水利工程項目文件資料立卷歸檔芻議????

摘 要：近年來，水利工程項目建設如火如荼，產生了大量具有保存價值的水利文件資料。依據水利工程項目文件資料形成的聯系、規律組合立卷，是做好水利工程項目檔案管理的基礎，意義重大。本文首先分析了水利工程項目資料立卷原則、立卷方法，探討了水利工程項目資料立卷流程及內容，提出了水利工程項目文件資料立卷注意的問題，旨在提升檔案管理水平，助力水利事業高質量發展。

關鍵詞：立卷；水利工程項目；管理

引言

根據水利部公布的數據，2022年全國開工重大水利工程47項，投資規模4577億元。水利工程項目開工數、項目投資規模均創歷史之最。在水利工程項目立項、施工、竣工驗收及管理過程中，產生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件，需及時進行立卷歸檔。2021年6月修訂的《水利工程建設項目檔案管理規定》、2023年新頒布的《水利工程建設項目檔案驗收辦法》為新時期水利工程項目檔案立卷歸檔工作提供了規范性依據。

1 水利工程項目資料立卷原則

立卷是將辦理完畢并具有參考保存價值的文件資料，依其在形成過程中的聯系及規律組合成保管單位案卷的工作過程。根據水利工程項目的行業特點、形成規律做好立卷歸檔工作，既要確保水利工程項目資料收集的完整性，也要確保資料歸檔的有機聯系，堅持“以我為主”“成套性”“系統性”立卷原則，扎實開展水利工程項目資料立卷歸檔工作，為后期檔案管理奠定扎實基礎。

1.1 “以我為主”

按照歸檔文件材料來源，水利工程項目歸檔文件資料共有四種：一是下級機關或部門報送的文件資料；二是本級形成的文件資料；三是同級其他機關或部門抄送的文件資料；四是上級機關頒布頒發的文件資料[1]。其中本級形成和使用的文件資料應是立卷的重點。即立卷要堅持“以我為主”的原則，將屬于本機關或部門立卷范圍的項目資料全部收集，明確歸檔收集范圍。要結合本級機關水利工程項目資料，明確收集歸檔主次，突出管理重點，確定文件歸檔范圍、保管期限。

1.2 成套性

成套性，有相對的完整性、連貫性和材料之間緊密內在聯系的內涵[2]。成套的水利工程項目資料是水利工程項目從事工程項目建設的必然結果，反映了工程項目活動的自然過程。以“套”為收集單位，能夠確保資料收集齊全完整；以“套”為整理單位，能夠保證立卷歸檔文件有機聯系。水利工程項目檔案以“套”為價值鑒定基礎，按照成套性原則立卷歸檔，能夠保證水利工程項目資料完整齊全，并確保檔案之間的有機聯系，符合全宗理論要求。

1.3 系統性

系統性原則是指在建立水利工程項目檔案過程中，要以系統的觀點保證所搜集資料立卷歸檔的完整性、有序性。立卷歸檔是水利工程項目檔案管理的第一環節，通過立卷使水利工程項目資料發生兩方面變化：安全性鑒定和確定保管期限。堅持系統性立卷歸檔原則，就要求以目標為導向，規范有序地搜集資料；以內容為指引，全面完整地收集資料。系統性還體現在水利工程項目資料科學分類、合理組卷要依照《建設項目檔案管理規范》《水利工程建設項目檔案管理規定》《歸檔文件整理規則》《檔案著錄規則》《檔號編制規則》中的相關要求，確保水利工程項目資料卷內前后聯系、相互關聯。

2 水利工程項目資料立卷方法

2.1 項目前期文件

按建設程序、形成單位及其有機聯系進行立卷。納入立卷歸檔的水利工程項目前期文件，主要有涉及項目前期的文件資料，如水利項目申請報告、報批文件，與勘察設計公司簽訂的設計合同，上級主管部門的批復文件。水利工程項目規劃方案；項目建議書、附件、附圖等；可行性研究報告書、附件、附圖等；初步設計報告書、附件、附圖等；各階段環節影響、水土保持、水資源評價等專項報告；各階段評估報告、鑒定專題報告、招標設計文件、技術設計文件及施工圖設計文件等。此階段文件一般應按照“階段”“問題”“來源”立卷。

2.2 項目管理文件

水利工程項目前期工作完成后，正式進入施工建設環節。其間產生的各種項目管理文件中具有保存價值的文件資料應納入立卷歸檔范圍。主要包括建設管理機構成立的文件、主持重要會議記錄、紀要、重大事件處理的文件材料；招標文件；招標代理工作報告；重大設計變更及審批文件、移民征地、拆遷等文件。項目管理一般應分階段、分專業按卷冊號立卷，設計更改類文件則按專業/單位工程/時間立卷。

2.3 項目監理文件

主要包括監理部成立及人員機構、規章制度、監理大綱/規劃/細則文件；設備材料審核文件、開（停、復、返）工令、監理通知、監理日志、設備采購、監造總結等。水利工程項目監理資料一般按“文種”“專業（標段）”“時間”等特征立卷。

2.4 項目施工文件

水利工程項目施工文件要及時收集，立卷和歸檔。水利工程項目按照不同的工程項目標段進行組卷；或者按照水利工程項目各個施工單元組卷；也有按照單元工程進行組卷。專業承包施工或者分包施工的水利工程項目，按照承包施工部分獨立組卷或者分包施工部分獨立組卷。施工文件包括進場通知、合同項目開工令、施工人員進場報審、施工專項技術方案報批材料、施工定位資料、水利工程項目地勘報告、工程項目驗收記錄，以及水利工程相關的施工技術總結等。施工文件一般按“單位工程”立卷。

2.5 項目竣工圖

水利工程項目竣工圖通常按照項目立卷；或者按照專業進行立卷。

2.6 項目驗收階段文件

水利工程項目驗收階段產生的文件資料，要按照水利工程項目合同立卷，或者按照單位工程立卷，也有按照專項工程進行立卷。

2.7 項目竣工驗收文件

水利工程項目竣工驗收過程中產生的文件資料要及時做好立卷歸檔。這一環節的立卷歸檔按照建設項目資料立卷和專項工程立卷。

2.8 科研課題文件

水利工程項目中有許多科研技術報告，也有科研立項及結題報告，這類文件資料要按項目階段進行立卷歸檔。

2.9 其他文件

水利工程項目中成冊的項目文件或者成套的項目文件，一般立卷應保持其原態。通用圖、標準圖可單獨立卷或放入項目文件中合并立卷。

3 水利工程項目檔案立卷流程

3.1 材料收集

收集是立卷歸檔的首要環節，是指將水利工程項目建設過程中產生的各種文件資料及時收集。鑒于水利工程項目建設周期長、范圍廣、資料多，水利工程項目資料收集應貫穿于工程施工全過程，施工工地要有1名檔案員負責項目資料收集。要根據設計圖紙、施工方案變更，及時跟進，做好資料收集、登記、編號[3]。嚴格施工質量評定資料歸檔，施工單位填寫應嚴格遵照評定要求。還要加強水利工程試運行及后續資料的收集，尤其是新技術新工藝資料的及時收集。

3.2 材料歸檔

歸檔環節主要做好水利工程項目資料收集分類及排序工作。根據水利工程建設項目特點，收集文件通常分為水利工程項目前期文件、管理文件、監理文件、施工文件、竣工圖、驗收文件、科研課題文件等。保管期限通常分為“永久”“長期”[4]。在分類和確定保管期限后，還需要將每一類的文件進行排序。以“科研項目文件”為例，歸檔資料一般按照項目開題報告、研究報告、試驗記錄、實驗分析、階段報告、科研報告、技術鑒定、考察報告等順序排列。其中不同圖紙按照不同專業進行排列，相同專業圖紙則按照圖號排列。水利工程項目管理文件歸檔一般按“問題+時間”或“問題+階段”進行排列。此外，一般是同一事項按批復文件資料放在前、請示的文件資料放在后，正式印件在前、審批定稿文件在后，主件在前、附件在后順序排列。

3.3 檔案立卷

按照“以我為主”“成套性”“系統性”立卷原則，進一步做好立卷工作。水利工程項目資料立卷要齊全、完整，且保持前后有機聯系；工程圖紙幅面大小不一的，應折疊成A4幅面，滿足《技術制圖 復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3）的標準和要求；水利工程項目中諸多的涉密項目文件，應單獨立卷保管，按照相關規定辦理相應手續。此外，雖然文件資料較多，但立卷不宜過厚，文件材料卷厚不宜超過20mm，圖紙卷厚不宜超過50mm。

3.4 檔案編目

水利工程項目資料立卷后要做好編目。其中編目包括卷內文件頁號編寫、卷內目錄編制（應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期頁次、備注等相關內容）、卷內備考表編制、案卷封面編制（采用內封面形式或卷盒正表面、檔案保管單位填寫檔號、案卷題名、起止日期、密級）、案卷脊背編制（由檔號、案卷題名組成）。

3.5 檔案裝盒

按照《歸檔文件整理規則》，將整理編目的水利工程項目檔案裝盒。即將歸檔水利工程項目文件按順序裝入檔案盒，不同年度、不同機構（問題）、不同保管期限的歸檔文件不宜裝入同一個檔案盒。檔案盒選用尺寸應為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可根據實際需要選擇20mm、30mm、40mm、50mm規格。檔案盒選用無酸紙制作。裝盒后還需要進行排架，上架排列方法與水利工程項目歸檔文件分類方案一致，避免頻繁倒架，損害檔案。

3.6 編制檔案檢索工具

檢索工具是揭示、介紹館藏檔案內容、成分，助力檔案管理和利用的一種工具[5]。編制和使用檢索工具，在實現水利工程項目檔案管理、發揮檔案價值方面具有重要意義。檢索工具有卡片式、簿冊式、縮微目錄、機讀目錄，編制水利工程檔案檢索工具應注意檢索工具的科學性、實用性、完整性、概括性、計劃性、及時性、統一性和兼容性，選擇合適的檢索工具編制方式[6]。

4 水利工程項目檔案立卷對策

水利工程項目檔案立卷是檔案管理的前提和基礎，十分重要。在實際立卷操作過程中存在著鑒定不精準，存檔范圍過寬；分類不準確，導致歸檔不當；組卷不合理，排列順序不當；題文不符合，裝訂不規范等問題。作為一名水利工程項目檔案員，除了要熟練掌握水利工程項目資料立卷方法、立卷流程外，還需要加強技術投入、注重理論學習，完善規章制度，不斷提升立卷現代化水平。

4.1 嚴格落實水利工程項目檔案“全流程”管理機制

水利工程項目建設過程中，要經歷項目前期立項、申報、可行性論證、實地勘察、項目實施、竣工驗收等若干環節，具有建設周期長、形成文件資料多的行業特點。因此，要牢固樹立全過程質量管理理念，嚴格實施“三同步”原則，按照《水利工程建設項目檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案驗收辦法》的相關規定，對有呈報資料義務而不履行的建設部門、監理部門或其他參與單位，及時會同項目建設單位進行督導督促，必要時暫停其相應資格，確保水利工程項目全流程立卷工作高質量完成。

4.2 建立健全水利工程項目資料“全方位”管理規則

目前，國家檔案局、水利部通過頂層設計，修訂完善水利工程項目檔案管理規定，比照《原始地質資料立卷歸檔規則》[7]，出臺《水利工程項目資料立卷歸檔規則》。進一步明確立卷依據、立卷人，詳細規定立卷時間、水利工程項目立卷資料收集范圍、分類，以及排序、整理、編號、編目、立卷質量審核及驗收等，尤其是水利工程項目電子文檔立卷規范和標準，使水利工程項目資料立卷有據可依、有規范可供執行。

4.3 高度重視水利工程項目資料“全要素”管理質量[8]

水利工程項目前期、施工、調試、竣工驗收等不同環節產生的立卷歸檔資料差別較大，要認真做好不同階段立卷工作。前期文件中常遇到同一問題涉及的內容較多，一個案卷不能包括全部內容。在保證立卷內容相對獨立完整的基礎上應分別組卷，同一主題內容組卷以形成時間為序，保持卷內文件之間的有機聯系。監理文件，應根據監理文件的文種、專業及時間等要素進行組卷，分為監理策劃文件、監理記錄文件、監理會議文件、監理審查文件等。不同類型的文件按照時間順序，由報驗施工單位整理組卷，確保監理文件成套性、系統性。

4.4 積極培養水利工程項目資料“全能型”管理人才

水利工程項目資料立卷工作是一項專業性、技術性都很強的工作，需要起用具備過硬的檔案業務素能和良好職業修養的專業人員。為此，首先要把好選人關。在水利工程項目啟動前，要選用熱愛水利工程項目檔案事業、具有專業知識背景，工作勤勉踏實，責任心、事業心強的人員。其次是要把好用人關。把綜合業務素能高、專業知識根底深厚的檔案人員用到立卷歸檔崗位上，把好立卷質量關。再次是要把好育人關。為做好水利工程項目立卷工作，要定期組織人員進行立卷業務知識培訓、計算機信息技術培訓，以及其他相關業務知識培訓。定期組織表彰獎勵，調動檔案人員的積極性。

參考文獻

[1]華雁.水利工程項目檔案立卷歸檔工作中應注意的問題[J].廣東水利水電，2010（7）：80-82.

[2]王丹波.藝術檔案材料的成套性研究[J].造紙裝備及材料，2022（10）：161-163.

[3]齊國才，劉艷芳，鄒紅燁.水利工程資料整編內容及歸檔要求[J].黑龍江水利科技，2008（4）：140.

[4]馮建萍.淺析水利工程項目檔案立卷歸檔工作中應注意的問題[J].科技創新導報，2013（9）：124.

[5]柴子成.重建管 強服務 讓檔案助推水利普查工作[J].蘭臺內外，2013（3）：49.

[6]田莉莉.國土資源大調查項目原本地質檔案的立卷歸檔方法[J].甘肅科技，2013（18）：88-90.

[7]李朝霞.如何做好建設項目文件的組卷工作[J].中國檔案，2021（10）：66-67.

[8]朱建華，劉景全.淺談檔案分類與編號方案在穆棱市奮斗水庫工程中的應用[J].黑龍江水利科技，2018（8）：149-151，171.

作者簡介：石新英（1978— ），大學學歷，韶關市防洪管理中心中級職稱，主要從事檔案管理研究。