便利條件，僅需要依托局域網，對已經轉化為數字化的婚姻檔案信息檢索即可，真正實現跨省通辦，大大提升了辦事效率。此時，檔案管理模式從實體檔案庫管理轉變為數字檔案庫，管理利用都極為便利。第三，加強檔案安全。將紙質檔案轉化為電子檔案后，可以減少反復查閱帶來的磨損，不會因溫度濕度的變化造成檔案材料老化變質，而且任何改、刪的行為均能追溯到痕跡，提高了檔案的安全性及完整性。

（二）重要性

婚姻登記檔案屬于民生檔案信息資源，最為顯著的特點是記載時間跨度大、查閱頻率高、信息內容豐富、數量龐大等，也正是因為這些特點，使得檔案管理工作極為繁瑣，重復勞動多且勞動強度大。將先進技術手段引入到婚姻登記檔案工作中，在技術支持下可收獲事半功倍的效果，將工作人員從簡單機械的工作中解脫出來，切實降低工作中的失誤，讓數字化管理的優勢最大程度發揮出來，使婚姻登記檔案工作的效率再上一個臺階。此外，以往的婚姻文書檔案由于多為紙質形式的卷宗，若要實現長時間保存往往存在極大局限[2]。如果可以利用零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等現代化設備，將紙質檔案轉化為數字化形式，同時儲存在云端、硬盤中，就讓檔案的永久保存成為可能，而且不會因多次翻閱、儲存環境、天災人禍等因素而損壞，起到很好的保護作用。不僅如此，婚姻檔案的數字化管理也使得檔案利用更加便捷，徹底打破了“孤本”的藩籬，只要擁有查閱權限，不需要到特定場合就能隨時隨地瀏覽、共享檔案信息。未來，伴隨科技的不斷進步，相信數字化檔案的優勢會愈加突出，所以有必要對數字化管理建立系統全面的認識，為落實數字化檔案管理“添磚加瓦”。

二、數字化管理在婚姻登記檔案工作中的應用策略

（一）提高認識，梳理工作思路

在以數字化形式開展婚姻登記檔案管理的過程中，前期應將關注點放在檔案數字化建設方面，積極轉變檔案管理人員的工作意識，對數字化技術、數字化管理效能建立系統性認識，從而在日后工作中充分發揮能動性，積極投入到婚姻登記檔案數字化建設、管理工作中。考慮到婚姻登記檔案管理涉及諸多環節、內容繁多，令檔案管理人員面臨著較大的工作壓力，為避免其出現消極工作情緒，切實提升婚姻登記檔案的數字化管理水平，需要徹底消除檔案管理人員思想層面存在的錯誤認知，通過多樣化手段將其工作能動性、積極性、創造潛能激發出來[3]。另外，根據《婚姻登記檔案管理辦法》的要求，其中明確強調“婚姻登記檔案應定期向同級檔案部門移交”，所以婚姻登記處通常會分類保存檔案，經過一段時間后移交檔案。隨著時間的推移，婚姻登記檔案數量越來越多，且逐步呈現出分散保存的現象，導致檢索起來難度極大。若要真正實現婚姻登記檔案的便捷查詢，促使檔案利用效益最大化，檔案管理人員可深入到基層群眾中，通過問卷調查、電話回訪等方式，全面了解相關單位所遇到的婚姻檔案利用問題，同時依托數字化技術，針對性地搭建數字化檔案管理系統，以此來達到提高檢索準確率、速度、便捷性的目的，有效滿足各單位對婚姻登記檔案應用的現實需求。

（二）加大資金投入，搭建數字化管理系統

為進一步推動婚姻登記檔案的數字化管理，有關部門應盡快搭建數字化管理系統，以此來為檔案管理工作提供支撐。工作人員在開展婚姻登記工作時，需要細致準確地將每一份婚姻登記檔案錄入到檔案數據庫中，并設置好關鍵詞條、檔案文號、創建時間、相關人物等，如此就能替代以往人工查詢的方式，讓檔案檢索逐步走向自動化、規范化，促使婚姻登記檔案保存達到理想化效果，不斷提升其利用效率[4]。另外，規范的操作平臺也是檔案數字化建設的重要內容，需要依托現有的數字化管理系統，對其中的管理功能進行完善，積極購置計算機、移動硬盤、零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀等設備，充分發揮先進設備的優勢，為婚姻登記檔案的數字化管理提供硬件支持。各級檔案管理部門應發揮主導作用，面向婚姻登記檔案管理人員定期組織教育培訓活動，著重傳授其先進檔案管理理論、檔案掃描技巧、數據整合方法等，確保其可以高質量地完成原文掃描、檔案信息整理等工作，將檔案數據同原文緊密關聯起來，逐步構建出數字化婚姻登記檔案管理體系，從而實現快速、準確定位檔案的目的，通過提升檔案查詢效率的方式，打造讓群眾“只跑一次”的服務模式，促使群眾的滿意度得到顯著提升，真正讓群眾順心。

（三）提升共享程度，實施統一管理

當前，我國大部分地區的婚姻登記檔案管理信息系統的共享程度并不高，這也導致當事人信息未能實現統一化管理，部門之間依舊存在不同程度的信息壁壘。要知道，婚姻登記檔案最終是服務于當事人自主查閱的，如果要實現各地、各部門之間信息的互聯互通，關鍵是要通過提高信息共享程度的方式，來替代人為操作。基于此，建議民政部門、婚姻登記處將關注點放在跨地區、跨部門的檔案信息系統上，將日常收集的婚姻登記檔案，根據當事人身份證號，以關聯匯總的形式統一上傳到信息管理系統中。如此，就能令婚姻登記檔案實現全國聯網查詢，不論是公安戶籍還是房產交易等部門的工作人員，均能根據崗位權限或者當事人需求，按照制度規定規范化調取當事人檔案，做到讓數字檔案多跑路、當事人少跑腿，有效節約當事人的辦事時間。

（四）實施科學化管理，保障當事人權益

為檔案整理更加快捷，為檔案管理操作提供便利，不斷提升檔案管理工作的總體水平及效率，在開展婚姻檔案管理工作的過程中需要始終堅持科學化原則。具體來說，要根據現行法律法規、檔案管理制度實施分類歸檔，比如按照年份、婚姻性質等開展婚姻檔案管理工作，其中婚姻性質分為結婚、離婚兩種，在進行婚姻等級管理時，管理對象為男女雙方，所以需要將兩人的材料封入同一個檔案中，如此一來就徹底改變了傳統的婚姻登記管理方式。另外，對雙方檔案首頁上加蓋公章，然后存檔，經過再次確認后，便能直接入檔[5]。現階段，我國婚姻等級檔案管理基本由縣區一級民政部門負責，但是現存檔案有很多都是由早期鄉鎮級民政所建立的，因此在開展婚姻檔案管理工作時，第一步就是對現有檔案進行合理分級，等級不同對應歸檔內容也就不同，從而采取針對性的分類管理措施。確定不會對檔案內容造成影響的情況下，合理分類及保存，這有助于防范因婚姻登記處保管不當導致當事人權益受損。

（五）依托信息技術，加強檔案保密

婚姻登記檔案中包含諸多個人基本信息、家庭信息，所以具有較高的隱私性，受到我國法律保護。婚姻登記處作為我國的行政事業單位，在運用數字化手段實施檔案管理工作的過程中，為確保相關主體的個人隱私不被竊取、泄露，有必要積極引入先進信息技術，用于加大檔案保密管理力度。利用物聯網技術加持，在檔案部門所用局域網中增加局域防護網，并且在檔案管理系統中安裝查殺軟件，在實際工作中嚴格遵守安全規范，不為攻擊留漏洞，以此來確保婚姻登記檔案流動的安全性、穩定性，避免內網受到病毒、木馬、黑客的攻擊。與此同時，采取“內外有別”的形式搭建網絡安全機制，在應用內網加強檔案管理的同時，利用互聯網進行檔案傳遞共享，并且應用訪問權限、數字水印、文件加密等措施，為婚姻登記檔案的安全管理保駕護航[6]。婚姻登記處的管理人員、工作人員應牢固樹立安全意識，定期對檔案管理系統進行維護，定期備份存檔檔案，若識別到系統中存在的異常，需要在第一時間內反饋給技術人員及時進行處理，為當事人的隱私安全提供多重保障。

（六）重視人才培養，推動檔案管理發展

婚姻登記檔案管理工作兼具了服務性、管理性，對專業能力要求較高，需要相關管理人員專業知識儲備豐富、專業技能扎實、管理經驗豐富、責任意識強。為適應精細化的婚姻登記檔案管理要求，需要加大人才培養力度，增強檔案管理工作隊伍的穩定性。婚姻登記處及民政部門應根據自身戰略發展要求，面向現有檔案管理人員積極開展業務培訓，促使其在前沿檔案管理理論、理念中汲取養分，盡可能掌握到更多的管理方法與技巧，將所學靈活應用于崗位工作中，努力創造出更多價值[7]。檔案管理人員應安心本職工作，牢固樹立責任心、事業心，利用工作之余深入研讀相關書籍，比如中外檔案史、檔案管理學、檔案保護技術等，在閱讀中豐富專業基礎知識儲備。同時，密切關注婚姻登記檔案管理方面存在的法規制度、方針政策的變化，動態了解檔案管理的各項業務規定，如此才能突出管理工作的針對性，使數字化婚姻登記檔案達到理想化工作效果。與此同時，婚姻登記檔案管理人員還應適當學習領導學、情報學、信息技術、計算技術操作等專業知識，以此來進一步提升婚姻登記檔案管理工作質量、效率。檔案管理人員應足夠尊重檔案，堅決維護檔案內容原貌及完整性，不得隨意篡改檔案內容，同時也不能憑借主觀經驗來判斷檔案類別，要始終從事實出發科學立檔，履職盡責，認真做好婚姻登記檔案工作。

參考文獻：

[1]許增英. 積極開展數字婚姻登記檔案共享利用工作[J]. 四川檔案，2022，No.226（02）：63.

[2]楊秀麗. 檔案數字化助力婚姻登記“跨省通辦”[J]. 四川檔案，2022，No.225（01）：63.

[3]孫金綴. 破解婚姻檔案利用難題——廣饒縣檔案館婚姻檔案利用案例探討[J]. 山東檔案，2022，No.246（01）：77-78.

[4]周惠. 關于婚姻登記檔案信息化管理的思考[J]. 農家參謀，2019，No.631（18）：225.

[5]李娟. 數字化管理在婚姻登記檔案工作中的應用[J]. 蘭臺內外，2019，No.261（24）：32.

[6]沈圣. 省檔案館接收首批涉外婚姻登記檔案[J]. 檔案與建設，2019，No.364（04）：94.

[7]. 省檔案局和省民政廳聯合推進全省婚姻登記檔案數據共建共享[J]. 浙江檔案，2018，No.444（04）：5.

作者單位：平山縣民政局