新形勢下檔案數字化戰略轉型發展的探析

施瑞璇

（中鐵十局集團有限公司，山東濟南 250010）

0.引言

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，新時期檔案信息化戰略轉型的方向是檔案數字化、檔案平臺系統化、檔案管理智能化和檔案利用網絡化。當下，信息社會的快速發展給檔案數字化戰略轉型帶來諸多挑戰，企業在系統規劃與設計上需要從完善機制、統籌協調、強化技術應用、優化人員素質及加強經費保障多方面進行入手。

1.檔案數字化戰略轉型的內涵及方向

1.1 檔案數字化戰略轉型的內涵

“十四五”時期是實現2035 年遠景目標任務的重要開端。檔案事業發展質量的好壞與黨和國家各項事業的建設密不可分，在新的戰略機遇期，同樣面臨著實現高質量發展的現實要求。在此背景下，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布，將檔案數字化戰略轉型作為一項重要任務進行推介，同時將其納入“十四五”時期檔案事業發展戰略，從管理方式變革和數字化轉型等方面豐富了檔案數字化戰略轉型的內涵[1]。

1.2 企業檔案數字化戰略轉型的方向

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》從7 個角度對新時期檔案事業發展的目標進行了闡述，包括檔案治理效能、檔案資源建設、檔案利用服務、檔案安全防線、檔案數字化建設、檔案科技創新、檔案人才隊伍建設等。在檔案數字化建設方面，強調到2035 年“檔案工作基本實現數字轉型”的發展目標。目前轉型的方向主要在檔案資源數字化、檔案利用系統化和檔案管理智能化。

1.2.1 檔案資源數字化

新時期檔案數字化戰略轉型的一項重要內容，也是提升檔案數字治理效能的關鍵一環，即檔案資源數字化轉型，這是在新科技環境下進行檔案智慧化開發利用的必然渠道，更是創造檔案服務效能、創新檔案利用模式的重要路徑。為了實現這項任務目標，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》以政策制定、標準建設為導向，以“增量電子化”“存量數字化”為落腳點，提出了明確且具體的要求。同時，從內容管理、技術應用、知識服務等方面對推進檔案數字化轉型做了要求。山東省在扎實推進檔案采集、擴容數據庫方面已經取得顯著成效，一是連續五年大范圍開展館藏檔案的數字化，貼合信息時代的發展需要，將數字化和智能化融入到館藏目錄數據庫以及全文、音視頻數據庫、照片。二是推進“增量電子化”，將檔案移交轉到線上，在云端架起傳播橋梁，通過《山東省省直機關電子檔案進館辦法》，明確電子檔案的數據要求、搜集領域、交接與接收方式，規范電子檔案移交進館工作。為各行各業檔案資源數字化工程發揮了領頭雁作用[2]。

1.2.2 檔案利用系統化

推進檔案平臺系統化升級轉型，對于建設完善檔案資源利用體系、使檔案利用服務走向網絡化起著前提性作用。在主管部門的帶領下，檔案管理部門認真抓好數字檔案館（室）的興辦，建立收、管、存、用等于一體的互聯互通平臺，在軟件建設方面做好數字化和系統化的平臺支持。在實現檔案平臺系統化轉型方面，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的要求包括“推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統。各省（自治區、直轄市）綜合檔案館加強本區域檔案信息資源共享平臺建設，實現本區域各級綜合檔案館互聯互通”。山東省數字檔案館在科學設計系統架構上，建立了基于“一島”—檔案數據離線進館的安全島，集局域網、互聯網、政務外網、政務內網“四網”于一體的數字檔案館應用平臺，構建了包含了全部館藏檔案信息資源—“一庫”，即數字資源總庫，“四網一島一庫”的設計理念是山東省數字檔案館在檔案數字化轉型領域率先垂范并持續精進的創新探索應用[3]。

1.2.3 檔案管理智能化

以檔案管理智能化為聚焦點，在探索數字化成果在檔案智能化管理中的應用，緊跟我國數字產業化、產業數字化的宏大趨勢，緊跟檔案工作智慧化的前沿脈絡，對于豐富檔案工作管控手段、強化檔案數據治理、促進檔案工作轉型升級，實現檔案管理從數據到智慧的智能革新，具有極大的實踐意義。這與《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提到的“健全‘互聯網+監管’手段，提升檔案治理網絡化、智能化、精細化水平，加強大數據、人工智能等技術的應用”不謀而合[4]。

2.當前推進檔案數字化戰略轉型存在的問題

檔案工作面臨的數據量龐大，檔案類型復雜，人員配置不足，種種原因導致檔案數字化戰略轉型面臨著較大困難，結合檔案管理現有資源要素，對推進檔案數字化戰略轉型進行綜合研判、總結分析，當前存在以下5 個方面顯著問題。

（1）標準化建設角度（制度缺陷）:檔案數字化標準缺乏統一性。當前，檔案數字化建設缺乏統一的制度標準，檔案數字化管理系統尚未形成規范、完善的體系。電子文檔歸檔和移交接收存在不完整性，缺乏健全的制度作為支撐，導致檔案信息檢索數據缺乏完整性、統一性、系統性。

（2）統籌協調角度：檔案數字化戰略轉型缺乏同步性。檔案數字化戰略轉型過程中，涉及檔案資源建設領域、檔案安全領域、檔案信息監管領域、檔案資源開發利用等各個領域，從全局角度來看，現階段可能會存在各個領域由于缺乏統籌協調配合而出現的不能同步推進轉型升級的問題。

（3）基礎設施建設角度（技術瓶頸）:檔案數字化戰略轉型升級設備基礎薄弱。在轉型升級大潮中，先進的科技手段是支撐，先進的科技必然要以前端的設備為依托。目前多數檔案系統在信息資源采集過程中使用的設備設施存在比較傳統、老舊的情況，設備設施功能單一、操作復雜、效率低下，不能做到及時進行設備的更新換代，造成檔案數字化管理缺乏準確性、高效性及智能化等問題，進而導致資源利用率低，從而阻礙了檔案數字化轉型升級的步伐[5]。

（4）安全防控角度:檔案信息資源備份、保密等安全防控措施有待加強。首先，電子文檔相對于紙質文檔，較容易被惡意篡改；其次，如果沒有完善的安全防護系統做保障，檔案庫數據非常容易被病毒或黑客侵襲，造成泄密，從而給企業、社會甚至國家帶來意想不到的損失。

（5）人員素質方面（人才短板）:檔案人員隊伍綜合素質及專業化水平有待提高。人才培養是為檔案數字化轉型升級提供智力支撐。傳統的檔案管理理念導致檔案管理人員思想停留在檔案的“收集型”“保管型”管理模式，對檔案數字化專業知識涉獵較少，更是缺乏具有高水平操作技能以及具有開發應用能力的檔案專業人員，在適應新的工作模式以及轉變管理理念上存在較大障礙，一定程度上給檔案數字化戰略轉型升級造成阻礙[6]。

3.新時期我國檔案數字化戰略轉型的路徑

從宏觀看，新一輪科技革命深入發展，新一代信息技術滲透性強，對于檔案工作來說，要求我們要從數字化的角度重新思考檔案工作的理念、方法、模式；從行業發展看，我們要適應新時期發展步伐，突出創新引領，要以改革頭腦推動檔案理論、制度、實踐的全面革新，使檔案事業與新一代信息技術融合發展，為檔案數字化戰略轉型升級提供不竭動力?？紤]檔案數字化戰略轉型任務的復雜性、艱巨性，著重在以下“四個著力”方面很下功夫、出成效。

3.1 著力檔案數字化戰略轉型工作的思維的轉變

隨著大數據技術應用的日漸下沉，檔案工作的應用場景已經向數字空間進行轉移。大數據時代及數據科學的出現為人們提供了一種全新的研究思路，從檔案行業數字化轉型升級的視角出發，審視檔案行業如何順應時代大潮，用大數據思維，從傳統的檔案“收集型”“保管型”管理模式，轉變為“數據化檔案”，在檔案管理所涉及的各個領域來解決現實問題，力求打造“大數據檔案格局”，在科技飛速發展時代更好地生存、適應和提升[7]。

3.2 著力檔案數字化戰略轉型工作的統籌協調

將檔案數字化戰略轉型與《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》融會貫通，建立以檔案主管部門為核心的組織機構，統籌檔案資源建設、檔案安全、檔案信息監管、檔案資源開發利用等各個領域，有效發揮制度、資源、技術等要素在檔案數字化戰略轉型中的作用，提高檔案數字化戰略轉型升級工程的緊迫感，提升行業變革的憂患意識，圍繞中心工作、結合實際開展工作[8]。

3.3 著力檔案數字化戰略轉型的技術創新

檔案數字化戰略轉型得以快速推進的關鍵，是需要強化現代信息技術的應用。在硬件方面，在配齊優化服務器、終端、高拍儀、掃描儀、硬盤等主要設施設備，滿足數字化檔案海量存儲管理要求的同時，積極探索檔案云存儲平臺的使用。在軟件方面，在完善制度建設的基礎上，使用、探索或研發模塊齊全完備的檔案管理系統，滿足在線收集、智慧查詢、智能檢索、開發利用等各項需求，且能夠實現與其他應用平臺之間的互聯互通，確保具備較高的穩定性、精確性和安全性。從硬件、軟件兩方面同時著手，全力推進智慧云檔案建設，為檔案數字化戰略轉型提供必要的技術保障[9]。

3.4 著力檔案數字化戰略轉型的人才隊伍優化

檔案數字化戰略轉型對檔案人才隊伍提出了新的更高要求，要通過干學結合的實戰培訓手段，推進檔案人員素質提升與互聯網融合發展，增強檔案在職人員的技術能力和信息素養；重點培養使用具有信息技術特長的檔案專業化人才，完善檔案專業兼備信息化專業特長的人才培養機制，培育和打造集技術型、管理型檔案技能于一體的復合型檔案人才隊伍[10]。

4.結語

檔案數字化戰略轉型的巨大跨越，是互聯網時代檔案行業數字化發展的題中之義，檔案管理數字化戰略轉型也是在大數據時代檔案行業面向未來，大數據引領檔案管理思維及模式轉變重要發展戰略轉型。伴隨大數據的迅速發展，檔案數字化戰略轉型終將會是檔案行業發展的大勢所趨，在建立“大數據思維”的前提下，從檔案管理數據中洞察規律、洞察趨勢、洞見未來、挖掘檔案價值，在檔案數字化戰略轉型發展新時期邁上新臺階[11]。