新時期高校干部人事檔案的風險管理研究

王洋

摘 要：數字時代，高校干部人事檔案工作呈現出數據化、知識化、規范化等新的特征，在多輪干部人事專項審核工作全覆蓋的常態機制下，干部人事檔案工作的重要性不言而喻，如何積極推動高校干部人事檔案管理與數字化有機結合是當前干部人事檔案工作的重要議題。文章從高校干部人事檔案新時期的兩大特征出發，討論人事檔案工作危機風險的具體表征、成因拆解、解決并開展風險管理的必要性，并結合工作實踐，提出高校干部人事檔案風險管理的具體對策，為高校干部人事檔案工作發展提供參考。

關鍵詞：新時期，高校干部人事檔案，風險管理

近年來，中組部為落實全面從嚴治黨、從嚴治吏、選賢舉能、知人善任的指導思想，開展并部署多輪多批次的干部人事檔案專項審核工作。專審既巡查在干部人事檔案工作中造假、篡改等破壞干部工作生態、威脅干部檔案權威性、影響社會風氣等嚴重問題，肅清并整頓干部隊伍，維護干部人事檔案的嚴肅性與公信力；也通過專審對全國干部人事檔案管理的質量進行大摸底、大體檢，并在問題發現中改進干部人事檔案工作流程，強調和夯實了干部人事檔案的重要性與基礎地位[1]。

1 新時期高校人事檔案管理的新特征

1.1 數字經濟是時代命題

數字經濟已成為社會發展的時代標簽，作為驅動經濟發展與轉型的新興力量，各行各業都在積極探索與各類數字要素融合發展的新模式和新業態，各種數據中心、基地等數字要素新基建也如火如荼地推進鋪開。這對我國檔案事業來講，一方面通過檔案信息化、數字化建設極大改善檔案工作的軟硬件條件、創新檔案業務工作模式、豐富檔案服務內容和體系，提升檔案工作效率，使檔案工作事業迎來翻天覆地的大變化；另一方面，也使檔案作為信息數據的資源集合的價值得到重估，成為企事業發展的戰略性資源且得到了頂層設計的高度重視。面對新的時代命題，現在和不久的將來以數字化的形式開展高校干部人事的文檔管理將是不可逆轉的大趨勢，傳統守制的干部人事檔案工作將會面臨巨大的危機與挑戰，能否正視和應對關系到高校干部人事檔案管理的生存發展。

1.2 檔案業態的多元化

在公共服務等領域，檔案信息化、數字化建設實踐與示范項目，已被證明能夠提高檔案管理的效率；通過檔案服務創造公共、經濟、文化、歷史等多維復合價值，并滿足人民群眾日益增長的個性化信息需求。檔案價值的發現與供需市場的繁榮，使檔案管理與服務的業態呈現開放化、多元化、個性化等共享共建共治的特征。檔案資源在公共文化領域逐步開放共享、探索共建共治，不少封閉管理的涉密檔案領域也逐步脫密、走向公眾，開展高標準、快響應、深挖掘、個性化的檔案信息服務，干部人事檔案工作自身也處于檔案業態多元多變的大環境。接受高校各單位和師生的監督，滿足校內外的檔案服務需求，主動通過檔案編研和價值發現服務高校人才及發展戰略等各類檔案信息需求，為高校人事檔案工作提出了更高、更多的需求[2]。

2 高校人事檔案發展的危機風險

數字經濟為檔案事業插上了高飛的翅膀，而在展望與規劃發展藍圖前必須清醒認識到數字經濟在帶來效率提升與發展機遇的同時，也給高校人事檔案工作帶來挑戰與危機。危機的形成既是數字化發展不完全的伴生產物，也是干部人事檔案歷史遺留問題在新環境下的徹底暴露。相比檔案數字化帶來的便利性與益處，風險的形成和積累顯得更加隱蔽、不易察覺。因此，在大力推進高校人事檔案數字化建設進程的同時，也要時刻警惕潛在的危機與風險。

2.1 危機風險的具體表現

2.1.1部門邊緣化風險。檔案數字化對信息技術標準和水平是有較高要求的。這意味著更多信息領域的參與者會通過招標采購、聯合研發、自主創新等方式跨界來到干部人事檔案的業務工作領域，這就存在業務流程重組再造的可能性。而信息化建設并非傳統的人事檔案部門強項，很容易在技術單位或部門的改造下逐步喪失崗位履職空間或具體業務職能，導致相關部門和人員逐漸被邊緣化。

2.1.2檔案信息安全風險。依托高校的數字校園與檔案信息化建設進程，高校干部人事檔案完成基本的信息化基礎設施改造。但由于限于整體性規劃的缺失，干部人事檔案信息系統在運行中出現了諸多安全性隱患和漏洞，產生諸如人工歸檔或錄入時的遺漏、刪改、泄密等安全風險，還有檔案軟硬件系統兼容性、穩定性、完整性、水電氣暖的物理滅失等信息基礎設施安全風險。檔案信息安全風險一旦爆發，會給高校帶來巨大的聲譽、人才和經濟上的損失，并有可能抹殺信息技術帶來的諸多益處，從而影響和阻礙檔案信息化發展前進的步伐[3]。

2.1.3檔案服務滿意度風險。作為高校內務工作部門，干部人事檔案工作通常具有嚴肅、封閉、保守的特征。但在各行各業檔案開放共享的大趨勢和移動互聯網的傳播效應下，高校檔案部門也積極探索面向高校管理與師資的檔案服務功能，開展主動服務和個性服務。在這一過程中，無論是高校干部人事檔案既有的業務工作還是服務創新，都面臨學校各級單位和師生對其時效性、滿意度的全面監督與評價。

在上述危機風險中，以檔案的信息安全風險權重最高、潛伏最隱蔽、次生影響與災害最大，是所有危機風險中最優先和迫切需要解決的議題。只有做好安全風險管理，才能維護干部人事檔案的權威性、客觀性、嚴肅性；才能保障干部人事檔案的發展在正常的發展軌道，這是解決高校人事檔案發展危機風險的關鍵性問題。

2.2 危機風險的成因拆解

2.2.1機制角度看。涉及高校干部人事檔案的法律法規、規章制度建設與更新遠遠滯后于檔案信息化建設進程，常常出現系統、權限或數據在缺少完整約束的情況下運行，制度上的空白漏洞往往成為安全風險的高發地。制度建設被技術迭代牽著鼻子走，尤其是在安全問責與懲戒機制上，數據泄密往往具有隱蔽性強、持續性久、損失難以估算的特征。在安全事故發生后一般很難快速進行定損和問責，而一旦問責與懲戒機制失靈，制度體系就難以發揮約束、引導與規劃的作用。

2.2.2信息技術角度看。一方面，由于干部人事工作的嚴肅性與保守性，在信息技術的應用上是持保守穩健的態度。囿于傳統的業務模式，涉密、守密與解密共享間的爭論沖突沒有很好地得到化解，在數字化建設的積極性方面不夠。另一方面，數字技術代替下的單套制模式還不成熟，并不適配于高校干部人事工作，不僅技術的路線選擇存在兼容性、替代性問題，建設盲目缺少系統規劃和對系統設備的依賴也使檔案信息安全漏洞問題頻發。

2.2.3檔案業務人員角度看。與檔案信息化進程相比，傳統的人事檔案人員在檔案數字化認知、知識技能儲備、保密意識、法律風險等方面的能力有限、提升緩慢，技術、制度、人的發展不均衡導致檔案數字化的推進困難重重。

2.3 解決危機風險的必要性

危機風險的提出，一方面來自數字時代背景給傳統高校人事檔案工作帶來的三重壓力；另一方面也是源于社會對檔案價值的重新認知不再局限于保管收藏和客觀憑證，而是作為單位重要的戰略資源，具備了個人立體畫像、知識發現與數據決策支持、文化歷史傳承與個性化呈現等多方面的新業態和利用新場景，檔案價值能否輻射甚至影響到高校管理各個層面和領域，全方位助力高水平院校的建設規劃[4]。為有效發揮高校干部人事檔案資源的價值，就需要把掣肘發展的檔案安全問題擺在優先解決的位置，在規劃發展路徑的同時也要探討以檔案安全問題為核心的檔案風險管理對策。

3 高校人事檔案風險管理的具體對策

3.1 后端管理向前端控制轉型

傳統的干部人事檔案通常遵循項目任務模式和后端管理的業務模式，即通常以專項行動、任務或人事年度考核、調動時點來推動干部人事檔案的整、編、研工作。通常在項目任務期雷厲風行，整治成效顯著，但專項行動在人財物的投入上很難做到常態化。這就意味著干部人事檔案的工作強度和任務發現與解決的進度效果有快有慢、有強有弱，在日常工作狀態下遇到問題通常會選擇等待專項集中處理。這種后端管理模式問題解決的時效性偏弱，被動的工作模式也不適配當下檔案價值發現工作的要求，問題漏洞被發現卻不第一時間著手解決也是釀成數據安全風險的重要成因。

無論是干部人事檔案價值發現效率還是檔案數據安全防范上，都需要業務工作變被動為主動、變后端管理為前端控制。在干部人事檔案生成之前，即做好整個流程的科學合理規劃，提前做好功能標簽、數據格式與漏洞缺陷風險查驗工作，將潛在問題解決在工作開展之前。

3.2 科學規劃技術路線

信息技術對檔案工作來講并非新興事物，但技術的快速迭代與傳統高校檔案工作者的認知之間確實存在不小的差距。近年來，在推崇信息系統與共享網絡建設的過程中，不少從業工作者懷有“唯技術論”或“紙質無用論”的觀點，主張用數字檔案全面取代紙質人事檔案工作。這種偏見不僅無視新《檔案法》等上位法律對電子文件的認可鼓勵與保留意見并存的現實，而且非此即彼的粗暴改進模式也不適應檔案高質量發展的要求。面對數字經濟的革新驅動，想要做好干部人事檔案的風險管理，必須對干部人事檔案的涉檔技術做科學規劃。

3.2.1恪守“技術理性”。無論技術變革到達何種地步，工具本身都應是職能適配人、管理和制度的，各類信息技術百花齊放的當下，評估高校干部人事檔案工作應選擇哪一種技術路線或產品不應只考慮技術先進性，應該通盤考慮成本產出、學校規劃、使用目的、遷移和存管的兼容性等現實依據，綜合選擇最適合高校干部人事檔案需求的技術產品。

3.2.2堅守底線思維。干部人事檔案是事關黨和國家以及高校人事人才工作的重要戰略資源。在信息化建設上有的單位選擇業務外包或全部外采的模式，節約投入成本。這種模式在投入產出上確實有立竿見影的效果，但在資料數據有涉密問題上，必須堅守安全可信、技術自主可控的底線思維。這是戰略性貫徹落實總體安全觀，預防重大檔案泄密風險的必要舉措，包括檔案信息基礎設施、信息網絡、檔案業務人員在內都必須經受安全審查。

3.3 建設全流程風險識別能力

3.3.1在檔案收集環節。通過設計標準化的文檔填報及附件系統來杜絕錯寫漏寫、遺失的可能性；并通過系統的訪問權限管理和日志監控系統，在檔案資料的收集和電子化轉化之初就做好標準化和一一對應工作，使歸檔的人事檔案文件添加標記，所有針對檔案的行為都無所遁形。

3.3.2在整理保管環節。一方面借助大數據技術提升檔案整理的效率，并通過標準化的標簽體系做好分類歸檔為查閱利用與編研工作提供便利性，也方便進行標注和編研工作；另一方面借助物聯網技術實現人事檔案的室、人、物全面互聯與動態感知。即通過業務效率的提升，將檔案業務人員從海量文檔的事務性工作擺脫出來，抽出時間精力專注專業技能提升和安全風險的檢查工作；也通過動態感知實現隨時隨地掌握檔案資源現狀，針對發生的物理性、虛擬性安全風險都能第一時間獲得并及時處置，將風險損失降至最低。

3.3.3在檔案利用環節。建設云平臺、虛擬鏡像系統等接口，確保人事檔案的本體存管安全與檔案資源合理利用的有序性，重點監控檔案信息的脫密、解密和泄密問題[5]。

3.4 加快業務隊伍轉型

無論是面對人事檔案的安全風險問題還是履職空間縮小和邊緣化的風險，高校人事檔案工作人員必須意識到自身業務能力與數字時代要求間的巨大差異。這種差異不僅體現在數字化認知、檔案意識、專業知識結構的不足，還包括服務意識、專業技能、年齡與技術背景的差異，急需在關鍵崗位上引進知識、技能、管理復合型的專家人才來負責高校人事檔案的建設工作，只有強大的復合型業務能力才能統籌發展規劃，駕馭技術換代，重視檔案資源價值與安全風險問題；針對一線業務人員可以考慮從專審行動中篩選、競聘和淘汰；此外還要加強業務培訓，從綜合專業技能、信息技術、法律法規、檔案產學研前沿、檔案服務全方位組織培訓學習，以此打造一支精兵強將的業務團隊。

結語

自2017年全國檔案安全會議以來，以國家總體安全觀為指導，積極穩妥推進檔案安全與風險管理體系的研討與建設已成為檔案數字化建設的必要議題之一。對于檔案數字化時代下檔案安全問題的負作用，應該有客觀清醒的認識，這也是高校干部人事檔案工作在新時代背景下必須面對的現實問題。只有積極擁抱數字化時代變革，高校干部人事檔案管理工作才能迎來高質量發展的新局面。

參考文獻

[1]程麗麗.基于管理生態學視角的高校干部人事檔案管理研究[J].蘭臺世界，2022（2）：78-82.

[2]陸冬梅.數據化時代高校干部人事檔案價值實現路徑研究[J].檔案管理，2022（1）：81-82.

[3]段新宇，王志麗.高校人事檔案信息資源共享安全風險及防控對策探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2022（7）：48-51.

[4]何宗哲，黃曉云，趙群，黃春蓓.基于全面風險管理理論的高職院校人事檔案管理研究[J].蘭臺內外，2022（23）：13-15.

[5]朱蘭蘭，段燕鴿.總體國家安全觀下電子檔案單套制風險治理研究——基于“理念-主體-行動”的三維分析框架[J].檔案管理，2022（6）：31-38.

（作者單位：河南信息工程學校）