新基建時代下企業基建檔案管理模式探析

摘 要：新基建時代下傳統基建管理模式已不能夠適應時代的發展，必須創新變革，這就給基建檔案管理工作帶來巨大挑戰。本文以企業基建檔案工作中的“收集”“管理”“存放“利用”四個環節為切入點，分析了新基建時代下基建檔案工作現狀和面臨的挑戰，從檔案收集模式需要向智能化轉變、加大檔案信息化管理力度、探索檔案數字資源長期存儲模式、持續挖掘檔案信息價值提供最優利用模式四個方面，探析新基建時代下企業基建檔案管理模式的創新變革路徑，并展望新基建時代企業基建檔案工作新發展，期望為做好企業基建檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：新基建；企業基建；檔案管理

引言

基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。它不僅是歷史的真實寫照，同時也是涉及各方權益的憑證和依據 [1]。“新基建”即新型基礎設施建設，相對傳統基礎建設而言，是指發力于科技端的基礎設施建設，主要包含5G基建、特高壓、城際高速鐵路和城際軌道交通、新能源汽車充電樁、大數據中心、人工智能、工業互聯網等七大領域[2]，是一種以新發展理念為引領，以技術創新為驅動，以數據為核心，以信息網絡為基礎，面向高質量發展需要，提供數字轉型、智能升級、融合創新等服務的基礎設施建設體系[3]。新基建的特征：建設主體更加多元化，建設模式趨向于產業和學術研究的緊密結合，建設重點放在構建科技平臺上，并將其應用于支撐經濟和社會的數字化轉型。新基建已經成為傳統基建的重要補充，不僅改變管理主體、建設方式和應用場景，而且還改變基建檔案的內容、載體和收集手段。因此，基建檔案的管理模式必須進行創新變革，以滿足時代的發展需求。

1 企業基建檔案主要內容及特點

1.1 企業基建檔案內容

企業基建項目建設比較復雜，有的項目建設周期很長，根據項目在建設活動中不同階段，可劃分為五部分內容：（1）項目前期檔案。是指基建項目立項申請報告、項目建議書、可行性研究報告、征地資料、規劃設計文件、招投標文件、前期勘察和測繪所形成的文件、圖紙及報告等相關檔案材料。（2）監理檔案。在施工監理過程中所形成的監理合同、監理規劃、監理月報、監理總結等文件。（3）施工階段檔案。是指建設項目在施工過程中產生的相關檔案材料，包含施工組織設計、開工報審、工程測量定位記錄、各分步分項工程驗收記錄、設備安裝調試與驗收記錄、工程質量報告圖紙會審及變更、施工日志等文件。（4）竣工圖。即項目竣工后由施工單位根據構筑物編制的竣工圖等相關材料。（5）驗收階段檔案。是指項目在驗收階段及試運行中所形成的相關檔案材料，如單位工程竣工驗收、“三同時”驗收、各種驗收檢測結果、竣工決算等文件。

1.2 企業基建檔案的特點

1.2.1基建檔案具有成套性。基建檔案能夠全面反映工程項目各種活動的信息，在項目推進過程中，涉及幾個階段的內容：（1）規劃期申報階段，檔案主要包括項目建議書，可行性研究報告書，申請上報文件，選址意見書，用地預審意見，環境影響評價審批文件等。（2）項目實施階段 ，檔案主要包括項目初步設計及批復，招投標材料、施工圖，監理資料等。（3）竣工驗收階段，竣工圖，各單項工程驗收料檔案等。而這些檔案資料盡管是根據項目推進階段依次產生的，但是有機地聯系在一起，形成一個承上啟下的資料系統，因此具有成套性。

1.2.2基建檔案具有專業性。首先，基建檔案包含著基建項目整個建設工程的相關信息材料，而基建活動在每個建設環節中均有十分顯著的專業性，記錄著混凝土工程、給排水工程、消防工程等環節的相關信息，每個工程階段都有其特殊性和專業性，活動中形成的文件材料類型都不同，具有各自的特點。[3]其次，是檔案形式的專業性，特別是圖紙資料，由于圖紙幅面大，整理檔案時需要有專業的折疊方法才能既方便查看也能在存放時不被損壞。因此，基建檔案也具有很強的專業性。

1.2.3基建檔案具有復雜性。基建檔案記錄了基建工程項目活動的各種信息，內容涉及各種專業領域，比如建筑、結構、給排水、消防、設備等各個方面，匯總眾多參建單位的資料；基建工程項目的不可控因素較多，在實施過程中可能會產生很多不可預測的問題，產生的文件隨項目的進展逐漸增多，如各種類型的簽證，變更資料等，因此，基建檔案隨著時間變更，條件變化而變得復雜多樣 [4]。

1.2.4基建檔案具有真實性。基建檔案記錄基建項目從立項申請到竣工驗收過程中的每項支出、每張圖紙、每項工程都是真實的，都能找到發生的具體位置及實物，準確、真實、完整地反映項目建設及設施設備的真實情況，并將直接影響到工程投產后的生產、維護、改建和擴建等工作的進行狀態。

2 新基建時代下企業基建檔案工作的管理現狀與挑戰

一直以來基建檔案管理工作依據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》以及原國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）等法律、法規和規范，并制定具體檔案業務管理標準和制度。新基建時代下，參與者的規模、種類及其相關的技術手段都有所提升，而且在施工的同時也會產生大量的原生的電子文件，從而給檔案的收集、管理、存放、利用帶來了挑戰。

2.1 基建檔案收集工作的現狀與面臨的挑戰

隨著企業規模的不斷擴大，基建檔案的收集工作面臨著越來越大的挑戰。企業基建項目的參建單位有勘察、設計、施工、監理、設備制造、第三方檢測等諸多單位，設置的機構和管理人員也比較多。由于兼職檔案管理人員變化頻繁，對檔案的制度和規范不了解，基建項目檔案資料管理接續不順暢，直接影響檔案的收集工作。基建項目在前期形成的文件材料，大部分保存在個人手中，不能及時歸檔形成檔案，又因人員的頻繁變動，極易造成文件材料的丟失，最后導致歸檔材料不齊全。在新基建時代下，基建項目產生大量電子數據，由于許多企業硬件設施跟不上，不利于數字資料的收集歸檔工作。

2.2 基建檔案管理現狀

2.2.1檔案的關聯度較低。基建項目建設周期長，前期各門類各種載體的檔案管理相對分散，內容方面缺少關聯性，不利于后期檔案的檢索和利用。新基建時代下基建項目的參建單位增多，產生檔案的數量和載體類型劇增，這就增加了基建檔案關聯工作難度。因此，提高檔案的關聯性變得尤為重要。

2.2.2信息化程度較低。在信息時代下，一些企業依靠基建檔案目錄來管理，較少應用檔案管理系統進行全文管理。這樣導致檔案查找和利用變得非常困難。因此，加快基建檔案信息化建設步伐，加大基建檔案信息化、數字化和網絡化管理力度，是當下檔案管理人員的重要任務[5]。

2.3 基建檔案保存現狀與挑戰

新基建時代到來，基建檔案紙質保存方式已經不能滿足當下的需求。存量檔案數字化、增量檔案電子化是基建檔案面臨而且是急需解決的問題，必須采取更先進的技術，如采用數字化的存儲方式，采用硬盤、服務器等，來實現檔案的數字化，尋求能夠長期存儲檔案數字資源的方法。這就需要檔案管理者持續地努力和探索。

2.4 基建檔案開發利用現狀與挑戰

傳統企業基建檔案的作用主要是為企業后續的擴建、改建、維修等提供證據。而新基建時代下，基建檔案存儲大量的數據資源，為新基建項目的研究和建設提供信息資源服務、為開展企業文化建設提供素材將成為檔案利用的主要目的。傳統基建檔案的載體是紙質的，利用頻繁的檔案會造成不同程度的損壞，為解決這個問題，部分企業檔案部門會根據基建檔案內容撰寫編研材料來提供利用。未來，針對新基建科技含量高的特點，基建檔案管理者需要積極探索如何加大基建檔案的關聯性，提高檔案的利用率，把檔案價值最大化。

3 新基建時代下企業基建檔案管理模式創新轉變

3.1 檔案收集模式需要向智能化轉變

3.1.1企業需要建立全新的工作機制。要建立一套健全的管理體制，使得檔案管理與項目建設同步進行。在檔案的收集過程中，眾多的參建單位需要配備相應的兼職檔案人員，工作系統網絡化，每個參建單位既要明確各自的責任，又要積極參與合作，了解基建項目的歸檔范圍。對不同類型的人員進行相應的檔案制度和規范的培訓，充分落實檔案管理責任制，調動相關人員的積極性，增強其責任感，以確保基建檔案的完整、真實、有效。

3.1.2需要推廣智能化的檔案收集方式。在新基建的環境下，要培養在線歸檔的習慣，因為大部分文件材料數據都是在電腦系統中直接產生，要通過文本識別、語義判斷等智能技術對檔案文件的收集進行質量把控，從而提升檔案收集的智能化水平。

3.2 加大基建檔案信息化力度

3.2.1建立電子檔案管理規范。依據國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），結合企業具體情況，檔案部門應建立一套基建檔案電子檔案管理標準體系，規范電子檔案的信息資源。建立電子檔案管理規范以及元數據規范等來滿足實際需求，通過元數據來提高檔案的關聯度。

3.2.2加大基建檔案信息化力度。企業檔案信息化建設要與企業的信息化建設同步進行，建立電子檔案管理系統，與其它應用系統諸如OA、CAD等系統銜接，爭取早一步實現在線歸檔；強化檔案管理者的數字化意識，對信息化檔案管理模式、數字化檔案管理工作方式以及智能化管理發展趨勢有清晰的認知，不斷加大大數據技術、云計算技術、物聯網技術、人工智能技術等現代信息技術的深度應用，進一步強化企業基建檔案信息化建設意識和數字化管理思維。另外，電子檔案管理系統的配置需要專業的硬件作支撐，通過現代化的信息技術對基建檔案進行科學的整合和儲存，同時系統要有較強的保密性，要能夠自動化識別及搜索基建檔案詳細內容，以實現檔案遠程傳輸、保管、查閱等相關功能，有效提高檔案管理效率。

3.3 探索檔案數字資源長期存儲模式

在保證傳統基建檔案信息資源足夠安全的條件下，尋找檔案數字資源長期存儲模式，利用數字化的存儲技術來實現檔案資源的存儲，從而達到檔案的集中統一存儲。利用數字備份、數字遷移等方式，解決檔案資源長期保存困難的問題。

3.4 持續挖掘檔案信息價值，提供最優利用模式

要想持續挖掘檔案信息價值，就需要建立跨載體的知識集成服務平臺、專題數據庫等。新基建環境下，檔案信息資源整合顯得尤為重要，誰能更好地整合檔案信息資源，便能為檔案的利用提供更好的渠道。因此，檔案管理者需要利用現代技術不斷地深度挖掘檔案信息資源、不斷地整合，對多元化檔案資源進行集成，從而更好地為利用者提供最優的利用模式。

此外還需要建立智能推薦系統。人工智能技術、信息挖掘技術是檔案管理者的有力工具，這些技術可以揭示大量檔案數據中蘊含的有價值信息，通過資源的重組，能更好地為利用者提供服務，為智能決策作參照。

4 新基建時代下企業基建檔案工作新發展

4.1 豐富檔案數字資源

新基建時代和環境下企業應該重視和強化基建檔案數字資源的收集。首先，需要建立健全基建檔案數字資源收集、歸檔管理的制度和規范，強化企業基建項目檔案的前端控制和全流程管理的思維模式；通過充分利用現代信息技術，不斷地探索和創新檔案數字資源的在線收集方法、收集手段，提高檔案數字資源的收集效率，豐富檔案數字資源。

4.2 運用智能化技術

新基建給我們帶來了信息技術的進步，檔案部門應利用新基建所創造的智能化技術手段，建立智能化的檔案工作平臺，把智能化的技術手段應用于基建檔案工作的收集、管理、保存和利用等環節，提升檔案工作人員的效率，保障檔案安全的同時豐富檔案資源 。

4.3 提供知識服務

新基建時代企業基建檔案利用的目的不僅僅是為企業提供法律憑證，更重要的是提供知識服務，為新項目的研究和立項提供參考，為新項目的建設提供可靠的借鑒。企業內部檔案管理者需要探索和利用新技術，深度挖掘基建檔案信息資源，提供良好的知識服務，開展檔案利用調查活動，收集利用效果反饋，不斷創新和提高服務形式，達到用戶利用效率最大化。

結語

總之，新基建給企業基建檔案管理既帶來了機遇也帶來了挑戰，作為企業的一名基建檔案管理者，我們必須持續提升自己的專業技能，提高整體水平，跟隨時代的發展步伐，根據豐富的工作實踐，從基建檔案存在的問題出發，抓住基建檔案的工作要點，不斷探索和研究適合新基建背景下企業基建檔案管理的模式，從而更好地為企業的發展提供檔案支撐。

參考文獻

[1]黃福如.高校合并后基建檔案管理探析[J].科技經濟市場，2006（12）：88.

[2]《北京檔案》編輯部.何為“新基建”[J].中國總會計師，2020（3）：22-24.

[3]陳雨.新基建背景下基建檔案工作模式變革與發展[J].北京檔案，2021（1）：43-45.

[4]姚慶群，嚴琳玲.農業科研單位基建檔案科學管理初探[J].北京檔案，2019（4）：110-112.

[5]和興蘭.基建檔案數字化工作初探[J].北京檔案，2019（4）：30-32.

作者簡介：岳素芳，工程碩士學位，中國船舶集團有限公司第718研究所副研究館員，主要研究方向：科技檔案管理。