重點民生檔案管理和利用的實踐與反思

王賽春

青龍滿族自治縣國家檔案館（以下簡稱青龍檔案館）成立于1959年，是我縣唯一一家縣級綜合檔案館，現館藏量近23萬卷，檔案資源豐富，門類眾多。內容除涵蓋縣域內各機關、企事業單位形成的文書檔案外，還保存有知青、婚姻、公證、移民、土地承包（流轉）、林權登記、企業改制、招工、二胎審批、戶籍（人口普查）、工傷保險、醫療保險、新農合檔案等重點民生檔案。民生問題，是人民群眾最關心的問題，也是直接關乎群眾利益的問題。民生檔案的管理與利用涉及社會各個領域，涉及不同的群體層面。隨著經濟社會的快速發展和國家各項政策的貫徹落實，民生檔案涉及的范圍也越來越廣，民生檔案的管理與利用已然成為檔案館工作的一項重要內容。青龍檔案人用最樸實的行動為每天來電來館的查詢利用者提供了檔案憑證和熱情服務，為人民群眾解決相關“疑難雜癥”，使他們享受了應有的待遇，通過健全檔案管理和查詢利用，切實為人民群眾提供最優質的服務，為縣域經濟建設和社會的和諧穩定做出了應有貢獻。

一、摸清存儲，查詳查準婚姻登記檔案，保障個人婚內婚外權益

婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。目前，青龍縣域內2010年（含2010年）以前的婚姻登記檔案保管在縣檔案館內，年度跨越40余年，最早為1965年。其中1985年以前的婚姻檔案涉及51個鄉鎮，分別保存在各鄉鎮全宗下的文書檔案中，缺失嚴重，原始紙張、存儲方式、存儲質量參差不齊，是婚姻登記檔案查閱中較難的內容。1986年至2010年（含2010年）的婚姻登記檔案（共2166卷102085件），由縣民政局統一移交，保存在縣檔案館民政局全宗下的專門檔案中，特別是1990年之后，紙質檔案保存相對較完整。2010年以后形成的婚姻檔案仍保存在縣民政局。婚姻檔案是館藏重點民生檔案之一，目前利用率最高，查檔利用人次占全年館藏檔案利用人次的45%，每天或多或少都會有人來查找。婚姻檔案常用來作為補辦婚姻登記證、辦理離婚登記手續、再婚手續、獨生子女證、樓房貸款、財產分割、公證等事宜的重要憑證。

隨著數字化工程的推進，青龍檔案館優先完成了婚姻檔案數字化，數字化率100%，實現了科怡系統內利用姓名、婚姻登記時間等信息進行“盲搜”，查準率高達99%以上。這類檔案雖利用人次較多，但查檔耗時相對較短，查閱利用效率高。略有不足之處：一是原始檔案姓名或文字與現在姓名不符，需根據當事人提供的信息換字、換方式再查詢，若提供信息不詳，會有查不到的現象；二是年代久遠的檔案，由于當年的整理基礎是按卷整理，且保存在各鄉鎮文書檔案案卷中，婚姻檔案只是很少的紙條存根，雖是一卷中的一件，卻包含了很多對夫妻的婚姻信息。受原有技術的限制，數字化過程中沒有精確到每對夫妻，只題名為XXX等XX對婚姻檔案，這就需要檔案工作者根據當事人或委托人在提供詳細的婚姻登記地點的情況下，耐心地在各鄉鎮文書檔案中查找，才能保證查詳查準；三是年代久遠的檔案歸檔不全，查無實體，略有遺憾。但檔案工作者盡量做到“應查盡查”，查詳查準，確保婚姻檔案在保障當事人婚內婚外合法權益等方面發揮應有的作用。同時，在當事人因不方便本人實地查詢的情況下，青龍檔案館為利用者架起了綠色通道，可以通過電話、微信、QQ等方式對代辦者進行遠程身份確認，依法為各單位或委托人提供婚姻檔案。這一舉措，令利用者少跑了彎路，得到了各級領導和社會各界的廣泛好評。

二、加大搶救力度，查全查深企業改制檔案，解決職工養老后顧之憂。

隨著人口老齡化和養老保險制度的改革與落實，適齡人員能否及時領到養老金成為事關國民養老的大事，關系到每個家庭的正常生活和幸福指數。企業改制檔案是企業工人接續工齡、辦好退休手續的有力證據。現在正值改制企業職工退休高峰期，適齡老人查閱企業當年編制的工資表、招工表、企業改制方案、政府批復等相關改制檔案的頻率和數量與日俱增。

近年來，為進一步豐富館藏資源，優化館藏結構，解決“職工能否順利退休”這一重大民生問題，青龍檔案館主動調研，結合實際，與改制企業主管部門協調聯動，將大量企業改制檔案進行了搶救性征集整理，并接收進館。數量較大的有原黃金系統改制下的三家金礦（1971—2013年）、半壁山金礦（1975—2001年）、周杖子金礦（1987年—2010年）、興隆溝金礦（1988年—1998年）、清河沿金礦、青龍煤礦（1973—2004年）等礦企檔案，還有青龍縣第一建筑公司（1978—2012年）、青龍縣服裝廠、青龍縣纖維廠等企業檔案。這些檔案資源的集中管理，極大地減少了退休職工跑辦地點和跑辦次數，使退休人員少走冤枉路，早日實現順利退休，享受應有的待遇。企業改制檔案成為職工退休手續辦理的有益補充，真正發揮了檔案資政惠民作用，在一定程度上促進了社會的繁榮與穩定。

為提高檔案查閱利用效率，更好地服務民生，青龍檔案館科學設計、有序部署、集中人員以最短時間、最快速度把利用率較高的企業工資表、花名冊從會計檔案中明確出來，進一步單獨分類，并進行了數字化掃描，之后原卷保存。此舉，既使原始紙質檔案得到了有效保護，避免了在長期利用過程中造成損毀，又為今后的便捷服務提供了數據支撐。然而，企業職工年齡大，記不清工作年代、工種、工作經歷等信息，當事人或委托人說不清查閱內容、職工調轉信息、年代是常有之事，給檔案工作人員提出了難題。工作人員經常說的一句話就是“我們好像破案員”“我們就像老中醫”，查不到的檔案，我們就不斷地追問知情者，不斷地分析，所需檔案有可能存放在哪個全宗，哪個年代，哪個類別中，耐心詢問，通過陸續提供的線索，一路追蹤，不放過每一個細節，才能將檔案查深查準，保證讓檔案優質高效地發揮作用。青龍檔案人憑借“一張張工資表”“一本本花名冊”等檔案資料為眾多適齡老人解決了“老有所養，老有所依”問題。

三、加快數字化，“傳統與現代”查檔“雙軌并行”，為百姓確定土地、山場邊界

青龍轄區內原有25個鄉鎮、396個行政村，素有“八山一水一分田”之稱。土地、山場在農民心中地位獨特。土地、荒山、林權登記等檔案對青龍來說，是保證農民權益最突出的內容，也是館藏檔案查閱率較高的檔案門類，數量眾多。由于基層保管條件差、人員更換頻繁等諸多歷史因素，鄉鎮、村大量的二輪土地承包鑒證、荒山承包、林權登記等檔案遺失，損毀嚴重。隨著近幾年脫貧攻堅、鄉村振興等工作的推進，各村項目占山占地情況時有發生，這就使村民意識到了土地承包合同、林權登記等檔案的重要性，紛紛來館查閱當年的“備份件”。

特別是在新一輪農村土地承包確權工作開展過程中，二輪土地承包合同檔案的利用率驚人。未保管好這類檔案的鄉鎮，需集中到縣檔案館查閱利用，有的鄉鎮需利用部分未保存下來的承包合同復印件，有的鄉鎮遺失、損毀嚴重，幾乎是把整個鄉鎮的二輪土地承包合同檔案全部復印了。當時，為應對突如其來的查閱利用量，青龍檔案館立即啟動應急措施，克服人員和經費等困難，優先對“一個行政村至少上百戶，一戶至少四頁”的一半鄉鎮（村）二輪土地承包鑒證檔案進行了數字化，配備了專用打印復印一體機，提供“雙軌（傳統和現代兩種方式）”查檔，在關鍵時刻，為鄉鎮、村及村民解決了后顧之憂，避免了“無證可依”帶來的社會不穩定因素。青龍檔案人在新一輪土地確權工作中做出了突出貢獻，也為該項工作的快速推進提供了時間保障。“傳統與現代”雙軌查檔有效運行，既提高了檔案時效性，也為百姓確定土地、山場邊界提供了客觀依據。

四、運用數字化成果，提速增效，跨區域為“移民”提供客觀憑證

青龍檔案館館藏移民檔案主要形成于1995年至1997年，除文書檔案外，共195卷（共9568件）。包含了桃林口、水胡同、洋河、潘家口、三旗桿、廟宮、密云、于橋、觀音閣、黃河、二龍湖、蓮花共12座大中型水庫移民檔案，涉及23個鄉鎮180個行政村。大多數是桃林口水庫和水胡同水庫移民檔案，其他水庫檔案較少。移民檔案也是館藏第一批100%數字化內容之一，早已實現電腦查詢檢索，大大提高了查閱利用效率。

根據《財政部、水利部關于印發<大中型水庫移民后期扶持項目資金管理辦法>的通知》和《河北省財政廳、河北省水利廳關于印發<河北省大中型水庫移民后期扶持項目資金管理實施細則>的通知》等文件精神，符合條件的移民可以申請移民后期項目扶持資金。我縣把大中型水庫庫區和移民安置區基礎設施和經濟發展納入移民后期項目資金扶持范圍的共有3個鄉鎮8個行政村，其中成建制移民安置村1個，即馬圈子鎮唐杖子村。建隊建組移民安置村7個，分別是茨榆山鄉上白城子村、下白城子村，朱杖子鄉臥龍池、老李洞、前白棗山村，馬圈子鎮孤山子、二道杖子村。因此，隨著國家、省、市、縣各項“移民后扶政策”的不斷出臺和落實，移民檔案的查閱人次和利用頻率不斷升高，每年都會出現一兩次移民檔案集中查閱高峰期。

此外，眾多搬遷到異地的移民為了生活、創業，也經常來查閱移民登記卡、婚姻登記、移民政策補助等各類檔案信息，更多的是通過委托親屬或電話、微信等方式查檔。“遠程查檔”本來也并非難事，但過去形成的檔案信息模糊、不準現象太多，如：移民核實卡中會出現“丫頭、小二等”字樣，且當年孩童已成人，早已不使用其稱呼，而查檔人或委托人不了解移民戶主、移民方式等相關信息的現象很常見，嚴重影響檔案的查閱利用效率。工作人員只有多次詢問、解釋、溝通，甚至親自通過聯系鄉鎮、村、個人，追蹤查閱信息，才能準確地為利用者提供檔案。檔案館工作人員充分發揮了青龍人善良、樸實的優良品格，熱情、耐心地為“老鄉”服務，令他們深深感受到老家人的情誼綿長，有的人被感動得熱淚盈眶，直言“還是老家人好啊”！

五、干與思相結合，立足本職，打造中國式現代化青龍檔案場景

（一）精心設計，打造新館，為縣域檔案安全保管提供堅實保障

因歷史和財政狀況等原因，青龍檔案館近幾年一直使用臨時館庫。2022年，在新一屆縣委縣政府領導班子的大力支持下，在各相關單位和部門的共同協調和努力下，檔案新館主體已完工，我縣檔案安全體系建設邁上了一個新臺階。新館主體建成后，青龍檔案館多次召開專題會議，研究和部署新館搬遷籌備工作，精心設計，合理安排辦公區域、業務用房和館庫布置，積極向同級財政爭取資金，籌備軟硬件設施設備，以確保檔案實體和信息安全，為縣域檔案安全保管提供堅實保障。

（二）上下一心，科學謀劃，為縣域檔案事業發展合理布局

青龍檔案館為縣委直屬事業單位，也是一家公益性事業單位。堅決服從縣委領導，嚴格貫徹黨中央和省、市、縣委關于檔案管理工作的方針政策和會議精神，落實青龍檔案局的各項安排部署，履職盡責，力爭上下一心，形成合力，獻計獻策，科學謀劃，積極參與和推動縣域檔案事業健康發展。

（三）攻堅克難，統籌協調，加快縣域檔案資源整合步伐

縣檔案館克服人員少、經費嚴重不足等困難，變被動接收為主動指導與接收，深入縣直單位和鄉鎮，摸排檔案存儲現狀，根據館庫承受能力穩步推進縣域檔案資源整合步伐。一是加大對各單位文書檔案的接收力度。受原臨時館庫空間不足、硬件設施落后等因素的影響，各立檔單位2016年之后的文書檔案，只有極少數單位已接收進館，大部分仍保存在原單位。檔案館將盡快安排好下步接收計劃，確保館庫搬遷后文書檔案順利接收。二是加強重點民生檔案管理與接收。隨著國家各項政策的落實，青龍縣域內近幾年形成了大量的“新型”民生檔案，主要包括新一輪土地承包確權登記檔案、脫貧攻堅檔案、疫情防控檔案等等。陸續將各類民生檔案接收進館，是檔案資源整合的必要條件。截至目前，2022年以前形成的疫情防控檔案已接收進館，并完成了數字化掃描工作，實現了“現代”方式檢索。脫貧攻堅檔案由于數量龐大，僅部分扶貧檔案接收進館，大部分還需要新館搬遷后逐步進行計劃接收。其他類檔案也要根據檔案利用率逐步推進接收進程，如：2010年之后的婚姻檔案、公證檔案、新一輪土地承包確權登記檔案等，最好引進先進技術，直接接收部分數字化成果數據，實現資源優化整合和資源共享。三是加大對非遺檔案等民族特色檔案、珍貴歷史檔案、重大活動檔案、名人檔案等檔案的搶救征集力度。多渠道、多角度豐富館藏資源，優化館藏結構，逐步建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系。青龍檔案館將一直秉承“先增量后存量，先民生后其他”的原則，按照服務外包和機關人員自行搶救性掃描、著錄的工作思路，扎實推進檔案數字化工程，有效提高地方檔案工作整體實力和現代化水平。

（四）提升質量，打造品牌，充分彰顯檔案“資政惠民”功能

“加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的《檔案法》，推動檔案事業創新發展，特別是要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾！”青龍檔案館認真貫徹習近平總書記對檔案工作作出的重要批示精神，以“小檔案、大服務，高效快捷提供檔案利用”為奮斗目標，把提供檔案信息服務作為公共服務的一部分，統籌安排檔案服務、政府公開信息服務和愛國主義教育等其他服務，緊緊圍繞縣委、縣政府中心工作和廣大人民群眾的需要，主動開發檔案資源，拓展服務渠道，改進查閱方式，簡化利用手續，免除利用收費，努力提供一站式服務，提高服務質量，最大限度滿足利用者需求，打造青龍檔案優質服務品牌，依法做好檔案工作，充分發揮檔案“資政惠民”作用。

參考文獻：

1.《 “互聯網+政務服務”背景下基層檔案管理體制機制轉型增效策略研究》（《檔案天地》2020年第12期）；

2.《新時代縣級民生檔案管理及利用研究》（《檔案天地》2021年第6期）；

3.《對基層檔案事業發展的思考與探究》（《檔案天地》2021年第9期）；

4.《民生檔案資源建設的科學方法與途徑》（《檔案天地》2015年第12期）；

5. 《做好新一輪農村土地承包經營權確權登記檔案管理工作的探索與實踐》（《檔案天地》2015年第12期）

作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣國家檔案館