新時代人事檔案規范化發展趨勢分析 ??

摘 要：在新時代，我國各企事業單位機構人才結構逐漸走向多元化、多樣化，人事調整力度不斷增大。社會經濟水平實現跨越式發展，對人才的需求也不斷提升，干部人事檔案管理規范化管理的重要性逐漸顯現出來。實現人事檔案管理工作轉型升級，對推動人才隊伍專業化建設、完善人力資源結構和各企事業單位全面發展具有重要意義。本文從新時代人事檔案規范化發展意義及必要性、存在問題、解決路徑開展分析，在樹立責任意識、優化人員綜合素質、增強信息化平臺建設、建立健全檔案安全管理體系等方面提出完善方案，旨在為各企業單位領導者推動人事檔案管理工作邁向新臺階提供參考。

關鍵詞：新時代；人事檔案；規范化管理

前言

現階段社會是以信息時代為主的高速發展的時代，企事業單位分級層，單位多，駐外地公司多，用工形式不同，相對行政機關而言，人事檔案管理工作較難，甚至于目前仍存在部分單位沿用傳統人事檔案管理模式，體現了人事檔案管理發展的滯后性。在新時代企事業單位人力資源工作發展過程中，人事檔案管理職能部門要深刻認識到科學化、規范化管理的重要作用，不僅要在制度體系、管理模式、人員結構上實現革新，更要借助信息化技術優勢提高工作效率、加強安全管理，持續推進人事檔案工作的科學化、制度化、規范化[1]，實現各項事業取得新發展、新突破，為推動新時代中國特色社會主義偉大事業邁上新臺階貢獻力量。

1 新時代人事檔案規范化發展意義及必要性

人事檔案記載著一個人的身份、學歷、資歷等方面的證據[2]，與職工本人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，是各企事業單位進行機構改革、人員調整、人事變動所依賴的最原始依據，也是人才交流中心為企事業單位提供人事服務的重要參考，具有極強的法律意義，在當今時代發揮著不可取代的作用。

1.1 提升檔案工作質量、保證人事信息準確

企事業單位與行政機關不同，其發展關鍵在于生產、對外服務，人才與干部職工的規范管理是企業運轉的重要體現。人事檔案最為關鍵的作用是為企業人才配置實現科學決策和科學管理提供依據和參考，其規范化管理可以促使企業部門領導者獲得干部職工思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等方面的準確信息，進而做到知人善任、選賢舉能，推動相關崗位能夠以最快速度找到合適人選。

1.2 直觀呈現人事情況、促進政治生態健康發展

在新時代，企事業單位人員內部結構變得更加年輕化。年輕人居多有創新發展的優勢，也存在不定性強、抗壓能力弱、離職率高的問題，導致人員結構缺少穩定性，為人事檔案管理帶來了難度，企事業單位高效開展人力資源工作的任務也越發艱巨。在此背景下，人事檔案部門緊跟時代前進的腳步，順應人力資源的發展規律，創新人事檔案規范化工作方式和管理模式，將數據挖掘、信息分析、人工智能等高科技融入到人事檔案管理過程中，進一步優化工作流程和工作環節，使人事部門能夠通過動態圖表、分析報告等信息清晰摸透本單位人員結構情況和崗位信息。同時也可在人員招聘過程中直觀了解報名人員個人經歷、工作表現、獎懲情況等個人履歷信息，進而實現崗位匹配，助力人事管理工作的有序開展。

2 新時代人事檔案規范化發展存在的問題

2.1 規范化管理意識較為薄弱

企事業單位的工作以技術研發和生產為主，管理為輔，“重發展、輕管理”思想較為嚴重。企事業單位普遍認為檔案工作就是保管紙質檔案，沒啥技術含量。同時在實際工作中，人事檔案管理人員抱有看好就行的工作態度，服務意識和大局意識不強，業務知識不夠全面系統，造成工作被動開展。

2.2 人員隊伍專業化程度較低

隨著機構改革的開展和新時代各單位企業的人員結構走向復雜化、專業化、多面化，人事檔案需要收集、歸檔的材料越來越多，管理難度也越來越大，目前大部分企事業單位的人員綜合素質無法滿足新時代人事檔案規范化管理的要求。一是思想觀念較為傳統，領導層面普遍認為檔案管理僅僅是收集、整理、保管，對檔案信息化管理、數據化管理的關注和重視不夠。二是管理人員業務能力差，規范化管理水平較低，責任意識淡薄。缺乏對計算機網絡、人工智能、云計算等先進技術的認知，在對人事檔案進行規范化管理時難以充分發揮信息化優勢，管理方式仍然選用過去以紙質檔案管理為主、以人工查詢方式利用為主的工作模式，與實現高效檔案管理還存在一定差距。三是大多數單位尚未配備專職檔案人員，基本上是由組織或者人事部門分級管理，負責的同志往往兼職其他工作，時間和精力難以合理分配，導致人事檔案信息化管理工作進程緩慢。

2.3 信息化管理建設手段缺乏

一是由于政策支持力度不夠、財政資金投入較少、領導者信息化意識不強、行業發展觀念陳舊，導致無法推動工作順利開展。二是信息化總體應用水平較低，大多單位尚未建設人事檔案信息系統，部分單位建設完成的系統平臺僅僅是對一般失誤的處理和簡單的信息匯總，無法打破行業內外信息藩籬，“信息孤島”問題較為嚴重，信息化建設優勢整體效果不明顯、不理想。三是“重建設輕維護”“重技術輕管理”的傾向和誤區比較嚴重，不能保證信息系統平臺建設、日常維護更新和檔案資源開發利用協調發展。

2.4 檔案安全管理體系有待完善

一是網絡平臺建設不完善。一些單位尚未配備較高等級的防火墻、漏洞掃描、殺毒軟件等安全設備，網絡系統容易受病毒和木馬程序的攻擊。在電子文件管理、存儲、共享、傳輸、利用過程中極易導致數據泄密和信息受損，也會使社會不法分子利用網絡對檔案資源進行盜竊、篡改和損壞，給人事檔案安全帶來了威脅。二是安全管理制度不夠完善。部分單位尚未制定《突發事件應急預案》《信息系統安全事故應急預案》《輿情處置應急預案》《安全保衛制度》《消防工作制度》《涉密網絡保密管理制度》等檔案安全工作制度，缺少對檔案安全工作的制度保障。三是管理制度執行不夠嚴格。單位對安全工作不夠重視，沒有具備高度的政治責任感和使命感擔負起檔案安全主體責任，缺乏對保密、消防安全等相關規章制度的嚴格執行，同時人事檔案管理部門缺少對管理人員在實際工作過程中的實時監督監控，容易讓非法組織或個人找到漏洞侵入系統，面臨著數據被篡改和泄露的風險。四是目前大多檔案管理部門的數字化工作由社會第三方完成，對于外包公司人員情況、涉密資質、數字化場所安全、技術水平等信息的了解和調研不夠深入，在源頭上增大了文件泄密的風險。

3 新時代人事檔案規范化發展解決路徑分析

3.1 樹立責任意識，提高重視程度

人事檔案管理部門要想提高人事檔案管理水平，必須要加強思想建設，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，擔負起 “為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責。一是高度重視人事檔案管理工作，提高規范化管理意識，強化檔案管理工作的風險意識。將檔案管理工作的重要性深入人心[3]，凸顯檔案工作重要地位，推動人事檔案工作走向科學化、制度化、高效化。二要發揚創新思維，持續深化檔案工作改革創新，不斷夯實檔案工作基礎。在管理制度、管理模式、流程優化等方式方法上，要通過與現代化信息技術手段的深度融合，著眼解決實際工作中遇到的新情況新問題，為推動人事檔案管理創新性發展提供動力。三要強化工作作風建設，提升工作質效，抓實干部日常考核工作，嚴格落實“績效考評”工作制度，進一步強化紀律意識、規矩意識和宗旨意識，同時暢通干部晉升渠道，健全完善容錯糾錯機制，更好地調動和保護各行業、各層級人事檔案管理人員的工作積極性，引導干部主動積極干事、勇于擔當作為、強化責任落實，不斷提升工作精氣神，著力打造風清氣正的良好工作氛圍。

3.2 不斷優化人員綜合素質，提升綜合管理水平

作為新時代人事檔案管理者，一是要轉變工作思路，推動工作手段創新。要突破傳統的檔案管理辦法和思維模式，努力培養適應新時代科技創新型社會必須具備的素養和能力[4]，扎實學習人事檔案管理工作新法規、新技能，熟悉掌握各種現代化應用手段，包括檔案數字化、系統平臺應用等理論知識和實操技能，進一步提升自我綜合工作素養。二是要注重工作手段的創新，引入搜索引擎式思維，不斷推動人事檔案電子資源的信息化和數據化，全面實現人事檔案工作轉型升級，使其具備可控化、標準化管理特性。三是要樹立團隊意識和協作精神，人事檔案負責同志要與其他職能科室統籌協調、通力配合，形成工作合力，實時收集人員各方面信息，并及時更新，保證人事檔案的真實性和準確性，發揮信息檔案資源最大的共享效能，共同促進檔案資源高效管理。四是優化服務質量，提升職業認同感和價值向心力，全力打造服務高效檔案隊伍，不斷完善檔案利用服務方式，定期對檔案利用情況進行分析，不斷提高群眾滿意度，樹立服務品牌標桿，為各行各業提供優質的人事檔案查檔服務。

3.3 提升服務效能，加強信息化平臺建設

新時代人事檔案實現規范化、科學化、高效化管理的重要因素是信息化的應用程度，為此，各企事業單位要緊跟時代發展腳步，明確行業發展趨勢，在實際工作中加大各方面對信息化技術的應用，推動流程再造，從而減少管理人員工作量，提高管理質量。一是單位領導和相關負責同志要積極深入市場開展調查研究，學習行業先進單位實踐經驗，根據自身實際高標準采購信息化設備，同時尋找專業的外包公司對系統平臺進行全面研發，做好系統運維保障工作，為開展人事檔案規范化管理工作提供便利，提高人事檔案的利用效率。二是針對實際工作情況，有目的性地應用計算機網絡、區塊鏈、數字攝影、數據庫、數字簽名等新興技術，逐漸克服自身在傳統檔案管理中存在的管理效果差、安全性能低、利用范圍窄等弊端，切忌無方向、無計劃開發應用功能，造成資源浪費。三是加大基礎設備建設力度，積極尋求政策資金支持，以人事檔案數據的錄入、保存及檢索為中心去采購相關設備，多措并舉提升信息化終端專業化水平。四要持續開展檔案數字化工作，大力推進“增量電子化”、繼續做好“存量數字化”，不斷加快檔案資源數字轉型，進一步充實信息資源數據庫，為后續人事檔案數據整合、完整錄入、檢索查詢奠定基礎。

3.4 建立健全檔案安全管理體系

人事檔案記錄了個人工作和學習經歷、社會關系、思想品德、考核獎懲等各方面信息，涉及個人隱私和單位用人信息秘密，其安全性的重要性不言而喻。一是要強化檔案安全主體責任。筑牢檔案安全工作思想防線，增強檔案安全責任意識，要以檔案安全的紅線意識和高度的責任感來正確對待檔案實體和信息安全工作。二是要完善和規范各項檔案規章制度。做到制度管人、流程管事、標準做事。督促檔案從業工作人員嚴格遵守制定的各項規章制度，按照正確的操作流程來開展檔案業務工作。制定規范合理的電子設施設備使用管理制度[5]，采取科學精準的管理辦法，具體管理到科室，追究責任到個人，堅決杜絕因為互聯網電子設備造成人事檔案泄密事件的發生，堅決做到存儲人事檔案信息的電腦不上網，從源頭遏制住人事檔案電子數據泄密的漏洞。三是堅決做到有法必依、執法必嚴、違法必究，確保人事檔案安全工作得到具體落實，有關部門要定期開展檔案執法檢查工作，堅決打擊影響和破壞人事檔案安全的違法行為。例如，加強對檔案整理數字化外包公司的規范和管理，做好公司人員審查備案工作，定期開展業務指導和培訓，督促企業與整理單位簽訂保密安全協議，在電子檔案形成過程中切實做好各項安全防護措施[6]。

結語

新時代背景下，單位領導要牢固樹立檔案意識，加大對于人事檔案管理的重視程度和力量投入，綜合分析本單位人事檔案實際管理工作中現存的主要問題，厘清工作思路、明確工作重點、細化工作任務。要按照“項目化、時間化、責任化”的要求，加快推進人事檔案數字化轉型，優化人事檔案管理利用平臺，提升信息資源安全管理利用水平。作為檔案管理者，要根據企業發展要求不斷創新，做好企業人事檔案管理工作，為企業選人用人提供準確、翔實的信息，使人事檔案在各項關鍵工作中發揮更大、更好的作用，為企業帶來效益，奮力譜寫新時代新征程嶄新篇章。

參考文獻

[1]褚麗娜.事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略[J].蘭臺世界，2019（S1）：154.

[2]譚炳權.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].科技風，2013（21）：251.DOI：10.19392/j.cnki.1671-7341.2013.21.221.

[3]吳偕林.學批示 優服務 補短板 強保障 進一步推動檔案事業創新發展[J].秘書工作，2022（07）：4-7.

[4]姜海龍.淺談科技創新促進檔案管理工作高質量發展建設[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（09）：19-21.

[5]陳慧娟.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].環渤海經濟瞭望，2021（03）：98-99.DOI：10.16457/j.cnki.hbhjjlw.2021.03.044.

[6]戴麗娜.事業單位涉密電子檔案安全管理風險與對策研究[J].國際公關，2022（24）：106-108.DOI：10.16645/j.cnki.cn11-5281/c.2022.24.027.

作者簡介：馬愛萍（1976— ），大學學歷，東營市人力資源和社會保障局副研究館員，研究方向：人事檔案和人力資源檔案。