檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用探究

宋燕 趙玥

摘 要：在高速發展的信息化時代，我國諸多領域發生了翻天覆地的變化，在醫療領域的改革創新過程中，檔案管理的轉型升級是極為重要的一部分。本文圍繞醫院檔案管理信息化建設的內容及必要性、面臨的突出問題和未來的發展策略進行深入研究，為醫院構建良好的發展體系、促進創新型發展提供參考。

關鍵詞：信息化建設；醫院檔案；檔案管理

在“互聯網+”的背景下，大數據、人工智能、云計算等新興技術不斷發展，極大程度改變醫院的檔案管理工作。如何真正意義上推動醫院檔案管理信息化，是各大醫院未來創新性發展需要關注的重要問題。

1 醫院檔案管理信息化建設的內容及必要性

近年來，我國醫療產業不斷發展，醫學水平不斷提升，醫院數量也在逐日增加?！?021年我國衛生健康事業發展統計公報》顯示，2021年末，我國公立、私立醫院共約3.6萬個，年診療人次趨近百億，每天都在產生海量的數據。醫院需要實施檔案信息化管理，建設“互聯網+檔案”平臺，對大量信息數據實現高效采集整理，促進檔案管理工作更加便捷、規范[1]，進一步降低醫院綜合隱性成本，為社會公眾提供更優質服務。

1.1 檔案收集便捷化、多樣化

醫院檔案的總量大、種類多、涉及范圍廣、內容復雜，包含病例、研究報告、處方記錄等文書檔案，還包括圖片、錄像、音頻等半結構化非結構化數據。隨著數字醫療技術的發展，斷層影像技術和新型數字攝影技術生成數量龐大、種類多樣、容量巨大的醫學影像文件，傳統檔案收集方式無法滿足現狀，檔案管理信息化勢在必行。大數據電子檔案替代了傳統紙質檔案，數據收集更具有針對性、全面性，系統平臺可通過計算機網絡、物聯網、大數據采集等方式，將醫院內所有設備與管理系統互聯互通，在醫生、儀器工作過程中實現對數據的分類采集、實時傳送、及時更新，不再“等檔上門”，大大提升檔案收集的效率，并為醫院檔案信息整合和精細化管理提供重要數據保障[2]。

1.2 檔案數據規范化、智能化

過去傳統醫院檔案管理的載體以紙質檔案為主，照片、錄音、視頻等材料為輔，需要大量的人力物力對其進行整理存放。檔案管理實現信息化，主要管理載體成為數據文件，存儲方式也變為服務器、硬盤、云盤等新型載體，并且能夠對數據和信息按照不同的設定進行系統分析和歸類整理，實現管理結構的模型化、模塊化。

1.3 檔案管理程序化、精細化

在傳統醫院檔案管理模式下，需要人工完成資料移交、歸檔立卷、登記上架等工作環節；在查檔利用方面，需要人工手動檢索，檢索準確率也比較低，一定程度上影響了患者的看病效率。檔案管理如實現信息化，借助于大數據和云計算等技術，則可將檔案服務流程刪繁就簡，檔案資源突破時間和空間的限制。

2 醫院檔案管理信息化建設面臨的突出問題

2.1 信息化建設沒有得到充分重視

目前醫院的領導者大多是醫學領域的高精尖人才，在醫學研究方面有著很深的造詣，對于醫療業務方面有著更多的關注，對檔案工作相對忽視，所以當前許多醫院“重醫療、輕檔案”的思想問題嚴重。在頂層設計方面無法順利開展信息化工作，系統規劃顆粒度較粗，系統邊界模糊、集成度低，即使要決定開展信息化建設工作，主要依賴外包人員，不做市場調研和業務需求分析，導致建成的檔案系統管理平臺僅僅是形式，與實際管理業務脫節，實用性不強。同時，由于存在對檔案信息化相關項目的重視程度不夠、資金投入不足等問題，導致信息化工作進展十分緩慢，無法跟上時代步伐。

2.2 傳統管理模式制約信息化建設

傳統的檔案管理模式已運行了幾十年，其所產生的影響嚴重制約了檔案管理信息化轉型升級。一是紙質文件數量巨大，數字化工作難以開展。多年來積攢的大量紙質文件，仍需利用人工的方式將其進行整理、分類、數字化，其中不乏不宜數字化、涉密程度高、垃圾成分多的文件，需要大量的人力和物力才能達到歷史檔案的精確數字化。二是過去管理人員在進行檔案收集整理、查詢利用時，難免會造成檔案丟失、存放混亂，導致信息不連貫，對后續信息化管理造成阻礙。三是目前部分醫院雖然會借助信息手段將資料、報告等文件進行傳閱，到最終仍然會將其打印成紙質文件放入庫房進行歸檔存儲，使得紙質檔案與電子檔案并存，這樣不僅沒有充分利用信息化的優勢，而且還會增加檔案管理人員工作量和醫院運營成本，從根本上還是難以實現醫院檔案管理水平的提升。

2.3 管理人員水平無法適應信息化

檔案管理人員是檔案管理工作具體實施的主要參與者，其綜合素質直接影響檔案管理水平的高低?，F階段，醫院檔案管理人員在傳統管理模式中具備豐富的經驗，但是在信息化管理模式中缺乏扎實的相關管理知識，不能熟練操作計算機的技能，無法適應醫院檔案的信息化管理。有些醫院的檔案管理者年齡較大，或是借調或是兼職，精力難以集中，無法對數字檔案進行有效管理和創新，影響了檔案管理工作的有效開展。所以目前醫院檔案管理人員總體上存在專業水平較低、整體素質仍需加強的問題，導致醫院檔案工作雖然完成了數字化、信息化轉型升級，但系統平臺的作用和優勢不能得到有效發揮，實際應用成效仍然不夠明顯。

2.4 檔案管理系統平臺建設需完善

一是醫院人員多、工作涉獵廣、分工精細，每天都在產生大量的信息資源，避免不了會產生大量的無用數據。大多醫院已建成的系統平臺不具備在線鑒定功能，使得醫院一部分數據庫空間被垃圾文件占據，造成資源浪費，并極有可能對系統的平穩運行和醫院檔案服務水準造成影響。二是系統在最初建設過程中往往沒有結合自身工作實際，導致部分功能在日常檔案管理過程中應用率不高，或者利用率高的功能建設有缺陷，造成資金和資源浪費，也在一定程度上降低了系統的實效性。三是各大醫院系統平臺基本獨立建設，沒有統一的底層構架、數據構架，各地檔案資源庫數據環境、數據模型異構，從而影響了數據遷移、交換和共享的實施。

2.5 檔案安全性能得不到全面保證

面對檔案數據量驟增的現狀，如何充分運用先進的技術手段，保證檔案數據資源的安全，充分長效發揮其價值，是當前檔案信息化基礎建設的重點。在大數據背景下，醫院檔案最為顯著的特征是數據量大，且格式類型多樣，數據之多，使用之亂，容易造成數據不一致，冗余重復的問題嚴重，給系統平臺的數字存儲增加了許多風險。當前，人民群眾越來越關注個人隱私保護，給醫院檔案實現信息化提出了更高的要求，保證檔案管理合法性、安全性是其需要尤為關注的工作[3]。目前，醫院檔案管理系統平臺功能性較為低下，開發結構不夠強大，建設過程中沒有考慮到終端設備的安全問題，一旦終端設備遭到惡意破壞或攻擊，在檔案收集整理、查詢利用、共建共享等工作中將無法保證數據的絕對安全可靠，后續的數據分析和備份流程也不能完全保證其安全性，嚴重影響檔案管理信息化的順利開展。

3 檔案信息化在醫院檔案管理中的發展策略

3.1 創造良好醫院檔案管理工作發展環境

3.1.1轉變陳舊思想觀念。醫院領導者要加強數字化、信息化、智慧化意識，準確把握時代脈搏，深入探索檔案高效管理的新路子、新途徑，要準確理解、正確把握數字政府相關改革政策，用活用好各項政府扶持方案，高位推動檔案管理工作快速向信息化邁進[4]。

3.1.2健全檔案管理制度。針對檔案收集整理、系統權限設置、管理職能分工、數字化標準等方面配備完善嚴格的規章制度和規范標準，并根據實際工作開展情況對其進行不斷的更新完善，細化具體工作流程和確定具體負責人員，讓管理制度起到應有的效果，穩步推進檔案管理信息化工作開展。

3.1.3加大資金投入力度。檔案管理信息化建設方面投入相應資金，做好檔案閱覽室、庫房、機房等軟硬件配置，并劃分部分款項對系統軟硬件設備檢查更新，保障系統正常運轉，為醫院檔案的信息化管理提供物質資金保障。

3.2 促進傳統檔案與數字檔案的相結合

傳統檔案與數字檔案各有優勢，在醫學檔案管理過程中，數字檔案是檔案信息化管理的基礎，是對紙質原始憑證的保存，在檔案查詢利用過程中發揮著可視化的重要作用。而當出現法律糾紛的時候，原始憑證則是維護個人合法權益的關鍵武器[5]。所以要同時做好傳統紙質檔案與信息時代數字檔案的安全保管工作。一是要對紙質檔案存放的庫房配置精密空調、七氟丙烷滅火器、加濕器、除濕器等設備，保證庫房溫濕度正常，減少因為外部原因造成檔案的老化、磨損、缺失、混亂等不可逆損害。二是定期對數字檔案做備份。備份是為防止系統出現操作失誤或內部故障導致數據丟失，將全部或部分檔案數據集合從應用主機的硬盤或陣列復制到其他存儲介質的過程。尤其是重要檔案應當選擇與被備份檔案不同介質的存儲載體，采取異質備份的方法，包括硬盤備份、光盤備份。要做好數字檔案異地容災備份工作，防止、減輕自然或人為等各種不利因素導致的數字檔案損失，可以更好地保障數字檔案源頭數據的安全和完整。三是做好檔案數據共享利用的安全管理。在網絡環境下，數字檔案的共享利用會給檔案帶來一定的隱患，對數字檔案進行備份可有效應對在數字檔案共享過程中可能出現的人為破壞、系統崩潰的問題，也可以及時恢復被損壞或被篡改的數字檔案數據，從而更好地保障數字檔案的全方位和多途徑共享。

3.3 提升醫院檔案管理人員的素質水平

一是加大專業人才引進力度。在檔案管理人員招聘過程中，要重點起用擁有扎實檔案管理專業知識、信息化理論素養、可熟練操作應用系統、具備創新發散思維的優秀人員。二是加強管理隊伍素質培養。定期開展培訓或者外出參觀活動，通過“引進來”和“走出去”的方式持續強化信息化管理意識、理論知識水平和實操技能，同時要培養職業道德，倡導求真務實工作作風，打造責任心強、忠誠干凈擔當的干部人員隊伍，促進檔案管理質量得到有效提升，也為今后檔案管理信息化創新發展提供人才保障。三是建立健全監督管理制度。要制定全面的考核辦法，成立監督小組，結合管理人員的工作實際、任務認領、完成實效建立監督臺賬，做實做細日常考核，并將其融入日常工作中，形成“制度+清單+調度”工作機制，定期聚焦中心工作、重點工作、重點問題開展專項監督，使管理人員能夠得到良好的約束和正向激勵，最大程度發揮其才能，推動工作平穩有序開展。

3.4 推動醫院數字系統平臺智慧化建設

一是要根據辦公一體化原則，立足互聯網技術和網絡化管理，構建適合自身發展的檔案管理系統平臺，推動OA系統與之相結合，實現日常行政與檔案資源同步網絡化、數據化管理。二是利用數據分析、網絡技術，將各個獨立的檔案信息系統進行融合，構建“物理分布、邏輯統一”的檔案信息資源融合系統[6]。實現院際間信息資源的共享，推動醫院與醫院之間、醫院內部各科室之間能夠實現無縫銜接，既減少了人力物力成本，又促進了檔案資源整合，方便了信息數據的調取與利用，為醫院和患者提供更為科學的決策保障。

3.5 加強醫院檔案管理工作的安全性能

一是在管理系統平臺的建設過程中，要堅持走法治化道路，管理人員要始終堅持檔案管理的保密原則，遵守相關的法律法規和部門的安全工作部署，把握好市場有規律的競爭趨勢并增強安全意識，高度警惕一些違法人員利用網絡盜取、損害檔案信息的行為。醫院要注重管理人員對法律知識的學習，在檔案數字化、收集管理、調取利用過程中嚴格堅守法律底線。二是要借助加密技術提高檔案數據的保密性、安全性、隱私性，利用身份識別、權限設定、數字簽名等技術對數據加以保護，防止檔案在查詢利用過程中被不法分子惡意篡改。同時要配置高水平殺毒軟件和防火墻，避免電子檔案數據被病毒侵染[7]。三是要根據現代化檔案信息管理的新形勢來建立比較完善健全的安全保密制度，借助于信息安全保密的相關法律法規有效地處罰破壞檔案安全的違法行為。

結語

醫院檔案的信息化管理對檔案事業的整體改革創新具有重要意義，其滿足了社會民生需求，極大提升了病人的診療體驗，整合了醫療研究能力，促進我國醫學行業的發展。隨著時代不斷變化，未來醫院檔案的管理也需要與時俱進、不斷優化更新，領導者要樹立大局意識、服務意識、責任意識，探索可行性強的發展策略，樹立先進的檔案管理理念，為新時代醫療事業的高質量發展貢獻檔案力量。

參考文獻

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[7]江云連，李海祁.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].嘉應學院學報，2022，40（05）：108-112.

作者簡介：宋燕，青島大學附屬山東省婦幼保健院館員，研究方向：醫院檔案管理。