新時代醫院檔案精細化管理模式探討折

摘 要：精細化管理已成為新時代醫院檔案工作的發展方向。通過目標管理和流程再造，能夠提升醫院檔案治理能力和治理體系的現代化。目前，醫院檔案管理還存在著觀念陳舊、人員素養不高、支撐體系不完善的問題。實施檔案精細化管理要著重在制度建設、流程管理、服務能力、開發利用上下功夫，以精細化管理的實效推動醫院發展邁上新臺階。

關鍵詞：醫院檔案；精細化管理；路徑選擇

精細化管理是現代科學化管理的生動體現。實施精細化管理就是運用科學化管理理念，達到管理規范化、精細化和個性化的目標要求，這與醫院檔案管理的目標不謀而合，具有重要指導作用。

1 醫院檔案精細化管理模式的架構

1.1 崗位職責的精細化

精細化理論強調科學化的分工和專業化的管理相結合，實現人與崗位職責的高度匹配。依據崗位職責的設置，科學實現人力資源配置，實現人盡其職，最大限度地發揮人的主觀能動性。醫院檔案類別分類細致、專業性強、要求高，要針對不同的類型，例如人事檔案管理崗、財務檔案管理崗、機關文書檔案管理崗、病例檔案管理崗、工程檔案管理崗等，設置不同的檔案管理人員。根據人才的能力分配崗位，將管理責任壓到肩上、落到具體工作中。

1.2 管理運行的精細化

檔案管理運行的實質是實現檔案管理的科學化、標準化，避免出現職責不清、人浮于事、效率低下的問題。對于醫院檔案管理來說，就是要靠管理制勝，嚴格按照制度辦事。從檔案的前端收集、事中整理、事后保管到高效利用等各個環節，既要下足“細”的工夫，把細節之處做到精益求精，貫穿于檔案管理的每一個環節，也要堅持問題導向，對管理中遇到的難題，善于勇于創新，破解管理難題。要建立臺賬管理，精細化流程重塑，提升檔案管理的規范化。

1.3 職能發揮精細化

醫院檔案工作的基本面向是服務于查詢利用，因此強調服務意識建構、完善服務機制是醫院檔案管理的基本取向。比如在面向患者的病例檔案服務時，大力推行預約制度，提高服務的效率和精準度。在醫院人事檔案管理利用中，通過優化流程，滿足職工在職稱評定、職級晉升、退休養老等方面的需求，以精細化再造實現查詢利用的便利化。

1.4 服務能力精細化

圍繞醫院中心工作、彰顯檔案時代價值是醫院檔案服務的核心要義。醫院檔案是醫院歷史和建設經驗的直接載體，對現實工作有重要參考價值。深入開發利用醫院檔案資源能夠為醫院決策提供政策參考，發揮好參謀助手作用。做好專業檔案的收集和整理，積極利用好專業檔案，比如工程檔案、設備檔案等，為醫院各行政部門的基礎建設提供精準有效的業務服務。圍繞醫療水平提升、科學研究，為醫學工作者提供準確豐富的檔案佐證材料，協助科研人員進行研究和實驗，在新技術應用、醫療診療提升等方面發揮至關重要作用。

2 醫院檔案精細化管理模式的實踐困境

2.1 精細化管理理念尚未真正樹立

檔案理念和思維的落后是制約精細化管理模式深入推進的最大障礙。在很多醫院管理者看來，檔案管理工作是一項邊緣業務，難以為提升醫院核心競爭力提供有效的支持，在思想中有抓不抓都一樣的想法。沒有真正把應該把檔案工作記在心上、扛在肩上、抓在手上，沒有定期把它納入重要議事日程之中，尚未與醫院核心工作同規劃、同部署、同落實、同考核。檔案管理體制不健全，有的醫院業務檔案長期未有效集中管理，造成了大量珍貴資料的流失，不利于科研和人民群眾的利用。

2.2 檔案管理模式單一

管理出效益、出成果。但當前，醫院檔案管理模式單一的現象較為普遍，由于管理模式的陳舊、粗放，造成了檔案資源互聯互通和高效利用舉步維艱。主要表現在：檔案歸檔范圍更新不及時，對于新興的一些檔案資源沒有納入立即納入歸檔范圍，造成了歸檔的不齊全不完整；檔案管理重視前端的收集與整理，忽視了開發利用，“重收輕用”思想尚未真正轉變過來，檔案的服務價值難以充分彰顯；新技術應用不夠充分，以大數據技術為引領的新一代信息技術已滲透社會各領域，極大地便利了人們的生活，但是有的醫院尚未把信息技術納入檔案管理，造成了服務中心工作和診療服務的效率低下，阻礙了醫院轉型升級的進程。

2.3 檔案人員素質有待提高

檔案管理人員的能力素質直接決定了檔案管理質量和發展方向。精細化理念的推進離不開高素質檔案人才支撐。目前來看，精細化管理模式的要求與醫院檔案管理人員能力之間的不平衡，成為需要解決的體制性問題。檔案人員素質的差異主要體現在：傳統管理模式依然占主流，信息技術掌握不全面，難以獨立有效開展檔案信息化操作；檔案管理職業倦怠明顯，對工作缺乏熱情，工作錯誤率較高，檔案管理總體質量不高；創新意識不足，難以向行業的高標準看齊，新思想、新理念接受程度低；檔案人員職業晉升渠道狹窄——檔案序列在有的醫院屬于副序列，晉升通道狹窄，造成了檔案管理人員進取意識不足。

2.4 檔案支撐要素不到位

精細化管理既需要理念的更新，也需要資金的投入。在大數據時代，信息系統的建設、數據庫建設、網絡平臺的運維，都需要強有力的資金投入作為保證。從現階段看，公立醫院基于投入和產出比的考量，對檔案工作投入的主動性和積極性不高，難以投入大量的資金推動檔案精細化管理工作。檔案工作發展的外部環境不夠優化，支持檔案工作的體系尚未完全建立起來。醫院工作人員的檔案意識不夠，平時收集整理檔案資源的自覺性不強，造成了資源建設路徑不通暢。檔案工作宣傳組織不到位，好經驗、好做法沒有及時宣傳，檔案管理工作還處于默默無聞狀態。

3 醫院檔案精細化管理模式的路徑選擇

3.1 打好“制度牌”，以精細化的頂層設計提高推動力

沒有規矩，不成方圓。精細化的制度安排是一個組織內成員共同遵守的行為規范，可以保證組織有效運轉，是達成組織目標的可靠保證，也是實現公平、公正、公開的必要條件[1]。為使制度更科學、更合理、更適用，管根本、管長遠，提升檔案工作規范化精細化管理的層次和水平，需要以精細化制度規范為主線，推進規范化精細化管理向縱深發展。

3.1.1醫院管理層要加強對精細化檔案管理的重視。醫院管理層應充分認識到精細化管理在檔案事業發展中的關鍵作用，把精細化理念融入檔案工作的規劃、設計和督導落實。要制定精細化管理目標任務，因地制宜將長遠規劃和短期目標有機結合，使精細化理念更好地融入醫院檔案管理的全流程、各類別。

3.1.2加強對精細化檔案管理的組織領導。要建立以院長為組織的領導小組，構建扎實有效的組織網絡，提升推動實效。

3.1.3加強精細化檔案管理制度設計。檔案管理者應綜合考慮醫院檔案管理現狀，科學制定檔案管理“三合一”制度，確保檔案資源齊全、完整、有效。比如，對醫院軟實力和競爭力提升有直接推動力的病例檔案，要從患者的病情分析、治療過程、后期跟蹤、經驗總結等方面進行全方位記錄。

3.1.4要加強督導考核。精細化理念的落實不是一蹴而就的事情，需要久久為功。要將檔案管理的納入醫院行政績效考核，強化資料留存保管的力度，避免出現歸檔不齊全、不完整的問題，以高質量的資源建設提升精細化水平。

3.1.5加強宣傳教育。要借助新媒介、專題講座等形式，把檔案工作的重要性講深講透，使職工從思想深入充分認識檔案工作的極端重要性，提升全院職工的檔案意識，尤其是重要檔案資源的留存、歸檔意識，為服務全院中心工作打下堅實基礎。

3.2 打好“流程牌”，以精細化的流程再造提升規范化

施行精細化管理需要結合醫院發展現狀，把握矛盾的主要方面，將精細化管理目標分解細化到檔案管理每個流程中，分階段完成落實，以流程化再造提升醫院檔案的管理水平，使檔案能夠在醫院治理體系和治理能力現代化中發揮獨特作用。

3.2.1科學劃分醫院檔案管理門類。結合醫院發展方向、業務流程、患者需求動態調整劃分檔案管理門類。近年來，隨著電子病例的推行，患者診療檔案形態發生了轉變，醫院需要對這些新形態的檔案資源進行有效管理，單獨劃分門類進行集中歸檔。

3.2.2科學確定檔案管理的流程順序。醫院檔案管理包括收集、整理、保管、統計、利用等流程性的工作，要從精細化角度出發思考檔案業務的本質，按照高效科學的原則，確立合理的業務流程。其中，建設精細化流程的關鍵是保證流程接口輸入和輸出的精確性。醫院要以提高實效為標準，建立一整套的分類方案、歸檔流程，提升檔案歸集效率。構建以需求為導向的資源和服務利用體系，更好地滿足醫院和患者需要。

3.2.3確定檔案流程的標準和目標。要按照國家檔案管理規定和醫院現實需要，確立好流程的作業標準和目標。同時，根據流程的內控要求和質量，制定檔案各流程的管理和控制要素。提前預估好在檔案資源建設和開發利用中需要預防和控制的風險都有哪些，要對風險發生的原因進行預防，制定相應的解決方案，對風險發生的結果進行監察。

3.2.4加強資源的優化配置。認真分析醫院檔案管理的影響因素和組織架構，確保組織和流程相互匹配。根據情況發展，動態調整、優化組織的架構和職能，實現檔案管理流程與組織結構相互匹配與適應。

3.3 打好“利用牌”，以精細化的開發利用提升檔案影響力

高質量的開發利用是新時代做好醫院檔案管理的必然要求。當前醫院綜合實力的競爭既是科研水平硬實力的競爭，也是人文關懷與文化建設等軟實力的競爭，患者對就醫環境、健康服務的全方位要求提升，因此要著力加強醫院檔案的開發利用，提煉更多更優質的人文素材，構建良好的就醫環境。

3.3.1以新媒體提升健康宣傳力度。醫院檔案資源是提升公眾健康水平、普及健康知識的重要載體，比如診療手稿、古書典集等，使醫院從事健康知識宣傳具有先天優勢。隨著“抖音”“快手”等小視頻平臺火爆，群眾獲取健康知識的途徑得以拓展，醫院要鎖定這一群眾喜聞樂見的大舞臺，依托檔案資源，使各科室按各自不同專業拍攝健康宣教小視頻，寓教于樂。

3.3.2開發形式多樣的檔案文化產品。目前來看，醫院通過編制健康手冊等形式，在傳播醫學知識上取得一定成效。為更好滿足群眾的醫療檔案文化需求，需要創新文化傳播方式。有些醫院開展 “做有溫度的醫者”活動。大力弘揚“厚德守責、精醫為民”的醫院文化精神，在醫院微信公眾號推出了150余期“做有溫度的醫者”專題報道，積極培樹醫護先進典型，倡導良好醫德醫風。在北京衛視收視率頗高的“養生堂”欄目，以傳統的醫療知識為載體、普及文化養生知識，讓患者在娛樂中獲取豐富的知識，逐漸延伸為一個全新的跨媒體、多元化、互動式的健康養生綜合服務平臺。

3.3.3出版檔案編研精品。就傳統上來看，醫院對科研著作的重視程度遠高于對文化出版物的重視，而檔案文化出版物對于醫院文化軟實力的提升具有重要作用。新冠疫情發生后，有些醫院征集了一線抗疫人員的日記、物品、入黨志愿書等，出版《抗疫英雄圖譜》《一線的故事》等檔案文化編著，對弘揚抗疫精神、凝聚奮斗力量、展現醫院精神風貌起了重要的宣傳作用，也提升了醫院的品牌度。

3.4 打好“服務牌”，以精細化的服務提升檔案工作質效

醫院檔案更好服務人民群眾、服務于醫院發展和科研工作是檔案精細化管理的必然要求。目前，人民群眾對醫學知識、醫院服務的要求越來越高，需要進一步挖掘醫學檔案資源，提煉好經驗、好做法，啟迪思維，推進醫院服務轉型。同時，作為醫院核心競爭力的醫療水平和科研能力，同樣需要檔案資源提供更為優質的智慧支持，提升醫院的競爭力和美譽度。

3.4.1精細化服務于科學研究。醫療檔案大多數屬于機密資源，醫院檔案室在利用過程中，要加強管理人員保密教育。檔案管理人員要根據醫院發展需求，研判醫院優勢學科和科研發展任務，對室藏的科研檔案及時進行有效挖掘，依靠先進的信息管理技術，使靜態的檔案醫院檔案資源動起來，借助互聯網技術，以更為便捷的手段為利用者提供精準的資源服務。同時，醫院檔案室要著力強化科研資源建設，對重大的科研成果及時收集整理研究，為后期利用奠定堅實基礎。對于利用者來說，要加強與檔案室的溝通與合作，使得檔案室明確資源建設方向，以便提供更為精準有效的服務。

3.4.2精準服務于人民群眾。醫院首先要明確人民群眾的所思所盼，可以通過留言板、服務臺、微信公眾號、網站等，廣泛收集群眾的意見建議。同時，要及時梳理總結涉及檔案工作方面的群眾咨詢、查詢較多的問題。要加強形式的創新，積極應用新技術，為群眾快捷高效地提供服務。醫院檔案室可以與院宣傳部門合作，在微信公眾號設置病例自主下載打印程序，實現讓數據多跑路，患者少跑腿。針對電子數據成為診療趨勢的情況，檔案管理機構可在院網站等設置電子數據下載平臺，方便患者跨院就醫，提升人民群眾的獲得感。

參考文獻

[1]戰立軍.淺談精細化管理在項目管理中的應用[J].價值工程，2018（05）：09.

作者簡介：折小燕，西安市胸科醫院科員，研究方向：檔案管理。