基于財務共享服務模式的高校財務核算管理優化策略研究

戴璐娜

（作者單位：上海海關學院）

最初，財務共享服務模式主要被運用于各類大型企業的核算管理工作，且在諸多國內外企業均發揮出不錯的成效，但隨著財務共享服務模式的不斷發展與完善，其也慢慢成為高校核算管理改革的新方向。就高校的傳統核算管理模式而言，其管理方式以分散網狀為主，而這種滯后的核算管理模式顯然已經不能滿足新時期財務環境的新要求，急需高校對財務核算管理模式進行改革與優化，實現分散管理的集中化，對各類財務管理資源進行優化配置，在數據共享的前提下實現業務與財務的高效融合，充分發揮核算管理在財務管理中的核心作用，全面提升財務核算管理水平，減少財務風險，縮減費用成本，保障各項財務數據和信息的及時性、準確性、完整性。

一、財務共享服務模式在高校財務核算管理的運用

（一）在財務信息共享中的運用

隨著現代高校的多校區、多元化發展，不同校區與職能部門間的信息共享不到位問題日益突顯。比如，在財務核算管理系統中未實現信息的共享和集成，使得報銷的審批簽字十分困難，財務服務和監管的效率均非常低下。而運用財務共享服務模式就可以將各類財務信息與數據同時分享給不同的部門或是校區，實現信息的實時整合，讓各項財務核算管理工作實現協同化，突破信息的壁壘，將業務源頭作為輻射點，而處理結果作為終止點，對整個業務流程進行全面重組，以互聯網作為信息處理的技術方式，構建全新的業務、流程處理模塊，打破傳統的直線型流程機制，構建多個部門同時審批的新型管理模式，這樣不僅能夠促進核算管理的規范化，還能促進相關資源的優化配置，讓信息傳遞打破時間、空間限制，高效、快速地實現共享，促進各個管理部門或環節無障礙溝通與協作[1]。

（二）在財務業務流程優化中的運用

財務共享服務模式的核心正是業務流程。該模式不僅需要對高校核算管理的業務流程進行全面梳理與再造，還要求流程統一，確保整個流程規范。而就目前高校核算的業務流程來看，諸多環節都還不夠完善，需要高校主動借鑒大型企業所使用的財務共享服務模式，結合自身情況，構建信息化的服務平臺，讓業務流程能夠具備良好的運行與支撐條件，消除傳統業務流程中存在的問題。該模式要求將每項業務流程均納入信息化平臺，突破以往按照職能部門或科室進行劃分的局限，對整個業務流程進行規范化管理，確保每個流程的處理口徑均處于一致狀態。此外，高校還要實現對整個流程的規范把控，進一步完善審核控制計劃，強化其風險管控能力，這不僅能夠減少人工服務，還能夠大幅提升業務處理效率。

（三）在財務管理服務中的運用

高校財務工作承擔著監管與服務雙重職能，需要審核人員嚴格依據規章制度執行自身的監管職能。但不同報銷人員對科研或項目經費使用的理解也會有所不同，從而出現不同的報銷口徑，使得核算管理隨意性較大，增加財務人員與師生的矛盾，讓師生產生不好的報銷服務體驗。而將財務共享服務模式運用于高校核算管理，就可以對核算管理服務流程進行全方位優化，使其形成統一標準，而且智能化的運行還能促進業財深度融合，大幅度提升財務、核算等效率，并且可以減少各類主觀因素引發的口徑不一問題，消除財務管理和服務之間的矛盾，讓師生得到更優質的財務報銷服務，縮小其期望和現實差距，讓管理和服務保持在相對平衡的狀態。

（四）在財務管理模式轉型中的運用

財務共享服務模式的運用實現了會計核算的重塑，進一步細分了其組織架構與人員職能，實現了精細化管理。同時從財務管理中直接剝離出核算管理這一模塊，使得高校的財務人員慢慢轉變為管理型人才，并使其高度關注財務管理可以創造的價值增值、風險管控及資源整合等多個核心領域，讓高校財務管理快速實現模式轉型，增強整合能力，從而具備更強的核心競爭力[2]。

（五）在財務工作效率優化中的運用

高校財務核算管理中運用財務共享服務模式，主要是將傳統的財務管理信息化平臺作為基礎，引入財務共享服務模式，可以對平臺進行模塊劃分，分別是前、中及后臺。將財務共享平臺作為中臺，重新設置高校財務管理相關科室的職能，先于中臺進行審核、支付的集中管理，實現降本增效的目標，然后慢慢擴展至其他各項業務。后臺職能則是分析數據，為管理決策提供支持，實現管理層對業務流程的實時管控。在財務管理信息化平臺成功構建后，實現業務流程、信息系統標準統一，從而讓管理制度、數據口徑等統一，在此基礎上將相關財務數據集中存儲，并實時傳輸，這樣能夠使財務工作的整體效率與水平得到提升[3]。

二、財務共享模式下高校財務核算管理優化策略

（一）構建財務核算標準化管理流程

傳統的財務報銷業務流程均是由人工操作完成，需要工作人員不斷重復低效益的機械活動，這樣不僅不夠靈活，而且精準性不強。為了讓管理和服務維持在一個平衡的狀態，為師生提供更優質的服務，就需要對那些重復、復雜的財務核算業務進行模塊化管理，對整個業務流程進行再造，全面細化各個工作環節，實現整個流程的標準化，構建出全新的業務管理流程。

一是構建核算制度的框架。制度是整個流程的起點，制度的構建可以讓所有的核算環節均有據可依。因此，基于財務共享服務模式的高校核算管理優化，首要任務就是構建核算制度框架，以高校當前的管理制度為基準，進行分層、分級和分類，最終構建出新的制度框架，讓制度覆蓋每一項業務處理環節與管理層級，讓根本制度更加穩定，基本制度更加完善，具體制度全面配套，最終構建出完善的核算制度框架，確保制度的有效性與完善性，并將制度框架嵌入財務共享服務平臺，實現制度固化[4]。

二是構建核算流程體系。高校要根據財務管理的實際需求，對其組織架構進行重組，全面梳理業務流程后，構建統一的標準化核算業務流程體系。以核算管理的主要職能為依據，將核算管理相關業務作為核心，對財務工作進行模塊劃分，如會計核算、影像識別、資金管理、商旅管理及銀校互聯等不同模塊。為了使財務核算管理服務平臺能夠穩定、高效及規范化運行，還需要在每個模塊中設立更加詳細的層級流程，盡量細化到最小的單位與最低級別的層級。報銷流程可細化如下：

（1）由經辦人收集整理原始的票據和附件，并對完整的附件進行拍攝后，上傳到高校財務管理信息網站中的票據庫，對發票進行實時查驗；經辦人在線進行報銷單預約，準確選取支出項目，在票據庫內選取符合其報銷業務的原始票據，如實填寫報銷內容之后，提交報銷單。（2）系統將報銷單推送至項目的負責人處等待審批，負責人借助計算機或者手機等電子設備接收，并在線進行報銷單、票據的檢查與核對，線上完成審批，若需要職能部門或是學院進行審批的業務，則依據業務的性質分別推送至相關的職能部門或是學院，等待審批。（3）審批通過之后的報銷單，傳送至財務共享服務平臺，再推送至不同業務明細核算組再次審核，若審核未通過，則退回相關流程進行補充和修改。（4）初審通過后，推送至復核組實施復審，復審通過后，提醒校區和紙質版票據職能組實施核對，確認無誤后，導入至系統內生成完整的記賬憑證，結束審核。（5）將財務系統與銀校互聯系統對接，以網銀進行款項支付，并將電子銀行回單上傳至財務系統，讓報銷人進行核對。（6）電子、紙質版票據均統一歸檔，構建完整的會計檔案，整個費用報銷流程以規范化形式結束[5]。

（二）在財務核算管理中推進人力集約化

運用財務共享服務模式，促使高校對核算管理的科學化、精細化及智能化更加重視。全面運用信息化技術，使財務核算人員的工作重點發生了改變，一些比較基礎且附加值較低的財務崗位會逐漸被取消，這在一定程度上減輕了會計核算的負擔，從而將財務人員分配到附加值更高的工作崗位上，而且工作負擔的減輕，也能夠讓財務人員有更多的精力細化工作，并逐步轉型成為管理會計人員，避免不必要的人力資源浪費，更好地達到新的管理要求。為使人力資源實現集約化配置，高校可以將財務人員細分為管理型、業務型和服務型，全面優化各項服務響應機制，最大限度提升服務效率。而在配置不同崗位人員時，可以根據個人能力合理選擇，負責人進行統籌安排，充分發揮工作人員的潛力，激發其工作的主動性、積極性。

管理型財務人員由高校原本的高層財務管理人員與財務共享服務管理中的核心技術人員共同構成，其主要職能是針對財務共享服務管理模式的未來發展戰略進行整體決策，如研究更完善的核算制度，開發與維護服務系統，設計標準化的業務流程和質量管理體系等。

業務型的財務人員是高校當下就職的核算工作人員，依據財務共享服務下核算管理的新要求，以及會計核算不同模塊中的再造流程，對工作人員的職能進行細分，如應收應付小組、費用核算小組、資金結算小組，然后是制單小組、復核小組和檔案管理小組等。其中的費用核算組又需要依據業務流程的不同進行劃分，如國內外差旅費、發放薪資、會議費以及日常業務等不同費用的報銷小組。

服務型的財務人員則主要是外包的核算業務服務相關人員，可以說是業務型人員的一種補充，其通過專業的財務公司，為高校的核算管理工作提供更加專業、優質的服務，對高校的人力資源進行進一步優化，助力高校財務人員職能從會計型職能轉變為管理型職能。

總之，進行管理型、業務型和服務型人員的細致劃分，可以對人員分配進行優化，讓財務人員更快速地實現職能轉型，將人力資源的專業優勢集合起來，最大限度地提升高校核算管理的效益與效率，從根本上減輕高校核算工作負擔[6]。

（三）在財務核算管理中引入智能化技術

目前，高校根據政府的會計平行記賬要求，設立了獨立的報賬、繳費和開票等多個子系統，但不同部門和財務系統還沒有完全實現信息共享。因此，高校可以通過引入區塊鏈技術，讓財務系統和相關部門之間實現信息系統對接，實現數據的實時與同步，在此基礎上對信息流進行全面整合，持續不斷地傳輸數據，突破部門之間的壁壘，有效實現業財融合。而在經辦人方面，可以借助影像識別技術，掃描紙質版票據之后，再將其以數據化形式輸入區塊鏈，由系統對票據的真實性、規范性和完整性進行智能化審核，從根源上杜絕虛構憑證、業務金額更改等偽造的業務事項。同時，借助機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）管理系統，讓智能化機器人代替人工操作，確保每一項報銷環節均能夠在互聯網上執行，使得核算流程更加簡潔規范，實現核算標準的統一，讓整個財務管理流程更加精細化。例如，由線上審批替代人工簽字，從源頭上杜絕造假簽名、簽字過度頻繁及難以追尋負責人等問題，把報銷流程中的事中、事后控制直接轉為事前控制，強化財務監督的有效性。

總之，借助現代智能技術可以進一步優化高校核算管理的業務流程，最大限度地簡化審批流程，確保信息始終對稱，避免出現信息孤島等問題。

（四）加強業財融合，提升工作效率

高校應該加強經濟業務和財務核算管理的融合發展。這不僅是高校財務核算管理未來發展的必然趨勢，也是全面推進財務共享服務模式的重要內容。為此，高校可以將資產管理、科研管理及財務系統強效對接，從根本上破除高校傳統財務核算中的信息“孤島化”問題，使財務核算管理系統和資產、科研等多個系統同時實現信息共享，構建業財一體化的新型服務模式，從而縮短報賬時間，提升報賬、核算的效率，并將財務核算管理信息與數據實時、準確地共享至各個部門。高校還可以將財務核算系統和固定資產管理系統進行對接，使固定資產的建賬融入財務報銷業務，以避免固定資產財務核算管理賬實不符、賬賬不符等相關問題。并且，將科研管理系統與財務管理系統對接，全面整合兩個系統的項目信息，還可以實現科研項目立項、預算數據等信息的共享，讓項目負責人能夠直接在科研系統中對項目信息與財務報銷數據進行查詢，做到一個平臺就能開展多項工作。相關人員在這一平臺上可以進行項目經費認領，并打印出到賬通知單留存，無須再進入財務部門進行查詢。這不僅能夠減輕科研、財務等人員的負擔，還能夠提升業務效率，優化整個報賬、核算流程，切實將業財一體化理念、財務共享服務模式充分運用到高校科研項目管理工作中[7]。

三、結語

信息化時代，高校傳統的核算管理模式顯然已經不能適應新的財務管理需求，需要高校對財務管理模式進行全面革新。而基于財務共享服務模式的核算管理正是一種新的嘗試，運用該模式不僅能夠實現核算管理業務的集中化，對相關資源進行優化配置，還能全面實現數據共享與業財融合，全面提升高校核算管理效率、質量及水平，從根本上減少財務風險，確保各項財務信息和數據準確、及時、完整，實現高校核算管理的全方位優化。