精細化管理在醫院招標檔案管理中的應用

摘 要：招標檔案作為記錄招標工作的重要依據和醫院檔案管理的重要內容，值得認真研究與深入探討。精細化管理在醫院招標檔案管理中的應用，可以規范和加強醫院招標采購管理工作，顯著提升醫院招標檔案管理質量，推動醫院招標檔案管理現代化轉型。本文從精細化管理理念入手，分析精細化管理在醫院招標檔案管理中的必要性，提出目前醫院招標檔案管理中存在的幾點問題，并針對性地提出醫院招投標檔案精細化管理策略，以期對醫院的招投標檔案管理工作更上新的臺階能夠有所幫助。

關鍵詞：精細化；醫院；招標檔案管理

引言

醫院檔案是在醫院運行過程中產生的依托不同載體記錄的資料，對醫院日常運轉、科學研究、醫療技術的進步都有重要的參考價值，在一定程度上能推動醫療事業的發展[1]。招標檔案是醫院檔案的重要組成部分，是醫院進行招投標活動中直接產生的原始記錄，見證醫院招投標的各個環節。涉及文字、數字、圖表、音像等各種不同的載體，對于監督規范醫院招投標工作以及降低醫院招投標活動風險具有非常重要的意義。隨著現代信息處理技術的發展和新醫改政策的推進，需要醫院檔案管理部門管理的招標檔案數量越來越多，類型也越來越復雜，如果醫院在招標檔案管理過程中沒有按照精細化管理方式推進，很容易造成醫院招標檔案管理混亂，難以服務醫院長久發展。因此，在新時期推動精細化管理在醫院招標檔案管理中的應用有著現實的必要性和緊迫性。

1 精細化管理在醫院招標檔案管理中的必要性

精細化管理理念最早由美國學者泰勒提出，如今已被世界各國廣泛運用。它是通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行的一種管理理念和管理技術[2] 。與傳統的粗放式管理相比，這是一種全新的管理方式，它主要著眼于細節，通過對工作中的每個環節進行精準地把控，進而實現工作效率與工作質量的雙重提高。

精細化管理應用在醫院招標檔案管理中就是要樹立精細化管理意識，對醫院招標檔案管理的目標進一步拆分，讓目標能有效貫徹到每一個細節，從而提升醫院招標檔案管理的整體效能。在招標檔案管理過程中，醫院要結合招標檔案管理的實際情況，按照精細化管理思想，找到醫院招標檔案管理存在的具體問題，梳理問題成因，并針對性地提出解決措施。在醫院招標檔案管理工作中引入精細化管理理念，是規范性和創新性的有機結合，有利于推動新時期醫院現代化建設，提高醫院招標檔案管理水平，促進醫院招標檔案管理工作高質量發展。

1.1 優化醫院招標流程，提高招標工作效率

醫院的招標工作具有點多、線長、面廣的特點，從最初采購申請的提出到最終儀器設備采購信息的歸檔，涉及眾多方面，整個環節中所產生的檔案材料少則近百頁，多則上千頁，這是整個招標過程的最原始、最真實的記錄，其歸檔管理必須做到準確無誤。在招標檔案管理中引入精細化管理理念，有助于優化醫院檔案的招標流程，建立科學合理的管理機制，使整個招標過程更加細致，進而提升招標工作效率與工作質量。

1.2 提高檔案管理標準，挖掘檔案信息價值

在實際招標檔案管理過程中引入精細化管理理念，有助于提高檔案管理標準。對要歸檔的招標資料，可以進行針對性的管控，從而保證招標檔案資料的完整性、真實性，為今后更好地開發利用已有的招標檔案信息資源，將其價值發揮至更高水平打下良好基礎。

1.3 建立精細化管理制度，提升人員職業素養

通過建立精細化的檔案管理制度，能夠對工作人員進行有效的行為約束與激勵，提升人員的整體職業素養，促使他們工作更加規范、有序和高效，實現對檔案科學、合理的管理，進而保障招標采購各環節工作的順利有序開展。

2 目前醫院招投標檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識有待提升

檔案的整理是整個招標采購環節的最后一步，就整個招標流程來講，能夠全面反映整個招標活動并且具有一定參考、查詢和使用價值的文件、資料和產品樣本均應按照要求進行歸檔[3]。很多醫院對于招標檔案管理重視程度不夠，管理模式比較粗放化，很多資料都是簡單堆砌在一起。有些醫院甚至由于庫房條件限制，出現對招標檔案部分材料能不收就不收的現象，導致整個招標檔案管理工作規范化較低，整體質量不高。

2.2 檔案管理制度不健全

目前各大醫院的檔案管理制度已日臻完善，但針對招標檔案管理設置專門的管理制度，卻存在著一定的漏洞與不足。在醫院檔案室的領導之下，招標采購部門的兼職檔案管理員每年會按照要求，進行材料的歸檔與移交。但是在粗放型的管理模式之下，由于缺少科學化的管理制度，導致招標部門的兼職檔案管理員行為難以被有效約束。這就直接導致檔案歸檔不及時、移交材料不全。甚至部分材料丟失等問題時有發生，對今后招標材料的查閱與使用造成了極大的阻礙，影響了招標檔案資源價值的發揮。

2.3 招標檔案管理人員專業化素養有待提升

目前醫院招標科室崗位設置中，并未單獨設置檔案管理員，大多由科員兼職擔任。這些兼職檔案員未接受系統的檔案管理知識學習培訓，對自身的定位僅是協助醫院檔案室進行本科室檔案的整理歸檔，檔案管理實際效果難以保障。招標工作程序煩瑣，時常會在同一段時間內同時進行多個項目。因此，短時間內會涌現大量檔案資料，兼職人員沒有多余的時間與精力兼顧檔案整理，只能選擇集中整理。但是，兼職管理員并不具備專業的檔案管理知識和能力，不知何處下手，檔案管理的質效無從談起。同時，因招標部門工作性質，人員流動性比較大，在一定程度上也造成了招標檔案管理不善問題的出現。

2.4 招標檔案管理工作的信息化程度不高

醫院招標檔案信息化建設是精細化管理在醫院招標檔案管理中應用的重要基礎。目前，醫院在招標檔案管理工作中沒有積極推進檔案信息化建設，對精細化管理模式應用造成一定阻礙。首先是醫院檔案基礎設施建設不完善?；A設施是醫院檔案信息化建設的基石，需要引進網絡設備、存儲設備、計算機、打印機、系統軟件等軟硬件基礎設備，為醫院招標檔案精細化管理工作開展提供強力保障。其次是醫院檔案信息系統建設滯后。部分醫院檔案管理仍以人工方式為主，管理手段和工具較為落后，有的醫院在推進招標檔案信息化建設過程中也沒有結合實際業務需求開發相應的系統平臺，導致醫院招標檔案信息化建設水平不高，影響接下來精細化管理工作的開展。此外，網絡信息安全也是需要注意的問題，面對網絡病毒以及黑客入侵這種技術問題，醫院招標檔案部門人員很難及時應對，導致醫院招標檔案信息化建設存在安全隱患。

3 醫院招投標檔案精細化管理策略

3.1 創新檔案管理理念，樹立精細化管理意識

隨著醫院的飛速發展， 招標采購項目越來越多，檔案管理所涉及的內容也與日俱增。招標部門要做好檔案管理工作，不僅僅要學習其他兄弟醫院以及相關部門在招標檔案管理工作中的成熟經驗，更要積極轉變管理理念，提升招標檔案精細化管理意識。加強對精細化管理作用的認識，深刻認識招標檔案精細化管理的作用與意義。不斷學習新知識、新方法、新理念，學會運用新思維、新技術，認真總結，深入研究，創新工作思路與工作方法，用精細化管理思維武裝自己，用新的觀念來看待以往檔案管理工作中所發現的問題。并對這些問題進行不斷的優化、改良，將精細化管理的理念滲透入招標檔案管理的每一個環節。積極推動檔案精細化管理的發展，這樣才能夠提高招標檔案管理工作效率，發揮招標檔案的開發與利用價值，從而更好地為醫院的建設與發展服務。

3.2 加強制度建設，從制度上引導檔案精細化管理的實施

明確且完善的管理制度是檔案管理的依據，是確保各項工作正常開展的保證。招標部門應在遵循《檔案法》《政府采購法》等法律法規的前提下，結合自身工作特點以及實際，制定符合本院管理特色的適宜的招標檔案管理制度。從檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等方面強化精細化管理，并在工作過程中對制度進行不斷完善，從而使得招標檔案管理工作有章可循。除此之外，也應通過制定一系列的監督考核制度，嚴格考核檔案管理人員的工作績效，通過建立招標檔案管理獎懲制度，獎勤罰懶，建立明確的檔案精細化管理的目標以及相關責任機制。使得檔案管理目標能夠層層實現，招標檔案能夠及時歸檔和更新，健全檔案管理人員的激勵與約束機制，激發招標檔案精細化管理人員的工作熱情，調動其工作積極性。

通過以上制度的建立以及配套措施的實施，檔案管理人員能夠夯實精細化管理理念，將精細化管理切實貫徹到招標檔案管理的全過程，從而確保招標檔案能夠及時整理，做到應收盡收、應歸盡歸，使得招標檔案精細化管理工作能夠科學、規范、有序進行，檔案資源能夠實現合理有效利用。

3.3 抓住精細化管理關鍵要素，提高檔案管理人員綜合素質

招標檔案精細化管理工作的主體是具體的管理人員，檔案管理者的整體素質水平會對管理最終效果產生重要影響，要想做好招標檔案的精細化管理，應充分考慮檔案管理人員這一關鍵因素。因此，醫院平時應當加大對歸檔人員的管理，首先，應當引進高素質的人才，強化檔案管理隊伍。其次，提高兼職檔案員的素養[4]，把培養業務精通的管理人員作為精細化管理的重要舉措，不僅要注重職業道德教育，提高工作人員的法律意識與責任意識，還應在工作實踐中通過定期培訓等方式，不斷充實工作人員的基礎檔案管理知識。使其對檔案管理工作的重要性以及基本方法有一定認識，從而在進行該部分檔案的整理歸檔時，能夠把握主要環節和重要內容，加強資料的篩選與甄別，提高招標檔案資料保存的針對性，提升工作質量與工作效率，避免關鍵檔案資料的遺漏。最后，在目前信息化水平日益發展的今天，還應注重具體工作人員電子招投標平臺的基礎檔案管理知識儲備，提高其通過電子化、信息化水平整理招標檔案的業務技能，提升具體操作的熟練程度，通過構建作風扎實、業務精通、勤奮敬業的管理隊伍，實現招標檔案的科學、規范、有序的管理。

3.4 加大信息化建設力度，以信息化建設推動精細化管理

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”。隨著信息處理技術的不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，醫院檔案的信息化進程也應隨之加快。在信息時代，醫院檔案信息化趨勢不可逆轉，醫院在招標檔案管理過程中要將檔案信息化建設作為重要目標，充分認識到醫院招標檔案信息化建設對精細化管理模式開展的重要性。基于信息化建設的醫院招標檔案精細化管理是一種開放式的在網絡環境下的管理方式，與傳統的粗放式管理相比，在檔案收集、管理、保存、利用各方面上有較大差異，更加強調的是細節把控以及各類系統協同工作的模式。在推進信息化建設過程中，醫院招標檔案部門要以法規標準為基礎，以實際業務為中心，以技術手段為抓手，以信息化建設推動精細化管理，全面提升醫院招標檔案信息化水平。首先，醫院要加強領導及檔案業務人員對信息化建設工作的重視，學習宣傳相關的檔案法規標準，提升整體的職業素養，為后續推進信息化建設工作提供良好基礎。其次，要完善硬件基礎設施和軟件系統建設，基礎設施是信息系統運行的物理場所以及信息資源建設的工作環境，是信息系統正常運行所必需的，這就需要醫院加大對招標檔案信息化建設的資金投入，提供基礎設施的物質保障。再者，要注重檔案網絡信息安全，醫院招標檔案材料本身比較敏感，相關部門應積極排查網絡安全隱患，開展實時監控，從網絡層、物理層、管理層等不同層面入手進行防護，實現招標檔案信息資源的安全保障，輔助醫院招標檔案管理工作朝著精細化方向發展。

結語

對于醫院的招標檔案管理工作而言，傳統的粗放式管理模式在檔案管理意識、檔案管理制度、檔案管理方式等方面都存在著諸多問題，影響招標檔案管理水平，不利于醫院招標檔案管理工作長遠發展。隨著信息技術發展和新醫改政策推進，我們應創新檔案管理理念，樹立精細化管理意識，加強醫院檔案信息化建設，將精細化管理思想引入到招標檔案管理工作中。推動精細化管理在醫院招標檔案管理中的應用，有利于提升醫院招標檔案管理水平，挖掘出招標檔案的潛在經濟價值和社會價值，從而使得檔案更好地為招標采購工作服務，推動醫院招標事業的健康持續發展。

參考文獻

[1]孫濤，陳小.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：97-98.

[2]李萍，劉鵬.加強醫院精細化管理的思考[J].現代醫院管理，2011（5）：28-30.

[3]蔣敏.加強招標檔案管理勢在必行[J].山東檔案，2002（3）：37.

[4]歐豐霞，王健智，席鳳梅.科學管理招標檔案為醫院建設和發展服務[J].中醫藥管理雜志，2013，3（9）：310-311.

作者簡介：田羿鵬（1981— ），研究生學歷，山東省濰坊市人民醫院館員，研究方向為病案檔案信息化。