事業單位財務檔案管理水平的提升路徑探討

牛 凱

（菏澤市社會福利院 山東菏澤 274000）

在事業單位管理工作中，財務管理是核心內容，而在財務管理工作實施過程中，財務檔案起到越來越重要的作用。但是就當前的狀況來看，事業單位財務檔案管理還有很大的可提升空間。為了更好地發揮財務檔案的效能，事業單位要不斷對財務檔案管理方法進行創新，從而盡可能提升財務檔案信息的價值，并用到實處。只有這樣，才能將事業單位財務檔案管理水平提升上去，為事業單位后期的發展提供更多的推動力。

一、財務檔案管理概述

（一）財務檔案管理概念

在事業單位中，財務管理所涉及的內容廣而多。在開展財務檔案管理工作時，必須參照國家相關規定，檔案信息記錄必須保證具有真實性和可靠性，并經過嚴格的審核歸檔保存，根據實際需要設置檢索目錄；也需要安排專門的檔案管理人員，并且要強化安全措施，避免檔案損壞；而且，進行財務檔案管理，必須重視制度管理，相關審查手續必須要明確。

（二）財務檔案管理重要性

財務檔案的內容十分多樣，資金利用和流通中所形成的會計賬目、銀行存款對賬單、財務報告等都屬于財務檔案。因此，在實際工作中，對財務檔案管理內容需要有正確認識，在良好的財務狀況支撐下推動各項工作有序進行。在事業單位，記錄真實有效的財務信息是主要任務，在此基礎上要做好相關的財務檔案管理工作，對單位日常收入及支出情況進行全面、合理分析。在事業單位進行相關工作時，財務檔案的信息數據具有非常重要的參考價值，很多工作均以其為基礎。

在事業單位經營發展過程中會形成各種財務檔案，領導在了解單位的財務情況時一定會查閱相關的財務檔案。因此，對現有的財務檔案管理模式不斷創新至關重要，只有對事業單位的財務檔案管理水平進行全面的提升，才能使得其在各項決策及發展的過程中提供有效的服務。另外，與事業單位日常活動相關的收入及支出都需要以財務檔案為憑證，并進行數據核對。因此，事業單位在日常工作開展過程中，需要對財務檔案信息管理工作的重要性有清晰的認知，并能根據情況采取對應措施，保證財務檔案信息的真實性及完整性。

二、事業單位財務檔案管理存在問題

（一）管理意識薄弱

檔案管理工作十分乏味、枯燥，內容十分瑣碎，而且對于工作效率和質量的要求較高，在開展財務檔案管理的過程中，需要引起相關從業人員的重視。需要將單位過去的財務狀況進行如實記錄，而且要根據實際發展情況將檔案內容及時更新與完善，以滿足日常工作的需要及事業單位的發展需要。對于事業單位來講，日常工作開展與服務質量提升，是其兩大最為核心的業務內容。因此，許多事業單位將更多的時間、人力、物力、精力都用于服務的不斷完善方面，很少對檔案進行管理，財務檔案管理工作更是被許多事業單位邊緣化，沒有擺在重要的前沿位置。

下面是對某事業單位合計25名工作人員就“您認為財務檔案管理工作是否重要”展開調查的結果：

從表1 數據來看，真正認為事業單位財務檔案管理重要的人員占比只有16%，而認為財務檔案管理不重要，甚至忽視財務檔案管理的占比達到84%，這就很明顯地看出，事業單位財務檔案管理思想意識的薄弱。在部分事業單位中，許多從事檔案管理工作人員對自身工作不夠重視，責任意識較弱，也沒有較強的管理意識，導致財務檔案管理質量一直得不到提升，不利于事業單位各類經營活動的開展，嚴重影響了事業單位未來的發展。

表1 財務檔案管理工作是否重要的調查數據

（二）財務管理監管制度較為落后

良好的監管制度是保障組織內部各項工作得以順利開展的核心依據，但是從整體上來看，部分事業單位在內部監管制度上一直沒有動態化完善，內部管理制度長時間處于停滯狀態，并沒有根據時代的發展及政策文件落地落實而不斷地更新和優化。這就使得部分事業單位的財務管理制度，不能夠滿足現階段的發展需求，各項工作不能做到有章可循，相關工作內容、工作權限、責任人職能不明確，制約了財務管理工作的順利開展。而且，部分事業單位沒有獨立的內部監管體系，導致無法直接與考核機制相連接，對于某些問題很難做出明確的判斷。要想對整個財務檔案信息過程進行有效監督還有一定難度，特別是很難找到責任主體。部分事業單位缺乏整體動態化控制，對于事業單位財務狀況及業務狀況很難有效監督，相關的監督考評工作也很難實現，這都嚴重制約了事業單位財務管理工作的可持續發展。

（三）缺乏科學完善的財務檔案管理規定

要想財務檔案管理工作高效有序進行，必須建立在科學完善的管理規定基礎上，這樣才能高質量地完成預定的目標。但是，當前部分事業單位缺乏科學完善的財務檔案管理規定，財務檔案管理規定只是一個框架，例如，以《檔案法》為基礎設定的財務檔案管理規定，其雖然在內容上十分明確，但是在細則上卻缺失針對性，無法與本部門、本地區實際情況相匹配，這就造成了部分事業單位內部財務檔案管理規定失去了應用價值。此外，對于財務檔案管理工作應該如何開展、各崗位需要完成哪些任務，如何開展校對審批工作等環節都沒有作出明確的規定，崗位職責及崗位職能分工也沒有做明確的劃定，造成了工作內容灰色地帶的產生，使部分事業單位的財務檔案管理工作不能夠順利開展，在開展財務檔案管理時還出現效率低下的情況，其財務檔案管理工作效率和工作質量都在很大程度上受到制約。

（四）財務管理人才大量流失

部分事業單位在進行財務績效管理時，具體的績效劃分沒有按照崗位及薪酬等標準進行，職工之間存在較大的分配差異。單位管理人員未能結合實際發展情況建立績效工資制度。在相同的工作環境下，同一類型的職工所付出的努力也會存在一定的差異，但是許多事業單位卻沒有進行有效劃分。同時，在財務管理人員中，年輕優秀的員工占有一定比例，大多都是通過相關考試進入，具備一定的工作能力，但是這些職工卻沒有晉升的機會，工作上占有的競爭優勢也會逐漸失去。這些年輕優秀的財務工作人員在工作一段時間后，會倍感競爭壓力逐漸加大，最后他們只得另尋能獲得更好發展的工作之路，事業單位要想將其留住也就很難。此外，在遇到一些急需解決的關鍵事件時，部分事業單位沒有相關的考核評價體系，因此，即使在相關事件的處理過程中，財務管理人員有著突出的貢獻，但還是很難對其進行專業考核評價，付出與回報未能成正比，使得財務管理人員工作熱情逐漸喪失，最終選擇離開并另尋發展之路。

（五）財務信息化程度有待提高

事業單位在日常財務工作開展過程中，所形成的原始資料多而雜，這些財務資料能夠把事業單位的經濟情況真實有效地反映出來。同時，將這些財務信息進行有效管理后，對于其后續相關信息的檢索、查詢及利用都十分便利，檔案信息價值從而得到不斷提升。然而，部分事業單位由于條件的限制，沒有建立專業化財務管理平臺，仍然使用傳統的自上而下的管理模式，下屬單位很難進行有效的財務控制。從財務核算來看，財務核算對象過于單一，很難有效區分財務核算信息和業務信息。

此外，由于財務檔案信息量一直在不斷增加，而且增幅十分明顯，因此，對財務檔案管理工作的要求也越來越高。要想充分有效地發揮財務檔案的作用，必須加快財務檔案信息化建設。從整體上來看，當前事業單位檔案信息化管理水平不高，仍處在初級階段，存在電子財務檔案信息更新不及時等情況。同時，由于財務檔案管理人員的綜合水平不足，缺乏對各種先進的信息技術的運用能力，因此使得財務檔案信息化水平不高。

三、事業單位財務檔案管理水平提升路徑

（一）強化管理意識

要想做好財務檔案管理工作，管理人員思想認識必須不斷提高，加大對財務檔案管理工作的支持力度。日常工作中，需要結合實際需要做好相關的宣傳工作，使所有職工都能夠全面認識財務檔案管理的重要性，并通過行動進行落實。而且，財務檔案管理人員在工作中要多思、多想，及時發現財務檔案管理存在的問題。對于日常檔案管理文檔，可以將其做成模板表格以方便后續工作使用，進而不斷地提升財務檔案管理水平。除此之外，事業單位領導也要發揮模范帶頭作用，在工作中及時給予財務檔案管理工作人員贊許與肯定，當他們遇到問題時要主動給予幫助，邀請相關專家或學者幫助他們提高業務水平，通過自身的一言一行讓全體工作人員都能感受到單位對于財務檔案管理工作的重視。此外，在日常工作中也要給予財務檔案管理部門支持，無論是在資金、人力資源、軟硬件設備等方面，都要提供一定的保證，從而使財務檔案管理工作能夠有序開展。

（二）建立健全財務管理監管制度

事業單位必須建立更加科學的財務管理監管制度，并根據實際需要不斷進行完善，保證各項工作順利開展。第一，需要明確責任主體，確定單位責任人為責任主體，同時也要劃分責任范圍，相關責任人必須明確，單位也要對負責工作人員進行崗前培訓工作，提升他們的責任意識；第二，重視財務法規教育，合理安排時間將相關的教育活動有序開展起來，穩步提升財務管理工作人員的法律意識，明確財務檔案從業者的責任與義務，保證讓每一位職工都能夠對財經法規加深認識和理解，從而做到遵紀守法，嚴格按照相關管理監督制度開展每一項工作，全身心地投入財務工作當中；第三，不斷完善約束機制，保證單位財務工作監督及考核具有及時性，使單位所有職工具備較強的守法意識。

（三）建立科學完善的財務檔案管理規定

科學完善的財務檔案管理規定，包括財務檔案分類標準、財務檔案整理方式、各崗位需要負責的工作任務等多項內容。事業單位要想提高財務檔案管理水平，必須建立科學完善的財務檔案管理規定。《檔案法》為事業單位財務檔案管理規定的制定提供了很大幫助。因此，事業單位可以結合自身實際發展情況，依據《檔案法》建立一套科學完善的財務檔案管理標準，對財務檔案管理方式、崗位職責等都作出詳細的規定，真正做到職責明確劃分，并根據事業單位發展情況的變化及時作出調整。只有這樣，才能保證事業單位財務檔案管理更具科學性，事業單位的財務檔案管理水平才會得到不斷提升。

（四）培養優秀的財務管理人才

部分事業單位由于績效管理工作薄弱，導致優秀財務管理人才流失。因此，事業單位要想將財務檔案管理水平提升，必須做好財務績效管理工作，以不同類型職工及薪酬作為績效劃分依據，將事業單位職工分配差距縮小在最低范圍內。同時，事業單位必須建立工作保留制度，即便是在相同的工作環境下，不同的職工所付出的努力都是不相同的，因此需要按照付出進行績效劃分，并從實際出發將基本工資和績效工資進行區分。另外，在事業單位內部，需要重點培養年輕而優秀的財務管理人才，要多給予年輕財務管理人員一些晉升機會。只有這樣，才能增強優秀財務管理人員的競爭優勢，從而以更為積極的態度面對工作。此外，單位要結合實際需要采取有效的考核評價方法，特別是有為單位做出突出貢獻的員工，在對其進行績效考評時，要采取關鍵事件考核評價方法，在單位內部培養更多年輕優秀的財務管理人員，將財務檔案管理工作做好。

（五）提高財務檔案信息化水平

只有將財務檔案和信息技術進行有效結合，加快財務檔案信息化建設步伐，才能更好地將財務檔案信息的重要價值充分發揮出來。事業單位要做好對基礎設施的建設強化工作，從而為財務檔案信息化管理水平的提升創造有利條件。財務管理人員也要進一步提升自身的信息素養，要能夠對計算機及相關設備進行精準的操作，順利做好相關紙質財務檔案信息的數字化。現階段，在財務檔案信息數據庫構建的過程中，要有效利用大數據技術，從而實現與財務信息系統之間的有效銜接，使相關財務檔案信息的相互調用不再困難重重，實現財務檔案的共享。同時，財務檔案管理工作也異常繁雜，因而工作人員要做到耐心和細心。在實際的財務檔案管理工作中，不能只看到檔案信息的錄入和保存這兩個方面，也要重視對財務檔案信息的分析和總結，要對財務檔案信息的潛在價值進行深度挖掘，如發現在財務檔案信息管理方面存在問題時，要及時地反映、指出，從而為管理人員在進行決策時提供重要的依據。此外，在網絡時代，各事業單位需要搭建起網絡管理平臺，根據實際需要將檔案信息及時進行補充和更新，將檔案查詢及利用效率盡可能提高，從而使事業單位對財務檔案信息做出更好的管理，推動事業單位更好發展。

四、結語

在事業單位檔案中，財務檔案是不可或缺的一部分，其在事業單位各項工作開展的過程中都能起到重要作用。通過上面的分析可知，現階段，部分事業單位在財務信息檔案管理的過程中，還存在許多問題。只有結合單位實際發展情況，采取合理有效的措施，將財務檔案的重要價值充分發揮出來，并且在財務檔案信息管理過程中注重對管理模式的不斷創新，方可使事業單位財務檔案管理工作真正做到與時俱進。同時，檔案管理人員信息技能的培訓也要引起重視，要將信息技術有效應用于財務檔案管理工作中，發揮電子檔案優勢。在日常工作中，對財務檔案的意義加以明確，結合實際發展需要將制度體系及管理體系不斷完善，從而實現財務檔案管理規范化，最終促進事業單位的健康有序發展。