智能化財務共享中心如何優(yōu)化關鍵流程

楊燕珍 廈門中達集團有限公司

引言

隨著時代發(fā)展，財務共享中心應運而生。財務共享最早是為了解決集團對各分子公司財務管控的問題，借助財務共享模式能夠提高集團整體的財務工作效率，將核算工作統(tǒng)一進行集成管理。隨著信息技術的發(fā)展，在當前財務共享中心的智能化水平也在不斷提高。財務共享中心借助一系列先進的管理技術能夠實現(xiàn)自動化運作，大幅降低人工的成本，并提高各項財務工作的管理效率。但是智能化財務共享中心的建設是一項新興工作，在開展建設過程中，很多企業(yè)不了解相關工作重點，不利于幫助財務共享中心發(fā)揮應有的作用。因此本文針對智能化財務共享中心進行研究，對于財務共享中心的優(yōu)化具有一定價值。

一、智能化財務共享中心的問題

第一，費用流程效率低下。在傳統(tǒng)財務共享中心模式下，開展各項費用報銷事項要求大量的人工操作，且費用報銷的時間一般在每個月末，發(fā)生費用報銷業(yè)務時財務共享中人員將耗費大量的人力物力開展審核，并且人工審核可能存在一定差錯，無法發(fā)現(xiàn)報銷事項中的問題，容易給費用報銷帶來一定風險。

第二，總賬流程管理效率低下。傳統(tǒng)財務共享中心對各分子公司的財務工作核算量極大，耗費大量的人力物力，同時由于核算工作由人員進行處理，核算錯誤的事項屢見不鮮，容易給企業(yè)的發(fā)展帶來風險。

第三，應收賬款流程不合理。傳統(tǒng)的財務共享模式，財務共享中心人員根據(jù)自身的經(jīng)驗對客戶情況進行判斷，并在收集各類數(shù)據(jù)的基礎上確定是否賒銷，之后由人員開展收款管理，這樣的方式容易產生對客戶判斷的主觀因素影響，對部分風險較高的客戶也開展授信，給企業(yè)帶來較高風險。同時，在對客戶的相關信息進行采集與處理的過程中，企業(yè)耗費大量的時間，導致成本居高不下。

第四，應付賬款管理不完善。傳統(tǒng)應付賬款管理中要求采購部門在與供應商進行談判之后，對供應商的各類信息進行采集，并結合供應商的特點將供應商信息錄入系統(tǒng)，由人員錄入系統(tǒng)的方式導致效率低下，所耗費的信息較為片面。同時在后續(xù)的發(fā)票管理、付款管理等環(huán)節(jié)，通過人工的方式進行管理容易導致效率低下。

第五，基礎流程不完善。在財務共享的模式下，人員培養(yǎng)流程及智能系統(tǒng)開發(fā)流程都發(fā)生較大轉變，部分財務共享中心不重視人員的培養(yǎng)，導致企業(yè)人才流失的問題嚴重。同時，部分財務共享中心在建立智能系統(tǒng)之后，沒有對智能系統(tǒng)進行動態(tài)升級，不利于讓財務智能系統(tǒng)適應時代發(fā)展的要求。

二、智能化財務共享中心關鍵流程改進建議

（一）費用流程改進

財務共享中心最基礎的功能是實現(xiàn)對費用的報銷，費用報銷功能是傳統(tǒng)財務共享中心模式下業(yè)務量最大的一環(huán)。在傳統(tǒng)模式下，在人員對于各類票據(jù)進行檢查和審核的基礎上開展報銷。智能化模式下能夠借助智能系統(tǒng)自動檢測出憑證情況并實行審核，大幅提高審核的效率和質量，能夠防范報銷作假，減少財務風險，更好地管理企業(yè)的費用。

第一，通過電子發(fā)票的方式降低人力成本。隨著我國稅收管理體制不斷發(fā)展，電子發(fā)票在未來將得到普及。電子發(fā)票不僅能夠節(jié)能降耗，還能夠有效提高報銷數(shù)據(jù)準確性，確保票據(jù)準確，大幅提高報銷效率。在電子發(fā)票普及的背景下，能夠借助信息系統(tǒng)識別發(fā)票，實現(xiàn)自動化報銷，大幅降低了掃描和裝訂的成本。電子發(fā)票的使用是未來財務管理發(fā)展的趨勢，也是智能化財務共享發(fā)展的方向。同時，除了電子發(fā)票之外，在信息技術支持下未來可以借助語音識別技術自動完成對人員系統(tǒng)的登錄。語音識別技術通過識別錄入者的語音生成相應的電子信號模板，并在人員登錄系統(tǒng)時通過采集系統(tǒng)中的信號模板進行判斷和比對，分析相關人員是否具有信息操作的權限。通過這一方式能夠避免在登錄系統(tǒng)時密碼被盜或由他人報銷的問題。在登錄費用報銷系統(tǒng)后，企業(yè)員工要以個人身份登錄到報銷模塊中，選擇要報銷的部分。在報銷模板提供了標準化的填寫內容，員工將報銷的各項內容逐項填寫，填寫完畢之后由系統(tǒng)對報銷內容自動分類，并流轉至下級的報銷平臺，下級人員能夠查看該筆報銷的相關信息，并根據(jù)報銷信息對比申請人的職務等方面因素，設置恰當?shù)膶徟鞒獭Ｈ绻到y(tǒng)識別報銷人為普通員工，則報銷審核要經(jīng)過多級的人員審核。如果職務較高，則可以跳過低級別人員的審核。在人員審核費用支出之后，由信息系統(tǒng)自動對比預算是否符合要求，若符合預算的情況，則將電子發(fā)票接入系統(tǒng)后識別發(fā)票，減少人為操作的失誤問題。

第二，通過OCR 掃描技術獲取發(fā)票信息。當前電子發(fā)票還沒有普及，還有大量的票據(jù)要求通過OCR 技術進行識別和處理。在應用智能化財務共享模式下，通過OCR 掃描方式將信息掃描上傳至系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票的特點對信息進行分類。標準化的電子發(fā)票可以通過平臺直接上傳，對于需要二次處理的紙質發(fā)票則根據(jù)軟件中相關模塊對發(fā)票進行識別，并根據(jù)不同發(fā)票類別儲存到系統(tǒng)中。在這一過程中，OCR 技術發(fā)揮著重要的作用，能夠對各項信息進行識別和處理，提高管理效率[1]。同時要進一步對發(fā)票內容進行復核，由智能化系統(tǒng)對發(fā)票的金額進行檢查，并完成網(wǎng)上發(fā)票查驗工作，根據(jù)查驗的相關信息以及票據(jù)金額、報銷金額等進行比對，通過比對之后由系統(tǒng)自動開展賬務處理并生成報銷憑證。RPA 技術實現(xiàn)對資金的結算工作。在傳統(tǒng)的報銷流程中，會出現(xiàn)報銷業(yè)務量較大而工作滯壓的問題，這類問題不僅給財務人員帶來壓力，還大幅降低了工作效率。借助RPA 能夠有效解決這類問題，RPA 系統(tǒng)根據(jù)申請者的信用等級劃分對人員的審核優(yōu)先級，信用等級的劃分主要是由人工智能技術在每次人員報銷之后，由系統(tǒng)自動記錄相關報銷人員信息并分析報銷業(yè)務事項、金額等方面是否準確，歷史準確率較高的人員信用等級較高，在費用報銷時也優(yōu)先審核，通過這樣的方式能夠鼓勵人員盡可能控制報銷流程中的失誤。

（二）總賬流程改進

在智能化財務共享模式下優(yōu)化總賬流程，能夠大幅提高管理效率，保障管理質量。通過對原始數(shù)據(jù)自動采集、識別、錄入，借助RPA 技術完成對各類數(shù)據(jù)的合規(guī)處理。

第一，對原始單據(jù)進行數(shù)據(jù)采集傳遞。企業(yè)在發(fā)生各類業(yè)務事項產生票據(jù)之后，借助影像掃描技術轉化為影像資料，由各分子公司的領導在ERP 系統(tǒng)中對票據(jù)進行初步審核，以保障票據(jù)信息的真實性和準確性，之后，信息提交至RPA 系統(tǒng)，RPA 系統(tǒng)借助圖像識別技術，根據(jù)圖像相關信息完成對票據(jù)的分類，并提取其中的關鍵信息，辨別紙質票據(jù)的真?zhèn)巍Ｍㄟ^對票據(jù)的識別、分類、比對，實現(xiàn)對票據(jù)的自動化初審[2]。

第二，憑證智能化錄入。在系統(tǒng)采集完各項數(shù)據(jù)之后，從憑證中提取關鍵信息進行識別，包括摘要信息、單價、金額等相關信息，并自動生成記賬憑證，同時借助信息系統(tǒng)自動完成后續(xù)的賬務處理工作。

（三）應收流程改進

通過對應收賬款管理流程進行梳理可知，當前大部分集團開展應收賬款管理工作要經(jīng)過客戶管理、合同管理、結算管理的閉環(huán)管理。在智能化財務共享模式下，企業(yè)要實現(xiàn)端對端管理，讓應收賬款管理的全流程實現(xiàn)自動化處理，通過這一方式能夠有效提高財務共享管理效率，并實現(xiàn)對關鍵控制點的集中管控。

第一，建立客戶信用體系。企業(yè)的賒銷產生應收賬款，如果管理不當很可能產生呆壞賬風險。賒銷產生的根本目的是擴大企業(yè)銷量，但與此同時企業(yè)要控制呆壞賬發(fā)生的問題，最大限度控制收款風險。企業(yè)通過構建客戶信用體系的方式，能夠對客戶的經(jīng)營狀況進行評估和監(jiān)控，有效控制客戶的風險。在RPA 系統(tǒng)中，可以借助RPA 技術對客戶關系管理系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)進行整合，按照預先設定的關聯(lián)規(guī)則算法，根據(jù)企業(yè)的授信評價標準，在收集客戶各類信息的基礎上自動對客戶進行評價。若客戶存在信用風險，由RPA 自動篩選出不符合賒銷要求的客戶，對這類客戶應避免賒銷。同時借助RPA 技術能夠實現(xiàn)催收管理的提示，當客戶到達付款期限時，通過RPA 技術能夠自動予以相關人員提示，要求人員予以催收。

第二，實現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集。在業(yè)務部門簽訂合同之后，若簽訂賒銷合同，就生成了應收賬款的流程。客戶關系管理系統(tǒng)會對客戶的各類信息進行全面采集，包括客戶的采購信息等方面信息，并通過對客戶數(shù)據(jù)進行分析，結合RPA 系統(tǒng)判斷的結果分析合同是否在授信范圍內，若在授信范圍則通過審核，反之，不接受相關合同。客戶關系管理系統(tǒng)能夠準確收集客戶各方面信息，形成跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集機制。借助RPA 技術將相關客戶的相關數(shù)據(jù)及時更新到客戶關系管理系統(tǒng)中，能夠降低傳統(tǒng)人工更新各項數(shù)據(jù)導致誤差率高問題。

第三，實現(xiàn)自動開票與對賬。在合同訂單通過之后，合同會通過影像掃描技術提取相關關鍵數(shù)據(jù)，同時業(yè)務人員也能夠在信息系統(tǒng)中導出開票相關數(shù)據(jù)，各分子公司通過系統(tǒng)確認開票信息的真實性、準確性。確認之后將確認開票申請傳遞給審核崗，審核完成之后由RPA 系統(tǒng)自動完成開票并自動生成對賬行單與客戶開展對賬。

（四）應付流程改進

針對應付流程的特點，財務共享中心在設計應付賬款流程智能化時要充分借助RPA 技術對應付賬款實現(xiàn)自動管控。應付賬款流程重點包括采購管理、發(fā)票管理、支付管理三大模塊，三個模塊都可以充分借助RPA 技術實現(xiàn)管理，從而提高應付賬款流程管理效率。

第一，采購流程實現(xiàn)智能化。采購流程作為應付賬款管理的首要環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)，企業(yè)要和供應商之間開展信息互動，并結合企業(yè)要求選擇恰當供應商。企業(yè)在開展采購交易業(yè)務事項之前，就已經(jīng)能夠通過系統(tǒng)實現(xiàn)對供應商相關數(shù)據(jù)的集成，并且相關數(shù)據(jù)能夠與ERP 系統(tǒng)實現(xiàn)對接。集團通常采購規(guī)模龐大、采購的種類豐富，借助RPA 技術能夠轉變傳統(tǒng)模式下采購人員頻繁修改供應商數(shù)據(jù)而導致人力、物力大量損耗并且效率低下的問題，讓供應商數(shù)據(jù)自動錄入，僅需要在智能化系統(tǒng)中編寫供應商文檔和表格對應的爬蟲程序，采購部門在與供應商談判以及招標過程中所發(fā)生各類程序數(shù)據(jù)通過爬蟲程序自動進行查詢，采集完成之后在RPA 系統(tǒng)觸發(fā)編碼指令，根據(jù)不同供應商的特點生成唯一的編號數(shù)據(jù)，編號數(shù)據(jù)對供應商的相關情況進行更新，降低了傳統(tǒng)人工管理流程中手工操作的工作量，大幅提高管理工作效率及準確性[3]。

第二，發(fā)票流程實現(xiàn)智能化。在應付賬款的管理流程中，傳統(tǒng)模式下發(fā)票管理的工作量最大，人工要對大量的發(fā)票進行審核，耗費大量人力、物力。借助智能化技術能夠通過OCR 掃描對各類發(fā)票進行掃描并轉化為電子影像，并對發(fā)票的發(fā)票號、單位名稱、發(fā)票代碼、金額等信息進行提取。在提取發(fā)票信息之后，由RPA 系統(tǒng)對各項發(fā)票的數(shù)據(jù)和格式進行檢查，分析發(fā)票的準確性。如果發(fā)票通過了校驗規(guī)則，則對發(fā)票真?zhèn)芜M行查驗。RPA 能夠根據(jù)發(fā)票代碼，在稅務官網(wǎng)的查詢平臺中查驗發(fā)票的真?zhèn)巍Ｈ绨l(fā)票信息異常，則通知由人員進行處理，若完成發(fā)票查驗，則匹配相關的入庫信息、訂單信息，匹配成功后將發(fā)票納入抵扣認證的范圍。在發(fā)票管理中，借助RPA 技術能夠大幅提高發(fā)票管理效率，使得發(fā)票管理全流程實現(xiàn)自動化處理。同時，通過RPA 技術的使用，能夠大幅提高發(fā)票處理的準確性，避免發(fā)票信息錯誤且人員在審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)帶來的風險。

第三，支付環(huán)節(jié)智能化。在支付環(huán)節(jié)涉及核算和結算環(huán)節(jié)，發(fā)票管理流程結束之后，RPA 技術能夠根據(jù)相關會計規(guī)則自動填寫分錄，并結合相關數(shù)據(jù)生產電子記賬憑證，由財務共享中心的結算崗根據(jù)憑證辦理資金結算。智能系統(tǒng)的背景下，RPA 技術能夠不間斷處理發(fā)票的各類數(shù)據(jù)，同時還可以借助銀企直聯(lián)系統(tǒng)在網(wǎng)上銀行發(fā)出相應的付款指令，并根據(jù)付款指令完成付款操作。付款操作完成之后就完成了整個應付賬款管理流程，借助RPA 技術不僅可以大幅提高工作效率，還可以有效控制資金結算的風險。

（五）基礎流程改進

第一，優(yōu)化人才培養(yǎng)流程。在智能化財務共享模式下，財務人員的工作要點有了較大轉變，很多財務人員面臨失業(yè)。為了避免企業(yè)大量人才流失的問題，企業(yè)要優(yōu)化財務人員的培養(yǎng)流程，促使財務人員實現(xiàn)轉崗。對于中高層的財務人員，讓其轉為管理崗位，為企業(yè)的戰(zhàn)略管理、財務分析等方面工作提供支持。對于基層財務人員，可以讓其轉向銷售、采購等方面的崗位，借助其對財務工作的敏感度，在各環(huán)節(jié)應用財務思維開展工作，促使企業(yè)有序實現(xiàn)財務人員的轉型。

第二，優(yōu)化智能系統(tǒng)建設流程。在智能化財務共享中心模式下，借助人工智能系統(tǒng)相關技術，能夠對各項財務數(shù)據(jù)進行分析與處理，在未來，企業(yè)還要進一步優(yōu)化對系統(tǒng)的開發(fā)管理。隨著信息技術的發(fā)展，RPA 技術也將不斷完善，人工智能的發(fā)展還面臨巨大潛力。企業(yè)要結合各項業(yè)務的實際特點對流程中的關鍵環(huán)節(jié)進行分析，動態(tài)優(yōu)化企業(yè)的智能系統(tǒng)管理流程，讓智能系統(tǒng)為企業(yè)提供更有價值的服務。

結語

在人工智能時代，智能化財務共享中心被越來越多企業(yè)應用。對大型集團企業(yè)而言，要借助人工智能技術全面升級財務管理體系，通過對智能化財務共享中心建設，以RPA 技術為核心對集團各項財務共享中心的工作流程進行優(yōu)化，能夠大幅提高財務共享中心各項工作的附加值。本文通過研究發(fā)現(xiàn)，在開展財務共享中心建設過程中，要讓智能化財務共享中心發(fā)揮更大的價值，就要通過推動管理流程的優(yōu)化，提高信息質量，解決人工操作帶來的問題，將大量重復、標準化的工作實現(xiàn)機器人自動管理，從而達到降本增效的目的。