依法治檔 提升高校檔案服務利用規范化水平

文/山東大學檔案館（校史辦） 蘇紅燕

第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過的新修訂《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱《檔案法》）為新時代檔案事業高質量發展提供了堅強的法治保障?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》立足新發展階段，貫徹新發展理念，構建新發展格局，明確提出了“十四五”時期檔案事業發展的主要任務。在慶祝中國共產黨成立100周年的重大時刻，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，為做好新時代檔案工作提供了根本遵循。高校檔案工作作為檔案事業的重要組成部分，承擔著為廣大校友和師生提供檔案服務的重要職責和任務。堅持依法治檔，構建完善的檔案治理體系，提升高校檔案服務利用規范化水平，是深入學習貫徹習近平總書記關于檔案工作的重要指示批示精神，全面貫徹實施新修訂的《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，推動高校檔案事業高質量發展的必然要求和客觀選擇。

一、堅持頂層設計，增強檔案服務利用規范化意識

高校檔案部門要深入學習貫徹習近平總書記關于新時代檔案工作的重要指示精神，提高政治站位，強化檔案服務頂層設計，增強檔案利用規范化意識，以新修訂的《檔案法》為根本制度遵循，努力做好為黨管檔，為學校守史，為廣大校友和師生服務。

（一）學校各級領導高度重視。推進高校檔案法治建設，既是檔案工作的必然要求，也是高校發展的內生動力。無論是對高校檔案部門自身建設，還是對高校整體事業發展都具有深遠的意義。因此，學校各級領導要高度重視和統籌規劃檔案治理體系，要充分認識增強制度意識和深化依法治校的重要意義，將檔案工作作為學校治理體系和治理能力現代化建設的重要組成部分，并列入議事日程，切實解決檔案工作中存在的實際問題。

（二）建立健全檔案制度體系。制度作為軟實力，在某種程度上直接決定著檔案治理體系的成敗。建立健全完善的檔案管理制度是規范檔案管理的基本要求。高校檔案部門應根據學校檔案事業發展需求，以新修訂的《檔案法》的實施為契機，結合《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的相關要求以及學校檔案事業發展實際，對現行的檔案規章制度進行全面梳理，不斷完善制定適應其發展的系統完備、程序規范、權責明確、可操作性強的檔案管理制度體系，做好與新修訂的《檔案法》的有效銜接。同時，要深化制度落實，切實把檔案法律法規的制度優勢轉化為檔案治理效能，將依法治檔落到實處。此外，要積極完善檔案利用的保障措施，建構檔案利用的例外制度，建構檔案利用的限制機制。

（三）提升檔案人員法治素養。高校檔案工作者要結合學校檔案服務利用實際，深入研究并貫徹已有的法律法規，如果僅憑經驗來完成日常工作，而對檔案法律法規了解不全面，長此以往就會造成對新政策、新法規不敏感，導致檔案服務利用方式落后，從而阻礙工作的持續進步。作為高校檔案工作人員，要牢固樹立宗旨意識和大局意識，深入學習和研究新修訂的《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等，積極參加有關檔案法規專題培訓和講座，努力提升自身的法治素養。同時，結合日常檔案服務利用工作的開展，有意識地加大對專門的檔案服務利用法規政策的研究力度，為及時制定出臺專門的檔案服務利用法規政策，實現檔案規范服務提供實踐依據。

二、優化服務規范，提升檔案規范化服務效能

服務是檔案工作的立身之本。高校檔案服務利用工作面對的服務對象主要是校友和師生，因此要努力站在校友和師生的角度思考和解決問題，以滿足校友和師生的需求為目標，從優化服務理念、統一服務標準、創新服務模式等方面強化檔案服務功能，完善檔案服務規則，優化檔案服務規范，為校友和師生提供熱情、細致、耐心、周到、準確、高效的規范化檔案服務，切實提升檔案規范化服務效能。

（一）優化服務理念。首先，高校檔案工作人員要具備規范服務理念，明確學校檔案的可利用內容和范圍、利用流程和注意事項，使檔案服務利用始終規范有序運行。其次，要具備主動服務和前瞻服務意識，結合學校中心工作和重大活動開展檔案服務利用，準確把握廣大校友和師生對檔案的熱點需求，做好先行服務，以此推動檔案服務利用工作有重點、有計劃地開展。再次，全面提升服務理念，全面掌握館藏檔案資源，為不同需求的查檔者提供準確、高效的個性化和人性化檔案服務，以服務用戶、滿足用戶需求為最終工作目標。最后，創新服務意識，積極應對檔案開發利用工作轉型升級的變化，不斷優化服務方式和服務手段，創新服務機制，提升服務能力，打造新時代高校檔案館服務品牌和形象，切實提升高校檔案服務利用工作質量和效率。

（二）統一服務標準。高校檔案部門作為高校的重要服務窗口，應統一服務標準，制定流程清晰、操作規范、責任明確的檔案服務利用工作制度和工作標準，引導全體檔案工作人員嚴格按照崗位職責和業務規范將工作差錯控制在最小狀態甚至零狀態。高校檔案服務利用工作需要工作人員具有高度負責的工作態度和耐心細致的工作作風，認真對待每一位檔案使用者和每一份查檔需求，做到笑臉相迎、耐心對待、熱情辦理、滿意相送。通過制定統一服務標準，加強對工作人員的專業培訓，提升檔案服務利用滿意度。一是檔案查詢要準，這樣不僅能提高檔案查詢利用者的滿意度，而且避免了不必要的重復工作。二是檔案查詢要快，面對眾多的檔案查詢需求，在保證準確性的基礎上，充分利用館藏檔案信息化建設成果，大大提高檔案利用的查檔效率。三是檔案查詢要細，尤其是遇到重名的情況時更要做到嚴謹細致、一絲不茍，遇到查詢不到的檔案要多嘗試不同方式。四是檔案查詢要用心和共情，讓校友和師生能夠感受到學校對他們的關注和熱忱。

（三）創新服務模式。新修訂的《檔案法》增加了檔案信息化建設專章，對檔案信息化建設總體要求、電子檔案移交和管理、數字檔案館建設、檔案信息資源共享利用等都做了明確規定。新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案各項工作深度融合。依法治檔，規范服務，推動高校檔案治理能力現代化，要求檔案工作人員除了全面的知識結構外，還需要有敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力。尤其是在“智能+”時代，高校檔案部門更要明確自身需求，提高檔案智能化管理意識，通過檔案科技創新整合檔案信息資源，構建現代化檔案信息服務系統，開發檔案遠程服務利用系統等方式，推動實現檔案信息資源服務模式創新轉型，為提升檔案服務利用規范化水平提供技術支撐和保障。面對新形勢下廣大校友和師生對檔案查詢的不同需求，2022年7月8日，山東大學查檔預約系統正式上線開通，運行半年以來，總訪問量達5萬人次，最高日訪問量達2 000余人次，有效解決了師生和校友的各類查檔需求，大大提升了檔案服務利用效率和規范化水平。

三、完善工作機制，強化檔案規范化服務體制保證

高校檔案工作是一項系統性、長遠性和基礎性的業務工作，高校檔案部門應進一步增強做好新時代檔案工作的責任感、使命感、緊迫感，通過建立長期“傳幫帶”工作機制、定期工作研討機制、校內相關部門聯動機制等，強化檔案規范化服務體制保證，不斷提高檔案工作質量和服務水平，為學校改革發展貢獻新的檔案力量。

（一）建立長期“傳幫帶”工作機制。圍繞檔案“存史、資政、育人”的要求，高校檔案部門應堅持“走出去、引進來、沉下去”的工作機制，通過外出調研和邀請專家舉辦專題講座或培訓，提升檔案服務利用工作人員的調查研究能力和業務水平。充分發揮老檔案工作人員的實踐經驗和榜樣作用，對新進工作人員在館藏檔案資源、檔案服務利用制度、服務規范等方面以及具體到如何跟檔案利用者交流溝通、如何調卷查檔、如何歸檔核查等，進行一對一培訓指導，以此幫助年輕檔案工作者快速熟練掌握檔案業務技能。注重加強對助學助管學生在接聽檔案咨詢電話、接待來館查檔人員、使用檔案信息系統線上查檔等溝通交流和檔案業務等方面的指導培訓，充分發揮檔案查詢服務在“三全育人”“五育并舉”中的重要作用，用心用情搭建育人平臺，提升檔案工作者育人能力，有效保障檔案服務利用工作科學規范健康有序開展。

（二）建立定期工作研討機制。檔案服務利用工作非常瑣碎，需要工作人員養成嚴謹細致的工作作風，對在工作中遇到的問題和注意事項及時記錄，做到條分縷析、清晰準確，不斷地積累工作經驗并不斷進行改進和完善。團隊成員應堅持問題導向，積極開展工作研討，定期交流個人工作體會和工作中遇到的問題，對問題進行分門別類的整理和研究，探討解決問題的方法。比如，面對歸檔不全，館藏檔案資源無法準確全面滿足校友需求的問題，經過深入的工作研討，達成明確歸檔范圍、規范歸檔程序、從源頭上做好依法治檔和檔案規范化服務利用工作的共識。通過建立起這種良好的工作研討機制，做到在工作中學習，在學習中研究，在研究中工作，及時有效地處理工作中遇到的新問題和重點、難點問題。一方面，不斷優化服務流程和規范以此指導和推動工作的開展；另一方面，不斷提高檔案服務利用工作人員的業務辦理水平和解決問題的能力。

（三）建立校內相關部門聯動機制。新形勢下，校友對檔案的需求大大增加，高校檔案服務利用工作量急劇增長。同時，面對全面推進檔案治理體系和治理能力現代化建設的趨勢，高校檔案部門必須以更加開放的姿態參與到為學校教學科研和社會各界廣大校友的服務中去，站在學校整體工作的全局統籌檔案管理，建立學校內部各相關部門的聯動機制，實現校內教學、科研單位和學院數據共享、協同發展。在為廣大校友提供檔案服務利用方面，鑒于檔案查詢需求的多樣化和檔案安全體系建設要求，高校檔案部門應在全面分析研判的基礎上，積極探討建立與校內相關教學主管部門或學院的聯動機制，充分發揮各單位檔案聯絡員作用，打造“檔案館（室）—部門或學院—師生校友一體化”工作體系，共同為廣大校友和師生做好檔案服務利用工作。

四、加強檔案宣傳，提高檔案規范化服務影響力

檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分，有助于提升師生和校友的檔案意識，能更好地發揮檔案的潛在價值和作用，使高校檔案工作逐步走向開放。高校檔案工作人員要增強檔案宣傳意識，做到學校工作進展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，增強檔案宣傳工作聯動和依法開展檔案規范化服務宣傳工作力度，使師生和校友意識到檔案的價值和檔案工作的重要性和必要性，切實提高檔案規范化服務的傳播力和影響力。

（一）依法開展檔案規范化服務宣傳。檔案規范化服務宣傳是做好檔案服務利用工作的重要方面。實際工作中，因為對檔案服務利用方面的政策、法規、知識、動態、辦理事項等缺乏必要的宣傳或者宣傳的連貫性和持續性不強，針對性不夠，宣傳效果不明顯。導致社會各界校友對高校檔案服務利用工作了解不夠，存在偏見，嚴重影響高校檔案服務利用工作質量和效果。因此，高校檔案部門應充分利用國際檔案日、檔案法治宣傳月（周）、新生入學和畢業季等時間節點開展檔案法律法規和檔案規范化服務利用宣傳。

（二）注重檔案宣傳方式的創新。隨著信息技術的深入發展，高校檔案部門通過學校官方微信微博、檔案館官方網站和微信公眾號或企業微信、網上檔案館等平臺以及多種媒體的融合應用推動宣傳效果成必然趨勢。同時，可以通過打造可持續品牌活動、制作專題展覽、編印普法手冊和編制《檔案服務利用指南》《查檔須知》，設置征求意見簿、留言建議本、在線服務咨詢等，接受校友和師生對檔案服務利用的監督和評價，促進檔案規范化服務質量提升。

（三）建立檔案宣傳長效機制。高校檔案宣傳工作具有規律性和長效性的特點。只有通過有規律地、持續性地、定期地檔案宣傳，才能在校友和師生當中產生潛移默化的宣傳效果，進一步提升校友和師生對檔案及檔案部門的認同感，使校友和師生在潛移默化中感受檔案館的全新服務形象。

五、結語

堅持依法治檔，實行規范服務，扎實推進高校檔案服務利用規范化建設，需要全校上下和社會各界的共同努力。高校檔案部門要努力構建以黨的領導為根本、以依法治理為關鍵、以信息化為依托的檔案治理體系建設，充分發揮檔案存史、資政、育人作用，推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，全面提高檔案工作質量和規范化服務水平，為構建完善的高校檔案治理體系和推進檔案治理能力現代化作出貢獻。