黃 硯
(國藥一心制藥有限公司 吉林長春 130000)
近幾年,制造企業(yè)不斷加大了對財務(wù)內(nèi)控管理的重視,為了獲得有效的管理成果,降低財務(wù)風(fēng)險和財務(wù)隱患,順利開展各項經(jīng)營活動,實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),企業(yè)紛紛開始創(chuàng)新管理模式和管理方法。制造企業(yè)采用ERP系統(tǒng)可以更好地開展財務(wù)內(nèi)控管理工作,是有效、關(guān)鍵的內(nèi)控管理措施之一,可以幫助制造企業(yè)提升財務(wù)內(nèi)控管理質(zhì)量,優(yōu)化財務(wù)內(nèi)控管理效果。然而,在ERP系統(tǒng)的運用過程中,還存在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理工作薄弱、信息安全風(fēng)險大、缺乏同財務(wù)內(nèi)控的融合等問題,因此,要想在財務(wù)內(nèi)控管理中充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的重要作用,保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展,需要不斷對其進(jìn)行完善和優(yōu)化。
當(dāng)前存在大量關(guān)于內(nèi)控制度的理論。有研究認(rèn)為,內(nèi)部控制是指基于戰(zhàn)略目標(biāo),企業(yè)對內(nèi)部各要素進(jìn)行的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制活動。就本質(zhì)而言,內(nèi)部控制是重要的經(jīng)濟(jì)管理工作,是由企業(yè)內(nèi)在需求推動的重要制度安排。研究認(rèn)為,內(nèi)部控制是為了實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),保證資產(chǎn)的安全完整,而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃與評價的一系列制度、措施和方法。
根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,內(nèi)部控制是指由董事會、監(jiān)事會、管理方和全體員工實施的實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。財務(wù)內(nèi)部控制顧名思義是指在財務(wù)活動中開展的內(nèi)控管理活動,主要是指財務(wù)部門為保障資產(chǎn)的安全,提高會計信息質(zhì)量所制定的各種會計處理程序和控制措施。
在引入ERP 系統(tǒng)前,制造企業(yè)應(yīng)設(shè)定與財務(wù)內(nèi)控管理要求相符的業(yè)務(wù)流程,且在梳理業(yè)務(wù)流程的過程中,應(yīng)基于自身的長期發(fā)展標(biāo)準(zhǔn),綜合考慮日后業(yè)務(wù)變動情況,預(yù)留特定的修整空間。并且還需要綜合考慮各項財務(wù)內(nèi)控指標(biāo),判斷各項業(yè)務(wù)的風(fēng)險點。例如,在分離不兼容崗位,防范高風(fēng)險業(yè)務(wù)等過程中,都應(yīng)當(dāng)采用與企業(yè)實際情況相符的財務(wù)內(nèi)控管理措施,并全面落實財務(wù)內(nèi)控管理目標(biāo),以梳理后的流程為依據(jù),設(shè)計ERP 系統(tǒng),從而保證ERP 系統(tǒng)可以滿足財務(wù)內(nèi)控管理需求,便于企業(yè)有效達(dá)成理想的財務(wù)內(nèi)控管理目標(biāo)。
在引入ERP 系統(tǒng)前,制造企業(yè)主要是以人工的形式開展內(nèi)部管理工作,且更傾向于采集和整合相關(guān)數(shù)據(jù),需要浪費大量時間,不符合現(xiàn)代化的財務(wù)內(nèi)控管理要求,增加了風(fēng)險發(fā)生概率。制造企業(yè)在ERP 環(huán)境下,可以采用系統(tǒng)獲取專業(yè)的財務(wù)信息,對比信息數(shù)量、信息質(zhì)量及傳統(tǒng)人工操作模式,顯著提升了工作效率,加快了反饋時間。并且還可以避免人工操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)差錯,降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。然而,制造企業(yè)想要獲得上述優(yōu)勢,需要構(gòu)建與ERP 環(huán)境相適應(yīng)的財務(wù)內(nèi)控體系。
一些制造企業(yè)并未采用系統(tǒng)完善的財務(wù)內(nèi)控管理體系,在實際工作中面臨著缺乏全方位管控和規(guī)范管理的問題,難以高效管理財務(wù)內(nèi)控工作。首先,企業(yè)沒有在預(yù)算管理中合理編制預(yù)算方案,沒有充分考慮自身的戰(zhàn)略目標(biāo)和各項業(yè)務(wù)活動等,導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)和崗位預(yù)算目標(biāo)缺乏合理性和明確性;同時沒有在預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行期間開展績效考核和最終管控工作,沒有及時修正預(yù)算方案,難以充分發(fā)揮預(yù)算作用。其次,面臨著責(zé)任落實和實施問題,一些崗位人員不清楚自身職責(zé),難以開展規(guī)范全方位的日常工作。最后,缺乏全方位的監(jiān)督管控工作,大部分企業(yè)并未將ERP 監(jiān)管機(jī)制引入財務(wù)內(nèi)控工作中,且缺乏有力的監(jiān)管機(jī)制,難以穩(wěn)定運行ERP系統(tǒng),充分發(fā)揮重要作用。特別是缺乏全方位的風(fēng)險防范和監(jiān)管措施,一些制造企業(yè)不重視防范和管控財務(wù)風(fēng)險,未對風(fēng)險實施定期評估,缺乏完善的風(fēng)險管控體系,未制定合理的風(fēng)險防范措施,也未實施事前、事中和事后的監(jiān)督管控工作。
制造企業(yè)采用ERP 系統(tǒng)可以更順利地開展生產(chǎn)經(jīng)營活動,通過整合利用各項管理信息資源,實現(xiàn)資源共享目標(biāo)。然而,企業(yè)卻并未充分重視信息安全,沒有引入現(xiàn)代技術(shù)等,難以保證ERP 系統(tǒng)在財務(wù)內(nèi)控管理中的安全應(yīng)用效果,可能會泄露商業(yè)機(jī)密,難以充分發(fā)揮該系統(tǒng)的重要作用,并給企業(yè)帶來各種財務(wù)內(nèi)控管理問題,難以提升其管理質(zhì)量。此外,如果企業(yè)未充分重視信息安全,沒有充分利用各類ERP系統(tǒng)信息資源,就會面臨各種安全風(fēng)險,從而影響內(nèi)控管理和ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用效果及使用功能,難以借助多樣化的技術(shù)手段實現(xiàn)管理目標(biāo)。
制造企業(yè)在ERP 環(huán)境下開展財務(wù)內(nèi)控管理工作時,還會面臨人員的問題,人員主要包含如下類型:一是專門管理ERP 系統(tǒng)的人員,二是受ERP 系統(tǒng)管理的內(nèi)部員工,兩者的能力都有待提升。一方面,大部分ERP 業(yè)務(wù)人員在財務(wù)管理工作中難以充分發(fā)揮ERP 的重要作用,沒有及時更新系統(tǒng),缺乏對其的操控經(jīng)驗;另一方面,許多企業(yè)員工認(rèn)為,自己手上的業(yè)務(wù)更為重要,將管理ERP 系統(tǒng)、內(nèi)部控制和財務(wù)管理作為財務(wù)人員和管理人員的主要職責(zé),沒有充分了解ERP 系統(tǒng),在這一背景下,無論企業(yè)采用多么完善的內(nèi)控制度,都難以充分發(fā)揮重要作用。
目前,由于部分制造企業(yè)對ERP 系統(tǒng)了解程度較低,未能在財務(wù)內(nèi)控管理中充分運用ERP 系統(tǒng)開展相應(yīng)工作,通常組織人力資源通過人工管理手段,完成有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)整合、財務(wù)缺陷分析和財務(wù)管理流程優(yōu)化等任務(wù),沒有將ERP 系統(tǒng)與內(nèi)部控制系統(tǒng)有效協(xié)同,也沒有建立與ERP 系統(tǒng)相符合的財務(wù)內(nèi)控管理機(jī)制。這種情形不僅會影響財務(wù)內(nèi)控管理質(zhì)量,還會阻礙ERP系統(tǒng)功能發(fā)揮,弱化ERP系統(tǒng)應(yīng)用價值。
制造企業(yè)在研究財務(wù)內(nèi)控管理工作的同時,應(yīng)當(dāng)掌握ERP 系統(tǒng)目前面臨的應(yīng)用問題。但是,部分制造企業(yè)未綜合考慮風(fēng)險管理和構(gòu)建預(yù)警系統(tǒng)等工作,因此難以科學(xué)應(yīng)對ERP 系統(tǒng)風(fēng)險和提升內(nèi)控管理在企業(yè)經(jīng)營活動中的實施效果,影響相關(guān)工作的質(zhì)量,無法科學(xué)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)。同時,由于制造企業(yè)沒有充分了解市場形勢和ERP 系統(tǒng)的變化及應(yīng)用優(yōu)勢等,也沒有在應(yīng)用該系統(tǒng)的過程中開展嚴(yán)格的管控工作,因此,難以在內(nèi)控管理中充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的重要作用,高效處理各類風(fēng)險隱患。
一些制造企業(yè)在內(nèi)控管理計劃的實施過程中,并未科學(xué)評估ERP 應(yīng)用效果,也沒有及時開展評估工作,所以,難以及時處理各類細(xì)節(jié)問題,為財務(wù)內(nèi)控管理提供重要的技術(shù)支持。開展高水平的信息化管理工作,制定針對性顯著的應(yīng)對措施,保證內(nèi)控管理在企業(yè)未來發(fā)展中的實施效果,所以,制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)更深入地研究ERP 系統(tǒng)應(yīng)用問題,從而在內(nèi)控管理中充分發(fā)揮其重要作用。
在ERP 環(huán)境下,制造企業(yè)在開展財務(wù)內(nèi)控工作的過程中,要不斷提升財務(wù)內(nèi)控體系的完善和優(yōu)化力度,從而充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的重要作用,為財務(wù)內(nèi)控提供支持,幫助企業(yè)高效管理財務(wù)內(nèi)控工作。一方面,企業(yè)應(yīng)密切結(jié)合自身經(jīng)營發(fā)展需求,以各項戰(zhàn)略目標(biāo)、崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)活動等為依據(jù),制定并完善清晰的財務(wù)內(nèi)控管理目標(biāo)和相關(guān)內(nèi)控管理制度。比如,企業(yè)應(yīng)按照財務(wù)內(nèi)控管理現(xiàn)狀,制定績效考核激勵制度。企業(yè)在制定績效考核激勵制度的過程中,將考核標(biāo)準(zhǔn)明確化、具體化,講明考核范圍,針對不同崗位制定不同的考核標(biāo)準(zhǔn)。同時,在制定績效考核激勵制度中明確績效考核要素,系統(tǒng)羅列考核內(nèi)容,比如,各崗位人員需要達(dá)到的考核基數(shù)、需要完成的工作量、需要達(dá)到的年度業(yè)績或團(tuán)隊業(yè)績及考核周期等內(nèi)容。此外,企業(yè)應(yīng)定期調(diào)查有關(guān)崗位財務(wù)內(nèi)控管理的開展情況,按照工作完成程度進(jìn)行打分,如果分?jǐn)?shù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)應(yīng)及時對其進(jìn)行績效激勵,并將具體激勵信息展示到宣傳欄上,以此激勵其他人員自主改正不足,不斷提高財務(wù)內(nèi)控管理質(zhì)量。另一方面,制造企業(yè)應(yīng)不斷完善ERP系統(tǒng)的技術(shù)和功能,設(shè)計與企業(yè)經(jīng)營需求和管理需求相符的ERP 系統(tǒng)。例如,科學(xué)完善、合理設(shè)置相關(guān)崗位責(zé)任制和各崗位權(quán)限,為各項工作制定規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)和實施流程,避免系統(tǒng)運行出現(xiàn)異常,比如,制造企業(yè)可以建設(shè)相應(yīng)的崗位職責(zé)機(jī)制。企業(yè)應(yīng)在建設(shè)崗位職責(zé)機(jī)制前期,組織專人調(diào)查研究,摸清“家底”,要求有關(guān)人員在調(diào)查中將財務(wù)內(nèi)控管理中的工作內(nèi)容、工作職責(zé)和管理范圍等統(tǒng)計出來,剔除內(nèi)容重復(fù)崗位,重構(gòu)業(yè)財部門工作崗位職責(zé),將數(shù)據(jù)整理、會計核算等具體職責(zé)分配到崗。如果是單人負(fù)責(zé)某個崗位職責(zé),應(yīng)實施專人專責(zé)機(jī)制;如果是多人負(fù)責(zé)某個崗位職責(zé),應(yīng)實施組長負(fù)責(zé)制。通過定崗位、定工作、定人員和定責(zé)任的方法,將業(yè)財融合中的具體任務(wù)和崗位人員聯(lián)系起來,做到人人有專責(zé)、事事有人管。此外,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對ERP 系統(tǒng)的創(chuàng)新和優(yōu)化力度,在有效發(fā)揮該系統(tǒng)功能的同時,為其運行提供安全保證,開展多樣化的培訓(xùn)和維護(hù)活動,引導(dǎo)各崗位人員相互溝通,通過各部門的共同協(xié)作,保證ERP系統(tǒng)的有序運行。
制造企業(yè)在運用ERP 系統(tǒng)的同時,應(yīng)密切結(jié)合實際的財務(wù)內(nèi)控管理需求,優(yōu)化相關(guān)監(jiān)管機(jī)制,開展有效的監(jiān)督管控工作,并全面落實相關(guān)監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管措施,從而在財務(wù)內(nèi)控管理中全面發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的重要作用,達(dá)成預(yù)期管控目標(biāo)。例如,企業(yè)應(yīng)根據(jù)財務(wù)內(nèi)控管理現(xiàn)狀制定監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)應(yīng)將財務(wù)內(nèi)控管理分為事前、事中和事后三個階段,明確每個階段監(jiān)督任務(wù)、監(jiān)督范圍和監(jiān)督要求。如果在工作中發(fā)現(xiàn)業(yè)財人員工作行為違法違規(guī),監(jiān)督人員應(yīng)及時要求工作人員改正不良行為,從根源消除潛在風(fēng)險隱患。首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)在重要崗位安排專門的監(jiān)管人員,各部門全面監(jiān)管內(nèi)部工作,尤其應(yīng)當(dāng)全過程、全方位監(jiān)管財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門。其次,企業(yè)應(yīng)有效落實崗位責(zé)任制,規(guī)范化地運行日常工作。再次,企業(yè)應(yīng)拓展監(jiān)督管控范圍,全面管理好內(nèi)部資金、財務(wù)收支、預(yù)算工作和各項業(yè)務(wù)活動等,以獲取的財務(wù)數(shù)據(jù)信息為依據(jù),科學(xué)調(diào)整各項業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營決策。最后,企業(yè)應(yīng)重點防范和管控各類風(fēng)險,尤其應(yīng)當(dāng)管控好財務(wù)風(fēng)險和ERP系統(tǒng)風(fēng)險,避免風(fēng)險嚴(yán)重影響企業(yè)的正常發(fā)展。例如,企業(yè)要求財務(wù)人員全面認(rèn)知ERP 系統(tǒng),學(xué)習(xí)各項技術(shù)和操作技能等,在ERP 系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計明確的財務(wù)構(gòu)架和具體的財務(wù)核算方法,從財務(wù)需求出發(fā)優(yōu)化設(shè)計系統(tǒng);采用ERP 系統(tǒng)記賬,摒棄傳統(tǒng)手工記賬;重視備份管理財務(wù)數(shù)據(jù)信息;定期核查和管理各環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況。
制造企業(yè)想要顯著提升自身的發(fā)展質(zhì)量,提升各項管理工作效率,要求管理者以企業(yè)實際情況和發(fā)展方向為依據(jù),正確認(rèn)識ERP 系統(tǒng)的重要性,逐漸加強(qiáng)他們的思想認(rèn)知,促使他們開展更專業(yè)的財務(wù)內(nèi)控管理工作,從而達(dá)成高效應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的目標(biāo)。同時,制造企業(yè)想要達(dá)到與時俱進(jìn)的發(fā)展目標(biāo),就應(yīng)當(dāng)重視組建專業(yè)的內(nèi)控管理團(tuán)隊。比如,通過對外招聘的方式,選拔綜合素質(zhì)強(qiáng)的專業(yè)人才,組建專業(yè)的財務(wù)內(nèi)控管理團(tuán)隊。企業(yè)可以在選拔過程中,通過列舉ERP系統(tǒng)環(huán)境下財務(wù)內(nèi)控管理案例,考察應(yīng)試者的信息素養(yǎng)、職業(yè)能力和專業(yè)知識儲備情況等,重點分析應(yīng)試者的專業(yè)知識和職業(yè)能力是否符合財務(wù)內(nèi)控管理需求,根據(jù)面試結(jié)果挑選綜合素質(zhì)強(qiáng)的人才。再者,企業(yè)應(yīng)舉辦相關(guān)培訓(xùn)活動,加強(qiáng)其ERP 系統(tǒng)應(yīng)用能力,保證他們可以順利完成內(nèi)控管理工作,充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用價值。比如,企業(yè)可以組織同行專家負(fù)責(zé)培訓(xùn),讓專家在培訓(xùn)中重點講解與財務(wù)內(nèi)控管理有關(guān)的法律法規(guī)知識,財務(wù)內(nèi)控管理問題解決辦法等內(nèi)容,使財務(wù)內(nèi)控管理人員能夠有效提高職業(yè)素養(yǎng)。與此同時,企業(yè)可以根據(jù)有關(guān)人員工作表現(xiàn),設(shè)計相應(yīng)的視頻學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動,在學(xué)習(xí)網(wǎng)站中購買與財務(wù)內(nèi)控管理有關(guān)的精品課程,要求有關(guān)人員按照崗位職責(zé)挑選相應(yīng)視頻進(jìn)行學(xué)習(xí),確保有關(guān)人員在視頻學(xué)習(xí)中有效完善其專業(yè)知識。此外,財務(wù)內(nèi)控管理者在這一期間應(yīng)不斷提升自身的責(zé)任感,發(fā)揮專業(yè)團(tuán)隊和ERP 系統(tǒng)的優(yōu)勢和實際作用,全面落實專業(yè)的內(nèi)控管理工作,從而提升企業(yè)經(jīng)營效益,幫助企業(yè)科學(xué)應(yīng)用ERP系統(tǒng)。
首先,制造企業(yè)可以借助ERP 系統(tǒng)開展財務(wù)內(nèi)控管理工作,提升財務(wù)管理質(zhì)量,快速實現(xiàn)財務(wù)管理目標(biāo),統(tǒng)一內(nèi)部員工思想,引導(dǎo)全體員工高度重視應(yīng)用ERP 系統(tǒng)。其次,企業(yè)應(yīng)打造與ERP 系統(tǒng)相適應(yīng)的財務(wù)內(nèi)控管理機(jī)制,為達(dá)成加強(qiáng)企業(yè)管理能力的目標(biāo),應(yīng)根據(jù)自身的運營規(guī)律和發(fā)展需求,優(yōu)化其業(yè)務(wù)流程。由于外部環(huán)境的變化及信息技術(shù)的進(jìn)步,企業(yè)應(yīng)該動態(tài)調(diào)整ERP 系統(tǒng),比如對于一些關(guān)鍵風(fēng)險點,企業(yè)應(yīng)該在系統(tǒng)設(shè)計中加以考慮,并調(diào)整財務(wù)內(nèi)控流程。
綜合考慮提升ERP 系統(tǒng)及內(nèi)控管理工作使用功能及實施效果的要求,為安全應(yīng)用此類系統(tǒng),達(dá)成與時俱進(jìn)的發(fā)展要求,在運行ERP 系統(tǒng)時,要充分重視信息安全問題。在這一過程中,企業(yè)可以制定并優(yōu)化信息安全制度,在該制度的約束下,企業(yè)可以在財務(wù)內(nèi)控管理中安全應(yīng)用各類ERP 信息資源,及時解決各類潛在的安全隱患,從而更安全地運行ERP 系統(tǒng)。此外,在充分重視信息安全的前提下,企業(yè)可以更加安全高效地應(yīng)用ERP 系統(tǒng),從而在財務(wù)內(nèi)控管理中應(yīng)用各類信息資源。
在ERP 背景下,制造企業(yè)想要降低內(nèi)部控制風(fēng)險,不僅需要開展科學(xué)的控制工作,還需要制定有效的內(nèi)控評價機(jī)制,并以此為基礎(chǔ)開展后續(xù)工作,了解企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行情況和執(zhí)行效果。同時,各管理者還應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體評價結(jié)果,對風(fēng)險防范策略進(jìn)行有序調(diào)整,保證風(fēng)險防范體系在整個企業(yè)內(nèi)部可以處于最佳狀態(tài),從而使企業(yè)能夠長久發(fā)展下去。制造企業(yè)在制定完各項ERP 系統(tǒng)評價指標(biāo)后,還應(yīng)當(dāng)對此類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全方位的研究和分析,探究潛在風(fēng)險。此外,由于ERP 系統(tǒng)的柔性不足,只有在了解最重要的內(nèi)控環(huán)節(jié)后,才能充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的重要作用。所以,制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對ERP系統(tǒng)的特點進(jìn)行深入了解。
總體來說,制造企業(yè)應(yīng)正確認(rèn)識財務(wù)內(nèi)控管理中ERP 系統(tǒng)起到的重要作用,并基于實際的財務(wù)內(nèi)控管理需求和自身經(jīng)營發(fā)展需求,打造與企業(yè)相適應(yīng)的ERP 系統(tǒng),并為該系統(tǒng)制定規(guī)范的流程和操作標(biāo)準(zhǔn),從而提升企業(yè)管理工作的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化,開展高效、高水平的財務(wù)內(nèi)控管理工作。此外,制造企業(yè)還應(yīng)當(dāng)不斷完善ERP 系統(tǒng)化管理及監(jiān)管工作的技術(shù)、體系和機(jī)制,從而更能防范管控風(fēng)險,提升風(fēng)險控制體系的完善性,充分發(fā)揮其作用,保證制造企業(yè)長久發(fā)展。