生產(chǎn)型企業(yè)原輔料采購計劃管理的重要性及改進(jìn)措施

張栗 向杰

［摘 要］當(dāng)前，我國生產(chǎn)型企業(yè)都非常注重原輔料采購計劃管理，希望通過計劃管理，優(yōu)化采購流程。各生產(chǎn)企業(yè)積極引入先進(jìn)的管理理念和管理方法，以管理求績效，致力于降低采購成本、提升采購質(zhì)量、規(guī)范采購行為，確保每一筆資金都可以得到最大限度的使用。從財務(wù)角度來看，挖掘企業(yè)原輔料采購計劃管理的最大潛力對企業(yè)的資金安排非常重要。本文通過對企業(yè)原輔料采購計劃管理工作的深入剖析，闡述如何提高企業(yè)原輔料采購計劃管理工作的水平。

［關(guān)鍵詞］生產(chǎn)型企業(yè)；原輔料采購；采購計劃；采購計劃管理

［中圖分類號］F27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

原輔料采購是一項(xiàng)計劃性很強(qiáng)、管理水平要求很高的工作，對于企業(yè)把握和維護(hù)正常經(jīng)營生產(chǎn)節(jié)奏非常重要。隨著目前市場競爭的日益激烈以及供給側(cè)改革的持續(xù)推進(jìn)，許多企業(yè)的成本意識逐漸加強(qiáng)，采購理念也在逐漸發(fā)生改變［1］。如何在保證企業(yè)生產(chǎn)和產(chǎn)品質(zhì)量的前提下實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)采購、低價采購、高效采購，是目前企業(yè)經(jīng)營管理所研究的重點(diǎn)。所以，企業(yè)一定要重視采購管理，更新技術(shù)手段，在收集和分析企業(yè)生產(chǎn)需求、原輔料庫存、購進(jìn)和生產(chǎn)周期、采購市場信息以及上游客戶信息的基礎(chǔ)上，制訂出一套合理的采購計劃，使采購計劃的科學(xué)性、精確性和預(yù)見性得到提升，進(jìn)而為企業(yè)精準(zhǔn)生產(chǎn)、健康發(fā)展提供行之有效的決策支持。

1 企業(yè)原輔料采購計劃管理的重要性

1.1 有利于優(yōu)化企業(yè)資源配置，減少資源浪費(fèi)

生產(chǎn)型企業(yè)在進(jìn)行原輔料采購時，資金占用量通常會比較大，這意味著原輔料采購在很大程度上影響著企業(yè)資金利用效率［2］。有些企業(yè)缺乏對采購規(guī)劃的重視；有些企業(yè)雖然重視，但管理手段不夠科學(xué)，造成采購工作存在一定的盲目性，導(dǎo)致資金利用率不高。尤其是有些企業(yè)采購部門在采購過程中，與倉儲部門和制造部門溝通不夠密切，沒有考慮到原輔料之間的可替代性，半成品、殘次品的可回收利用性，對庫存原輔料、半成品、殘次品的數(shù)量及其相互之間的替代、回收利用情況不甚清楚，出現(xiàn)重復(fù)采購的問題，在資金和庫存上造成了雙重浪費(fèi)和閑置［3］。對采購計劃進(jìn)行科學(xué)的管理，可以幫助企業(yè)增強(qiáng)采購的目的性、針對性和預(yù)見性，從而更好地回答企業(yè)買什么、買多少、何時買、怎么買的系列問題，使企業(yè)合理使用采購資金，從源頭上杜絕盲目購買、超需求購買的行為，進(jìn)而推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)對資金的節(jié)約和對生產(chǎn)資源的優(yōu)化配置，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 有利于加強(qiáng)對采購行為的監(jiān)督

對采購進(jìn)行監(jiān)管，不僅是對采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，還是對采購中各種違法和違規(guī)行為進(jìn)行預(yù)防和控制的重要環(huán)節(jié)。而對于大型企業(yè)，規(guī)范與監(jiān)管是采購管理中相當(dāng)重要的一環(huán)，其監(jiān)督功能主要體現(xiàn)在如下幾個方面：一是建立事前審批機(jī)制，原輔料采購計劃通常預(yù)先安排，當(dāng)年計劃在前一年底就已制訂，且計劃中既包含采購數(shù)量、采購金額，也包含采購理由和采購方式的選擇，有利于提高事前監(jiān)管的有效性；二是制訂和審議采購計劃，能夠直觀展示采購資金占用總量和使用分布，審議計劃的討論本身就是監(jiān)督的一環(huán)，能夠提高采購信息的透明度和科學(xué)性；三是以采購計劃為依據(jù)，指導(dǎo)采購活動中的招標(biāo)投標(biāo)、合同簽署、訂單履行、驗(yàn)收入庫等各個環(huán)節(jié)，從而起到規(guī)范、監(jiān)督采購行為的作用。

1.3 有利于調(diào)節(jié)調(diào)度庫存

適量儲存各種原輔料是維持企業(yè)正常生產(chǎn)的根本保障，只有在充足的生產(chǎn)物資的保障下，企業(yè)才可以進(jìn)行高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為社會生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品。但是，原輔料和各種備品備件并不一定越多越好，尤其是一些易采購、難存放、價格高的物資，大量采購和堆積不僅會占用周轉(zhuǎn)資金、庫房空間，還會增加防盜、庫房存儲要求升級等不必要的管理成本支出［4］。這樣做無疑會造成浪費(fèi)，加大公司財務(wù)負(fù)擔(dān)。怎樣才能讓原輔料采購計劃既能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，又不會導(dǎo)致大量的物資積壓和資金占用？這就要求企業(yè)加強(qiáng)對采購計劃的管理，適時適價地進(jìn)行采購，以控制存貨量，防止積壓。采購計劃管理有必要對庫存以及在一定時期內(nèi)所需的生產(chǎn)原料進(jìn)行核準(zhǔn)，并與采購預(yù)算相結(jié)合，明確在什么庫存水平、什么生產(chǎn)效率、什么價格波動水平的情形下應(yīng)該啟動采購，把握采購節(jié)奏，保證企業(yè)按需采購。從而使原輔料的使用效率最大化，減少存貨積壓的風(fēng)險，也能減少因重復(fù)采購造成的資金占用。

2 企業(yè)原輔料采購管理面臨的困境

盡管強(qiáng)化生產(chǎn)型企業(yè)原輔料采購計劃管理工作的重要性不言而喻，但目前一些企業(yè)在進(jìn)行這項(xiàng)工作時，還面臨著許多問題和困難，具體如下：

第一，對原輔料采購計劃的管理缺乏足夠認(rèn)知，原輔料采購計劃不科學(xué)。生產(chǎn)型企業(yè)很容易聚焦于產(chǎn)量提高、質(zhì)量提升、銷量擴(kuò)大，把更多的精力集中在生產(chǎn)和擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模上。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對原輔料采購計劃管理工作重視程度不夠，將其視為生產(chǎn)輔助工作，這往往導(dǎo)致原輔料采購計劃的形式化，也使得后續(xù)的管理工作很難得到切實(shí)執(zhí)行。形式化的采購計劃無法對采購過程進(jìn)行精準(zhǔn)管控。采購如果得不到有效的監(jiān)管，就會導(dǎo)致資金的浪費(fèi)，影響企業(yè)內(nèi)部管理的其他各項(xiàng)工作。

第二，有關(guān)部門的業(yè)務(wù)水平不高，在很大程度上制約了企業(yè)采購計劃的實(shí)施。采購工作細(xì)節(jié)繁多、要求也高，稍有差錯就會造成企業(yè)資金損失，因此采購崗位對工作人員也有一定的專業(yè)素質(zhì)要求［5］。但從實(shí)際情況來看，部分生產(chǎn)型企業(yè)基層采購管理崗位的人員流動性較大，上崗前并未接受專業(yè)培訓(xùn)，缺少相關(guān)知識儲備，很難對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和管理，更談不上對問題進(jìn)行正確、高效的識別、預(yù)判與處理。

第三，對供需雙方信息的收集不夠充分。對原輔料供需市場行情的準(zhǔn)確把握，是做好采購工作的關(guān)鍵。為了確保在與原輔料供應(yīng)商的談判和交易中，采購方能占據(jù)相對優(yōu)勢地位，需要采集更精確的供需信息。然而一些企業(yè)通常通過本企業(yè)歷史成交價格、企業(yè)所在周邊地區(qū)公開披露的近期成交信息、行業(yè)專業(yè)采購交易網(wǎng)站的平臺數(shù)據(jù)以及長期合作供應(yīng)商的前期詢價結(jié)果，結(jié)合季節(jié)性因素、周期性因素等的影響，大致推斷市場行情。但在實(shí)踐中，這種方法得來的信息不一定準(zhǔn)確、及時，難以實(shí)時應(yīng)對波動迅速且劇烈的市場行情。

第四，缺乏完善的原輔料采購計劃管理體系。在當(dāng)前愈發(fā)激烈的市場競爭環(huán)境與高速發(fā)展的技術(shù)背景下，企業(yè)應(yīng)該著手構(gòu)建一個科學(xué)有效的原輔料采購計劃體系，提供更高效的信息采集與分析系統(tǒng)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程與規(guī)范文檔，并培養(yǎng)一批專門的、訓(xùn)練有素的管理人員［6］。但是，目前部分企業(yè)對原輔料采購計劃的重視主要集中在防風(fēng)險、守底線方面，對采購績效的認(rèn)識程度較低，采購管理體系更多地起到檔案管理的作用，在輔助決策方面尚未發(fā)揮應(yīng)有的功效。

3 企業(yè)原輔料采購計劃管理的改進(jìn)措施

3.1 樹立正確的原輔料采購計劃管理理念

原輔料采購計劃管理的對象是物，但采購績效取決于人，如果對原輔料采購計劃人員配置不夠重視，這將在很大程度上影響員工對采購工作的認(rèn)知，可能導(dǎo)致采購出現(xiàn)各種問題和疏漏。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、高層管理人員要對原輔料采購計劃管理有正確的認(rèn)識，給予足夠的重視。一方面，要在采購管理崗位配置高素質(zhì)人才，并對其加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，以適應(yīng)現(xiàn)代原輔料采購計劃管理的要求；另一方面，要加大硬件設(shè)施投入力度，為企業(yè)配備現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)和智能倉儲物流，“硬件”與“軟件”相結(jié)合，提高企業(yè)物資管理的效率。企業(yè)的采購人員更應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)，從理論知識、典型案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)中汲取養(yǎng)分，努力探索出一種與當(dāng)今企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的原輔料采購計劃模式。

3.2 組建專業(yè)化的原輔料采購計劃管理團(tuán)隊(duì)

無論哪一種管理工作，管理效果都有賴于具體的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，原輔料采購計劃管理工作也是如此。如果原輔料采購計劃管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)水平達(dá)不到要求，就難以提升工作質(zhì)量。因此，建立一個專業(yè)的原輔料采購計劃管理團(tuán)隊(duì)是非常必要的。首先，在選人階段，人事部門要對每一名應(yīng)聘人員的性格特點(diǎn)、知識儲備和職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行全面考查。性格越謹(jǐn)慎越細(xì)致，與采購管理崗位的匹配度就越高；采購相關(guān)法律規(guī)范準(zhǔn)則知識儲備越豐富，專業(yè)技能就越強(qiáng)；職業(yè)道德、創(chuàng)新能力越高，對工作的長期適應(yīng)能力就越好。其次，要對在崗的原輔料采購計劃管理人員進(jìn)行高頻次、全方位的培訓(xùn)，從而使其適應(yīng)持續(xù)更新、不斷提高的管理要求，更好地完成管理工作。

3.3 健全原輔料采購計劃管理制度體系

制度是規(guī)范的起點(diǎn)和依據(jù)，制度的健全和完善程度對企業(yè)原輔料采購計劃管理的規(guī)范性有直接的影響。

完善原輔料采購計劃管理制度體系，首先，將責(zé)任追究管理制度落實(shí)到位，梳理崗位工作，擬訂崗位責(zé)任書［7］，明確各崗位應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，確保違規(guī)必查、長效問責(zé)，促使各崗位員工樹立責(zé)任意識和規(guī)范意識。其次，構(gòu)建全過程監(jiān)管體系，對所制訂的采購計劃的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審核，不放過每一個環(huán)節(jié)，及早發(fā)現(xiàn)潛在問題并及時解決，減少采購計劃編制中出現(xiàn)問題的概率。

最后，將獎懲制度落實(shí)到位，設(shè)定一個具體的企業(yè)原輔料采購計劃管理標(biāo)準(zhǔn)，對成本控制目標(biāo)進(jìn)行明確。對于那些可以嚴(yán)格按照計劃開展工作、有效完成既定目標(biāo)的員工，企業(yè)要及時地對其進(jìn)行物質(zhì)獎勵和表彰激勵。同時，對于缺位、越位、失職的管理行為，企業(yè)應(yīng)照章處罰，如罰薪、取消評優(yōu)資格、調(diào)崗甚至移送法辦，以此警示員工，提高員工的責(zé)任心。

3.4 提高原輔料采購計劃的準(zhǔn)確性

伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)間的競爭越來越激烈，企業(yè)綜合實(shí)力的提高越發(fā)重要。其中，生產(chǎn)成本控制能力是一個很重要的因素，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的情況下，誰投入更少的生產(chǎn)成本，誰就能贏得競爭優(yōu)勢。

首先，要充分考慮采購計劃與企業(yè)庫存的關(guān)系［8］。企業(yè)在制訂原輔料采購計劃方案的時候，應(yīng)當(dāng)對庫存情況有一個全面盤點(diǎn)和分析，考慮殘次品回收、可替代原輔料利用等因素，再按照企業(yè)生產(chǎn)活動的實(shí)際需求決定所需采購的物資數(shù)量，從而保證既不會因采購的生產(chǎn)資料供應(yīng)不足影響生產(chǎn)進(jìn)度，又不會采購過多導(dǎo)致存貨的周轉(zhuǎn)能力下降。

其次，加強(qiáng)對原輔料采購時機(jī)的研判。這主要是指那些受到季節(jié)影響較大的物品，如菜籽粕，每年5—8月份，我國油菜籽開始集中上市，菜籽粕供給量大增、價格下跌，在新季菜籽粕供應(yīng)能力最強(qiáng)的6—7月之間，價格往往會跌至年內(nèi)低點(diǎn)，而2—4月份國產(chǎn)菜籽粕的庫存量會較少，而水產(chǎn)養(yǎng)殖開始增加，菜籽粕的價格就會上漲。所以，企業(yè)可以按照自己的實(shí)際需要，把握采購的時間節(jié)點(diǎn)，以節(jié)約成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

3.5 優(yōu)化創(chuàng)新原輔料采購計劃管理技術(shù)

當(dāng)前，信息化技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到各項(xiàng)管理工作中，并獲得了非常明顯的效果。在企業(yè)的原輔料采購計劃管理工作中，如何有效地運(yùn)用信息化管理技術(shù)，提高原輔料采購計劃的時效性和準(zhǔn)確性值得深思。采購管理人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注管理技術(shù)的革新，將最新技術(shù)成果引入采購管理工作，提高采購績效。

首先，建立采購數(shù)據(jù)庫。一方面收集原輔料的市場價格和各種品質(zhì)參數(shù)信息；另一方面收集供應(yīng)商的業(yè)績信息，并在采購數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，以提供采購決策輔助，提升整體管理的質(zhì)量。

其次，搭建采購信息平臺，在本集團(tuán)、本行業(yè)內(nèi)部建立信息交換平臺，把這個平臺當(dāng)作一個信息的傳輸通道，實(shí)現(xiàn)信息共享。當(dāng)時機(jī)成熟后，讓戰(zhàn)略合作伙伴、有意向的供應(yīng)商等各方都加入這個平臺。這樣不但能擺脫信息交換的時空限制，還能提高原輔料采購的管理效率。

4 結(jié)語

原輔料采購計劃管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的一個重要抓手，它不僅可以降本增效，帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，還可以全面提升企業(yè)的組織協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)流通活動朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。所以，企業(yè)必須提高對原輔料采購計劃管理的重視程度，并采取行之有效的措施，提升原輔料采購計劃管理水平，讓原輔料采購計劃管理真正地發(fā)揮其積極作用，促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

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