淺析西方會計實務中日記賬過賬技巧

2023-08-24 13:27:44李霞林

中國農業(yè)會計 2023年15期

關鍵詞：現金

李霞林

（作者單位：北京農業(yè)職業(yè)學院）

一、西方會計實務中日記賬的重要作用

在西方，會計分錄不是在一張張的記賬憑證上，而是被記錄在一本稱為“日記賬（journal）”的本子里。經濟業(yè)務發(fā)生時，直接將會計分錄記入該日記賬中，再據以記入各有關賬戶。

日記賬又稱會計分錄賬，起著與我國記賬憑證相同的作用。在美國、英國、澳大利亞等西方國家會計實務中，日記賬是會計記錄的起點，它將企業(yè)經濟業(yè)務的發(fā)生和會計要素各項目的增減變動情況進行全面、連續(xù)和集中反映，是企業(yè)處理經濟業(yè)務、登記分類賬的依據。

在西方國家，規(guī)模較小的企業(yè)，一般只設一種普通日記賬，用來記錄企業(yè)發(fā)生的所有經濟業(yè)務。而大中型企業(yè)則在設置普通日記賬的同時，設置特種日記賬。特種日記賬是專門用來記錄企業(yè)某一類頻繁發(fā)生的特定經濟業(yè)務，其設立目的在于將特定類型經濟業(yè)務按照發(fā)生的先后順序登入賬簿中，以反映這一類型業(yè)務的詳細情況，主要有銷貨日記賬、購貨日記賬、現金收入日記賬和現金支出日記賬。銷貨日記賬專門對賒銷商品業(yè)務進行記錄，包括庫存商品和非流動資產的賒銷、賒銷退回業(yè)務等。購貨日記賬記錄庫存商品的賒購、賒購商品的退回等。現金收入日記賬記錄所有引起現金增加的業(yè)務以及發(fā)生的現金折扣，包括存貨和其他資產的現銷業(yè)務。現金支出日記賬記錄所有的現金支出業(yè)務，包括存貨和其他資產的現購業(yè)務以及由于及時付款得到的現金折扣等。需要明確的是，這里的現金是廣義上的，包括銀行存款。

二、日記賬過記技巧

分錄日記賬記賬程序是指將所有的經濟業(yè)務按所涉及的科目，以分錄的形式記入日記賬，再根據日記賬的記錄過入總分類賬和明細分類賬的核算組織程序。下面以一家企業(yè)的業(yè)務內容為基礎來介紹日記賬的過賬方法和技巧。

卡茲公司2022 年10 月經濟業(yè)務已分別登記在日記賬中。

（一）普通日記賬的過賬方法

普通日記賬能夠記錄所有類型會計事項，企業(yè)可以根據原始憑證直接在普通日記賬上逐筆編制會計分錄。在企業(yè)不設置特種日記賬時，所有的經濟業(yè)務都記入普通日記賬；當企業(yè)使用特種日記賬時，凡是不能記入特種日記賬的業(yè)務均記入普通日記賬中，如計提壞賬準備、攤銷和折舊業(yè)務、差錯更正業(yè)務、轉賬業(yè)務等。普通日記賬記錄的經濟事項需要單獨過賬，而無法按照合計的總額過賬。

普通日記賬過賬至相關總分類賬的操作步驟包括確認總分類賬戶、錄入日期信息、輸入摘要信息、在過賬索引列輸入日記賬首字母和頁碼信息、分別在借方或貸方欄內輸入發(fā)生額、在余額欄更新余額，最后在普通日記賬當前分錄的過賬索引欄錄入借方或貸方科目編碼。

（二）特種日記賬的過賬方法

特種日記賬的登錄方法的獨特之處在于，它將同類型的交易記錄在一起，因此無須像普通日記賬那樣為每筆分錄寫出例行的摘要說明，也無須重復書寫設有專欄的賬戶名稱，從而節(jié)省登記分錄時間。

1.銷貨日記賬過賬方法

銷貨日記賬的過賬分兩步：一是當月業(yè)務發(fā)生時將銷售日記賬分錄過賬到應收賬款明細分類賬中的單個債務人，二是月末將銷貨日記賬總計金額過賬到總分類賬賬戶。

將當日業(yè)務分錄過賬至相關明細分類賬中的操作步驟：（1）首先找到并確認明細分類賬戶；（2）在明細賬戶的“日期”欄中輸入日記賬分錄的日期；（3）在明細賬戶的“過賬參考”欄中輸入日記賬名稱及頁碼；（4）在明細賬戶的“借方”或“貸方”列中輸入借方或貸方金額；（5）在明細賬戶的余額欄計算新余額；（6）最后在銷售日記賬當筆分錄的“過賬參考”欄中輸入對勾，表示該分錄已登記應收賬款相關明細分類賬。

月末過賬至日記賬標題欄所列的總賬賬戶相應欄目并將總賬賬戶編號錄入日記賬合計金額下方的賬戶編碼欄并加上圓括號。在科目編碼欄錄入科目編號，表示合計金額已過入相關總賬賬戶的借方或貸方項下。月末過賬完成，銷貨日記賬的過賬索引（過賬參考）欄就全部打上了對號，表示全部業(yè)務分錄已過賬至相關明細分類賬中，同時合計金額欄和賬戶編碼欄也已錄入相關信息，表示月末全部過賬至相關總分類賬。

2.購貨日記賬過賬方法

購貨日記賬的過賬可以參照銷貨日記賬的過賬方法來完成。

3.現金收入日記賬過賬方法

現金收入日記賬的過賬分三步走：第一，當月應收賬款項下有業(yè)務發(fā)生時應于當日過賬至應收賬款明細分類賬中；第二，其他賬戶有發(fā)生額時分別過賬至賬戶貸記欄中指定的總賬賬戶，然后在現金收入日記賬當前分錄的過賬索引欄錄入貸方賬戶編碼；第三，除其他賬戶總計外，所有標題賬戶所在列合計金額在月末一次過賬至該總賬賬戶。最后，在“總計”列下方輸入賬號，以表明它們已過賬。月末過賬完成，現金收入日記賬中與應收賬款明細賬有關的過賬索引（過賬參考）欄就全部打上了對號，表示客戶相關收款業(yè)務分錄已過賬至相關明細分類賬中，除其他賬戶列之外的合計金額欄和賬戶編碼欄也已錄入相關信息，表示月末全部過賬至相關總分類賬。由于其他賬戶列的總金額并未過賬至任何賬戶，需將符號“（X）”插入此列合計欄下方，表示總金額并未過賬至任何總分類賬。

4.現金支出日記賬過賬方法

現金支出日記賬的過賬則可以參照現金收入日記賬的過賬方法來完成。

本月所有日記賬分別過入表6—10 所示的明細分類賬和表11—26 所示的總分類賬中，月末過賬后所有日記賬完整信息見表27—31。