探討疾控中心物資檔案管理工作問題與對策

宋艷

［摘 ? ?要］ 檔案管理是疾控中心的一個重要組成部分，在疾病預防控制工作中，需要對各種不同類型的數據進行跟蹤收集，從而產生了大量的資料。其信息十分重要，能夠為疾病防控工作提供科學依據，并可為現實的防控工作提供指導。疾控中心物資檔案管理具有十分重要的作用，能夠對疾病防控所需物資進行詳細記錄。然而，在目前的情況下，疾控中心物資檔案管理工作中依舊存在著許多問題，這些問題對其管理的成效造成了很大的負面影響。為此，本文就當下疾控中心物資檔案管理工作中的問題與不足進行剖析，并提出相應的解決對策。

［關鍵詞］ 疾控中心；物資檔案；管理工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 054

［中圖分類號］ C913.7 ? ?［文獻標識碼］ ?A ? ? ?［文章編號］ ?1673 - 0194（2023）11- 0190- 04

０ ? ? ?引 ? ?言

疾控中心是傳染病防治工作的重要組成部分，也是維持我國社會穩定、健康、有序發展的重要保障。物資檔案是對物資采購、使用和儲備進行有計劃有組織地記錄的過程，目的是保證物資的質量和安全。有條理的物資檔案能確保工作人員對信息進行全面掌握，使其能更好地使用各種管理手段，最大限度地發揮所購材料的功能，還能防止材料的反復、無序采購，節省經費。另外，在與疾病防控有關的工作過程中，還可以利用物資檔案對工作的決策進行輔助，使各項工作達到預期的效果。物資檔案管理工作可以對各種信息數據展開系統化的梳理和總結，為其工作提供具有借鑒意義的案例，有助于提高疾控中心的工作效率，協助疾控中心做好疾病防控工作。然而，目前，我國疾控中心物資檔案管理工作還存在許多不足，限制了相關檔案管理工作的總體水平。為此，疾控中心應加強管理，并根據當前出現的問題提出有效的解決對策。

１ ? ? ?疾控中心物資檔案管理的意義

疾控中心全稱疾病預防控制中心（Ｃｅｎｔｅｒ ｆｏｒ Ｄｉｓｅａｓｅ Ｃｏｎｔｒｏｌ，ＣＤＣ），由政府舉辦，主要用于對國家級重大疾病的防控，并進行公共衛生事業的管理，屬于公益性的單位［１］。疾控中心的主要職責是通過對疾病的控制，來為大眾創造一個健康、穩定的生活環境，以此促進社會穩定，保障國民健康。疾控中心的創設關系到一個國家和一個民族的命運，而疾控中心醫療物資的采購、使用和儲備，又是其工作的一個關鍵環節，因此，物資檔案管理工作也尤為重要［２］。對疾病預防控制來說，物資檔案管理的規范化與科學化將直接影響到疾病的防控與管理成效。從長期的實踐中證實，良好且有效的物資檔案管理，可以減少財務的開支，方便對物資的管理與監管，合理地使用醫療資源，減少浪費與損失，避免出現損害集體利益的情況。在疾控中心的物資檔案管理過程中，要堅持以下原則：統籌采購，確保供給，充分利用，合理儲備，避免浪費，嚴格執行財務制度，及時發現問題、解決問題。如此才可促進管理質量與效率的提升。

２ ? ? ?疾控中心物資檔案管理工作存在的問題

２．１ ? 對物資檔案管理工作重視程度不夠

物資檔案管理并非獨立的， 也不是某個管理者、某個部門單獨的職責，其所有的工作都貫穿于疾控中心的始終，起著非常重要的作用。在工作中，疾控中心一些領導對物資檔案管理的認知和關注不夠，致使物資檔案管理仍停留在傳統的管理方式上，無法適應社會發展的需要。因此，疾控中心往往對物資檔案管理工作視若無睹，加之財力、物力、人力等方面的投資不夠，致使物資檔案管理工作滯后，缺少創新，從而無法適應社會的發展，無法達到期望的工作效果。目前，我國疾控中心物資檔案管理工作仍處在“邊緣化”地位，尚未引起有關單位的高度關注，致使其工作進展緩慢。部分疾控中心對物資檔案管理的關注度不夠，使得相關的管理經費較為缺失。

２．２ ? 物資檔案管理制度不夠健全

疾控中心的物資檔案管理工作要對各種疾病的防治和診斷信息進行整理和分析，以便有足夠的物資保障，確保疾病防治措施的制定是合理的。疾控中心在開展物資檔案管理工作時，要建立一個科學合理的管理體系，以保障檔案信息的高效使用，從而使各項工作的開展符合工作的要求［３］。然而，在目前的情況下，我國疾控中心的物資檔案管理工作還沒有一個健全的系統，存在著很大的隨意性，常常會出現一些不規范的行為。在政策的指導下，相關管理者也尚未對所有檔案展開有效且仔細的收集、整理，從而造成了一些檔案內容的丟失和遺漏。目前，在進行物資檔案的收集整理時，部分管理者很難做到對其進行科學的歸類與存放，從而影響了管理的質量，也造成了信息時效性的損失。

２．３ ? 物資檔案管理手段落后

在當今社會，隨著信息技術的日益普及，各大醫療機構的物資檔案管理工作也逐漸走向了信息化。然而，部分疾控中心對物資檔案的保存缺乏專門的設施，嚴重影響了病歷保存的工作質量和工作效率。個別檔案庫因缺乏先進的設備，對部分檔案資料仍采取傳統的紙本形式進行保存。由于存放條件的不同，傳統的紙質文件很可能會受到不同程度的破壞，同時也會造成文件的遺失與缺失［４］。而且，在獲取和利用檔案資料的過程中，還需要花費一些時間，這就大大影響了物資檔案管理工作的總體效率。

２．４ ? 物資檔案管理綜合素質尚待提升

為了保證疾控中心的物資檔案管理工作能夠得到充分的開展，就需要一支高素質、高質量、專業水平過硬的管理團隊。然而，目前我國部分疾控中心的物資檔案管理團隊素質并不高，團隊成員不但缺乏專門的理論知識，而且在業務能力上也相對較差，這就造成了物資檔案的管理工作沒有得到很好的執行。從有關的案例分析中可以看出，部分疾控中心的檔案管理人員文化程度很低，有些人甚至是非管理專業的，再加上缺乏工作經歷，造成了疾病控制中心材料文件的管理工作效率低下，嚴重影響了疾病控制中心的發展和建設［５］。此外，一些疾控中心不能招聘到專業的人才，所以他們通常會將其他崗位的工作人員調到物資檔案管理崗位上，從而造成了物資檔案管理水平較差，不能達到理想的工作效果。

３ ? ? ?疾控中心物資檔案管理工作解決問題的對策

３．１ ? 重視物資檔案管理工作

在疾控中心物資檔案管理的建立和運行過程中，雖然物資檔案僅僅是輔助環節，但是疾控中心的主要負責人在做出一些決定時，都必須依靠原始材料。因此，必須要重視物資檔案管理工作。要想提高疾控中心物資檔案管理工作的總體質量，就必須讓相關人員重視起來，尤其是上級領導層更應關注其管理工作，確保相關人員都能正確理解物資檔案管理工作在疾控中心所起到的作用。物資檔案管理工作人員在推動各部門工作的同時，要積極與相關部門進行溝通，確保工作順利進行［６］。另外，疾控中心物資檔案管理工作人員也應不斷地對自己的管理理念進行更新，要提升自己對物資檔案管理工作的認知，要打破傳統的管理方式，深化對物資檔案管理工作的改革，從單純地收集整理紙質檔案到電腦網絡化管理，提升自己的工作效率，從而為領導們的決策提供一個可靠的基礎。

３．２ ? 健全物資檔案管理制度

物資檔案管理工作牽扯的內容和信息很多，要保證每一項工作都按照相關的規范進行，就要根據具體的情況對現有的物資檔案管理體系進行改進。在建立物資檔案工作機制時，要與工作的要求和發展相聯系，以保證建立的有關機制是切實可行的。例如，可構建一個物資檔案管理工作的責任體系，對每一個工作人員的工作內容進行界定，并促使他們始終以一種高度的責任感，積極地參與到每一項工作中來。同時，也要健全物資檔案的分類制度，重視對每一類型物資檔案的管理，要求工作人員必須科學存放，高效分類［７］。因為物資檔案管理工作涉及對各部門信息資料的采集，所以要建立一個定期采集制度，保證各部門的物資檔案信息可以被充分地、高效地采集。另外，要求各部門事先對檔案進行整理，然后將其送到專有的物資檔案管理部予以審核、整理、歸類與存放。至于電子類的物資檔案，可以用電子郵件的形式將其發送到相關管理部門，以此來提升物資檔案信息收集的效率與管理的質量。

３．３ ? 提升物資檔案管理的信息化水平

從某方面來看，疾控中心的物資檔案管理工作的管理方式較為僵化，因此，疾控中心必須適應現代社會和經濟發展的需要，改變物資檔案管理的方式，加強各個單位之間的信息交流，確保物資檔案的管理工作在一定范圍內保持連續性和便捷性，達到期望的工作效果。在信息化的大環境下，傳統的紙質檔案管理方式顯然已不能適應現代檔案工作的要求，因此，大力推進物資檔案的信息化建設也成了時代所需［８］。因為物資檔案管理工作牽涉的問題很多，而且需要花費的工作時間也很長，因此，在物資檔案管理中適當地應用計算機信息管理技術，能夠提高物資檔案管理工作的整體效率和質量，在對文件進行查詢和使用的時候，也能更方便。在信息化進程中，疾控中心要增加經費，為物資檔案的信息化發展提供必要的技術支撐，并配備相應的儲存裝置、計算機軟硬件等專用設施；此外，還需對現有的物資檔案存放環境進行改進，確保物資檔案能夠存放在一個恒溫恒濕的環境中，提升檔案的完整性。另外，設施設備也應有一個良好的工作環境，以免由于環境因素而造成設施設備的損壞。在信息化發展的大環境下，疾控中心的物資檔案管理信息化已經是一個不可阻擋的發展趨勢，所以，在完善信息化的基礎上，還需要求相關人員熟悉信息化管理工具的使用方法，要熟悉檔案管理系統，并能熟練對信息化的系統進行應用，合理進行物資檔案的歸類和保存［９］。在每引進一批新設備時，疾控中心都需對相關人員進行使用方法的培訓與指導，提升其信息化專業能力。

３．４ ? 注重提升物資檔案管理人員的綜合素質

要推動物資檔案管理工作，就必須要有工作人員的配合和合作，所以，物資檔案管理工作人員的職業素養和水平，也會對其管理工作的整體質量產生直接性的影響［１０］。為此，疾控中心需要明確要求物資檔案管理人員的職業素養與綜合能力，要求工作人員提升其綜合素質與專業水平，確保其具有足夠的職業素養與專業能力。對于現有業務水平較差的檔案管理員，疾控中心應采取培訓的方式，讓其在培訓的同時，了解相關文件管理工作的知識，從而提高工作人員的業務水平和專業能力。不過，疾控中心在提高物資檔案管理人員的業務能力時也要注意人文關懷，盡量為其提供良好舒適的工作環境，提供更好的福利，提供職業發展的空間，從而激發其工作熱情和責任心，確保相關人員能夠更積極地對待物資檔案管理工作。

４ ? ? ?結束語

在疾病的防控管理中，疾控中心發揮著不可或缺的作用，屬于一個非常重要的部門。而物資檔案管理又是疾控中心的關鍵部分，因此，加強對疾控中心物資檔案管理尤為必要。在管理時，必須及時找到當下存在的問題，明確管理的重點與難點，然后結合問題進行分析與總結，提出相應的解決對策，并進行有效落實，如此便可促進物資檔案管理質量的提升，也能促進疾控中心的順利運轉與可持續發展。

主要參考文獻

［１］劉曉婷．淺談新時代疾控中心檔案管理工作［Ｊ］．黑龍江檔案，２０２２（５）：１８３－１８５．

［２］強琦．信息技術在疾控中心檔案管理中的應用探究［Ｊ］．黑龍江檔案，２０２２（３）：１７３－１７５．

［３］晏小兵．淺析如何優化縣級疾控中心檔案管理工作［Ｊ］．黑龍江檔案，２０２２（６）：９１－９３．

［４］劉璐．信息化背景下疾控中心檔案管理工作實踐［Ｊ］．辦公室業務，２０２２（２２）：１１８－１２０．

［５］周宇．分析信息技術在疾控中心檔案管理中的應用效果［Ｊ］． 當代醫學，２０２２，２８（１７）：１０６－１０９．

［６］曹愛華．關于疾控中心檔案管理中存在的問題及應對措施分析［Ｊ］．蘭臺內外，２０２１（７）：１９－２１．

［７］張杰．試論加強疾控中心檔案管理的方法和注意事項［Ｊ］．商情，２０２２（９）：１０１－１０３．

［８］佘春紅．疾控中心檔案管理中設備檔案的重要性分析［Ｊ］．蘭臺內外，２０２１（１２）：６５－６６．

［９］張寧．新形勢下疾控中心檔案管理水平提升策略［Ｊ］．辦公室業務，２０２１（１０）：１５６－１５７．

［１０］姜姍．疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設之我見［Ｊ］．中國農村衛生，２０２１，１３（２３）：５９，６１．