醫(yī)院大型會(huì)議組織的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)探討

文/綿陽(yáng)市中心醫(yī)院院辦公室 姜麗 韋林川（通訊作者） 楊麗 李元波

會(huì)議是人類社會(huì)社交、公關(guān)、意見(jiàn)交流、訊息傳播及溝通的一種活動(dòng)，是現(xiàn)代管理的一種重要手段。會(huì)議舉辦能否取得預(yù)期效果很大程度上取決于會(huì)務(wù)工作是否能夠正常進(jìn)行。會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議所進(jìn)行的各項(xiàng)組織、管理和服務(wù)工作，包括從會(huì)議的前期籌備到后期的一系列的工作。當(dāng)下醫(yī)院的會(huì)議工作模式存在套路化、模板化和低質(zhì)化等問(wèn)題。如果召開(kāi)小型會(huì)議借鑒以往同類型會(huì)議的工作模式舉辦比較容易，但要組織一次高質(zhì)量的精品大型會(huì)議并做成典范，就要避免機(jī)械的簡(jiǎn)單重復(fù)，否則會(huì)出現(xiàn)“審美疲勞”等問(wèn)題。由于高質(zhì)量的大型會(huì)議籌備和組織程序繁多、復(fù)雜，會(huì)務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變，要在會(huì)議主題立意、會(huì)議形式、會(huì)議流程及模式上進(jìn)行一定的創(chuàng)新，增強(qiáng)會(huì)議的反響力。這就要求醫(yī)院會(huì)務(wù)工作必須重視會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的細(xì)化程度、會(huì)議中的把控力度和會(huì)議后的總結(jié)深度，有目標(biāo)、有計(jì)劃、有分析、有細(xì)節(jié)、有論證地組織會(huì)議，才能提高會(huì)議質(zhì)量，使其成功圓滿地舉行。

一、前期會(huì)議籌備階段

會(huì)前準(zhǔn)備工作的細(xì)化程度是決定會(huì)議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會(huì)議組織工作發(fā)展至今已形成一套比較科學(xué)、成熟的工作流程。前期會(huì)議籌備階段主要包括確定工作方案、成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組以及制訂推進(jìn)計(jì)劃等必不可少的內(nèi)容。

（一）確定工作方案，確保會(huì)議工作順利推進(jìn)。組織一次會(huì)議，必須明確組織本次會(huì)議的首要目標(biāo)，即為了聚焦解決哪個(gè)或哪些問(wèn)題，需要召集哪些人群，組織會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)及方式來(lái)達(dá)到會(huì)議組織的目的。即首先要自問(wèn)自答“為什么要組織該會(huì)議？本次會(huì)議為了解決什么問(wèn)題？最終達(dá)到什么效果？會(huì)議相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議開(kāi)展有什么確切要求？”然后再根據(jù)具體情況設(shè)計(jì)會(huì)議展開(kāi)形式，并最終確定工作方案。

大型會(huì)議則是從參會(huì)代表的實(shí)際占比情況出發(fā)，來(lái)合理安排會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議議程，既要設(shè)計(jì)合規(guī)上進(jìn)的會(huì)議形式，又要明確會(huì)議內(nèi)容，為參會(huì)代表明確會(huì)議方向、目標(biāo)以及具體措施，并能夠更好地傳遞和夯實(shí)會(huì)議精神和要求，同時(shí)積極向領(lǐng)導(dǎo)層反饋參會(huì)代表的意見(jiàn)和建議以及基層的心聲。會(huì)議的順利進(jìn)行以及獲取預(yù)想的成果，都需要經(jīng)過(guò)慎重思考以及認(rèn)真設(shè)計(jì)有效的會(huì)議工作方案。首先，要確定的是會(huì)議的主辦單位、承辦單位或者協(xié)辦單位。主辦單位一般是會(huì)議的發(fā)起者，協(xié)辦單位是支持者，而承辦單位則是執(zhí)行者。就會(huì)議方案而言，往往是由承辦單位制訂。其次，制訂方案時(shí)應(yīng)注意方案本身要有可行性、多樣性、完備性、突破性等，盡可能詳盡。最后，完善會(huì)議工作方案。事態(tài)總是不斷發(fā)展變化，要加強(qiáng)縱向的溝通請(qǐng)示工作、加強(qiáng)橫向溝通協(xié)調(diào)工作，即時(shí)更新完善會(huì)議工作方案。

（二）成立領(lǐng)導(dǎo)小組，分工明確確保責(zé)任到人。建立會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組是會(huì)議組織工作的首要任務(wù)。成立領(lǐng)導(dǎo)小組可以對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致分工和管理，同時(shí)梳理出具體的工作倒計(jì)時(shí)管理方案，讓每個(gè)人所負(fù)責(zé)的工作有具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控工作進(jìn)度，并定期召開(kāi)溝通會(huì)，通報(bào)工作進(jìn)展、調(diào)整工作方案并籌備下階段工作。

首先，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組一般由組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)和成員組成。組長(zhǎng)一般由承辦方的黨政一把手擔(dān)任，負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的宏觀把握；副組長(zhǎng)則由承辦方的分管副職擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議的統(tǒng)籌推進(jìn)；組員由會(huì)議各個(gè)小組負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行推進(jìn)。其次，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組一般由會(huì)議秘書(shū)處、會(huì)議接待組、會(huì)議文案組、會(huì)場(chǎng)服務(wù)組、會(huì)議宣傳組、會(huì)議保障組等組成，對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)工作進(jìn)行分工落實(shí)和管理，分工明確確保責(zé)任到人。會(huì)議秘書(shū)處是會(huì)議能否順利舉辦的關(guān)鍵所在。因?yàn)槊貢?shū)處人員應(yīng)具有一定的會(huì)議籌備經(jīng)驗(yàn)、會(huì)議籌備能力以及與本次會(huì)議議題相關(guān)的專業(yè)能力，所以秘書(shū)處人員結(jié)構(gòu)應(yīng)合理安排、分工明確，做好工作協(xié)調(diào)。一般而言，醫(yī)院會(huì)議組織架構(gòu)中，秘書(shū)長(zhǎng)作為總執(zhí)行或者總協(xié)調(diào)的人員，負(fù)責(zé)把握會(huì)議全局，把控會(huì)議的總體方向，其在整個(gè)會(huì)議中往往起著承上啟下、組織協(xié)調(diào)、督導(dǎo)落實(shí)的重要作用；會(huì)議接待組負(fù)責(zé)聯(lián)系參會(huì)嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員的行程、車站機(jī)場(chǎng)碼頭的接送（其中重要嘉賓要實(shí)施一對(duì)一陪同）、活動(dòng)及食宿安排、簽到簽名、費(fèi)用收取、票據(jù)印務(wù)等內(nèi)容；會(huì)議文案組負(fù)責(zé)會(huì)議邀請(qǐng)函件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞、會(huì)務(wù)手冊(cè)及賓館迎賓詞等文字內(nèi)容；會(huì)場(chǎng)服務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置所包含的文稿打印擺放、背景音響電腦控制、桌牌擺放、禮儀服務(wù)、物品準(zhǔn)備、流程彩排等內(nèi)容；會(huì)議宣傳組負(fù)責(zé)會(huì)議氛圍營(yíng)造、宣傳物料制作、現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像、宣傳報(bào)道、媒體邀請(qǐng)、直播服務(wù)等內(nèi)容；會(huì)議保障組負(fù)責(zé)會(huì)議車輛安排、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、疫情防控和物資搬運(yùn)等內(nèi)容。最后，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組需形成自己的組織機(jī)制。前期會(huì)議籌備階段，定時(shí)召開(kāi)小組會(huì)議，及時(shí)就目前的工作進(jìn)展進(jìn)行匯報(bào)、討論與分析，確保各項(xiàng)籌備工作按計(jì)劃完成，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)完善和調(diào)整。此外，工作小組應(yīng)安排專人實(shí)地考察與會(huì)議召開(kāi)等有關(guān)的場(chǎng)地，使會(huì)議召開(kāi)的流程獲得直觀性認(rèn)識(shí)并及時(shí)調(diào)整。

（三）制訂推進(jìn)計(jì)劃，確保會(huì)議按時(shí)按質(zhì)召開(kāi)。會(huì)議組織架構(gòu)和人員職責(zé)分工明確后，下一階段是制訂推進(jìn)計(jì)劃。即指籌備工作的具體實(shí)施和推進(jìn)方案。活動(dòng)議程、查檢表和主持詞是制訂推進(jìn)計(jì)劃、確保會(huì)議按時(shí)按質(zhì)召開(kāi)的三件“法寶”。

制訂推進(jìn)計(jì)劃用得最多的就是“甘特圖”。在該管理工具上，會(huì)議執(zhí)行策劃者要倒排工期、順排工序。什么時(shí)間完成什么事要一目了然，控制層要嚴(yán)格打表，執(zhí)行層要按期推進(jìn)。在活動(dòng)籌備推進(jìn)階段，總執(zhí)行要對(duì)會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，從而制訂活動(dòng)推進(jìn)中可能出現(xiàn)意外的各種預(yù)案以防不測(cè)，在會(huì)議召開(kāi)前要組織桌面推演和現(xiàn)場(chǎng)彩排，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾偏，以點(diǎn)帶面、舉一反三。其中不僅包括整個(gè)活動(dòng)期間主會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)議程，還包括各分會(huì)場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)參觀點(diǎn)等各個(gè)活動(dòng)節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)議程。活動(dòng)議程的制定要求精細(xì)，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、怎樣推進(jìn)這五要素缺一不可，成為議程制訂的“5W”原則。查檢表是一個(gè)非常重要的管理工具。俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，在組織一次人員眾多，環(huán)節(jié)煩瑣的會(huì)議中，在一張合格的表中，最注重的就是任何一個(gè)細(xì)節(jié)都要落實(shí)到具體的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、物品。此外，會(huì)議主持詞支撐和引領(lǐng)著一場(chǎng)會(huì)議的走向和節(jié)奏，作為主持詞的撰寫(xiě)者必須對(duì)整場(chǎng)會(huì)議的各個(gè)細(xì)節(jié)有非常準(zhǔn)確的把握。

二、中期會(huì)議組織階段

舉辦大型會(huì)議，需考慮參會(huì)人員多、任務(wù)重等諸多因素，這一類型的會(huì)議籌備是一個(gè)規(guī)模不小的“項(xiàng)目”。會(huì)務(wù)工作者要有舉重若輕的自信心、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任精神，精心組織會(huì)議，讓議事日程有序召開(kāi)，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓會(huì)議代表滿意、讓全體成員滿意。前期籌備工作做細(xì)做實(shí)，整個(gè)會(huì)議組織基本就成功了一大半。但是，一場(chǎng)大型活動(dòng)的組織中仍會(huì)出現(xiàn)突發(fā)事件考驗(yàn)著總執(zhí)行的綜合素質(zhì)和把控能力。所以，活動(dòng)推進(jìn)中信息溝通協(xié)同和禮儀的把握非常重要。

（一）加強(qiáng)信息溝通協(xié)同。中期會(huì)議組織階段，為了便于信息互聯(lián)互通，必須建立日常工作中的微信群和準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)控制中的對(duì)講機(jī)。工作微信群的建立分為兩大類：一是會(huì)議總執(zhí)行與各小組組長(zhǎng)建立的微信群，二是各工作小組內(nèi)部建立的微信群。在執(zhí)行和信息溝通中，各小組成員對(duì)小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)和溝通，各小組組長(zhǎng)對(duì)會(huì)議總執(zhí)行負(fù)責(zé)和溝通。同時(shí)，會(huì)議總執(zhí)行要將工作推進(jìn)中的進(jìn)展以及變數(shù)及時(shí)通報(bào)給各小組長(zhǎng)，各小組長(zhǎng)及時(shí)將調(diào)整方案通報(bào)給小組成員。現(xiàn)場(chǎng)對(duì)講機(jī)對(duì)于人員眾多、人聲嘈雜和臨時(shí)處置各種預(yù)案之外的突發(fā)事件起到重要作用，大型會(huì)議中是必不可少的，具體配置是會(huì)議總執(zhí)行和各小組組長(zhǎng)人手一臺(tái)，會(huì)議總執(zhí)行可以通過(guò)對(duì)講機(jī)明確各個(gè)小組的工作推進(jìn)狀況和對(duì)突發(fā)問(wèn)題作出處置。

（二）重視會(huì)議禮儀規(guī)范。會(huì)議禮儀主要指會(huì)議組織的禮儀。會(huì)議組織有相當(dāng)嚴(yán)格的禮儀規(guī)范。當(dāng)然，會(huì)議的目的不同，儀式的要求也不同，儀式規(guī)范也不同。盡管如此，一些常規(guī)的會(huì)議座次、就餐座次是相通的，也是極重要的。作為會(huì)議組織者，必須學(xué)習(xí)和重視會(huì)議禮儀規(guī)范。首先，主席臺(tái)、領(lǐng)導(dǎo)的座位次序、橫幅等現(xiàn)場(chǎng)布置要符合會(huì)議規(guī)范且擺放整齊。領(lǐng)導(dǎo)座位排序擺臺(tái)有嚴(yán)格的規(guī)范，要以單位正職為先，副職為后，且座席的配置要符合本次會(huì)議的主題和風(fēng)格。會(huì)議議程安排和發(fā)言順序要符合會(huì)議規(guī)范。其次，若部分參會(huì)嘉賓為外國(guó)友人，除了應(yīng)遵循一般的禮儀規(guī)范外，還要注意中西方禮儀文化的差異，掌握會(huì)議禮儀的“禁忌”，避免產(chǎn)生不必要的誤會(huì)。最后，要注重會(huì)務(wù)工作小組的個(gè)人形象和言談舉止。會(huì)務(wù)工作小組成員的形象代表此次會(huì)議舉辦方的形象，一定程度上反映了舉辦方對(duì)此次活動(dòng)的重視程度，禮儀不僅是某種行為和技巧，更是一種待人接物的態(tài)度。

（三）注重會(huì)務(wù)工作細(xì)節(jié)。要注重會(huì)議召開(kāi)細(xì)節(jié)。一是關(guān)鍵細(xì)節(jié)。即指會(huì)議組織中的關(guān)鍵核心環(huán)節(jié)。若關(guān)鍵細(xì)節(jié)處理不妥當(dāng)或出現(xiàn)問(wèn)題，此次會(huì)議不能稱為成功的會(huì)議，甚至可能出現(xiàn)意象不到的嚴(yán)重后果。對(duì)于關(guān)鍵細(xì)節(jié)，在會(huì)議組織中要做到思想上不放松、安排上人力足、精力上時(shí)間重，確保萬(wàn)無(wú)一失。二是銜接細(xì)節(jié)。即指聯(lián)系會(huì)議步驟或階段的連接細(xì)節(jié)，如果細(xì)節(jié)銜接不好，將會(huì)影響整個(gè)會(huì)議的工作效果。銜接細(xì)節(jié)比較瑣碎，涉及會(huì)議組織的方方面面，很難考慮得面面俱到。一方面，要求會(huì)務(wù)工作組要有足夠的組織經(jīng)驗(yàn)；另一方面，要求會(huì)務(wù)工作組在前期準(zhǔn)備階段盡可能考慮周全。三是擴(kuò)展細(xì)節(jié)。即可能在會(huì)議上起不到?jīng)Q定性作用的、不太受到關(guān)注的細(xì)節(jié)。比如最容易出問(wèn)題的麥克風(fēng)、頒獎(jiǎng)音樂(lè)、PPT播放等細(xì)節(jié)。但對(duì)此類細(xì)節(jié)的控制力弱也會(huì)影響會(huì)議的局部方面和整個(gè)會(huì)議的效果。因此，會(huì)議期間會(huì)務(wù)人員要保持高度警惕，抓住關(guān)鍵場(chǎng)合、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵細(xì)節(jié)、銜接細(xì)節(jié)以及擴(kuò)展細(xì)節(jié)并由專門(mén)人員反復(fù)查驗(yàn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

三、后期會(huì)議總結(jié)階段

對(duì)于醫(yī)院會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)說(shuō)，舉辦一次高質(zhì)量的大型會(huì)議，不僅能夠積累會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，而且是一次自我能力的挑戰(zhàn)，所以會(huì)務(wù)工作者在組織過(guò)程中要時(shí)刻保持頭腦清醒、高度警惕的工作狀態(tài)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索會(huì)議組織的新模式。會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)會(huì)議組織過(guò)程中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，按照會(huì)議步驟和工作流程對(duì)會(huì)務(wù)工作逐一進(jìn)行分析和討論，指出實(shí)際操作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)進(jìn)行修訂、增補(bǔ)，使之更科學(xué)、規(guī)范，持續(xù)提升會(huì)議組織的質(zhì)量。會(huì)議組織者一定要形成會(huì)議結(jié)束后復(fù)盤(pán)總結(jié)的機(jī)制，形成管理閉環(huán)，為以后的會(huì)務(wù)工作提供借鑒和參考。

（一）明確自身優(yōu)勢(shì)與不足。會(huì)議結(jié)束后的一周內(nèi)，會(huì)議執(zhí)行策劃者要召集各小組負(fù)責(zé)通過(guò)執(zhí)行評(píng)估、凝練經(jīng)驗(yàn)、查找問(wèn)題、擬定對(duì)策、整改時(shí)限等方式對(duì)此次會(huì)議舉辦進(jìn)行小結(jié)。會(huì)議后的總結(jié)深度可以讓會(huì)務(wù)組更加明確自身的優(yōu)勢(shì)和不足，進(jìn)行自我剖析。

（二）分析問(wèn)題并擬訂對(duì)策。對(duì)于會(huì)后總結(jié)出的問(wèn)題，比如會(huì)議資料準(zhǔn)備和物品管理不到位，會(huì)議PPT整體不妥當(dāng)、部分環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)議效果不理想等，要深入分析產(chǎn)生此類問(wèn)題的主觀、客觀等方面的原因并“對(duì)癥下藥”。針對(duì)每一類原因擬訂詳細(xì)的對(duì)策并進(jìn)行記錄，確保下一次會(huì)議舉辦過(guò)程中杜絕此類問(wèn)題發(fā)生，逐步提高會(huì)務(wù)組的工作能力以及會(huì)議的舉辦水準(zhǔn)。

（三）固化成果并持續(xù)提升。做好歸納整理進(jìn)行存檔。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組要及時(shí)把會(huì)議各項(xiàng)文件，比如會(huì)議指南、會(huì)議工作方案、會(huì)議記錄、音像資料等整理完善，按規(guī)定歸檔管理、匯編，便于今后查閱使用。對(duì)復(fù)盤(pán)總結(jié)中的成功經(jīng)驗(yàn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程作為以后會(huì)議組織的規(guī)范；對(duì)查擺出來(lái)的問(wèn)題經(jīng)過(guò)整改達(dá)到效果的，在下一次會(huì)議組織中實(shí)施驗(yàn)證。如此以往，才能形成計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理（PDCA）管理模式，持續(xù)提升會(huì)議組織質(zhì)量。