淺析如何提高人事信息管理崗位的工作效率

葉小琴 鐘 鈴 劉墨涵

（四川工程職業技術學院，四川德陽 618000）

0.引言

高職院校人事管理是管理全校教職員工的部門，不僅決定學校師資水平和師資隊伍建設情況，對學校穩定發展也極具重要影響[1]。我校人事工作較為復雜，涉及人才招聘、崗位管理、薪酬管理、人員考核管理、五險一金管理等多項內容。隨著2022 年5 月1 日《中華人民共和國職業教育法》的施行，我校為適應新職教法，正努力修正學院各項管理制度。作為人事管理部門，要以學院發展方向為基本導向，應不斷完善人事制度綜合改革，為學院全面深化產教融合、校企合作、擴容提質、落實“雙師型”教師隊伍建設等方面，提供強有力的人事制度保障[2]。

1.我校人事管理工作現狀

我校建于1959 年，建校初期是一所中職院校，經歷了幾代人的共同努力，在國家大力發展職業技術教育和四川裝備制造業蓬勃發展的戰略機遇下，我校是全國首批（28 所）國家示范性高職院校，也是中國特色高水平高職學校建設單位。在此過程中，人事管理部門也在不斷改進并跟隨學院一起發展，目前學院在校教職員工人數接近1400 人，在人事管理工作上，還存在以下問題。

1.1 辦事流程有待優化

人事部門的主要工作就是人事管理，涉及“人”事，就必須按制度和流程辦理，我校雖然已開發人事信息管理系統，但很多工作還需要教職工線下配合完成，比如職稱評審、探親家審批、工傷產假辦理、退休審批等，教職工不僅需要準備各種紙質材料，還要按流程對接線下多個部門。除此外對待一些特殊人，特殊事務，還需“一人一議”或“一事一議”。學院在制定一些制度和辦事流程上應更加科學化，合理化和人性化。

1.2 考核機制有待優化

人事考核是人事管理中非常有效的一種管理手段，教師考核是高校按照一定的標準對教師的教學、科研等工作進行評判的活動，可真實反映工作人員的工作表現，為高校做出加薪、升遷等人事決策提供重要參考依據。高校教師考核機制是高校人事管理工作的基礎[3]，考核機制的內容主要包括行為考核與業績考核。我院教職工的考核包括師德師風考核、育人工作考核、教學質量考核、科研成果考核、教師繼續教育考核、出勤考核等。考核機制的主要目的是能客觀、準確、全面地對教職工工作的肯定，對激勵和提升教職工的工作績效，促進學院整體教學質量的提高有著重要意義。考核機制如果不健全，會使教職員工的考核流于形式，達不到公平公正的效果，考核的結果也不會對教職工起到鞭策激勵的作用，相反還會產生較大的副作用。同時，新的考核機制應多采集教職員工的意見，最好有一個過渡期，不能一推出就立馬執行。

1.3 工作人員辦公軟件技術有待提升

人事部門經常會全校范圍內收集一些數據，基于我院教職工人數龐大，人員類型復雜。對接人員如果對辦公軟件操作不熟，填寫的數據格式雜亂無章，導致人事部門工作人員整理數據時間遠超統計數據時間。

2.我校人事信息管理崗位現狀

我校人事信息管理崗位目前的主要工作是統計并分析各類數據，維護各類人事信息管理系統，為學院其他部門提供數據依據和數據支持。此崗位工作繁重，究其原因，主要由以下幾個因素造成。

2.1 相關系統未關聯

工作人員需要維護的幾個系統數據庫之間并未打通，導致很多工作需要重復進行。如一位教師退休，在做人員信息減少時需要在多個系統中分別進行編輯，人員增加亦是如此。

2.2 數據統計口徑不一致

因統計數據歸口部門不一致，經常對同一字段的解釋也不同，如“雙師”，有的解釋是具有“雙師素質”的教師，即這類教師須同時具有教師資格證書和職業技能證書，另一種是“雙師型”教師，這類教師既具有教師資格證，同時還有至少半年企業工作經歷。作為統計人員，需要在每次統計數據前，認真解讀字段含義，再做統計。

2.3 統計工作需其他部門配合

為維護學院日常工作需求，學院規定其他部門需要人員類信息都要求從人事部門出具，這也要求信息崗位工作人員要及時準確地更新花名冊，使手上的動態花名冊信息始終處于最新狀態。很多時候，其他部門要數據非常急，需要在最快的時間給出最準確的數據，此時其他部門一定要清晰地給出需要統計數據的條件。

另外，在向上級部門填寫報表時，還需要學院其他部門的配合。這項工作需要統計人員認真解讀和理解相關資料，并提前做好表格模板，盡量減少工作人員工作量。有必要還需要和相關工作人員反復溝通，保證收集到的數據是有效的，盡量減少重復無效的工作。

3.如何提高人事信息管理崗位工作效率

通過多年在人事信息管理崗位的工作經驗，我在此提出以下5 點。

3.1 做好工作日志

用Excel 創建一個“工作日志”工作簿，“日志”工作表中包含序號、日期、事務分類、明細、經辦人、完成情況等字段。

電子版工作日志有以下作用：（1）記錄每天工作內容，以便備查；（2）表中設置“經辦人”，可以方便回查何人何時來辦理何事；（3）表中設置“完成情況”，可以幫助干事對當前處理事務數量比較多，或當前事務辦理周期較長，把當前事件標注為“未完成”。工作人員可以時不時地檢查一下“未完成”事項，以防事務遺漏；（4）方便同期同類型事務辦理查詢，對于經常性事件、學年年度或自然年度辦理的事件，可以通過日志查看。比如公招、全國高校狀態數據庫、高職院校基礎數據報表等；（5）年終總結工作時，可以按類查詢并分析工作人員年度工作量。

3.2 記錄好常規工作時間節點

（1）每月10 日前人員上下編變動或職稱、崗位等級的變動需要在“四川省事業單位崗位設置管理系統”中做好調整，需要工作人員在月初務必準備好相關資料；（2）每月月初做好上月全校教師的收入明細統計；（3）每年3 月初要向省廳上報上一年事業單位人員信息統計年報，該年報是統計自然年度的人員信息，截止日期為12 月31 日，需要工作人員在1 月初做好年報統計工作相關資料；（4）每年9～10 月學校要完成“高等教育事業基層統計報表”和“全國高校教學基本狀態數據庫”，這兩個系統的數據都是按學年來統計，統計數據的截止日期為8 月31 日。

3.3 事務分類

3.3.1 根據事務重要性進行分類

分類原則是緊急的事情安排在前，重要的事情其次，常規的事情先標注為“未完成”，然后再根據自己的情況有序進行辦理。

3.3.2 根據事務類型分類

在日志中專門有一項“事務分類”，這里根據信息崗位日常處理的事務進行歸類。

（1）給其他部門統計數據。當其他部門需要學校人員一些信息時，我們應及時準確地給出數據。在給其他部門數據時，務必要做到“數據有據可依”。

（2）軟件維護。因我校是一所公辦全日制高職院校，按國家和四川省的要求，學校日常需要維護的軟件系統有 “四川省事業單位崗位設置管理系統”“四川省機構編制管理系統”“全國教師管理系統”“學院人員花名冊”。凡是涉及學校教師以下變動，就需要在系統中更改，其中崗位設置系統和編制管理系統省上要求每月10 日前完成信息更新，其他兩個要求實時更新。涉及人員的相關變化主要有以下幾種情況：①人員增加或減少；②專業技術崗位等級、管理崗位等級或工勤技能崗位等級發生變化；③職稱變動；④職務變動；⑤工作崗位變動。⑥花名冊的維護：為讓數據變動體現動態性，我們會有很多張花名冊，每張花名冊名字后面都會有一個日期，表示修改的日期。如果制作報表需要截至哪一月的數據，就可以快速找到與之最接近的花名冊。

3.4 掌握常用Excel 函數

3.4.1 Countif（）函數

函數可以統計滿足某一個條件的單元格個數，如按性別統計男女人數，按編制統計編內、編外人員數，按部門統計各部門人數等。具體參數設置如下。

Countif（條件區域，條件）

如統計女性教師人數，函數編輯為

=Countif（性別所在列，“女”）

3.4.2 Countifs（）函數

功能類似countif（）函數，統計滿足多個條件的單元格個數，經常用于統計某個年齡段的人數，或是統計出某個部門的某一類職稱的人數等。具體參數設置如下。

Countifs（條件區域1，條件1，條件區域2，條件2，……）

如統計電氣信息工程系的教授人數，函數編輯為：

=Countifs（部門所在列，“電氣信息工程系”，職稱所在列，“教授”）

3.4.3 VLOOKUP（）函數

這是查詢函數。如某部門提供一些教職員工的姓名或工號，需要人事部門提供這些人員的其他信息，如身份證號碼或是職稱、學歷等信息，就可以通過此函數進行查詢。具體參數設置如下。

VLOOKUP（已知值，待查找數據區域，相對列數，查找模式）

如通過已有的工號查詢人員的身份證號碼，函數編輯為：

=vlookup（工號，待查詢區域，相對列數，0）

在待查詢區域中，工號必須位于首列，且區域中包含身份證號碼所在列；如區域中共3 列，其中工號在第一列，身份證號碼在第三列，那相對列數值為3；最后一個參數是0，表示精確匹配。

3.4.4 Match（）函數

查詢函數。返回指定數值在指定數組區域中的位置。具體參數設置如下。

match（已知值，待查找數據列，查找模式）

如已知工號033333，查詢該員工是否在年度考核數據表中。函數編輯為

=match（“033333”，待查詢表職工號所在列，0）

函數返回結果如果是一個數值，則代表該員工在此表中的某一行，若返回非法值，則說明表中無此人。最后一個參數是0，表示精確匹配。

3.4.5 If（）函數

邏輯判斷函數。主要根據表格字段中的值是否滿足某些條件，來返回一些結果。

具體參數設置如下。

if（條件，條件為真的結果，條件為假的結果）

經常用于判斷教師是否滿足雙師素質條件，如當教師同時擁有教師資格證書和職業技能證書的，“是否雙師”字段值為“是”，否則為“否”。函數編輯為

=if（and（教師資格證書所在單元格=“是”，職業技能證書所在單元格=“是”），“是”“否”）

3.5 Excel 常用數據分析工具

3.5.1 條件格式設置

選中需要設置不同條件的單元格，適合對年齡字段中處于不同年齡段的值進行不同顏色的設置，這樣在篩選年齡段時就可以按顏色來進行。

3.5.2 重復值的突出顯示

在條件格式設置中還有一項“突出顯示單元格規則”→“重復值”，可以快速把某一列中的重復值用不同的格式顯示出來，方便用戶查找重復值。

3.5.3 重復值的快速刪除

選中需要刪除重復值的列，選擇數據選項卡→數據工具→刪除重復值。

3.5.4 透視表的運用

Excel 數據透視表是集合了篩選、排序、分類匯總等多項功能的一種交互式表格。選中數據清單后，單擊插入選項卡下的數據透視表，即可以開始創建。每一次改變版面布置時，數據透視表會立即按照新的布置重新計算數據。另外，如果原始數據發生更改，則可以更新數據透視表。

4.結語

人事信息管理崗位工作在人事部門非常重要，各類數據不僅僅是對外使用，更多的是供部門內部參考，促進人事管理工作更好開展。如對專業技術崗位等級的分析，讓職稱管理崗位干事可以很好地了解學院專業技術崗位的分布，為開展職稱評審工作提供依據；又如對人員按性別和年齡進行分析，可以快速分析出近3 年即將退休的人員信息，對全院未來幾年發展提供人員補給數據支持。為讓工作更高效，數據統計工作應做在平時，當需要時能隨時提供準確有效的數據。