企業人力資源管理信息化應用與探討

■王晨陽 浙能資本控股有限公司

大數據時代下，信息化、數字化技術已經逐步滲透到企業的各個管理環節，為企業提供了全新的管理工具與管理思維，越來越多的企業管理者認識到信息化的重要意義，主動地推進信息化建設，依托科技力量，促進管理職能轉型，提高自身的信息資源開發與應用水平。人力資源管理在企業管理體系中的地位逐步提升，隨著其戰略價值愈加突出，人力資源管理工作面臨的挑戰也在持續增加，必須要擺脫原本的信息流通不暢通、工作效率低下的狀態，邁向信息化發展道路。現探討企業人力資源管理信息化應用的相關內容。

一、企業人力資源管理信息化的重要作用

1.降低管理成本

人力資源信息化系統，能夠改變以往人力資源管理人員以手動的方式統計員工數據、查詢員工信息的工作方式，依靠計算機及信息化系統可代替人工，自動處理復雜、煩瑣、耗時較長的事務，將管理人員的工作步驟有效簡化，同時也能夠避免出現操作失誤，并擺脫客觀條件給辦公活動帶來的阻礙，確保人事事務得到及時處理。除時間成本外，信息化系統還能夠幫助企業精簡人力資源管理隊伍，從而縮減人力成本。另外，通過無紙化的辦公模式可以縮減筆、紙張等辦公用品的使用量，降低經濟成本。

2.規范管理流程

相比原有的工作流程，信息化系統下的工作流程往往不可隨意進行更改。比如，在員工的考勤管理環節中，受到主觀因素的影響，可能會發生漏記、錯記等問題，引發員工的不滿情緒，而采用信息化系統后，能夠自動完成此項工作；在生成考勤結果時，可在系統中設置主管人員授權的環節，避免該步驟被忽視。信息化系統通過程序，能夠提高人力資源管理部門的各項工作的規范化程度。

3.提升工作價值

傳統的人事管理模式下，管理者作為管理主體，員工作為管理對象，員工需被動地接受上級的管理。而隨著戰略化、人性化的人力資源管理理念提出，人力資源管理部門的職能發生了轉變，依托信息化系統，管理人員能夠更好地行使服務職能，為員工與管理者提供形式豐富的增值服務，包括信息查詢服務、職業規劃服務、決策輔助服務等。員工的需求能夠更加順暢地得到傳達，其也能夠參與到企業管理活動中，對于職業發展的個性化需求能夠得到管理者的關注。

4.優化管理方式

信息化系統使人力資源管理工作中采用的工作方式更加靈活且人性化，使員工的勞動權益與個人利益得到保護。比如，在績效考核工作中，若有員工對于考核結果存在質疑，管理人員可直接從系統中提取相關的考核信息作為依據，使員工能夠認可企業對其的考核等管理行為。信息化系統使企業對于員工的管理、培養、考評等過程都更加透明化、專業化，實現了對管理效果的有效改善。在員工培訓方面，信息化系統不僅能夠為全體員工共享知識資源的學習平臺，同時還能夠實現對員工的在線評估，管理人員可依靠系統提供的數據統計以及分析等功能，調整后續的培訓方案，提高培訓效率與增強培訓工作的針對性。

5.提高工作效率

信息化系統將企業的人力資源管理人員從煩瑣、機械、重復性的工作中釋放出來，大幅提高其工作效率，管理人員不再需要將過多的工作時間運用到報表生成、數據統計與基礎服務等環節中，管理者與員工能夠在信息化平臺中獲取所需的自助服務。管理人員可調整時間分配方式，集中精力處理部門中的招聘、培訓、考核等業務，以及人力資源開發的戰略規劃等價值創造類的工作。

二、企業人力資源管理信息化應用過程中的主要問題

企業應用人力資源信息化系統后，人力資源管理及開發方面的工作得到了切實改善，員工與管理層對于人力資源管理部門的滿意度有所提高，但隨著系統應用時間越來越長，出現了不少新的問題。

1.前期需求分析工作未落實到位

不少企業在初期建立人力資源管理信息化系統時，存在對先進管理技術手段的盲目推崇與跟風式建設，未預先圍繞人力資源管理工作做好全方位的需求分析，并形成明確的建設目標以及有序的規劃方案，導致系統建成后，未能夠全面解決人事管理環節中的現有問題，造成了資源及資金的浪費，也不利于人力資源管理工作的長遠發展。除此之外，部分企業需要依靠Office軟件實現信息化管理目標，隨著業務類型越來越多元化，業務數據量持續增加，該軟件的承載能力相對有限，在檢索、分類歸檔等方面的便捷性將不斷變差。同時，考勤管理、員工培訓、薪酬管理等不同系統之間相互獨立，數據信息難以相互流通與共享，欠缺能夠整合各個系統的信息化平臺。當企業發生人事變動之后，需要管理人員逐一調整各個模塊中的數據，在工作量相對較大的前提下，可能會有多改、錯改與漏改的情況。

2.關鍵業務模塊功能缺失情況嚴重

由于初期管理需求分析未有效推進，導致企業現有的人力資源管理信息化系統的主要業務模塊存在一些功能上的問題。比如，休假審批流程復雜，難以實現一次性在線審批，其間還需要員工提交紙質申請單。數據更新實時性不強，需要管理人員定期進行手動更新。在薪酬管理環節中，當員工的崗位被調整后，其薪酬也需隨之進行變動，管理人員計算薪酬時，需先對績效考核數據及考勤數據進行統計，再結合薪酬機制來完成社保匯總表、公積金匯總表與工作表的編制，再由相關部門的領導進行簽字審批，最后由財務部門負責按照工作表為各部門員工發放薪酬，各個部門之間未能高效協作，審批效率低。績效考核環節中，考核指標數量龐大，考核工作未能夠有效關聯企業業務數據，還需要管理人員通過業務數據來評估考核對象的業務表現。員工間、部門間的互評打分仍舊采取線下模式。在培訓環節中，對于培訓計劃的執行情況存在跟蹤困難的情況，對培訓數據的分析不到位，難以實現對培訓資源的優化配置與利用。

3.網絡安全未得到重視

信息化系統在為人力資源管理工作帶來成本控制、效率提升、方式優化等好處的同時，也給人事管理部門帶來了信息安全隱患。部分企業未在資金、技術等條件的限制下，尚未建設內部局域網，在借助公網傳遞數據時需要承擔較大的網絡安全風險，缺失物理隔離措施，企業所用的計算機容易受到病毒、黑客的侵襲，人力資源管理中的機密信息、員工隱私信息會有泄密的可能性。

4.保障性工作未及時推進

從人員保障的層面來看，雖然企業可以借助第三方專業服務商的力量推進信息化系統的建設與開發，但是前期的立項規劃、招標選拔、需求分析，建設期間的溝通以及后續的驗收、數據庫管理以及使用運行等工作，還需要企業的技術人員、管理人員共同推進，否則信息化系統很難順利投入使用。人力資源管理部門的人員，需要有一定的時間適應信息化系統下的全新工作模式。從制度保障層面來看，針對信息化系統應用責任機制還未得到有效健全，同時缺少對于信息化建設與應用方面的工作的專項激勵機制，這導致部分員工與管理人員為規避犯錯風險，不愿主動運用信息化系統，仍舊采用以往的工作方式與管理思維。從資金保障層面來看，由于管理層對人力資源部門的信息化建設工作的重視度不足，導致其在信息化建設中投入的資金相對有限，在資金短缺的前提下，系統升級、維護等工作將受到阻礙。

三、企業人力資源管理信息化應用的優化建議

1.重視需求分析與規劃工作

企業在建設與應用信息化系統時，首先完成對其需求的分析，應注重從多個不同主體視角展開分析工作，管理層對信息化系統的需求在于其信息提供的完整性、實時性與決策支持能力；人力資源部門則重點關注系統的便捷性、整合情況、應用場景的設置以及業務功能；員工群體則更加注重是否能夠通過系統高效地獲取個人的薪酬、績效以及考勤信息，并依托系統進行在線請假、培訓學習等。從系統的使用功能角度來看，企業可針對系統配置、報表生成、培訓管理、考勤統計、績效考核、薪酬管理與人事管理等基礎性功能展開開發工作，按照使用需求與業務的重要程度來設置開發順序，逐步豐富系統功能。企業在與服務商對接時，還應明確提出對于可移植性、易維護性、效率性、可操作性以及可靠性等功能性需求之外的開發需求的要求。以需求為導向，設立信息化應用目標，包括實現對人力資源管理業務流程的智能化、自動化再造，解決當前的招聘難、考核難以及員工流失率較高等問題，提高人力資源管理水平。

在選擇系統模型時，企業需要結合信息化系統的應用需求、建設目標及自身預算、發展規模等情況，來篩選供應商，以PeopleSoft、SAP等軟件供應商為例，其主要面向高新技術類以及外資類企業；東軟、金蝶等軟件則更適用于大型企業，民營與三資企業則可選擇中端軟件供應商。面對較多的供應商，可綜合包括產品開發水平、服務質量在內的多項指標展開橫向比較，篩選出綜合實力更強的供應商。同時，還必須確保人力資源管理系統能夠和企業的其他系統進行有效對接，進而實現對各類數據的統一管理及利用。系統應能夠對企業日后的二次開發需求進行滿足，以此企業才能夠實現對其的長久運用。

2.完善系統業務模塊功能

結合企業現有信息化系統中的不足，有針對性地對相應的業務模塊進行完善。可通過系統自動完成對員工入職時間等數據的統計，而后計算其療養假、年休假的具體時長，員工登錄信息化系統后可直接獲取自己的剩余假期時長信息。員工在有請假需求時，可以直接利用系統在線申請加班與請假，并對附件資料進行上傳，系統將按照預設程序將其申請提交至審批人員處，確保其隨時隨地進行審批，若申請被駁回，則可將通知信息發送至員工處。績效考核系統應能夠幫助人力資源部門降低考核難度，可形成詳細的年度、季度與月度考核數據記錄，供數據的使用者進行隨時查看。管理人員設置考核成績計算公式及相關指標后，系統應能夠自動完成部門及個人成績的計算工作，并且支持員工及部門間的在線評分。考核系統和企業的業務管理系統對接之后，即可按照業務數據來生成工作量信息，綜合匯總各項信息之后，即可獲取員工的考核成績。在薪酬管理模塊中，管理人員可對社保計算規則、加班工資計算方式、績效工資計算方式以及薪酬的構成等策略進行設置，而后依靠系統來自動地獲取工資表，并以郵件的方式向員工輸送工資單。在培訓管理模塊中，可運用系統來對各個部門的培訓工作進度、考核情況等進行跟蹤，詳細記錄培訓講師、費用花銷、開展周期、實施地點及時間、參與成員等相關信息，并依靠大數據分析技術來分析員工的潛在職業發展需求與培訓效果數據，調整培訓內容及方式。

3.規避網絡安全風險

人力資源信息化系統中存儲著對于企業至關重要的員工信息資源，不少信息都有著較強的保密需求，尤其是涉及員工個人隱私、企業商業機密等數據，因此在信息化應用進程中，企業需要從技術與制度兩個層面來構建防范網絡安全風險的工作體系。在權限控制方面，可針對界面權限采取分權與集權相結合的授權模式，將操作權限直接控制至字段級別；面對管理方面權限，可執行角色授權機制，針對包括員工、管理人員在內的各類用戶嚴格界定其操作權限范圍。可通過實時的日志記錄功能，保存用戶使用數據、啟動功能模塊、登錄及退出系統等操作行為的痕跡，用于信息安全事故發生后的追責工作。企業還應定期安排技術人員對人力資源管理等各個信息化系統進行維護，綜合運用網絡安全防護、防火墻等信息安全保護技術。

企業應將人力資源信息系統也納入信息安全管理制度體系中，明確各個管理人員的操作權限邊界、崗位配置情況等，建立配套的責任管理機制，可設置安全管理員的工作崗位，專門負責信息安全管理機制的執行。定期針對人力資源部門開展信息安全培訓，培訓內容應圍繞信息化系統的新增功能、安全使用事項等展開，確保管理人員可以安全地使用該系統及數據庫中的數據資源，針對重要員工考核等資料進行備份，避免在系統使用期間出現違規操作。在人員崗位調動等變更情況發生后，需第一時間調整權限、注銷賬戶、變更密碼。針對參與企業管理信息化系統建設第三方人員，也需建立相關的管理規定，從而實現對其行為的有效約束。面對信息安全違規人員，可適當加重對其的懲治力度，增加此類事件及相關人員的違規成本。

4.健全保障機制

首先，企業落實技術人員隊伍建設工作。通過對技術力量進行儲備，能夠增強企業安全運行與有效管理信息化系統及資源的能力，避免因外部合作中的不確定因素而面對系統無法正常使用困境。同時也有助于實現對自身的數據資產，尤其是有保密需求的敏感信息的保護，減輕自身承擔的信息風險。專業化的技術團隊還能夠幫助企業在信息化系統的升級、迭代的合同談判中掌握主動權，控制開發成本。企業一方面要加大對有信息化建設經驗的專業人才的招聘力度，另一方面應為現有員工隊伍開展各類與信息化應用相關的培訓活動，以此來提高人力資源管理部門的整體信息化素養。

其次，企業應結合人力資源管理信息化系統的長期建設與應用，健全相關的制度機制，增設會議制度、專項獎勵制度與檔案資料管理制度。還應對信息化系統建設相關工作內容進行分解，促使相關部門在工作內容得到合理劃分、權責明晰的前提下開展通力協作。可鼓勵人力資源管理等各個部門的員工針對當前信息化系統的使用體驗，反饋優化建議，以此來形成全員參與信息化建設的良好氛圍，并實現對系統的持續完善。

最后，企業需加大對人力資源管理信息化系統的資金投入，確保后備資金充足。管理層應重視人力資源部門的戰略地位，認識到信息化系統對于整個企業流程優化、成本控制的意義，進而予以其必要的資金支持。相關的項目團隊也應做好對信息化建設項目的精益化管理，保障項目資金得到合理運用，不可發生挪用、滯留與拆借等不良狀況。

四、結語

人力資源管理信息化系統的應用給企業的人力資源開發、管理工作提供了創新化的思路，也有助于促進人事管理部門的戰略轉型，使其在提升工作效率、降低工作成本、優化工作流程的過程中更多地為企業創造價值。但在信息化系統建設項目推進過程中，企業應明確自身在人力資源管理方面的需求變化，有針對性地完善管理系統的業務模塊，注重對信息安全等新風險的精準防控，全面強化技術人員、資金以及制度保障，推進信息化系統不斷升級與完善，更好地為員工管理、培養等工作賦能。