檔案管理標準化實施現狀與對策分析

摘要：隨著我國科學技術的不斷發展，檔案管理模式也隨之不斷發生革新，其工作形式的創新不僅可以保障單位的經濟效益與社會效益，也對單位的發展和經營具有積極作用，有利于促進單位管理水平的不斷提升。未來檔案管理工作會持續向現代化、信息化方向發展，檔案管理標準化可為目前檔案管理工作的可持續性發展提供助益。本文收集整理大量資料并進行整合分析，研究檔案管理工作標準流程的重要意義，解決落實標準化有關政策過程中存在的問題，并提出幾點建議，以期推動單位檔案管理實現可持續發展。

關鍵詞：檔案管理；標準化；問題現狀；對策分析

檔案管理幾乎是所有單位日常工作的重要一環，具備專業性與綜合性特征，檔案管理工作的高質高效開展具有一定難度，但其對單位發展的影響不可忽視，要將檔案管理工作納入日常工作范圍，將檔案管理標準化定為工作目標，建立健全相關規章制度，保證檔案管理工作有章可循，以推動單位穩定長足建設。

一、檔案管理標準化概述

（一）定義

檔案管理標準化指的是檔案管理工作中以重復性內容為依據制定的標準總稱，是妥善完成檔案管理工作必須遵循的原則。該工作模式借助人工智能推進工作流程，是一種制定標準和規則的過程，檔案管理標準化能在同一標準的約束下進行單位檔案資料的管控，通過放大檔案資料使用價值促進單位實現長足發展，提高單位工作效率與質量。

（二）原則

檔案管理標準化具有統一性原則、適時性原則與繼承性原則。檔案管理標準化需要保證建設的標準高度統一，各項標準之間應具有明確聯系，保證內容與形式協調發展，以此為基礎保障此工作的完整程度，并使其與單位日常活動高度契合。該工作應遵循明確的適時性原則，在構建檔案管理標準化過程中需要結合單位實際情況與國家現行法律法規制度，以此保證檔案管理標準化能夠滿足單位發展需求，順應時代發展，檔案管理標準化的落實需要遵循十項基本原則。[1]

（三）內容

檔案管理標準化的內容眾多，包括檔案工作名詞術語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、檔案收集整理鑒定標準、檔案統計提供使用標準、檔案編撰出版格式標準等。依據檔案管理工作的流程與特征創作專屬于其自身的專業名詞，此舉有利于推進檔案管理工作順利進行，若能針對檔案工作名詞術語制定標準就能提高檔案管理工作效率，加強檔案管理規范性。檔案收集、整理、鑒定、統計與使用是檔案管理工作必須注重的幾個內容，對其制定標準是檔案管理工作職責范圍內的任務。除此以外檔案管理標準化還包括許多其他內容，單位應根據實際需求進行標準的制定。

二、檔案管理標準化實際價值

（一）促進檔案管理高速發展

當前我國經濟飛速發展與科技水平的不斷進步推動許多單位開始落實現代化、信息化建設，引進先進技術進行現代化檔案資料處理是大勢所趨，建立健全檔案管理標準化體系將其全面落實有利于推動檔案管理實現現代化建設，有利于檔案管理工作達到應用標準，符合單位發展需要，使其形成協調統一的結合體，從而提高檔案管理工作質量，防止出現檔案管理混亂等現象，加強檔案資源利用便利性。[2]由此可見，構建檔案管理現代化管理需要以檔案管理標準化為依據，標準化發展能促進檔案管理的現代化建設，對于檔案管理未來的發展具有積極影響。

（二）提高檔案管理科學性

檔案管理標準化對于提升該工作的科學性與合理性具有重要價值。若想使檔案管理工作的價值和有效性得到體現，就必須構建檔案管理科學化管控體系，根據單位發展情況與實際需求，制定與檔案管理工作相關的強有力規章制度，規范其技術與方法，從而保證檔案管理工作順利推進，進而實現檔案管理高效化、管理方法科學化、管理技術新穎化。全面貫徹落實檔案管理工作的相關標準，可保證與之有關的各項工作處于有章可循的局面，不僅能夠從根本上提高該工作的質量與效率，也可減少檔案丟失、遺漏、泄密等不良情況發生。

（三）提高檔案管理效率與質量

落實檔案管理標準化能使單位檔案管理質量與效率得到提高，充分節約單位人力與物力資源，落實高效、完備的檔案管理標準化制度，在有關人員調取所需的檔案材料時，檔案管理人員能夠迅速為使用者找到需要的檔案材料，從而提高檔案資料使用價值，保證檔案管理工作質量。構建檔案管理標準化體系能使檔案管理工作的整體效率得到增強，加強檔案調取的便利性，真正實現克亂求治。構建檔案管理標準化還能有效節約單位人力物力資源，可借助現代化技術進行檔案管理與調取，建立儲存量豐富的檔案數據庫，改變傳統的紙質儲存模式，此舉不僅能夠降低檔案丟失的風險，也可保證檔案管理的穩定性，以此支撐檔案管理事業可持續性發展。

三、檔案管理標準化存在的問題

（一）單位缺乏對檔案管理的重視

對我國目前的檔案管理工作展開調查分析可知，我國部分單位目前仍存在檔案管理標準化建設重視程度不足的問題，部分單位未能建立高效、專業的檔案管理隊伍，對檔案管理標準化有關理論認識不足，在日常展開工作時并不會主動對單位檔案進行有效利用，導致檔案資料使用價值不高。部分單位忽視檔案管理工作的現實意義，檔案管理工作雖只是將單位從建立初期直至今日所形成的各種文件材料進行儲存保管，但部分單位擁有的檔案資料數量龐大，若不對其進行規范化處理，就會導致檔案管理混亂，甚至可能出現檔案損壞或丟失等現象，直接對單位發展造成影響。

（二）單位檔案資料缺乏真實性有效性

部分單位內部存在的檔案資料缺乏真實性有效性，究其成因，部分單位的檔案管理工作人員在建設該部門時并未對已存在的檔案信息資料進行細致的整理、篩查、重新編排，導致內部存在的檔案資料真實性與有效性無法得到保障，以上現象對后續檔案管理工作的開展造成極大的不利影響。同時，由于檔案管理工作并非某個部門的特定任務，而應涉及單位中的諸多崗位，若想實現檔案管理標準化建設，就必須綜合這些部門進行檔案資料真實性和有效性的保證。[3]然而現階段我國部分單位在檔案資料收集時并未對其信息真實性與可靠性進行核查，甚至無法保證檔案信息收集的完整性，檔案管理人員只是進行資料的收集和儲存，沒有明確自身職責，導致檔案管理標準化建設無法得到全面落實，檔案管理工作開展價值不高。

（三）檔案管理標準化制度不健全

據調查研究顯示，當前部分單位仍未建立健全檔案管理標準化制度，導致檔案管理工作的開展無據可依。許多單位為了完成檔案管理工作而設立檔案管理部門，對于檔案管理工作的細節也并未制定針對性的管理措施，致使部分單位的檔案管理工作存在敷衍了事、應付檢查等不良現象，實際使用價值不高，也無法為單位的發展起到助推作用。由于單位對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門與其他部門人員無法認識到檔案管理工作的價值，在實際工作過程中缺乏對檔案資料的有效利用，也不會主動遵守檔案管理制度，從而影響檔案資料的價值發揮。部分單位即便認識到了檔案管理工作的重要性，也并未及時對其進行科學性、規范性處理，因此無法解決目前工作中存在的亟待解決的諸多問題，嚴重阻礙了單位的正向發展。

（四）單位檔案管理人員綜合素質不高

人員素質與能力也是影響單位展開檔案管理標準化的關鍵所在，部分單位在進行管理人員應聘時并未注重對其能力的考察，導致內部檔案管理工作人員專業能力較差，檔案管理專業知識結構無法承擔檔案管理標準化體系的落實。部分單位為了降低管理成本，甚至對檔案管理工作人員采用兼職的形式，部分工作人員缺乏相關工作經驗，在遇到具體問題時難以解決，常處于手忙腳亂的狀態，同時其無法對現實工作進行有效推進，極大影響檔案管理工作標準化建成。某些部門直接從其他單位照搬照抄，沒有依據自身實際需求進行建設，導致檔案管理工作效率差，也無法為單位發展與建設起到支撐作用。

四、實現檔案管理標準化的有效途徑

（一）提高單位人員標準化工作意識

首先，必須提升工作人員檔案管理標準化意識，使單位人員能夠配合檔案管理標準化工作開展，單位應為檔案管理人員明確自身職責與工作內容，向其強調檔案管理標準化的意義和價值，要求其在日常展開檔案管理工作時嚴格把控檔案資料的真實性和準確性，并對檔案資料進行整理；[4]其次，單位管理人員還應不斷提高自身對該工作的重視程度，在日常展開工作時向基層員工傳達檔案管理工作標準化的意義，要求有關人員積極配合；最后，應加強對檔案管理工作的監督與檢查，保證檔案管理的完整性與有效性，從而借助檔案資料推動單位發展。

（二）增強檔案管理資料管理力度

單位應不斷增強檔案管理工作的真實可靠程度，提高檔案管理保密等級，在落實檔案管理標準化的過程中，檔案管理人員應全面了解單位內部業務結構，深度把握單位經營與發展狀態，并以單位發展需求為依據進行檔案管理工作模式的調整，選擇有利于推動單位發展的檔案信息加以應用，從而彰顯檔案資料的實用價值。單位應引進可提高檔案管理工作效率的先進科學技術，利用信息化設備與現代化設備，建設檔案管理平臺，構建數字檔案庫，提高檔案管理安全性與可靠性，為檔案調動提供便利條件，避免出現檔案資料丟失或損壞的現象，為單位構建檔案管理標準化打下基礎。

（三）建立完備的制度體系

完善的制度體系是保障檔案管理工作順利推進的前提與基礎，是保證工作達到客觀標準的基本途徑。有關單位必須深入貫徹落實各項規章制度，加大對檔案管理工作的監督力度，約束、規范其行為，大力宣傳檔案管理工作的實際價值，要求單位內部人員嚴格遵循相關法律法規，不斷壯大企業發展規模。各單位還應根據自身需求對檔案管理規章制度進行建設與完善及調整，針對檔案管理構建專門的檔案管理部門，安排專業管理人員進行檔案資料的管控，對各崗位人員明確職責，將檔案管理責任落實到員工個人，保證檔案管理的各個環節都能有人負責，為檔案管理標準化建設提供基礎依據。

（四）提高人員綜合素質

推動檔案管理標準化的落實需要單位加強對檔案管理工作人員技術使用能力與素質的培訓，檔案管理人員自身能力與素質直接影響檔案管理質量與效率，也對檔案管理標準化落實情況造成直接影響。目前，我國部分單位檔案管理工作人員學歷偏低，專業能力較差，缺乏專業知識積累，對檔案管理信息化建設認知不充分，對檔案管理信息化技術的使用能力較差，且缺乏檔案管理標準化認知，不僅影響檔案管理標準化全面落實，還會影響單位檔案資料安全性。因此，單位應針對相關崗位人員技能與素質展開培訓，并不斷提高對相關人員技能與素質的培訓力度，可以帶領有關工作人員走出單位、走向社會，學習先進的管理經驗，并可為其定期舉辦主題講座，提升其專業能力。通過分析管理人員考核成績評價其工作能力，將能力較差的人員調離崗位，從而使檔案管理機構整體實力得到提升。[5]

五、結束語

信息技術的高速發展給我國各行各業帶來積極影響，其不僅推動了企業的發展和建設，也給企業各項管理工作的開展創造了便利條件，有關單位必須掙脫傳統檔案管理觀念束縛，全面進行優化改革，落實標準化的各項策略制度，大力推動檔案管理信息化現代化建設，全面彰顯該工作的實際價值。同時，有關單位的負責人應當加大宣傳力度，使檔案管理工作人員意識到自身肩負的責任，形成標準化意識，提升檔案管理工作人員的責任意識，完善檔案管理標準化制度體系，使檔案管理標準化發揮價值，促進單位建設與發展。

參考文獻：

[1] 董華偉.淺談加強基層單位黨建檔案管理標準化建設[J].蘭臺內外，2021（07）：31-33.

[2] 王菲.醫療衛生事業單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].勞動保障世界，2020（06）：76.

[3] 李振國.推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的策略研究[J].辦公室業務，2020（17）：92-93.

[4] 周麗.檔案管理工作標準化建設對策分析[J].中國標準化，

2022（16）：89-92.

[5] 沈栩如，姜遇楊，楊思凡，等.干部檔案管理標準化發展史及標準體系構建研究[J].中國標準化，2022（S1）：96-102.

作者簡介： 孫楠，女，漢族，江蘇鹽城人，本科，辦公室副主任，館員，研究方向：機關檔案管理。