高校干部人事檔案專項審核全覆蓋工作探析
——以南京工業職業技術大學為例

文/南京工業職業技術大學人事處 翟福貞

為貫徹落實中央提出的全面從嚴治黨的重大戰略部署，自2014年10月起，中共中央組織部在全省范圍內分級分批依次進行了干部人事檔案專項審核工作。首先納入審核的是省管領導干部，之后審核的是中層及以上領導干部檔案，最后檔案審核全覆蓋到目前的全校教職工。在進行干部人事檔案專項審核全覆蓋工作的過程中，出現了工作人員專業力量不強，對政策法規的掌握尺度仍有一定差距；教職工檔案意識淡薄、配合程度亟待提升；檔案材料不齊全、內容記載前后不一致；對專審成果的利用效能不凸顯，亟須更加明確等問題。本文針對上述問題，從規范專審程序，統一政策標準，加強人事檔案人員隊伍建設；重視檔案宣傳，強化檔案意識；用制度規范日常、制定新辦法以提升干部人事檔案管檔水平；堅持審用結合，提高用檔效能，推動檔案信息化建設進程等維度，為高校專業化干部人才隊伍建設更好地服務。

一、高校干部人事檔案專項審核全覆蓋工作存在的問題

（一）審核人員專業能力不強，政策把握尺度有差異。2019年年底，江蘇省委組織部就全省干部人事檔案專項審核實現全覆蓋工作進行了布置，2019年12月至2021年12月為全覆蓋推進階段；2022年1月至6月為全覆蓋收尾階段，對比2014年11月啟動的專審工作，時限緊、責任重、指標要求不減少、不降低、列入考核對象的數量明顯增加，需要審核的檔案數量成倍增加。但高校人事檔案專職工作人員有限，單靠專業能力不能圓滿完成此次審核工作，為了緩解專審工作煩瑣和專業隊伍不足等問題，學校實行以黨組織為單位，從中抽調支部書記、組織人員等精干隊伍成立臨時工作組的方法。雖然學校制定了審核指南，但臨時抽調的工作組成員一般存在專業知識欠缺，無法快速熟悉政策，政策性掌握不深，尺度把握上存在差異等問題。因此，專審工作順利實施的前提是讓審查小組人員理解專審精神，透徹把握政策依據。

（二）教職工檔案意識淡薄，配合度有待提高。在專審工作開展過程中，由于檔案保密性的特點，檔案不與本人見面，導致本人對其內容毫不知情，對檔案的重要性、“主人翁”意識和檔案價值體現認識不足，致使教職工產生誤解的現象偶有發生。教職工對檔案的配合度直接影響專審工作的效率，有些往往因個別教職工不了解配合不夠及時，材料補充沒能在第一時間找回，造成整體工作無法按時完成，在內容和質量方面大打折扣，既影響個人對重要資料的確認，又影響專審工作的全面進展。因此，加大宣傳力度、開展點對點溝通、營造良好氛圍、提升教職工配合度，成了推進專項審核全覆蓋工作深入開展的思想保障。

（三）檔案材料不齊全、內容記載前后不一致。檔案材料的準確性、完整性是人事檔案的最基本特性。人事檔案審核的重點是干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷和干部身份等信息，這些信息又是人事檔案審核中的最核心的基本信息，核查信息的準確無誤成了干部人事檔案專審工作的重中之重。因此，學校高度重視此次的審核認定工作，在開展專審全覆蓋工作的過程中，發現目前檔案材料普遍不齊全，特別是缺少大學生登記表、學位授予材料、工作簡歷中對時間節點的支撐材料等。其中記載內容前后不一致主要表現在出生日期記載前后不一致和工作簡歷時間不連續等方面。一般出生日期記載不一致的情況均需到戶籍所在地調查取證，這樣涉及參與的部門就很多，需要方方面面的協調配合；工作簡歷時間不連續，主要是教職工填寫的工作時間往往憑記憶，而明確真正的工作時間是需要有支撐材料的，人員性質不同，支撐材料也不同。比如：錄用公務員的是公務員錄用審批表（備案表）；以招工形式被錄用的是招工審批表、職工登記表；軍轉干部的是入伍登記表。有時這些支撐材料不齊全，有時支撐材料雖然都齊全，但這些材料上記載的工作時間卻不一致，如就業報到證上的報到時間是一個時間段，轉正定級表記載的時間是一個具體的時間點，合同簽訂的工作時間又是另一個時間，這種情況下需要對參加工作時間綜合研判后進行重新認定。對于缺失此類關鍵證明材料的需本人配合到原畢業院?；蛟瓎挝徽覍?，加大了專審難度。對此，各方協調配合、形成合力是此次專項審核全覆蓋工作順利推進的有力保障。

（四）專審成果的利用效能不凸顯，有待進一步明確。專項審核要求對人事檔案進行全面的審核，重點審核干部的“三齡兩歷”、家庭主要成員、干部身份及重要社會關系等重要信息。經審查確認的專審材料，高度濃縮了干部個人在學習和工作中的成長過程。檔案的價值在于“用”，專審的成果也自然被賦予這項功能，只有用好了，才能發揮其效能。隨著信息化時代的到來，特別是以“大數據”為代表的信息技術的應用和普及，給領導干部的日常管理帶來了巨大挑戰，專審成果的利用途徑、利用方式均需進一步挖掘，使專審成果大有可為、大有作為。因此提升專審成果利用率，發揮專審價值最大化，成為繼續推進專項審核的新動力。

二、干部人事檔案專項審核全覆蓋對高校人事檔案管理工作的啟示

（一）規范專審程序，統一政策標準，加強人事檔案人員隊伍建設。具體內容如下：

1.規范專審程序，統一政策標準。鑒于專業力量弱的特點，我校以黨支部為單位，抽調支部書記、組織干事等精兵強將，成立了審核登記、問題匯總、調查核實三個小組，分工明確，齊抓共管。通過對不同崗位人員進行培訓考核，將組員劃分成了四個層次：組長（1名），副組長（2～3人），初審、復審組（4～5人）和檢查組（4～5人）。每個層面都由專人負責。建立制度規范流程，確保落實到位，統一組織實施，嚴格保密。專審工作具有規范化、標準化和制度化的特點，為滿足該流程要求，便于組員時刻學習和掌握專審方法和原則。我校根據國家有關政策標準和實際情況編寫了《干部人事檔案專項審核資料匯編》，主要由專審的政策文件（《關于干部人事檔案審核工作的問答》蘇組辦〔2015〕3號、《電話通知》等）及需要登記的各種表格組成，裝訂成冊，便于小組成員隨時學習，精準把握專審政策，對專審過程中各個環節提出了系統而詳細的具體辦法，將檔案依據材料與審核情況登記表中列出的問題一一對應，將涉及的具體認定口徑分門別類地梳理出來，做到了專項審核全覆蓋，并做到了有章可循，更好地指導專審工作，為順利開展專項審核工作做好基礎保障。

2.加強人事檔案隊伍建設。新時代要想把干部人事檔案工作做好，離不開忠誠、干凈、有擔當的高素質人員隊伍。首先，要從思想上重視這支隊伍的建設，樹先進典型，學習老一輩人事檔案工作者優良傳統作風，充分發揮他們的示范引領作用，大力弘揚“責任重于泰山”“視檔案如生命”的精神。其次，引導好干部人事檔案工作者不忘初心、牢記使命，將人事檔案用好管好，將人員配齊。有業務指導任務的干部人事檔案工作機構，還應配備相應的業務指導人員；管理檔案數量較少且未設立工作機構的單位，應當明確崗位，專人負責。最后，提高檔案專業人員素質。檔案工作是一項政策性和專業性都較強的工作，應不斷加強政策與業務培訓，不定期地邀請業內專家舉辦講座，促進檔案管理人員熟練掌握現代化信息技術，提高計算機操作水平，從而更好地滿足檔案數字化信息化發展需求，使檔案隊伍專業素養與信息化水平得到提檔與提升。

（二）加大檔案宣傳，深化思想認識，強化檔案意識。具體內容如下：

1.深化思想認識，強化檔案意識。干部人事檔案保密性特點決定了本人不能直接查閱自己的檔案，所以本人對自己的人事檔案所涵蓋的內容是不清楚的。這就要求要加大人事檔案的宣傳，重視人事檔案宣傳工作，增強檔案工作透明度。我校就人事檔案內容、人事檔案專項審核全覆蓋工作等進行了培訓，提高了從一般教職工到干部人事檔案管理層直至全員對人事檔案的宏觀認識，使他們了解了人事檔案涵蓋的類別，使教職工更清楚哪些材料需歸檔。經過類似的培訓宣傳，個人就會有意識地隨時收集需歸檔的材料，把本該歸檔而未歸檔的滯留在自己手中的材料盡快歸檔，從而減少材料缺失。

2.主動加強檔案宣傳的措施和途徑。檔案工作是一項基礎性、服務性、技術性、綜合性很強的工作，起著“立信、存史、資政”的作用。人事檔案是檔案的一部分，做好宣傳工作是確保人事檔案服務質量的重要保證。要使廣大教職工和社會公眾了解檔案，檔案員必須加強檔案宣傳工作。首先，可以建立檔案工作信息網站。網絡是檔案工作信息化的重要手段，是實現信息資源共享的平臺，也是宣傳檔案事業不可缺少的重要載體，能在宣傳檔案事業、宣傳檔案管理和服務等方面起到一定的作用，從而讓全校教職工意識到人事檔案是一種無形資產，時刻發揮著不可替代的作用。其次，不定期開展“人事檔案—宣傳”活動，設計人事檔案歷史回顧、檔案知識通欄、紀律警示等相關主題，以競賽答題形式普及人事檔案有關法律法規，劃紅線，標禁區。讓全校教職工了解我國古代人事檔案的產生、發展、管理過程及外國人事檔案相關知識，使檔案成為公眾了解自己的窗口，提升美譽度，擴大影響力。

（三）用制度規范日常，制定新辦法以提升干部人事檔案管檔水平。具體內容如下：

1.用制度規范日常工作。人事檔案是記錄干部選拔任用的重要依據。隨著干部隊伍的發展壯大，人事檔案管理工作任務越來越繁重，要求越來越高，要想做好各項人事檔案管理工作，必須從日常制度抓起。切實做到有檔可查、有據可依。首先，檔案材料形成部門在材料形成之初，就需嚴格按照人事檔案專項審核的要求，將檔案中重要的信息一一審核、簽字、蓋章，確保歸檔材料的規范準確，嚴把材料入口關，從源頭上杜絕涂改現象的發生，確保信息真實有效。其次，把好過程關。在干部人事檔案管理的收集、整理、查、借閱、提供利用、整理裝訂等各個環節做到嚴格把控，做好臺賬登記，查而有據，注重留痕管理。

2.針對性的制訂新辦法新措施。依照《干部人事檔案工作條例》《關于干部人事檔案審核工作的問答》等最新文件精神，根據高校實際，修訂查借閱、檔案信息化等相關人事檔案管理制度，有針對性地制訂新辦法、新措施。比如：檔案材料收集整理制度的修訂完善，在檔案收集整理過程中，從材料的分類號、編頁碼、錄目錄、起訂裝訂到最終上架形成一套程序化的管理系統。也就是將實踐中經驗認真總結，用制度把成熟的做法固定下來，并堅持下去，直至推而廣之，形成一套系統完備的、科學規范的、行之有效的人事檔案管理工作體系，從而提升干部人事檔案管理水平。

（四）堅持審用結合，提高用檔效能，推動檔案信息化建設進程。具體內容如下：

1.高校層面的舉措。專項審核形成的成果一張是由本人簽字、組織認定過的干部基本信息審核表（以下簡稱“審核表”），該表十分直觀地顯示出干部人事檔案的重要內容，是干部的基本情況和學習工作經歷的真實寫照。為提高專審效率和專審成果的利用率，今后可將該表嵌入人力資源系統中，教職工通過賬號密碼登錄，填寫本人基本情況后，會在系統中自動生成該表，作為今后對審核表的基礎數據進行審核登記的依據，并根據審核表所記錄的信息和檔案進行審核比對，以獲取更多的準確信息，從而確保審核表能夠真實可靠地反映出工作實際。一方面，將人力資源系統的相關信息輸出為專項審核的基本信息，降低了審核登記的工作量；另一方面，也避免了個人信息反復采集給教職工造成不必要的麻煩，只需將審核出與檔案不符的信息修改即可，大大提高審核登記效率。另外，將專審后的精準信息及時維護，構成閉環，實現數據的共建共享，使人事信息數據更加精準化，將專審信息模塊嵌入人力資源系統，在提高專審成效方面，發揮了巨大的作用。專審成果和人力資源系統互補，可以運用大數據分析和掌握人才需求，研制人才發展規劃。總之，從實際出發，可以對如何構建高校人事檔案信息管理系統展開研究，希望能為同類院校提供借鑒。

2.社會層面的舉措?！皺n案信息化建設”被寫入新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，檔案信息化建設有法可依，將檔案信息化建設的進程又向前推動了一步。在此背景下，干部人事數字檔案的建設也排上了日程。在干部專審全覆蓋工作實施的過程中，需要反復地翻閱檔案材料，以確保信息的準確性，不僅增加了工作量，關鍵是對紙質檔案材料的破壞不可逆。實行數字化后，紙質檔案被破壞的幾率將降到最小。不僅如此，還可將專審成果與人社廳的退休待遇審核、一次性退休補貼待遇發放審核相關聯，不用再將退休人員的整卷檔案帶到現場去審核，只需將審核認定的帶有“三齡兩歷”重要信息的審核專用表導入人社廳辦理退休人員待遇審核的數據庫一欄中，供相關部門審查，再一次查漏補缺即可，推動檔案信息化建設進一步發展。

三、結語

歷時兩年多的高校干部人事檔案的專項審核全覆蓋工作已處于收尾狀態，省委組織部干部人事檔案專審第四驗收組來我校就該項專項審核工作進行了檢查，我校以高分通過。驗收不僅是核查干部個人人事檔案，最主要的是對各單位干部人事檔案整個管理工作的一次大檢查。因此，高校一定要借此機會，大力宣傳，使廣大教職工充分認識到干部人事檔案的重要性，使該項專審工作列入常態化管理，為高校營造風清氣正的選人用人環境提供保障，不斷提高干部人事檔案管理質量水平。