科研項目外協管理中的風險與控制措施

徐旭丹 呂小飛 張鳴 馮旭文

[摘 要]科研項目中的外協管理過程存在較多風險。識別其中存在的風險，分析風險的成因，提出解決的策略，對于科研單位提升項目質量管理效能、保障科研成果的科學性和嚴謹性具有十分重要的意義。文章闡述了科研項目外協的定義、分類和特點，分析了科研項目外協的主要風險，結合實踐從四個方面提出了科研項目外協管理的風險防范措施，旨在提高科研單位的外協管理水平，增強科研單位的綜合競爭優勢。

[關鍵詞]科研項目；外協管理；風險；措施

中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）15-0007-03

一、科研項目外協的定義、分類和特點

科研項目外協是指項目承擔單位將科研項目中的一部分工作委托給其他單位的過程[1]。實踐中部分科研單位也將規定采購限額標準以上的服務采購過程納入外協管理。

科研項目外協可以分為多種類型。

根據外協的原因，可以分為被動式外協和主動式外協兩大類。被動式外協是指項目承擔單位不具備完成某一部分業務的能力，必須將該業務委托給有能力完成的單位的過程。主動式外協是指項目承擔單位具備完成業務的能力，但是出于對工期、成本、技術方法和綜合效益等因素的考慮，將業務委托給外協單位，以達到更優的預期目標的過程。

例如，某科研單位將其價值鏈中競爭優勢不明顯的常規業務分包給其他具有相應優勢的單位，從而達到充分利用外部優勢資源、促進科研力量聚焦于自主創新或原始創新的目的，通過這一資源整合方式，強化核心競爭力。

根據外協的內容，可以分為調查研究類、分析測試類、技術加工類、設計開發類和數據獲取類等。其中，多數外協又可歸結為專業技術服務類，即擁有技術的一方為委托方解決某一特定技術問題而提供各種類型的服務。

科研項目外協的一般特點是業務類型多、涉及專業廣、技術難度大，部分任務具有較強的探索性質，使得科研單位在設定外協任務時存在難以精準確定技術指標和性能要求的情況，對于外協方提交成果的符合度和有效性缺乏統一的判定標準，通常需要通過組織專家進行科學評價的方式予以確認。不同于零部件加工制造類型的外協，對于多數調查研究類、分析測試類的外協項目而言，幾乎不存在“兩個完全相同的外協項目”。即使是外協內容相同的兩個項目，也會因為調查區域的差異、樣品性質的不同，造成實施過程和最終結果的差別。總體而言，科研外協項目的不確定因素較多。

二、科研項目外協管理的主要風險

（一）質量風險

質量風險是科研項目外協管理中最為普遍的風險之一，也是風險防控的關鍵[2]。在外協項目評審、實施和驗收等環節，要嚴把質量關，否則容易導致外協項目出現質量問題。

1.對外協單位的比選過程不夠嚴格

由于科研單位未對外協單位進行充分的資格審查和能力確認，導致外協單位實際上不具備完成外協任務的能力，或不具備穩定地提供合格產品和服務的能力，即提供的產品和服務質量時好時壞。

2.沒有將外協要求予以細化和明確

雙方沒有充分溝通和約定外協任務的實施內容、技術指標和驗收方式，導致外協單位沒有充分理解委托方對于產品和服務質量的要求，雙方理解上的偏差造成結果上的分歧。

3.外協實施過程缺乏有效的監督

科研單位將業務委托給外協單位之后，由于主觀上存在的管理意識不強、風險識別能力不足等原因，或者客觀上存在的空間、時間、人力資源等因素的限制，通常難以全程深入監督外協單位的實施過程，沒有做到及時發現問題、解決問題，導致外協單位的完成成果與預期目標存在偏差。

外協單位也有可能存在項目已承接而麻痹大意的情況，在實踐中表現為爭取項目時的承諾與實施過程中的做法出現“言行不一”的現象，對于外協項目實施過程中出現的質量問題，沒有設法解決或及時與委托方溝通，存在蒙混過關的僥幸心理。

4.外協成果驗收缺乏有效的確認

在外協成果的驗收階段，由于部分科研單位不具備相應的技術驗收能力，又未能組織具備相應能力的第三方參與驗收，或對成果驗收不夠嚴格，查驗、評審流于形式，都可能導致外協成果質量不符合要求。

（二）進度風險

進度風險通常是由外協單位對其產品和服務提供能力的高估或者對外協項目可能遇到的困難估計不足而造成的。外協單位不能按時提供合格的產品和服務，會直接影響科研項目后續的實施環節，可能對科研項目進度產生嚴重影響。

（三）法律風險

由于一些科研單位對國家和地方關于外協管理，尤其是規定采購限額標準以上的服務采購相關的法律法規了解不夠，對規章制度的剛性約束認識不足，導致出現違法違規問題，存在法律風險。典型的有違反《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》《政府采購促進中小企業發展管理辦法》《政府采購信息發布管理辦法》《關于促進政府采購公平競爭優化營商環境的通知》《關于開展政府采購意向公開工作的通知》等規章制度的問題。

（四）廉政風險

由于外協項目的設立審核、金額確定、單位比選和成果驗收等環節受人為因素影響較大，容易滋生腐敗，存在較大的廉政風險[3]。常見的表現形式有虛立項目實現資金轉移、不合理設置外協金額、選擇有利益關系的外協單位及對不合格成果故意通融放行等。

（五）信譽風險

信譽風險一定程度上是質量風險、進度風險、法律風險或廉政風險的派生風險，是指科研單位對外協項目的管理不到位可能導致信譽受損的風險。外協項目的成果是科研單位作為受托方向其委托方提交的最終成果的重要組成部分。科研項目中外協項目過多或者比例過大，會導致不確定因素增多，可能導致無法按時保質完成承接的項目內容，甚至因為與外協單位的糾紛增加司法風險，影響其信用和名聲。

（六）能力阻滯風險

合理設立的外協項目對于整合外部資源、服務于科研工作是有益的。但是，如果科研單位承擔的科研任務中外協比例過大，分包過度，甚至將關鍵核心任務委托給外協單位實施，將會造成科研業務空心化，特別是在新領域開拓、產學研融合等方面，阻礙科研單位的自主創新發展，長此以往會削弱科研單位的核心競爭力。

三、科研項目外協管理的風險防范措施

（一）統一認識，明確目標

在經濟增速放緩的大背景下，過“緊日子”將成為常態，對資金的列支需要更加科學的謀劃，對外協項目的管理也要進一步的規范。為此，科研單位負責人、項目管理部門、項目負責人和評審專家等各方應加強溝通、統一認識，充分理解外協項目規范化管理的重要性和必要性，增強風險意識和責任意識，將“規范外協管理、消除風險隱患”作為管理目標，共同把好外協項目審核關。

（二）完善制度，規范流程

在外協項目的全流程扎緊制度的籠子，用完善的制度、規范的流程促進外協項目管理水平的提高。

1.嚴格控制項目設立

科研項目外協必須通過必要性、合理性審查論證。科研單位的項目管理部門應組織專家評審，對于確有必要進行外協的項目準予立項，同時確定外協單位的資質要求、項目外協經費規模、預期成果、績效目標等要素。項目設立后，應在單位內部公示，了解單位內部是否有愿意且能夠承接這部分工作的個人或團隊。

2.建立完善的供應商管理系統

科研單位應建立合格供方名錄，全面評價供應商的能力、信用、價格和售后服務等。對于供應商提交的資信證明、以往業績等材料，應予以核實后妥善保管并適時更新。對于初次錄入的單位，應在收集供應商相應信息后組織專家進行評審。定期采取函調審核或現場審核的方式審核供應商，及時剔除不符合要求的供應商，保持供應商數據庫動態管理。

3.嚴格評審和比選外協單位

科研項目外協應按規定充分引入競爭機制優選外協單位。項目管理部門應組織專家圍繞技術水平、交付能力、信譽狀況、價格與支付方式、質量保障措施、數據安全可靠性等因素綜合比選入圍供應商。必要時可以現場考察擬分包單位。對于以往的外協中發現質量問題的單位，應確保其出現問題的原因已經消除。

4.加強項目監督檢查

將外協項目的監督責任落實到人，可以根據實際情況設立外協項目質量監督員，消除監管盲區。特別是對于初次合作、合作關系尚不密切的外協單位，可以設置專人實施現場過程抽檢和監督。質量監督員對于發現的問題應及時通報，確保外協全過程處于受控狀態，保留監督檢查時的記錄。

5.嚴格驗收成果并做好評價

對于外協單位提交的成果，應組織具備相應能力的人員對照合同規定的技術指標逐項檢查，完成對于外協過程的閉環確認，確保成果符合要求。針對不同類型的外協工作，應采用不同的驗收方式[4]。

例如，對于以研究報告形式提交的成果，應組織專家進行科學評審；對于以實物形式呈現的成果，應組織專業人員進行技術驗收；對于無成果提交的服務類的外協項目，應組織項目參與人員評價其服務水平。根據驗收的結果采取接收、讓步接收或退回等后續措施。同時，應及時將驗收的結果反饋給供應商管理系統，作為評價供應商的依據。

（三）強化法治，依法操作

外協項目的委托關系一般以合同的形式確立。外協項目管理應強化法治思維，盡可能細化和明確外協工作的任務量、技術要求、交付時間、驗收方式、違約責任和賠償標準等關鍵要素，通過簽訂書面合同的形式由雙方予以確認。必要時，要請法律顧問等專業人士把關合同內容。

合同中的技術要求是保障外協項目質量的關鍵，應將相關信息詳細并準確地告知外協單位，包括法律依據、技術標準、技術規范和圖紙等。如果有部分技術要求未體現在合同中，但是需要作為技術交底材料提供給外協單位的，應簽訂補充合同或保留技術交底的記錄。合同中可以約定預留一定比例的金額作為質量保證金，明確規定扣除的條件。嚴格按照合同約定結算和支付。對于涉密工作內容，應通過簽署保密協議等方式確保信息安全。

（四）信息賦能，互聯互通

科研單位應加快科研項目管理信息化系統建設，促進外協項目立項、實施和驗收等過程重要信息的公開化、透明化。信息公開有利于發揮內部監督作用，增加獲取腐敗問題線索的途徑，有效降低廉政風險。

借助信息化手段，還便于保存外協項目評審、監督等環節的記錄，一方面方便科研單位自查自糾，不斷優化管理流程，提高管理水平；另一方面可以防止關鍵信息丟失，在接受外部監督檢查時將其作為規范化管理的佐證。此外，完善的數字網絡還有利于信息在單位內不同部門和不同管理環節間的高效傳遞，使外協項目管理過程中的問題能夠更快地得到解決。

四、結語

科研外協是科研項目的重要組成部分，其成果質量直接影響科研項目的完成情況。加強科研項目外協管理對于降低科研單位管理風險、提高科研院所管理效能具有十分重要的意義。科研單位應注意總結管理實踐中發現的問題，通過梳理關鍵風險點，制訂措施完善外協項目立項、供方評審、合同簽訂、實施監督和驗收評價等全過程管理流程，增強科研院所的綜合競爭優勢。

參考文獻：

[1]崔惠絨，梅東濱.加強科研機構外協業務管理的思考[J].當代經濟，2015（29）：66-67.

[2]莊弟.CA公司外協產品質量管理改進策略研究[D].西南交通大學，2020.

[3]張國兵.廉政風險視角下的科研腐敗與治理研究[J].中國高校科技，2016（08）：34-36.

[4]鄧玉，鄧喜玲，黃從樹.淺談科研項目外協外包過程中的質量管理[J].科技與創新，2021（07）：122-123.