芻議檔案數字化管理的優勢與弊端

摘 要：近幾年，我國科學領域創新發展，信息技術被廣泛應用于各行各業運營管理之中，電子信息化設備的應用范圍也逐步拓展。基于這一發展環境，數字化檔案成為各領域、各行業的“必需品”。故此，本文針對檔案數字化管理的優勢及弊端展開分析，并提出相應優化策略，以供相關人員參考借鑒。

關鍵詞：檔案；數字化管理；優勢；弊端

引言

檔案數字化是現代信息時代發展的必然產物，是基于計算機網絡技術、云平臺、大數據技術和多媒體技術等基礎上，形成和發展起來的一種新型檔案形態。它將分散于各個平臺不同的檔案數據信息進行歸納整理，并利用數字的形式實現儲存，以網絡技術作為連接共享基點，有效地提高檔案的管理效率，有效地發揮檔案的價值。

一、檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢

我國社會經濟飛速發展，科技領域取得了顯著進步。伴隨著計算機網絡技術、大數據技術、云計算、多媒體技術等創新發展，檔案數字化管理逐步取代了傳統的紙質文件管理模式，成為眾多企業檔案管理的新手段。檔案信息化管理是基于互聯網絡、計算機技術基礎上形成的一種新型的檔案管理形態，具有較強的分散性及多樣性，能夠將各類檔案信息以網絡數據的形式儲存于網絡云端，有效避免了傳統檔案管理模式的局限性。因此，檔案信息化管理已經成為時代發展的新需求、新要求。

二、檔案數字化管理的優勢

1.有利于打破檔案管理的時空限制

在企事業單位運營與管理過程中，檔案資料發揮著重要作用，能夠為決策層提供數據參考，便于其開展科學的決策與制定發展規劃。開展檔案數字化管理，能夠以計算機網絡技術為依托，打破傳統檔案管理的時空局限。檔案管理人員僅需要使用移動終端設備便可開展檔案管理工作，在任何場地任何時間都能夠開展檔案管理。

2.有利于保護傳統紙質檔案

傳統檔案主要是以紙張為物質載體，盡管通過管理工作能夠保障檔案信息的完整性和客觀性。但是隨著時間的推移，紙質檔案會受到室內溫度、濕度、光線照射等因素影響，進而出現紙質檔案變黃、受損等問題，最終致使很多珍貴文件失去使用價值。而開展檔案數字化管理，能夠將紙質檔案通過電子掃描儀、計算機設備等將其轉化為電子文檔，減少了傳統紙質文檔在光照及空氣中的暴露頻次及時間，延長了傳統檔案的保存年限。

3.有利于整合各部門資源信息

傳統的檔案管理主要是對紙質版檔案的管理，在一定程度上制約檔案管理水平的提升與模式的創新，無法高度集中和整合檔案資料。例如，檔案管理部門在收集各部門檔案信息過程中，存在各部門溝通不足所導致檔案內容陳舊、更新不及時等問題。這不僅降低了檔案管理效率，也不利于決策層參考檔案信息決策與制定發展規劃。而推進檔案數字化管理，能夠利用網絡平臺實現各部門檔案資料在線收集，還能夠便于各部門及時更新檔案信息，有利于提高資源整合效率。

三、檔案數字化管理的弊端

1.電子文件存在一定安全隱患

檔案數字化管理雖然具有操作便捷性、傳輸快速性、儲存空間小等特點，但在檔案管理安全方面仍然存在一定弊端。檔案數字化管理主要借助計算機設備及網絡系統，應用電子編碼技術儲存、調取電子檔案等，但卻無法固定載體，部分鑒別文件的原始憑證也無法編輯修訂，最終導致電子文件原始憑證的辨別難度加大，檔案管理效率低下。此外，檔案數字化管理是以網絡為傳輸媒介，在這一過程中較為容易遭到黑客攻擊或者病毒入侵，影響整個檔案數字化管理體系的運行穩定性，甚至造成信息泄露，影響檔案管理的整體質量。

2.電子文件檔案對于儲存載體依賴性較強

雖然現代化計算機儲存系統的儲存空間很大，但隨著企事業單位爆炸式增長的電子文件，儲存空間總會有用盡的一天。此外，應用軟件更新換代速度較快，很多早年的電子檔案已經無法在新型系統軟件中有效讀取，甚至存在部分電子檔案與應用軟件無法兼容的問題。針對這一問題，企事業單位在檔案形成與管理儲存中投入了大量精力，使用了多種設備設施及應用軟件，進而增加了辦公系統的運載負擔。另外，電子檔案與傳統紙質檔案不同，無法直接讀取，且較為容易受到病毒影響造成檔案信息泄露、丟失等問題，給企事業單位帶來不利影響。

3.人員選擇具有一定局限性

在檔案數字化管理中，使用計算機設備及網絡系統能夠有效提高檔案管理的效率與質量，但也對檔案管理人員的專業技能和信息素養提出了較高要求。現階段企事業單位中，仍然有部分檔案管理人員對現代信息技術、計算機操作流程、網絡知識等掌握不足。基于信息時代背景下開展檔案數字化管理需要檔案管理人員既要具備扎實的傳統檔案管理技能，還要了解檔案數字化管理流程。而事實上，復合型檔案管理人才匱乏，不利于企事業單位檔案數字化管理的開展。

4.資源浪費嚴重

雖然各大企事業單位都緊跟時代發展步伐，積極開展了信息化建設，但由于檔案數字化管理系統的推行時間不長，導致很多企事業單位并未完全認識到檔案數字化管理的意義與價值。尤其是檔案管理人員在日常檔案管理工作中仍然沿用傳統的檔案管理思維和管理模式，重復數據信息收集、制成檔案、掃描入庫這一模式，不僅阻礙了檔案數字化管理建設與發展，同時將檔案束之高閣，極大降低了檔案的參考及共享價值。而基于這一環境，企事業單位各部門、各崗位員工也會形成刻板思維，僅看得到眼前的檔案，而忽視了網絡中浩瀚的檔案資料。此外，現階段企事業單位還存在數字化檔案利用率低下的問題。例如，部分單位僅使用計算機等設備實現檔案文字錄入、文件重命名和打印等。這不僅增加了檔案管理工作的復雜性，也嚴重制約了電子文件檔案的利用價值，造成設備及檔案的雙重浪費。

5.辦公自動化與檔案管理系統不兼容

企事業單位由不同的部門組成，各個部門組織結構不同、工作性質、內容等各不相同。因此，企事業單位各部門所使用的管理軟件也各不相同。隨著企業規模的擴大以及項目數量的增加，每個部門每天就會產生相當多的文件檔案，而管理軟件數量及類型也存在一定復雜性，這就在一定程度上降低了檔案數字化管理的效率與質量。例如，某一企業人事部門會使用中國石油人力資源管理系統，財務部門則使用財務資產管理系統，管理部門使用OA辦公平臺等，每個部門“各自為政”，遵循自身管理模式及工作需求開展檔案管理，這就給檔案管理部門檔案收集與歸納增加了難度。此外，在檔案數字化系統設計與建設進程中，應該按照我國所制定的檔案現代化管理標準開展。但是，由于市場中的管理系統是由不同單位設計，設計環境、管理軟件側重的領域等存在明顯差異性，形成的數據信息無法連接共享和轉化，也無法對各部門電子檔案的直接調取與歸檔。

四、優化檔案數字化管理的策略

1.強化檔案安全性

企事業單位應該注重檔案數字化管理安全制度的建設與完善。檔案作為一個具有較高參考價值和機密性的資料，其中有部分可以對外公示，但有的部分則需要保密管理。做好安全管理就顯得尤為重要。在檔案數字化安全管理中不僅應該包含硬件安全管理，也包含軟件系統的安全管理。第一，在硬件安全管理中，相關人員應該在采購過程中嚴格把控好信息儲存載體的質量，保障硬件使用期限，為電子文件管理提供基礎保障。對于儲存電子文件的設備以及介質都應該委派專門人員負責，以避免硬件設備長期使用出現故障問題，導致電子文件完整性受損；第二，在軟件管理中，技術人員需要對軟件安全防護系統建設并定期優化升級。對外，建設完善的網絡防火墻和監管系統，一旦發現非法入侵或攻擊行為及時預警；對內，結合各部門工作需求設置軟件系統訪問權限和密碼管理，避免電子檔案數據信息泄露，給企事業單位帶來不良影響；第三，在檔案數字化建設進程中，不少企事業單位會將其外包給專業機構。在這一過程中，從檔案收集、整理、錄入、操作再到重新入庫整個過程中都存在被泄露風險。對此，應該明確好外包人員的工作職責、任務要求、質量保證及保密要求等，必須使用合同、規章制度等對其約束。在數字化檔案建設完成后，專業承辦機構的服務器及終端文件需要全部移交給檔案管理部門，并要徹底刪除外部資料。此外，企業事業單位還應該利用信息技術在檔案數字化管理系統中對檔案數據信息展開實時監測，對于其中存在的問題及時修復與干預，避免發生檔案管理安全隱患。這樣就能夠實現標準統一、規范科學的檔案數字化管理模式，保障檔案安全。

2.建設系統工程，實現信息共享

如果企事業單位在收集與整理完檔案資料后，就將其束之高閣，那么，檔案管理工作將會變得毫無意義，檔案資料也會失去參考價值。對此，企事業單位應該基于數字化時代背景，構建電子檔案系統工程建設。其中，應該包含檔案數字管理系統總體設計規劃、硬件設備設施型號選擇、軟件系統開發與優化、傳統檔案及電子檔案集約化整理、即時掃描錄入、檔案備份管理、查詢管理以及安全系統建設等。此外，由于企事業單位內部各部門的工作性質及所負責的項目內容不同，每天會產生大量檔案資料。對此，技術人員還應該在系統工程建設中增加雙服務器、高速掃描儀器，對于備份光盤及磁帶都應該設置雙份。為了進一步提高檔案有效利用率，技術人員還可以在系統工程建設中增加查詢窗口。這樣，工作人員就可以根據關鍵詞、檔案時間和類型等進行查詢，進而提高檔案管理效率，實現檔案共享。

3.加強人才培養與引進

隨著科學技術的創新發展，信息化技術逐漸被廣泛應用在生活的方方面面。雖然為工作學習與日常交流提供了便利，但也導致信息總量呈現爆炸式增長。而基于這一背景，檔案管理工作也開始由原有的勞動密集型逐步轉變為以現代信息化技術及先進設備為依托的技術密集型。一方面，要求企事業單位管理者具備較強的分析能力與預測能力，對檔案管理形式精準把控；另一方面，也需要檔案管理人員熟練操作計算機設備，掌握數字化管理流程。首先，企事業單位應該注重檔案管理人才培養與引進，結合實際檔案管理需求不斷完善檔案管理隊伍。首先，企事業單位應該對現有檔案管理人員的工作能力展開多方評定，找到其中存在的能力薄弱點，積極組織專業培訓工作。培訓內容不僅要包含傳統檔案管理技能的提升，還要包含對檔案管理人員信息素養和信息技能的提升，促使傳統檔案管理人員朝著復合型人才轉變；其次，企事業單位還要注重人才引進，通過完善人才福利待遇與信息專業院校開展人才培養合作、拓寬社會招聘渠道等方式，引進更多高素質、技術過硬的人才投身于檔案數字化管理工作中，持續推進傳統檔案管理朝著數字化方向轉型，提高檔案數字化管理水平。

4.加強資源整合

在實際的檔案管理過程中，企事業單位還應該加大檔案信息的資源整合力度，以便于檔案數字化管理工作有序開展，提高檔案的有效利用率。首先，檔案管理人員應該對現有的傳統紙質檔案利用掃描儀實現數字化錄入，并分類儲存。其中，可以按照檔案參考價值、檔案類型、檔案制成時間等合理分類。便于后續檔案調取、共享和歸檔，強化檔案數字化管理水平與效率。此外，技術人員還應該通過網絡技術對現行系統中各資源庫進行資源整合與連接，形成跨數據、跨類別、跨平臺、跨內容及跨系統的檔案管理體系。在這一過程中，每一個部門所形成的數據信息都可以看作一個獨立的數字檔案庫，并有效連接總體的數字檔案庫資源，進而實現數字資源的節約化管理；其次，技術人員還可以在構建檔案數字化管理系統中，設置檔案信息采集板塊、檔案信息審核板塊、檔案管理板塊、信息共享板塊和安全板塊等，對檔案管理人員實施工作劃分，既能夠避免檔案數字化管理工作雜亂無章，同時，還能夠在最大限度上提高檔案管理效率與質量。

5.強化辦公自動化系統與數字化檔案銜接性

企業應該在現有的辦公自動化系統中增設檔案資料查詢功能，實現辦公自動化系統與數字化檔案管理系統之間的有效銜接，提高財務系統、業務系統和人力資源管理系統的兼容性。針對電子檔案與傳統紙質檔案的管理問題，企業應該在兩者之間建立“管理通道”，即將紙質文件與電子文件以文本方式實現統一管理。同時，還應該結合本單位檔案數字化管理特點制定科學合理、切實可行的規章制度。例如，文檔一體化管理機制、網絡安全管理制度，能夠有效提高檔案數字化管理水平與安全性，推動企業數字化檔案建設與發展。

五、結語

綜上所述，隨著科學技術的創新發展，檔案管理朝著數字化方向發展已經成為一種趨勢。一方面，檔案管理數字化能夠打破傳統檔案管理的時空局限性，提高檔案管理效率；另一方面，能夠實現單位內部檔案有效共享，促使檔案發揮最大效用。但是，當前企事業單位中的檔案數字化管理仍然存在一些問題亟待解決，需要進一步深度探索和優化解決，強化檔案數字化管理水平，促使檔案發揮最大價值。

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作者簡介：宋利（1981—），女，漢族，山東滕州人，本科，館員，研究方向：病案管理與質控。