醫藥企業財務共享系統的風險管控方法研究

摘??要：醫藥企業財務共享服務模式的意義在于對下屬各個公司進行整體財務管理，與總部為中心展開財務管理，可采取標準化的服務模式，全方位管理企業。伴隨財務共享模式在我國多個企業逐漸應用，醫藥企業均廣泛應用財務共享系統，進一步推動企業整體發展水平。財務共享服務模式習，醫藥企業需深入變革，調整企業組織架構，但不合理的調整方式會增加財務風險。針對醫藥企業面對的財務風險，企業還需認識到財務工作的問題，并及時防范內部管理的風險，將財務共享系統的功能全面發揮，促使醫藥企業在安全的環境下發展。本文基于財務共享服務的特點角度出發，研究系統對企業的價值。評估醫藥企業財務共享系統的風險，自系統風險及業務風險、資金風險三個方面論述，提出風險管控策略，為企業財務共享系統風險管控提供幫助。

關鍵詞：醫藥企業；財務共享系統；風險管控；管理策略

中圖分類號：F426.72;F406.7??????文獻標識碼：A??文章編號：1005-6432（2023）23-0000-04

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2023.23.000

1??引言

隨著我國市場經濟體制不斷完善，為各個企業發展提供廣闊的空間。經濟主體活性被激活后，入住市場的企業數量不斷增多，企業之間的競爭更為激烈。醫藥企業在市場經濟環境下，為健康穩定發展，需要企業展開內部管理及控制，有效展開內部管理是企業發展的基礎，屬于一項綜合管理工作。財務工作與企業各個部門具有密切的聯系，醫藥企業為適應市場經濟發展，應當貫徹落實業財融合發展理念，將財務管理工作融入業務活動，使財務管理范圍不斷拓展，使財務管理活動獲得業務支持[1]。信息化時代環境下，數據管理成為日常工作的常態，企業應當確保信息的價值，使企業在市場競爭中獲得較高優勢。本文對財務共享忒點及作用進行分析，分析企業財務管理中的風險，針對性提出管控措施，為醫藥企業穩定發展奠定基礎。

2???財務共享的特點及作用

2.1???特點

財務共享是在企業總公司及分公司建立財務共享平臺，各個單位登錄系統后，總部對下屬單位進行業務流程管控及財務流水管控，財務管理作為子公司管理的要點，企業應當在實際工作中對問題進行討論，將其中的流程再造，以集束化的?方式處理財務問題[2]。財務管理特點包括以下三種。其一，一致性。醫藥企業所采取的財務共享模式需要將分散的業務重新整合，持續提升企業的財務核算能力。規避企業不必要的財務風險，降低企業經營期間的成本，持續提升企業收益。其二，技能性。企業建立財務共享信息化平臺，實施財務共享服務，技能指的是財務共享系統的功能豐富。其三，規模性。醫藥企業所實施的財務共享模式需要大量處理重復性業務，將管理模式的效益發揮，并節約企業大量的成本，提升企業經營效率，促進企業達成經營目標。

2.2??作用

其一，縮減企業運營成本：過往企業中的子公司財務人員進入總公司，實施全面的財務核算，但過往核算流程較為負責，涉及的流程多，總公司管理面對的困難多。構建財務共享中心，可統一對下屬單位的財務進行管理，且不影響業務開展情況，總部直接對財務支出進行審核，縮減子公司審核不必要的流程。其二，提升財務管理效率：企業構建財務管理系統，實現財務流程標準化、流程化，避免信息傳遞發生差錯，提升財務信息的準確度。企業制定財務核算機制后，縮短子公司及總公司的財務匯總周期，財務核算效率提升，其中具有價值的財務數據也會提交給管理層。其三，調整企業財務模式：構建財務共享中心的意義是對企業財務管理流程進行重塑，縮減企業財務工作者的工作量，使傳統財務會計向管理會計轉型，發揮管理會計的功能，對醫藥企業財務轉型提供幫助。

3???財務共享系統的典型風險

3.1??戰略風險

企業建立財務共享模式時，應當明確戰略位置，建設財務中心管理制度，在財務共享中心建設后，部分企業的戰略性投入不足，沒有選擇合適的地址，導致企業的財務管理模式沒有辦法達到最佳的效果，甚至對企業發展產生阻礙，導致企業面對較多的財務風險，不同企業關注問題存在差異，部分企業注重成本管理，也有企業關注風險管理。企業的目標不同，財務共享中心選址上沒有全面管控，導致選址不準確引發戰略風險。建模方法不合理也容易引發風險，財務共享中心根據戰略技術路線轉型，根據覆蓋范圍設置區域共享模塊及板塊共享模式，并選擇適宜的建模方法，以自身要求為基礎達到戰略定位的目的。

3.2???組織風險

企業建立財務共享模式后，財務管理模式不斷發生變化，還需對組織架構進行梳理，設置相關的權責部門，對其中的組織架構進行調整，組織變革期間面對的風險較多，伴隨財務共享中心建立，各個分支機構財務權限增高，一定程度上影響企業內部分結構的利益，一旦組織不科學，并未構建利益機制，企業發展及變革的阻力提升。每個部門工作內容不同，職能較為混亂，導致組織風險不斷凸顯。

3.3???流程風險

財務共享模式將過往以部門為中心的運行模式打破，構建起以業務為中心的財務流程模式，但此模式也可能面對風險。其一，流程問題：在設計流程期間，企業沒有明確的流程設計標準，而是根據自己的需求隨意對流程進行設計，并未與企業下屬機構進行協商，導致內部矛盾不斷激化。企業雖構建財務共享中心，但實際應用面對的困較多，系統中的各流程銜接不到位。其二，部分企業的流程管理理念較為滯后，在認知上存在誤區，認為財務共享模式并未有效融入財務工想理念，財務共享也無法有效控制企業的成本。

3.4???信息系統風險

財務共享以技術為基礎，若技術不足則無法達成企業的財務共享目標。企業在財務系統建設期間，需明確其中的重點，構建財務總賬系統及下屬管理系統，下屬管理系統負責傳遞財務信息，總賬系統則是對信息進行整合，分析下屬企業面對的風險。下屬子公司面對的常見風險是系統集成化不足，無法與財務共享系統銜接，也無法有效發揮數據信息的價值。財務共享系統建設風險性高，設計上存在明顯的缺陷，無法保持穩定的運行狀態。伴隨數字化技術發展，財務管理系統的風險也隨之發生變化，但總體上看，財務共享系統受到其他硬件設備影響，發生信息發送延遲的風險高。

綜上，基于典型風險基礎上，醫藥企業應當以上述風險為基礎，分析本企業在經營過程中及財務共享系統建設的風險，及時對問題及進行分析，為后續財務共享系統問題處理提供支持。

4???醫藥企業財務共享系統的風險分析

4.1??系統風險

醫藥企業財務共享系統建設缺乏統一性規劃，各個子公司采取的財務軟件存在差異，其中的信息共享效率低。財務共享系統在運行期間，部分數據被多個部門重復性使用，降低工作效率的同時，也無法保證數據的準確性。醫藥公司常見的財務管理軟件包括用友、采購軟件系統及金蝶系統等，在軟件管理期間若數據接口不正確，無法將其中的軟件有效連接[3]。醫藥企業財務共享系統在建設后，依舊無法將子公司的財務系統整合，成為一個統一的管理系統。企業管理層也要對部分財務數據進行多方面解讀，基層財務管理人員通過軟件技術輸入原始數據，在數據整體過程中，主觀因素失誤會導致數據偏差，對管理層決策產生影響。隨著財務軟件數量增多，系統維護成本隨之增高，部分財務管理者在使用軟件時，其中存在功能重復性問題，導致財務管理效率不斷降低，各個子公司溝通不順暢。建設財務共享系統后，財務管理模式也隨之發生改變，過往部分管理流程可繼續使用，但不合理的問題也要積極調整。醫藥企業的規模不斷拓展，下屬分公司數量增多，在流程變革上也存在明顯的問題，主要是管理流程繁瑣，增加財務管理風險。醫藥企業在財務共享系統建設中，對財務管理流程細致設計，導致財務工作人員的工作量增加，財務管理工作變得繁重。對此，財務共享系統在應用過程中也要注意防范系統風險。

4.2???業務風險

企業的業務開展期間，發生違規風險的概率高，財務共享中心是財務管理單位，對業務管理不足，無法有效審核業務水平，導致合同違規風險增高，部分人員對合同進行偽造，導致醫藥企業的利益備受損失。財務共享狀態習，分支機構向總部傳遞信息，分布財務管理能力一般，針對企業的突發問題無法及時處理，發生壞賬的概率高[4]。客戶也可能發生信用風險，主要是財務共享中心與企業日常經營脫離，導致客戶經營、財務、信用情況無法有效核實。若客戶缺失信譽，應收賬款的回收難度將進一步增加。企業在報銷單據管理期間，也容易面對風險，報銷人員填寫的內容不全面，配置相關的票據，審批后傳遞給財務共享中心，共享中心審核項目金額后，對發票規范性及合規性等判斷，若財務共享中心無法判斷票據的真實性，可能發生虛假票據開具的情況，隨著醫藥企業的經營范圍拓展，原料供應商數量隨之增多，分公司所在地廣泛，經營模式及財務管理方法存在差異，導致財務共享中心工作量增高，發生多付或者錯付問題。醫藥企業進入業務旺季，大量增加報銷單據，共享中心財務人員的工作量隨之增高，部分錯付的資金可以索回，但退款流程復雜也會對企業的資金流動性產生影響。

4.3???資金風險

在現代化企業經營中，醫藥企業是其中的重要組成，尤其是醫藥產品需要在全國各個地區銷售，醫藥企業的子公司數量多，業務部門與財務部門溝通，兩者溝通內容含糊不清，發生資金風險后相互推諉。醫藥企業建設財務共享中心前，過往的財務管理系統無法全面共享數據，資金利用率降低，發生資金風險的概率高。部分企業信息化建設速度慢，審批及資金申請流程復雜，并未設置監督機制，缺乏明確的審批制度，導致資金管理風險隨之增高。在財務共享系統建設后，醫藥企業對其中的資金統一管理，對企業償債的能力產生巨大的影響。財務共享后醫藥企業對資金集中管理，資金管理風險隨之增高，進一步提升企業的財務風險。醫藥企業資金監督管理不到位問題比較嚴重，企業需合理使用內部資金，并監督資金流動情況，部分企業財務共享模式在實施后，并未完成資金同步管理，也沒有設置資金審核流程，無法及時跟蹤資金流向。醫藥企業實施的考核機制不完善，尤其是資金考核指標不全，無法將醫藥企業的資金全面利用，也無法體現客觀指標。

5??醫藥企業財務共享系統的風險管控策略

5.1??管理企業財務共享系統

醫藥企業建設共享系統后，需采取有效的策略進行防控。比如，企業建立起集成化程度高的財務系統，做好現有系統財務接口對接，有計劃的對旗下公司急性財務軟件管理，將過往可用的軟件保留，或者對軟件進行升級，老舊硬件設備?需及時淘汰。針對有特殊需求的子公司，對現有的軟件進行優化。現階段醫藥企業財務共享系統部分功能模塊未上線，在對應的模塊開發前，應當提前進行測評，建立權責制度。企業也要積極吸收財務人員的建議，對建議進行匯總，并將建議整合后完善共享系統功能，滿足財務人員對系統的總體建設要求。財務共享系統建設后，醫藥企業的財務管理模式發生變化，對企業財務人員的素質提出較高的要求。企業管理人員與財務人員交流時，認識到財務管理工作面對的困境，并采取適合的處理措施，比如，加強對護理人員進行培訓，及時轉變思維，持續提升財務人員的業務水平，促進財務共享系統順利運行。醫藥企業結合業務人員能力，合理分配崗位，學習能力強的人員可進入財務共享中心學習，為后續業財融合提供支持，針對年齡較大、學習能力差的財務人員，讓其先學習簡單的財務知識，逐漸學會使用財務共享系統[5]。財務共享系統建設及設施需要對管理流程進行完善，企業總公司及子公司財務管理工作轉變到財務共享系統后，系統中的問題不斷凸顯。在財務共享系統管理上，自設計角度出發尋求內部意見。企業可建設財務管理設計小組，該小組的工作內容是制定財務共享中心的設計方案，業務人員也要參與其中，便于整合多方意見，提升財務共享系統完善性。通過有效的方法對系統進行管理，降低系統風險的同時，提升醫藥企業財務共享水平。

5.2??加強業務風險管理

第一，加強企業內部監督。財務共享模式過程中應當構建內部機制，全面監督財務共享中心的工作流程，將應收業務暴露的問題提出，設計應收賬款業務板塊，使企業的應收賬款安全得以保障。企業中的各個部門也要發揮各自的功能，對內部運行情況進行監督，并對其中的重點資料審查，改善業務管理部門的效果。企業關注合同管理，嚴格記錄合同內容，并制定相關的合同管理方案，以免私自改動合同條款導致企業利益受損。企業在財務共享中心可制定信用板塊，應收賬款部門通過系統對客戶情況進行調查，審核后給予賒銷支持。

第二，實施分權統一原則。醫藥企業結合實際情況合理對財務權限進行分配，分公司對小額賬款進行管理，及時向財務共享中心提交相關信息即可，無需進入總公司報備，子公司也要及時處理壞賬，確保企業的經營效益。企業在拓展業務后，會產生大量的應收賬款，導致企業的資金周轉備受影響。針對此類問題，需要總部商議后及時處理問題。

第三，建立信用體系。企業在多年發展中會構建客戶分級制度，市場經濟下應當對信用機制進行完善。企業實際經營中，若想在財務共享中心傳遞資料，應當設置權限，并非是所有人都能觀看客戶資料，而是業務管理人員及財務人員有權查看，評價客戶信用等級。

第四，完善風險評估機制。醫藥企業對各類業務資料進行匯總，保持業務操作的規范性，提升業務推進水平。在市場經濟下，企業風險應對能力差。企業建立全面的風險控制體系，縮減管理成本[6]。企業需將付款業務融入考核領域，以定性、定量角度進行分析，發現其中的問題，提升企業風險控制水平。

第五，企業需落實授權及審批制度。企業為控制風險，構建授權機制，將其中的崗位分離原則落實，加強內部分離體系控制，嚴格完成審批，并明確各個責任人的主體責任，責任人在各個環節內相互監督管理，及時對權責進行優化，一旦發生風險找到責任人，提升醫藥企業業務風險管理水平。

5.3???關注資金風險管理

第一，改善預算流程。財務共享中心及時對資金管理方案進行更新，科學規劃部門責任及人員職責。業務部門傳遞系統財務信息前，子公司管理人員嚴格審核信息，其中無明顯問題后提交給財務共享中心。根據嚴格的審批程序，審查大額資金，建立資金預算例會制度，定期展開橫縱方向對比。為避免發生較大的偏差，易發生現金流編制問題，企業需集中核算及完成資金管理，達到科學管理資金的目的。

第二，結算管理。資金是否合理使用對企業發展產生巨大的影響，企業應當嚴格開展資金結算管理，通過財務共享系統評價系統運行情況，將其中的漏洞指出，及時解決問題。也要實施資金報銷機制，提升財務人員對資金的關注度，保證報銷單據準確性，將報銷單據圖片上傳到財務共享中心，系統對相關附件進行掃描。財務共享中心人員做好信息核對及付款管理工作，以免發生人為錯位。在資金管理過程中，企業也要對稅務進行籌劃，稅務管理也是資金管理的重要組成，稅務交付不正確，容易導致企業面對罰款，企業的經濟受到較大的影響。醫藥企業數量多，子公司分布在不同的去，財務共享中心人員向下級子公司傳遞稅務政策及財務管理內容，以總公司為基礎完成下屬公司管理。財務共享中心與各個地區的稅務機關加強聯系，及時整理部門提交的稅務信息，將相關單據向有關部門反饋，并做好稅務風險防范。資金管理共享是確保企業順利融合的路徑。在醫藥企業發展中，業財融合借助業務工作，對業務工作進行動態性分析，及時有效了解業務活動開展的經費及企業的經濟效益。醫藥企業業財融合下，財務部門具有獨立支配資金的能力，實現資金集中管理，針對資金管理上的問題也能及時解決，規避資金不足或者資金過剩引發的問題。

5.4???搭建集成管理平臺，提升風險防控意識

醫藥企業在財務共享系統建設過程中，應當關注業財融合，改變過往財務信息孤島的情況，使財務與業務工作緊密融合，并形成閉環管理結構，促進其義額業務工作進展。企業在信息管理平臺構建時，應當明確下列問題。首先，應當建設安全可靠的財務信息系統，在系統建設中整合資源，持續優化系統模塊，提升系統的整體穩定性。企業也要關注內部數據對接，在財務共享平臺上，促進各個業務系統接口對接，業務端口推送業務數據及財務信息。中間數據庫作為業務及財務系統的中間，應提升信息傳遞安全性，以免業務不穩定對財務共享系統安全產生影響。醫藥企業應當在財務共享模式建設中，財務人員學習專業化知識，提升業務處理能力，管理財務人員加強職業培訓，積極考取資格證書。醫藥企業也要選擇優秀職工進入財務共享中心，不斷強化職工的系統應用能力及風險辨識能力，促進財務共享中心具有抵抗風險的能力。

6???結束語

醫藥企業財務管理在一定程度上影響企業決策及財務工作流程、成本管控，提升企業財務管理成果。醫藥企業應用財務共享模式時，存在的風險較多，若無法及時處理風險，將打擊企業市場經濟發展。面對財務共享系統應用后的風險問題，醫藥企業應當具體問題具體分析，把握問題要點，有針對性的解決問題，比如，企業關注業務風險管理、資金風險管理及系統風險管理，通過多種管理措施提升風險管控的有效性，為醫藥企業順利發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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[作者簡介]周偉滔（1989—），男，漢族，廣東中山人，碩士研究生，中級會計師，研究方向：風險管控。