基于電子檔案管理系統在公共資源交易領域的應用研究

文/中國航發湖南動力機械研究所 林海燕

近年來，隨著我國公共資源交易領域的不斷拓展，在各項業務的交易過程中，產生了大量檔案數據，而傳統檔案管理模式已經無法滿足當前的檔案管理需求。傳統檔案管理模式采用紙質存檔，隨著儲存年限的增加，檔案的保存難度越來越大，使得公共資源交易領域的發展受到限制。因此，推行電子檔案管理系統很有必要。將電子化、信息化、網絡化技術運用至公共資源交易服務和管理業務流程中，能夠對交易資源進行有效整合，實現資源信息共享，提供更加優質的交易服務。同時，電子檔案管理系統在公共資源交易領域的應用，能夠大幅度提升交易服務效率，并且對監督和管理工作的開展提供便利，降低交易成本，促使公共資源交易服務機構的信息化水平進一步提高，更好地適應當前社會的發展。

一、公共資源交易領域檔案管理中應用電子檔案管理系統的實際效益

在公共資源交易檔案管理中，電子系統的建設能夠充分利用計算機技術，實現交易檔案的自動化管理，對公共資源交易過程中所產生的檔案資料進行采集和整理，實現檔案信息的合理化利用。與傳統紙質檔案管理相比，電子檔案管理系統的實用價值更高，能夠對管理的各個方面進行優化，促使檔案管理的效率提升。除此以外，電子檔案管理模式能夠減少管理成本，而且檔案的儲存時間更長，能夠更好地進行開發和利用。

（一）電子檔案管理成本下降。在公共資源交易領域，采用電子檔案管理系統模式，可以將儲存的數據信息進行壓縮并輸入數據庫內，從而減少紙張的使用，減輕公共資源交易中心的儲存壓力，使得檔案管理成本下降。除此以外，我國現階段正在大力推行綠色無紙化辦公，電子檔案管理的運用與之相符合，這對檔案管理事業的長遠發展有著積極作用。

（二）檔案儲存時間更長。電子檔案管理系統的建設，能夠實現以Web Service的標準數據接口對接方式，通過XML數據交換格式，與公共資源電子交易系統對接。這種管理方式不僅能夠實現安全儲存，而且能夠延長保存時間。需要注意的是，在進行電子檔案管理時，需要做好系統維護和安全防護工作，以便能夠及時發現其中存在的問題，還需要對儲存的電子檔案進行加密和權限管理，確保電子檔案的數據安全。

（三）電子檔案開發利用水平高。在公共資源交易領域檔案管理中運用電子檔案管理系統，能夠與前端業務系統進行對接，將各項業務開展中所采集到的檔案資料進行自動化收集和歸檔，還能夠根據檔案資料的具體類型，將其進行合理劃分，實現分類管理，不僅減少了檔案管理人員的工作量，還能夠有效提高管理效率。從公共資源交易檔案利用方面進行分析，采用電子檔案管理系統的檢索工具，通過輸入關鍵詞、編號等，在短時間內找到需要查閱的檔案資料，與傳統紙質檔案管理相比更加方便，而且不受時間和空間的限制，借閱人只需通過登錄網絡平臺，在權限范圍內就能實現在線借閱。而且在平臺的支持下，這些電子檔案能夠實現快速流通，使得資源傳遞速度更快。電子檔案管理系統的創建，能夠使得檔案資源的價值充分發揮，為各方主體提供更加優質的服務。

二、公共資源交易領域中電子檔案管理系統的具體應用

（一）電子檔案的采集。在公共資源交易領域檔案管理方面，檔案信息資源采集是其中的關鍵，這是檔案管理工作開展的基礎條件。不論何種檔案管理方式，都需要重視對檔案信息的采集和接收，以確保管理工作能夠有序開展。因此，在公共資源交易領域，想要完善電子檔案管理，需要結合其特點和要求，做好電子檔案的采集和接收。在實踐過程中，管理人員可以從如下方面開展工作，促進管理水平的提升。

第一，電子檔案管理系統和公共資源交易業務系統應當緊密聯系，根據兩者的數據信息，制定統一標準，實現兩者間的數據共享，使得檔案數據信息的真實性得到保障，并且數據信息的完整度更高。

第二，在進行電子檔案管理系統工作前，應當設置對應的目錄結構；在業務招投標結束后，業務系統應當根據具體的信息資料，設置與之相對應的檔案目錄結構，按照檔案數據類型，使其能夠自動進行類別劃分，并儲存至電子檔案管理系統內。錄入檔案數據后，系統能夠快速展開工作，對內置目錄結構中元數據的完整性進行檢測，在數據的完整性不足且存在虛假數據的情況下，及時發出預警信號，以此來提醒公共資源交易中心的工作人員，讓其立即對檔案數據展開核實，這樣能夠進一步確保數據的真實性和完整性，對后續工作的開展十分重要。與此同時，電子檔案管理系統不僅需要具備自動傳輸功能，還需要配合手動上傳，這樣即使在特殊情況下，工作人員也能夠通過手動傳輸將數據輸入電子檔案管理系統中，使得信息數據更加完善。在電子檔案管理系統的實際使用中需要注意的是，業務系統和檔案系統應當保持絕對獨立，并且傳輸應僅為單向，即檔案數據僅可從業務系統傳輸至電子檔案管理系統，反之則無法傳遞，這樣能夠防止工作人員私下更改，使得電子檔案數據的真實性更高。

（二）電子檔案的儲存管理。公共資源交易檔案隨著業務的增加，檔案數據信息也在不斷增加。這些檔案通常需要儲存較長的時間，若是采用傳統紙質檔案管理模式，隨著業務的不斷拓展，公共資源交易中心的檔案儲存難度會不斷增加。電子檔案管理系統的運用則能夠很好地解決這一問題。通過電子存檔方式，不僅能夠壓縮檔案儲存空間，而且檔案儲存的安全性有所提升。實際運用可從如下方面進行。

第一，電子檔案案卷配置。電子檔案管理系統應當提供文件目錄配置功能，其中需要涵蓋目錄名稱、編號等信息。管理人員在實際的工作中，能夠根據文件目錄的具體信息，對其檔案信息進行合理增添和刪減。與此同時，管理人員可根據文件后綴限制、大小等，對文件目錄進行科學調整。

第二，電子檔案目錄查詢。電子檔案管理系統提供全宗信息配置功能，包括檔案名稱、編號、責任人、管理現狀等。檔案管理人員在檔案管理系統的基礎上創建案卷，并將其與全宗信息相聯系，此后相關人員想要獲取檔案信息時，只需登錄電子檔案管理系統，輸入想要獲取的檔案信息編號或名稱，就能夠不受時間和權限的限制，隨時查閱檔案信息，不僅大幅度提升了管理服務水平，而且實現了信息價值的增值。

第三，電子檔案統計功能。電子檔案管理系統能夠自行完成電子檔案歸檔、借閱、下載等工作，還能夠以圖表的方式，將檔案信息資源的實際使用情況直觀、清晰地展現，使檔案管理更具條理性。管理人員可根據使用情況，對管理工作進行適當調整，從而實現信息資源的最大化利用。

（三）電子檔案的開發和利用。公共資源交易檔案涉及多方面的信息，包括參與主體的個體和機密信息。因此，這些信息必須進行嚴格審批，在獲得許可的情況下，才能夠進行調取和利用。國家發改委制定的《公共資源交易平臺服務標準（試行）》對公共資源交易的檔案做出了有關規定，需要建立完善的檔案查詢制度，同時還需要遵守國家法律，提供檔案查詢功能。需要注意的是，公共資源交易中心不僅需要做好檔案的查詢和記錄，還需要加強對檔案信息的核查，確保信息真實、可靠。因此，針對公共資源交易中心人員的不同職能，在進行電子檔案管理系統的運用時，可將用戶劃分為兩種類型：檔案管理者與檔案審核者。其中檔案管理者需要負責檔案日常管理，包括檔案的借閱、歸檔等，同時需要對歸檔的信息進行梳理，做好日常維護工作。檔案審核者的職責在于對電子檔案管理系統檔案進行查閱，在實際工作的開展過程中，應當在權限內開展相關工作，對重大事項審核，應借助統計報表，以便更好地掌握電子檔案管理系統。在借閱人提出電子檔案借閱申請時，檔案管理者需要對所填寫的信息進行審查，在確定無誤的情況下，將申請遞交至檔案審核者，由其對借閱人信息進行再次核查；而在借閱后，檔案管理和審核者均能夠對借閱信息進行查看，包括借閱人相關信息、借閱內容及用途等，在審批通過之后，檔案管理者需要在短時間內開通借閱人的查閱權限，并對其查閱時間進行限制，在授權時間內借閱人能夠隨時查閱相關信息。而借閱人在授權時間截止后，電子檔案則會自動歸還，這時借閱人將無法再次對檔案信息進行查看和閱讀。

公共資源交易業務涉及的環節較多，包括土地使用權出讓、產權交易等。在這些交易過程中，會產生許多與之相關的信息資料，使得資料信息冗雜。需要注意的是，無論何種交易方式，在同一環節中，數據可能會出現變更，這就需要電子檔案在不同方式的交易和環節中，能夠有效應對變更情況，生成相對應的檔案資料。例如在公共資源交易電子招標系統中，可以加入檔案管理模塊，有助于實現檔案管理電子化，促使管理水平提高，為檔案信息的合理利用奠定基礎。

三、信息化管理的相關策略建議

（一）加快檔案標準的制定和貫徹。應當提高對檔案信息化管理的重視，制定統一標準，盡快實現信息化的貫徹。根據相關調查發現，目前我國信息化管理的應用已有許多實例，在公共資源交易領域中，可加以借鑒，進行有效改進和優化，實現規范化信息化建設。

（二）安全性方面建議。在電子檔案的建設過程中，需要做好安全管理，優化公開制度，這樣不僅能夠為檔案的安全性提供保障，而且還能夠確保信息資料的保密性，使得民眾對電子檔案的信任度提升。除此以外，還需要加強電子檔案的安全管理，增強民眾的防范意識，嚴格設置檔案的查閱權限，避免檔案信息出現泄露。在檔案儲存后，需要對其進行備份，并安排專業人員，對備份的檔案進行監督和管理。

（三）重視檔案信息化人才隊伍建設。檔案電子化處理的難度較高，需要引進高素質、高能力的綜合性人才，為檔案信息化建設打下堅實基礎，這樣能夠最大限度地提升管理效率。同時，能夠確保檔案的安全。除此以外，引進的人才不僅需要接受系統化的思想道德培訓，還需要接受專業技術培訓，促使其綜合能力不斷提升，以便更好地使用新型設備和科技。此外，應當根據現有工作人員的能力及素養，引進所缺人才，保證企業的穩定和可持續化發展。

（四）完善公共資源交易檔案信息化管理制度。在公共資源交易中，應當制定與之相符合的信息化檔案管理制度，確保檔案管理更具科學性和規范性。通過制定科學合理的規章制度，為檔案電子化、信息化提供科學理論依據，使得電子檔案的設置及使用更加規范。

（五）合理推進公共資源交易檔案管理電子化。在公共資源檔案的電子化和信息化推進過程中，國家政策在此領域中提供了相應的服務支持。鑒于此，公共資源交易電子檔案管理的建設，能夠幫助企業明確自身的不足，與其他企業進行對比，及時發現項目中存在的問題。現階段，已有多個企業完成了電子化檔案系統項目，例如，國泰新點電子化檔案系統已經成功上市，上海中信緊隨其后，完成了項目的開發工作。因此，其他尚處于起步階段的企業可以向國泰新點和上海中信學習，對自身的系統建設進行合理改進，以加快建設進程。

四、結語

在公共資源交易中心檔案管理中，電子檔案管理系統存在諸多優勢，能夠適應時代的發展。電子檔案管理系統的引進能夠大幅度提高檔案管理水平，節省檔案管理成本，延長檔案的保存時間，使得檔案資源的開發和利用效率更高，有助于充分挖掘公共資源交易領域檔案數據的潛在價值。因此，對于公共資源交易中心的檔案管理者而言，應當提高對電子檔案管理系統的重視程度，使其能夠充分發揮作用，對檔案管理工作不斷進行優化和改進，從而減輕紙質檔案儲存的壓力，使得管理效率大幅度提升。在優化營商的環境下，對檔案進行電子化、信息化管理，實現數據“多跑路”，企業“少跑腿”，節省人力和物力成本，這對公共交易中心檔案管理事業的可持續發展有著積極作用。