新形勢下如何提升國企文秘工作者的效率

文/黑龍江大學 魏鵬

黨的二十大報告指出：“深化國資國企改革，加快國有經濟布局優化和結構調整，推動國有資本和國有企業做大做強，提升企業的核心競爭力。”近些年，針對國有企業文秘人員的研究內容可以分為兩種，即工作技能分析和職業素養分析。例如國家能源集團針對企業文秘的工作特點和技能水平的措施建議，中鐵集團對文秘人員政治品質、責任擔當等職業素養方面的研究等。本文針對新形勢下國有企業內部文秘人員的效用提升，如何確保企業文秘工作者提供科學性、系統性的方案，以及促使企業內部整體性的統一展開進一步的探索。以下論述基于國企文秘工作者現階段的工作能力和發展前景，對新興現代科學管理作出進一步考察。

一、新形勢下國企文秘人員工作能力存在的不足

在國有企業的工作活動過程中，文秘人員主要起到承上啟下的作用，是連接領導與基礎員工的紐帶。文秘工作者作為企業的參謀人員，如果不能夠及時準確理解領導意圖，就會使得企業內部運轉困難，進而引發問題。隨著科技進步和社會經濟的高速發展，社會分工日益精細，國有企業文秘人員的缺陷也不斷顯露出來。

（一）認知學習能力欠缺。在經濟快速發展的時代下，文秘人員不僅要掌握基本的理論知識，還需要不斷提高認知學習能力。很多國有企業在招聘文秘人員時，只是追求員工學歷，缺少考察人際交往的能力和完善入職后的定期培訓相應的課程。隨著企業既定目標的變動，文秘人員的工作形式會不斷發生變化，文秘人員對于變革的規定和組織發展走向沒有進行系統性的學習，從而形成固化思維，對國家政策方針和形勢變化不敏感，缺乏對信息的捕捉，錯失良機。同時，隨著時代思想的變革，越來越多的文秘工作者只關心于自己手頭的工作，專項負責對接任務完成后與相關部門缺乏溝通聯系，導致企業部門活動難以開展，從而使得企業市場推進困難甚至逆向發展。

（二）工作目的不明確。國有企業文秘工作者按照職位的分工不同，從事不同的崗位活動，更加需要明確崗位的工作目的。例如行政管理類的文秘人員在工作中需要走訪調查，了解企業員工的思想和利益訴求，多角度搜集員工意愿等。對于此類文秘人員來說需要探究行政管理的力度、深度和廣度，并且從事于整個企業行政管理。沒有形成良好的制度體系會導致文秘人員工作質量的降低，反饋缺乏連貫性，從而導致工作上出現紕漏。

（三）缺乏層級機構意識。企業組織內部管理層層相扣，文秘工作者出現越級操作的現象不能及時處理，極有可能破壞組織結構，對整個企業造成巨大損失。國有企業文秘人員的等級制度包含企業基礎文書、專職文秘、高級行政助理等。隨著社會發展各領域人員的分工逐漸細化，以往的管理工作被分派給多人執行后，效率得到明顯的提升，但是在實際工作過程中出現越級匯報或者領導任意變更工作任務和目標的情況，可能使得組織整體在運轉過程中難以實施，缺乏連貫性，甚至產生組織內部人員的沖突。

二、文秘人員需掌握的基本素質要求

在針對國內行業研究學者對文秘人員素質要求的基礎上，本文側重于在認知與理論的基礎、實踐與道德的追求、鑒別與法律的提升三個方面對國企文秘人員應當掌握的基本素質要求展開論述。

（一）認知與理論的基礎。在認知方面，國有企業文秘人員通常被要求在保證企業日常管理中要對信息保持高度敏感性。信息技術飛速發展，使得互聯網的使用在企業管理活動中越發廣泛，國有企業為保持發展活力，實行實體與互聯網雙線運營的管理策略。文秘人員應時刻關注面臨的企業狀況和市場變革，目的是獲取信息，爭取最佳企業目標效果，積極思考企業的戰略布局，優化內部措施以此促進企業發展；在理論方面，國有企業的文秘人員必須具備相應的理論知識基礎和信息技術，對市場大環境有較為廣泛的認知，在企業的發展路徑中能夠提煉出系統化、智能化、數字化的發展策略，為企業領導層提供前沿的信息，提升企業的市場競爭力。除此之外，文秘人員仍需不斷加強理論學習，才能更好地提升工作效率，促進整體發展。

（二）實踐與道德的追求。國有企業文秘人員在工作過程中的實際操作，是對企業掌握的信息進行數字化處理、數據管理以及模塊兼并等。正所謂“運籌帷幄之中，決勝千里之外”，優秀的文秘人員不但可以為企業領導者提供大量的企業發展情報，還可以在日常工作中對企業的良好形象進行宣傳和與新媒體平臺進行洽談合作；國有企業文秘人員在與領導和基層工作者聯系中常常扮演“中間人”的角色，合格的文秘人員通過在雙方之間傳遞準確及時的信息，促使企業組織內部成員把握發展規劃的實施。信息的準確性和時效性不僅是文秘人員工作能力的體現，也代表了企業發展前景的展望和文秘人員的道德基準。

（三）鑒別與法律的提升。互聯網時代，信息搜集更為便利，收集的信息中往往會夾雜虛假資料，網絡安全和信息的有效性理應是文秘人員考察的重點。作為企業的參謀人員，首先要確保內部信息的安全，提防任何不勞而獲的信息。法律是約束行為的途徑，國有企業的文秘人員要具備基本的法律知識，在進行相關文件撰寫時要遵守法律法規，及時接納新出臺的法律政策實現工作價值。

三、提升工作效率途徑分析

基于對文秘人員的素質要求，為了避免國有企業與其他競爭者在市場上的對抗中出現不利的局面，文秘人員作為企業的重要支點，要通過提升自身的綜合素養來適應時代變革。國有企業文秘工作者能力效率的提升，主要包括學習能力、信息處理能力、文件編寫能力以及綜合素質能力。借鑒以往工作效率研究領域的思想轉變和職業培訓，加快企業內部信息的流通，有利于適應市場變化，提高企業的整體工作效率。

（一）理論學習能力。通過理論學習來提升文秘人員的工作效力是重要途徑之一。文秘的工作是輔助性的，工作時需要專業知識儲備和邏輯思維，因而文秘工作人員要不斷提升自身的理論學習，將理論知識熟記于心，才能更好地適應國有企業改革發展的需要。

（二）信息管理能力。信息管理能力主要包含了信息收集和信息處理之間的運用。新時代文秘工作人員的信息采集主要是通過互聯網檢索，要想收集到能夠有助于企業發展、順應市場需求變化的信息，首先，要尋找與企業信息相關領域的垂直網站以及智能數據庫，通過行業類比搜尋信息差異，收集企業所需信息。其次，文秘人員在保存信息時可以采用元數據與數據塊技術實現數據信息的集中管控和分布式儲存，優秀的數據信息儲存可以具有高度容錯的性能，對于企業發展來說是至關重要的。文秘人員在信息處理時要針對數據的采納、市場的行情和企業的戰略部署篩選閱讀和收集。信息處理要將企業的戰略部署和企業制度保持在同一水平線上，確保機密信息的安全。文秘工作者可以通過收集到的數據和資料系統歸納，為領導層提供科學、全面、系統的決策信息。

（三）公文寫作能力。新媒體的發展使公文撰寫更加便捷，隨之而來是對文秘工作者文學寫作功底的考察。文秘工作者在公文用詞和選詞的過程要追求準確、得體，確保信息材料通俗易懂。在日常的信息積累過程中，要切實提煉重點，時刻關注國家的路線、方針、政策，把企業動態發展和市場行情、企業的戰略任務和發展走向以文字的形式展現出來。此外，“數”和“據”永遠是文秘工作者的重中之重，有理有據才能夠體現文章的真實性和可靠性。當代文秘人員在國有企業進行公文撰寫過程中要力求文章的“簡、準、新”：“簡”是確保文章簡短明了，用通俗言語即可闡述事理；“準”是指保證文字撰寫正確，避免出現錯誤理解；“新”是指新穎，時代變化促使企業發展，內容應當是總結以往規律、結合實際情況的基礎上為企業探索新道路。

（四）綜合素質能力。文秘人員的綜合素質主要是指思想和言談舉止之間的能力，綜合素質的提升往往意味著企業整體效率的提升。主要包含以下幾個方面：

1.思想的考察是國企文秘工作者綜合素質中的重中之重。文秘人員應學習習近平新時代中國特色社會主義思想以及社會主義市場經濟體制的重要思想，實現企業科學發展。國有企業文秘人員要想在工作中能充分發揮參謀作用，研究創新經濟治理方式、方法，就需要在工作中透過現象直觀本質，為企業的戰略發展提供原則性和靈活性的策略方針。

2.國企文秘人員與上級之間交流溝通的重要性。文秘人員要明確自己的工作特點，認識到參謀存在的價值在于協助和改善領導的工作。通過與領導之間的溝通不斷提升自我的能力，摒棄盲目的從眾心理，獨立思考、善于總結才能更好地完成企業任務，提升工作效率。

3.文秘人員要對企業數據資料進行分析、提煉和表出。國有企業的發展更多的是根據國家戰略發展方向擬定，系統的方式處理信息更容易保證發展方向的正確性和資料的準確性，使得工作效率最大化，這就要求國有企業文秘人員在工作中要審時度勢，增強隨機應變的能力。

四、結語

黨的二十大以來，在全面建設社會主義現代化背景下，黨和國家將以更大的力度、更切實的措施推動國有國企改革。完善中國特色現代企業制度是改革的重要任務，不斷優化文秘工作者的工作效率成為國有企業改革的重要部分。國企文秘人員應該在國家改革方向的指引下，不斷優化自身能力，克服新形勢下工作中的不足，不斷提升理論學習能力、信息管理能力、公文寫作能力以及綜合職業素質，對“數”和“據”保持高度的敏感性，才能提升企業的運行效率，更好地為國有企業戰略布局和完成目標舉措提供有力保障。