內控視角下醫院職工薪酬管理的薄弱環節及應對措施

孫蕊 李天舒 首都醫科大學宣武醫院

引言

自2014 年1 月起，行政事業單位開始全面實施《行政事業單位內部控制規范（試行）》〔2012〕21 號文件，這標志著內控概念首次在行政事業單位的成功引入，自此強化內控手段將成為防范舞弊和日常錯誤的重要手段。薪酬是指醫院職工在完成規定的工作后而獲取到的酬勞。醫院薪酬發放的范圍包含在本單位工作的醫護人員、醫技人員、行政后勤人員、編外聘用人員、臨時聘用人員和離退休人員等諸多身份的工作人員。根據醫院相關管理制度的要求，醫院職工薪酬的發放具有統一的發放標準，它是根據每位職工的工作崗位、工作時間和工作內容來具體衡量相應的發放數額。實施薪酬內控管理的主要目標為激勵在職職工為提高醫院服務患者的質量水平和工作效率而努力工作。

醫院職工薪酬主要分為以下三大類：首先是固定時間發放的工資薪酬、月度季度或年度績效等；其次是各類津貼補貼以及“五險一金”等；再次是科研教學課題等事項發放的人員績效和勞務費等。由于醫院規模各不相同，薪酬發放規律和組成結構也存在差異，但醫院發放薪酬必定是在醫院管理中心的管理制度框架和工資總額控制之下平穩進行的活動。

近年來，內部控制手段逐漸在公立醫院日常運維和審計中不斷被應用，它是在實踐中不斷被測試、調整和完善的現代管理手段，常用于防范舞弊和日常錯誤的產生。公立醫院職工薪酬發放存在其特殊性，首先，其資金性質為由財政補助資金和醫院自有資金混合組成。其次，因醫院規模較大、職工較多導致工資薪酬發放規模均為上千萬的體量，因而存在較高內控風險，一旦該環節的風險失控后，其后果不堪設想，必然會對醫院造成重大的資金損失、聲譽損失和利益損失。本文將借鑒經典的COSO 框架，開展針對職工薪酬支付的內控研究，分別從內部控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和內部監督五大方面進行研究和討論。

一、內部控制環境

公立醫院薪酬發放環節的內部控制環境主要包含薪酬發放的現實情況、財務人員的職業現狀和內控管理辦公室在組織框架中的缺失三個方面。

（一）薪酬發放的現實情況

公立醫院屬于公益二類的非營利性事業單位，其職工的工資項目應按照國家規定的工資項目執行。目前包含崗位工資、薪級工資、各種津貼補貼項目、不同時間段的績效工資以及各類科研課題咨詢費和勞務費等，每個月職工工資條需分別列示十余種工資項目，其工資發放項目之多令人咋舌。此外，薪酬發放流程較緊迫且其工作量大。在醫院薪酬發放的流程中，財務處處于流程的末端，每個月月末人事處和相關責任科室下達工資變動單據至財務處，由財務處負責錄入薪酬系統、批量調整變動工資數據、在進行數據匯總后由財務處負責完成薪酬的發放工作。通常情況下，在較短的規定時間內，財務處需完成大量基礎錄入和稽核工作，才能完成薪酬發放全流程，時間緊且任務重。

（二）財務人員的職業現狀

薪酬核算專員肩負著對工資數據進行調整和監督的職責，相較于其他會計從業資格所要求的職業道德之外，該工作崗位更加強調公平性、公正性以及安全性的職業原則，這是薪酬核算內部控制中重要的基礎環節。因醫院信息化建設尚未完全覆蓋，目前仍然存在部分醫療機構的工資薪酬和勞務費計稅系統處在手工表格核算的階段，該流程不僅可能存在薪酬核算人員無意識的手工核算差錯，也可能存在故意性貪污舞弊的可能。因而說，致力于提高從業人員職業素養和工作能力是加強內部控制環境的重要手段。此外，財務人員由于長期伏案于手頭的具體工作，可能缺乏相關法律基礎常識和風險意識，這就可能導致內控失效以及舞弊的出現。

（三）內控管理辦公室在組織框架中的缺失

在內部控制框架設置中如何確定與劃分各職能科室的職責是內控中至關重要的環節。在醫院薪酬發放流程中應構建從人事處、績效辦、財務處和內控管理辦公室的組織框架體系。人事處（績效辦）負責制定工資和績效薪酬的發放標準、落實薪酬政策的變革和下達工資績效的應發標準；財務處作為工資薪酬的實際執行科室，負責落實人事處的工資績效調整方案并負責稽核實際發放金額。內控管理辦公室應單獨設置，獨立于財務處和審計處，負責落實薪酬管理的內控手段，強化風險管控，切實杜絕舞弊的存在。但目前公立醫院的內控管理職責會落在財務處的機構設置上，這已經違背了不相容崗位相分離的基礎原則，也不利于內控手段充分發揮監管的效力。在此背景下，財務處不僅需要負責薪酬發放的落實，也兼顧著內控環節的監督職責。

二、風險評估

風險是指潛伏的可能發生的事項對整體事件產生的變動影響。在實際操作中，薪酬發放流程中的各個環節都面臨著內部和外部各類不確定事項的潛在影響。在風險評估的過程中，識別出潛在的風險是最為重要的環節，其次是預估其可能的影響程度和范圍。

（一）薪酬發放職能科室流程不規范的風險

在薪酬發放的全流程管理中，涉及多個職能科室的多個具體負責人，例如人事處、房管辦公室、保衛處、離退休辦、工會、總務處和財務處等多個職能科室，如果沒有具體的工作職責和薪酬標準作為行為約束準則，不具備流暢合適的工作流程，那么很容易出現工作互相推諉和工作內容沖突的潛在風險。例如新入職職工和離退休職工的時間節點的確認問題，人事處、房管辦公室和離退休辦等科室如果對起薪和停薪時點的確認標準不一致，可能存在發薪和扣薪項目的計算是否合規準確等風險點，必然會影響到員工的個人利益。

（二）薪酬發放審核不到位的崗位風險

薪酬發放流程中內控制度要求需單獨設立薪酬核算員和薪酬審核崗，以滿足不相容崗位互相分離的內控要求。目前部分醫院存在由薪酬核算會計一個人負責錄入工資系統、匯總發放數據，薪酬審核崗負責稽核部分人為手工錄入的薪酬數據，這種情況下容易發生人為失誤卻無法被稽核發現的風險，如果薪酬核算員和薪酬審核崗互相勾結串通甚至會發生徇私舞弊的風險，那必然會喪失不相容崗位互相監督的管理初衷。

三、控制活動

控制活動是指為了將風險降低到可控范圍內所實施的必要活動，其目的是最終實現事件的目標。針對薪酬發放內控流程的控制活動分析見下。

（一）人事處實施的控制活動

人事處作為員工工資薪酬管理的第一責任科室，其主要職責為制定并實施薪酬發放標準和全面負責醫院薪酬預算管理工作。在人事處的控制活動中，首先，其應在人事系統中錄入所有員工的人員變動和薪酬浮動情況，如針對員工入職和離職時間點的確認、人員職稱職務級別浮動等信息，人事處應制作院內統一的“職工人數及工資總額變動表”分別下發至相關職能科室，以確保各歸口管理科室執行統一的數據變動表，并且月末和財務處進行互相對賬。其次，人事處應就每個月全院工資薪酬發放總額情況，分析院級預算執行進度和工資總額的執行情況。

（二）財務處實施的控制活動

1.財務處崗位設置的控制

根據內控制度不相容崗位相互分離的原則，薪酬錄入人員、薪酬審核人員以及出納崗位應分別獨立設置。（1）薪酬錄入人員為人事處和財務處溝通工作的橋梁，其應該在收到人事處下達的工資調整清單時做好交接記錄，然后根據原始資料清單進項工資賬套系統的調整。（2）薪酬審核人員應該根據原始資料清單來稽核財務處工資賬套，切不可實施抽查原則，應審核人員增減變動情況是否屬實，同時逐一審核工資項目變動情況是否有依據，通過審核的控制活動，盡量避免因人為失誤所導致的財務數據失真，進而損害員工切身利益。（3）薪酬審核完成之后，應該由薪酬錄入人員在工資賬套系統中進行“復核結賬”，以防其他人篡改數據信息。（4）薪酬錄入崗根據銀行代發要求生成工資代發文件，經薪酬錄入崗、薪酬審核崗、財務處負責人、人事處負責人和主管院長以及院長聯名簽批后，出納崗位復核銀行單據與財務工資匯總表確保金額一致后再執行銀行支付環節。

2.薪酬錄入崗“四位一體”的控制

運用現代化思想重新審視薪酬管理的內控建設思路，創建“管理制度化、制度表單化、表單流程化和表單信息化”的新型控制活動。（1）管理制度化要求醫院薪酬內控管理制度應該落實在實際管理過程中，逐漸從粗獷型管理模式蛻變為精細化管理模式，同時將風險管理的思想納入醫院的薪酬控制活動中。通過管理制度化實現降低薪酬管理過程中存在的風險，降低醫院的管理成本。（2）制度表單化是指管理專員應該根據預定的工作流程和風險管控重點制定相應的備忘錄文件和電子文檔，這是落實管理制度流程化和標準化的重要途徑。工資薪酬審核表單應重點稽核每個月人員的變化、每個月重大事項原始資料（生育津貼或補住房補貼等重大變動）的變動以及需要分期扣款應扣未扣的人員信息備案表（應重點體現人員姓名和事項的總金額、已扣金額和未扣金額）。在實際發放工資薪酬之前，務必更新并逐一核實相關備忘錄，防止人為失誤造成員工的不必要利益損失。（3）表單流程化是指將非結構化的表單轉化為可以嵌入OA 協同系統的結構化表單，可以有效界定各職能科室之間的職能權責。通過實現表單流程化，可以有效識別出風險來源和風險點，以切實可行的表單流程取代原先互相推諉職能不明的流程，然后通過持續不斷的優化和改進，最終實現薪酬管理的風險控制。（4）表單信息化是指通過各類信息系統實現流程線上的控制，一方面切實落實控制節點，另一方面通過“無紙化”辦公節約總體行政成本。在登錄薪酬管理系統時，錄入人員和審核人員應獨立設置賬戶口令，獨立崗位設置互相牽制、互相監督，通過電子賬套完成工資明細表的基礎錄入和審核工作。此外，針對部門科室設置和人員信息字典庫以及工資浮動數據，醫院應建立統一的可傳輸信息的數據庫，盡量減少職能科室之間手工傳遞單據，以防手工書寫不規范、不清晰導致的信息傳遞有誤。在實現數據導入導出功能后，財務處只需二次確認信息無誤即可，這樣既可以提高辦公效率，又可以減少犯錯的可能。為確保職責清晰，科室之間可通過留存簽字打印版本存檔以備查閱。

3.定期輪崗制度的控制

根據內控管理制度的要求，財務處重點崗位應該定期輪崗，以防產生舞弊等不良行為。如果財務人員長期任職于同一個工作崗位，雖然可以通過不斷熟悉工作流程來提高工作效率，但是也會形成心理上的倦怠、缺乏不斷創新學習的內驅力，甚至可能會全面掌握該崗位的內控漏洞以致發生損害醫院和職工切實利益的行為。通過實施定期輪崗制度，職工本人不僅可以拓展個人工作范圍，提升綜合工作能力，也可以為科室梯度建設儲備合適的人才。此外，因為薪酬核算崗為高風險重點崗位，該職員和職員親屬的工資績效等應為重點審核事項。為了防止徇私舞弊等行為的發生，財務處應該切實落實薪酬崗位定期輪崗的內控要求，確保醫院國有財產的安全。

四、信息與溝通

信息與溝通是醫院內控管理中重要的基礎，其中每個環節都離不開高效和清晰的信息傳達，各級部門之間應該形成良好的溝通渠道。從人事辦公系統、薪酬核算系統到財務記賬系統之間，不同的信息系統應該建立更為緊密的數據接口，進一步方便數據的傳輸，同時確保各個系統再次進行數據核實工作。在互聯網時代的大背景下，僅僅依賴紙質資料完成數據的傳遞早已落伍，醫院應該加強信息系統的建設，創建更加高效的溝通渠道，同時也可以將內控手段內嵌至業務流程中。

五、內部監督

薪酬支付的內部監督作為內控管理措施的最后一個環節，同樣是最重要的關鍵環節。監督手段可以主要分為兩大類，一方面為來自員工的直接監督，另一方面為來自審計等部門的間接監督，以及工會代表大會的監督職能。每個月職工在收到工資條之后，都會對自己的工資情況進行進一步核實與監督，甚至會與同事之間進行橫向對比，如此透明化的管理就是員工直接監督的最有力保障。與此同時，作為更加具備專業能力的審計和紀檢監督部門同樣應該充分發揮其作用，對薪酬發放的各個環節實施專項審計，切實落實內審的重要職能作用，促進醫院加強資源的有效利用。工會代表大會制度要求規定時間段全院公布相關醫護和職能管理部門的平均薪酬水平，通過充分的公開管理制度進一步完成監督職責，保護全體職工切身利益。

結語

醫院內部控制建設是一項復雜且艱巨的工作，高效穩定且可操作的內控體系建設必然會增強醫院整體管理水平。醫院職工薪酬的發放是涉及每一位職工切身利益的重要且頻繁的事件，建立一套高效且準確的內控管理制度，創造一個公平和公正的內部工作環境，是預防舞弊和貪污的有力手段，也是醫院在醫療改革大背景下可以健康全面發展的重要保障。