智慧城市大數據平臺下自然資源檔案利用發展探討

摘 要：自然資源檔案是政府及社會對自然資源科學保護與高效管理的重要憑證，也是為土地資源管理利用工作提供參考決策的關鍵信息庫，對于開展工作、解決土地糾紛、維護群眾合法權益、保障社會公平和諧穩定發揮著重要作用。隨著社會的不斷發展和自然資源開發保護力度的不斷增大，自然資源檔案數量呈幾何式飛漲，且涉及范圍更廣、內容更復雜、管理難度大，需要有關部門清楚認識到檔案有效管理的重要性。依托智慧城市大數據平臺，持續推進信息化、數字化建設，充分發揮新興科學技術優勢，彰顯檔案潛在價值。本文圍繞智慧城市大數據平臺下自然資源檔案利用的意義、存在的問題與挑戰、未來發展路徑展開分析與研究，并提出建議及解決方案，為自然資源行業各部門單位提供參考。

關鍵詞：智慧城市大數據平臺；自然資源檔案；檔案利用

在大數據時代，信息資源電子化管理、網絡化共享已成為各行各業發展動力，有效推進自然資源檔案信息化管理，通過深入探索轉型升級有效策略，不斷完善檔案系統管理利用平臺建設，進一步強化自身職能和社會服務效益，凸顯自然資源檔案信息化管理的最大價值。目前，由于行業內對檔案工作仍存在重視程度不夠、系統平臺構建不完善、管理體系不健全、檔案人員不專業、數據共享不通暢等問題，導致整體檔案資源利用率處于初級階段。未來如何促進大數據技術與檔案管理深度融合，充分開發利用檔案資源，全面落實資源共享意識，更好地為自然資源工作發展和城市規劃建設提供支持，發揮自然資源部門經濟效益、社會效益與生態效益，是社會各界需要廣泛關注的熱門課題。

1 大數據平臺下自然資源檔案信息化管理和利用意義

1.1 提高自然資源檔案管理和利用效率

在傳統模式下，檔案以紙質文件存儲為主，主要工作是通過人工方式將內部各科室文件進行匯總、整理、保存，利用工作往往停留在表面。現階段，依托智慧城市大數據平臺，人工智能、計算機網絡、操作系統、物聯網等新興技術與檔案工作不斷融合，取代人工收集、手動歸檔，精細化管理代替簡單存放，檔案管理人員已經從過去枯燥乏味、紛繁復雜、形式單一、效率低下的工作環境中解脫出來，工作流程得到優化升級[1]，可進一步提高自然資源檔案信息的管理效率和利用水平。

1.2 推動實現數據信息共建共享

自然資源檔案信息化平臺管理能夠有效避免傳統管理的弊端，通過數字化、網絡化、科學化管理利用，傳統檔案資料的載體由庫房變為機房，傳送介質由紙張轉化為電子數據。進一步催化“死檔案”變成“活信息”，讓檔案管理從傳統的封閉式管理逐漸轉變為開放式管理，更加方便、高效地運用自然資源檔案。在共建共享模式下不斷更新自然資源檔案數據庫，及時發現并清理垃圾文件、無效文件，修正錯誤文件，使得龐大的信息資源得到有效整合。撬動行業內外各方面各領域改革，建立一體化的辦事規范和辦理流程，從根源上破解了“信息孤島”。

1.3 增強檔案文件安全性能

紙質檔案對保管條件環境要求較高，且在對外利用過程中容易造成丟失、泄露等不可逆傷害[2]。在大數據時代，在自然資源行業內，數字化、備份等技術轉變了檔案的保存形式，提高空間資源利用率，減輕檔案管理人員的工作負擔，節省大量的人力物力財力，實現檔案信息資源的高效管理，提升檔案數據的存儲安全性與管理便捷性，切實保證檔案的完整性、安全性、真實性。

2 大數據平臺下自然資源檔案利用存在問題

2.1 平臺構建不完善

現階段，自然資源行業的檔案管理大數據平臺建設速度較為緩慢，存在嚴重滯后性。一是已建成的管理平臺功能較少、水平較低，僅僅能夠滿足于數據的存儲，在信息共享、快速檢索、安全存儲等方面不能夠充分發揮新興技術優勢。在大數據技術、計算機網絡、人工智能等方面的科學技術應用較少，甚至存在單機運轉的情況，系統平臺對于信息采集、整理、利用的廣度和深度不足，造成檔案資源利用率低的問題難以解決。二是數字化工作跟不上信息化管理進度，面對不斷增加的自然資源檔案缺乏專業掃描、文件轉化、信息錄入，大多數字化工作往往依賴于外包公司，對信息保全、數據防護、防泄露等工作缺少必要的管理與監督手段，數字化工作安全性得不到有效保障。

2.2 管理體系不健全

在自然資源日常管理過程中，制度體系建設是確保各項工作順利開展的重要保障。現階段，部分單位不重視檔案管理工作，未配備相應的硬件設施，檔案材料沒有按照要求分門別類存放，導致在查檔、調檔時無從下手、毫無頭緒。大多部門往往是由辦公室人員兼職檔案工作，導致檔案工作存在“沒人管、無法管、銜接慢、利用少”的問題。同時管理理念滯后、缺乏專業知識和技能、制度建設較為緩慢且落實不到位、缺乏長效的管理措施，沒有明確、完整、通暢的工作流程，缺乏嚴格工作規定和完善、統一的標準指導，規范性文件支撐較弱，在自然資源檔案保管、利用、安全方面存在較大的隱患[3]。

2.3 檔案人員不專業

一是目前行業內檔案管理人員的年齡較大、學歷較低，專業能力較差。在長期傳統檔案管理模式下工作，對檔案材料僅僅停留在收集歸檔、人工整理、分類利用層面，缺乏大數據信息化思維和專業技術能力，不能熟練掌握科學化、現代化、規范化、便捷化的信息管理技術，導致工作開展較為緩慢。二是專業培訓不到位、不被重視。由于領導支持力度不夠、單位開展專題培訓活動較少、人員崗位流轉較快等原因，管理人員嚴重缺失信息化管理實踐技能，對大數據平臺的應用及認知缺口越來越大，整體人員綜合素質水平停滯不前，整體呈現出檔案管理優秀人才缺乏的現象。三是檔案管理人員受工作性質影響，檔案意識淡薄，抱有敷衍、應付的工作態度，工作模式滿足于常態化，主觀能動性和創新觀念意識不強，大局意識和服務意識不夠深入，缺乏工作激情，造成工作被動開展。

2.4 數據共享不通暢

實現自然資源檔案共建共享，需要行業內各級單位領導者與管理人員更新傳統管理理念和轉變管理模式，為信息共享準備必要的傳輸渠道。但是目前仍存在各種問題，一是資源共享意識不夠，自然資源檔案涉及單位較多，行業內尚未制定統一規劃方案，各單位沒有經過行業內外多層次、多角度調研，導致系統平臺建設參差不齊，兼容性較差，無法實現數據的共享和傳輸，信息整合不足，遠不能達到平臺數據共建共享的目的。二是各單位涉及自然資源業務存在差異、體系較為分散，形成的檔案信息文件類型不同、存儲方式各異，使得信息無法流通、傳遞、共享，“信息孤島”越來越多。

3 大數據平臺下自然資源檔案管理利用未來發展路徑

3.1 軟硬件建設雙管齊下促發展

一是領導者要積極對接上級部門，了解政策信息動態，把握項目進展情況，力爭上級專項資金傾斜。同時要結合工作實際梳理項目需求，按照“科學”“超前”“細化”的要求，策劃包裝項目，完善符合申報要求的基礎材料，切實將各階段工作做細、做扎實，加強銜接、跟進，有效指導項目申報文本的規范化，提高專項資金申報質量。二是緊扣大數據平臺“一網通辦”目標方向，扎實開展市場調研。結合自身發展實際，與外包軟硬件公司積極銜接，根據業務需求和發展需要，有針對性、有側重點地研發系統功能。在數據匯集、系統集成、聯勤聯動、共享開放功能上下功夫，全面發揮信息化體系優勢，探索走出一條區域內自然資源檔案精細化、多元化管理的新路子，為推動高質量發展、創新自然資源工作提供有力支撐。三是堅持數字賦能。要明確專門管理人員及時收集檔案資料，集中開展數字化工作，上傳數據至系統平臺，實行數字檔案資源及時整理、及時更新、實時動態展現的管理模式。逐步完成存量檔案數字信息采集，在技術上達到高效歸檔、科學管理、利用便捷、共建共享的軟硬件建設目標，為后期挖掘信息資源價值打下良好基礎[4]。

3.2 建立健全檔案管理利用體系

一是加強組織領導，明確工作責任。要堅持把自然資源檔案管理納入工作重點，并嚴格按照上級工作規定和要求，成立檔案管理領導小組，明確檔案管理分工，確保單位內部機構均配置專職檔案員，專項負責檔案收集、整理、歸檔、利用各個環節，搭建起主要負責人負總責，分管領導親自抓，檔案領導小組具體管，各個檔案員同努力，縱向責任明確、橫向有人抓的管理網絡，提高自然資源業務辦理的質量和效率，進而實現全員、全方位、全過程檔案工作體系。二是完善各項制度，促進規范整理。要根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，針對自然資源檔案的整理、鑒定、立卷、歸檔、保密、利用等多個環節進行嚴格規定，及時更新立卷歸檔、檔案保管、借閱等檔案管理各項制度，進一步加強檔案制度化建設，確保檔案管理工作的每個環節有章可循、有法可依。三是樹立服務意識，優化利用流程。要做好檔案利用服務工作，及時、準確地為利用者提供所需要的檔案資料，認真細致做好對外服務工作，把提高服務態度、服務質量、辦事效率、辦事群眾的滿意度作為服務窗口工作的重中之重，讓群眾期待而來、滿意而歸，辦事辦出幸福感、獲得感。同時要嚴格執行檔案借閱、查閱和復印制度，檔案的借閱、查閱和復印一律要出示個人有效證件、相關證明材料并履行登記手續，確保檔案業務規范化、制度化，切實做到管理好、利用好自然資源檔案資料。四是強化日常管理，保障檔案安全。按照工作標準和流程定期收集整理各類檔案材料入庫，實現檔案管理的集中統一。做好檔案防光、防潮、防火、防蟲、防盜、防有害氣體等“六防”工作，確保檔案存放的安全性。

3.3 打造“高精尖”檔案人才隊伍

為了有效實現在智慧城市大數據平臺下自然資源檔案的高質量管理利用，確保未來實現可持續發展，建設一支政治覺悟高、業務素養好、服務能力強的干部隊伍是重中之重。一是部門單位領導者要統一思想，提高政治站位，深刻學習領會習近平總書記對檔案工作重要批示的豐富內涵，切實把握四個“好”、兩個“服務”的目標要求，認識到實現檔案資源大數據信息化管理利用對于城市建設規劃安全有序運行、推進自然資源治理體系和治理能力現代化的必要性及重大意義。二是要在日常工作中加強各級部門關于檔案管理、信息化應用、信息保密、對外共享利用服務的學習，多舉措、多路徑、多方式舉辦教授講座、外出研學、技能比武等活動，轉變滯后理念，學習并熟練掌握先進的信息技術，具備更強的信息素養，提高實時感知發現問題、快速有效處置問題的能力，提升科學化、精細化、智能化水平。三是建立完善自然資源檔案管理人員的考核 機制，加強日常調度反饋、檢查督促，細化量化目標任務，緊扣時間節點定人定崗定責，堅決有力落細落實各項措施。要求每個檔案工作人員端正工作態度，加強工作責任心，嚴格按照各個崗位責任要求辦理各項業務，主動學習業務知識，熟練掌握操作程序，促使其提高政治站位，牢固樹立甘于奉獻意識，激發工作熱情從而激發潛能，提高服務創新能力。

3.4 創新資源共建共享聯動機制

一是要對標當地政策要求，深度研究現有智慧城市大數據平臺功能與自然資源工作的契合度、兼容度。建立本地區共建共享信息平臺接入檔案和統籌調度機制。深度融合、有機銜接、一體推進，加快形成暢通的跨部門、跨層級、跨區域運行體系，更好實現信息共享、相互推送、快速反應、聯勤聯動[5]。二是共建共享利用平臺推行過程中抓好數據共享、系統整合和標準統一。進一步提高數據匯集效率和數據質量，切實解決信息互聯互通難題，打破傳統各自為戰的信息孤島局面和困擾群眾檔案利用的技術壁壘，加快形成互聯互通、協同高效的大系統。三是要高度重視自然資源檔案信息的安全利用。在軟硬件上配置殺毒軟件、防火墻、漏洞掃描、利用審計等設備，同時要求平臺具體管理人員簽訂保密協議，在查閱利用過程中不斷加強人員登記、共享監控、功能限制等安全管控工作，推動檔案利用工作更加精準、更加科學、更加有效。四是提高群眾服務意識。采取召開座談會、現場考察等方式，深入基層、深入群眾，盡可能多聽取各方面對自然資源檔案大數據管理平臺建設使用的意見和建議，不斷優化服務流程。指定專人協調群眾提供綜合咨詢、信息查找、業務指導、幫辦代辦等服務內容，盡快實現自然資源檔案面向社會共享。五是緊緊圍繞政務服務發展新方向，大力提升服務水平和服務效能。以辦事群眾滿意為目標，提升服務水平和質量，進一步簡化利用審批流程，持續打造“一網通辦”“一窗通辦”服務模式，打通為人民服務的“最后一公里”，進而深化“數字政府”改革成效[6]。

參考文獻

[1]趙麗輝.機關事業單位檔案管理數字化存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2021（36）：38+31+60.

[2]梁麗堅.大數據時代下的自然資源部門檔案管理創新[J].城建檔案，2021（12）：74-75.

[3]雷國雅.資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究[J].蘭臺內外，2021（34）：1-3.

[4]王瑞.自然資源檔案管理信息化的現狀及應對策略研究[J].科技資訊，2022，20（07）：4-6.

[5]上海：數字賦能 讓交通更“智慧”更安全[J].汽車與安全，2022（06）：38-41.

[6]陳升.建立統一的編碼體系打造全國一張清單[J].財經界，2019（34）：19.

作者簡介：孟祥英（1978— ），莒縣自然資源和規劃局館員，研究方向：自然資源檔案管理。