科研單位辦公室業務科學化管理探析

文/國家管網集團科學技術研究總院分公司 胡森 湯怡；國家管網集團北方管道公司 史皓宇

科研單位辦公室服務與管理工作是確保單位正常運轉的重要組成部分，承擔著上下溝通、內外聯系、左右協調的樞紐作用。近年來，隨著科研任務不斷加大，科研單位面臨的內外部環境都發生了重大變化，辦公室業務管理和綜合保障工作也面臨較多挑戰。如何發揮辦公室職能，創新管理方式，進一步提升辦公室業務科學化、精細化管理，確保科研工作有序進行，是當前科研單位面臨的重要挑戰。

一、科研單位辦公室的重要性分析

行政管理和保障服務是辦公室最基本的職能。當前，辦公室管理業務呈現復雜化和多樣性，面臨著工作任務繁重、人員配置較少等問題。科研單位辦公室工作涉及單位的各個方面，既有政務工作、文書工作、調研工作，也有走訪調研、車輛管理、食堂管理、會議安排、領導活動安排、公文機要流轉、證照印信管理等。工作中服務質量和效率直接影響到單位內部的工作效率以及職工權益，影響整個科研項目的進展和成果。科研單位辦公室的重要性主要體現在以下幾個方面：

（一）提供辦公服務。辦公室為單位內部提供各種服務，如文件管理、信息處理、資料存檔、設備維護、后勤保障等。科研單位辦公室需要協調各部門之間的工作，制訂協作計劃，協助各部門間的信息共享，保障各項工作有序推進。這些工作的協調和管理能力直接關系到科研項目的進展和完成質量。

（二）維護單位的日常管理。科研單位辦公室需要管理單位的日常工作，維護各項管理制度，對領導安排的工作進行督辦管理，確保問題及時整改；負責單位后勤保障、物業服務、食堂管理等，涉及員工切身利益。該工作的管理質量直接關系到單位內部的秩序和效率。

（三）科研單位辦公室需要保護科研機密和信息安全。科研單位辦公室需要建立健全的信息管理制度，持續開展保密培訓，保障信息安全，在科研項目的立項、開題、中期驗收、結題和技術推廣等階段做好保密工作，防止信息泄露，保證科研項目的順利進行。科研單位辦公室管理對科研單位的正常運轉和發展至關重要，直接關系到單位內部的工作效率、工作成果、內部秩序和科研項目的順利進行。辦公室的管理人員要積極了解掌握、調查分析員工動態、內部情況，為領導出謀劃策，為單位高質量發展提供保障。

二、科研單位辦公室業務的特點

隨著信息技術的快速發展和管理模式的變化，科研單位辦公室業務也呈現出新的特點和要求。以國家管網集團研究總院為例，實行“總院—專業研究中心”兩級管理模式，專業研究中心未成立辦公室等業務承接部門，這導致辦公室業務任務重，要求更高，想在現有人員配置下圓滿完成各項工作任務，就必須進一步提升管理效能和服務水平。面對新形勢，辦公室人員一定要履職盡責、嚴格要求、精心服務，緊跟時代發展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應工作的需要和發展的需要。

（一）專業知識要求更高。科研單位辦公室管理人員不同于一般企業辦公室人員，在掌握辦公室業務知識的同時，還需要了解本單位科研業務知識，這樣才能更好地為科研工作服務。聚焦主責主業，不斷創新思維、拓展思路、深入參與科研業務，在推動科研單位科學化管理、戰略發展規劃、重大科研攻關項目中發揮辦公室作用。

（二）服務要求更加精細化。辦公室業務更加關注細節，“細節決定成敗”。辦公室業務上對集團辦公室，下對各業務研究單元，外對政府機關部門，無論是信息上報、制度草擬，還是小到打電話，都要以快捷、嚴格、細致、準確、扎實的作風，講究效率，干脆利索地完成。辦公室的服務質量會影響全局工作。所以辦公室服務要進一步注重質量的提升，做好每一件小事，在細節上追求精益求精。

（三）業務能力要求高。一是在業務人員定崗定編的情況下，面臨業務多人員少的情況，這就要求辦公室業務管理人員一專多能，具有較高的管理能力和水平。二是辦公室需要與各個部門緊密合作，需要了解各部門的工作內容，以進一步提高協作效率和工作質量。三是隨著國際化合作的日益加強，辦公室管理人員需要具備一定的國際化視野和管理能力。凡事只有考慮在前，才能將辦公室工作做好。隨著數字化時代的到來，對辦公室人員的信息化水平、文字水平要求越來越高，辦公室人員要不斷提升自我要求，學習各項知識，牢牢將主動權把握在手里，才能做好各項業務。

三、當前存在的主要問題

目前，科研單位辦公室面臨的主要問題包括以下幾個方面：一是仍然采用傳統管理模式，缺乏科學化管理的理念和手段，導致管理效率不高，績效管理不足。二是缺乏有效的績效考核和激勵機制，導致員工工作積極性不高，管理執行者的能力水平不足，影響了工作的質量和效率。三是信息管理不夠規范，存在信息泄露和管理混亂的情況，影響單位的正常運轉。四是缺乏專業人才。由于科研單位任務多，人員少，辦公室人員的綜合管理素質需進一步提升。五是職能不明晰。科研單位以科研業務為主，做好科研攻關涉及方方面面，許多任務無牽頭部門，往往落到辦公室頭上，辦公室人員無條件地提供服務和保障，在日常事務管理工作中做著雜亂無章的事情，導致辦公室人員身心疲憊，無法獲得成就感，職業發展途徑不明晰。

四、如何科學化管理辦公室業務

要想做好科研單位辦公室科學化、專業化管理，不僅要改變思維方式，提升服務意識，更要堅持做到“兩個維護”，提升思想意識和管理水平，規范管理模式，讓辦事流程化、制度化，才能讓辦公室管理發揮其應有的作用。

（一）加強理論學習。堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習黨的二十大精神，凝心聚力，以“第一議題”“三會一課”等形式，學習貫徹黨中央最新決策部署和最新工作安排，以“學、思、踐、悟、驗”五步法為抓手，切實增強“四個意識”、堅定“四個自信”、堅決做到“兩個維護”，不斷提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力，始終在思想上、政治上、行動上同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致。將政治思想學習成果應用到辦公室日常工作中，通過讀原文、悟思想、談感想、找差距、補短板提升辦公室全員政治理論素養，提高辦公室服務質量，為更好地發揮承上啟下的參謀部作用提供理論支撐。

（二）突出重點，強化服務保障職能。服務大局是辦公室的主要職責，應牢固樹立“讓每一次服務都帶來驚喜”的理念，不斷提升辦公室人員綜合素養和服務水平。緊密圍繞科研攻關、實驗室管理、國際交流等，樹立“全局一盤棋”觀念，持續提升會議服務水平、后勤保障能力，做好科研后勤兵，為科技創新保駕護航。以重大任務督辦為紐帶，服務基層，圍繞“我為群眾辦實事”，定期或不定期調研基層業務單元、普通科研工作者的需求，及時反饋，切實起到橋梁和紐帶作用，當好參謀和助手。關注員工辦公環境，為辦公室更新辦公家具、配備綠植，開展辦公場所維修，優化食堂運行方式，提升員工用餐滿意度；為專家和技術人才配備“公務專車”，設置單身公寓，為科研工作者提供優質科研環境。

（三）建立科學化的管理體系。單位的科學管理，既要管好人，提升人員素質能力，也要有科學的管理制度和流程，明確各項業務的工作流程和責任人，提高工作效率和質量。辦公室工作任務多，涉及對政府部門、上級領導等，如出現不當，將造成惡劣影響。辦公室要建立制度和業務流程并進行有機融合，尋找管理制度與流程文件融合的“最優解”，實現工作制度化、流程化、標準化。建立績效考核和激勵機制，對員工進行績效評估，激發員工工作積極性，提高工作效率和質量。建立規范的信息安全管理體系，確保科研機密和信息安全，避免信息泄露和管理混亂的情況。

（四）建立健全長效機制。不斷結合新時期辦公室工作的特點，秉承著“圍繞中心，立足現實，著眼長遠，解決急需”的原則，結合辦公室工作實際，多形式開展員工培訓，加強共建、合作交流等，開拓辦公室人員的眼界，增強業務能力。要不斷加強心理素質的培訓，提高他們在面對繁重工作時的抗壓能力，使其更好地完成繁重的工作任務。

五、辦公室工作心得體會

2022年以來，國家管網集團研究總院辦公室發揮承上啟下的作用，“管”“服”結合，持續提升科研保障能力。發揮“以文輔政”的作用，全面完成公文系統上線使用。根據研究總院組織調整情況，梳理優化公文文頭、配置收發文流程，高質量完成集團公司和總部部門請示報告、年度工作報告、領導講話、會議紀要等重要文稿近百篇，發揮了文稿的決策參謀作用。充分發揮辦公室督辦作用，完成年初工作報告重點任務分解督辦和30次工作例會任務分解督辦，確保各項科研項目順利開展。聚焦體制機制創新，狠抓項目過程實施，不斷完善科研管理體系，發揮辦公室職能，主動服務，保障科研生產正常開展。廣泛征集員工在衣食住行方面的意見和建議，形成“急難愁盼”問題大表，并掛圖督辦。改善辦公、居住、就餐環境，營造“崇尚知識、尊重人才”的理念，打造舒適的科研環境，并取得了一定的成效。

結合科研單位辦公室近年來的工作經驗，可總結提出辦公室的業務圍繞辦文（文字材料）、辦事（參謀、服務）、辦會（組織各類會議）和后勤保障等，應做好如下方面：一是要學深學透當前的大政方針，切實增強學習的主動性、積極性，不斷強化創新理論武裝，更新觀念，全面提高參謀輔政的政策理論水平；要不斷提高政治站位，提升思想意識的高度和深度，嘗試以領導的思維，設身處地思考問題，不斷提升分析、解決困難的能力，爭取為領導的工作獻言獻策，當好“參謀長”的角色，靠前考慮，提前思考，做到遇事有辦法，不慌張。二是要嚴把材料、公文關，做到格式、內容等合法合規，全面提升公文運轉速度。三是要事無巨細，辦好各項會議，制訂全年會議計劃大表，加強統籌管理，精心準備會務，避免參會人員、職務出現差錯。做好應急預案，確保會議過程無差錯。會后做好復盤，總結經驗，持續提升辦會能力和水平。四是要沉下心來學業務，吃透法律法規要求及集團公司各項規章制度、業務流程和管理要求，不斷提升自身專業素養，避免辦事出現不懂、不合規等問題，并提出更好的建議，當好領導的參謀助手。要學會溝通的本領，上下銜接，謙虛謹慎，多與上級主管部門、內部各職能部門、兄弟單位溝通，努力提高思想認識境界，不斷拓寬思路和方法途徑，切實提升解決復雜問題和處理困難局面的水平。五是建立部門例會、溝通協調機制，各專業線負責人需對上階段工作進行階段總結，提出存在的問題和解決方案，并對下一階段工作進行安排，激發員工的主觀能動性。六是要守規矩、守初心，認真學思踐悟，講忠誠、守紀律，自覺接受監督，切實維護辦公室系統良好形象，自覺推進“不敢腐、不能腐、不想腐”機制建設。

六、結語

新時代，科研單位辦公室要始終緊緊圍繞中心工作，全面履行協調、服務、管理職能，以科學化管理模式，爭創優質服務型部門，爭做講政治、有信仰、作風優良的排頭兵，堅持承上啟下，發揮橋梁紐帶作用，抓落實、強根固魂、發揮以文輔政和統籌協調作用，廣泛開展基層調研，持續強化督辦工作，推動各項決策部署落地見效，為科研工作提供服務保障。