ERP系統在服務業企業的應用分析

劉富麗

［摘 要］隨著信息技術的發展，ERP系統被越來越多的企業所應用。通過科學的管理體系，能夠提高企業資源配置的規范性，解決傳統管理模式下企業管理工作中存在的問題。ERP是一種先進的管理工具，企業要充分發揮ERP的作用，就要解決ERP在使用中所存在的各類問題。服務業企業推行ERP，能夠讓企業的各項信息實現一體化集成，大幅提高企業管理工作的規范性以及管理流程的合理性。ERP體系是企業中復雜的系統，本文主要對企業實施ERP環節時存在的問題進行探索。

［關鍵詞］ERP；服務業企業；信息化

［中圖分類號］F27文獻標志碼：A

近年來，服務業企業在高速發展的同時，企業之間的競爭也越來越激烈。企業要想在市場中站穩腳跟，就要優化自身的管理體系，實現對人員的分工及對資源的整合。ERP作為企業重要的管理系統，能夠讓企業的工作流程實現高效化與一體化管理，達到數據共享的目標。長期以來，企業將執行ERP管理體系的工作側重點放在對數據的查詢方面，沒有通過ERP實現對資源的全方面整合。企業要想充分發揮ERP的價值，就要加強對ERP系統的研究。

1 ERP的作用

第一，有效提高成本管理工作的效益。在傳統的管理模式下，企業在月末通過財務對成本數據進行核算，雖然能夠起到記賬作用，但是無法實現對成本流程的有效控制，再加上信息流通不足，各部門之間的交流不足，無法幫助企業提高成本管理水平。企業引入ERP系統之后，要轉變傳統模式，避免人工核算導致效率低下的問題。借助先進的信息技術，企業能夠精確掌握各環節的情況，并通過對各類數據進行分析，讓企業成本信息更加精確，大幅提高了企業成本管理的水平。同時，借助ERP系統在企業的應用，讓信息流通更加順暢，有利于企業管理者根據管理工作的要求作出科學的管理決策。

第二，優化往來賬款管理。往來賬款管理是企業對應收賬款及應付賬款的管理，也是傳統財務管理工作中的重要管理問題。在傳統的企業財務管理體系中，僅能依靠人員查詢往來賬款情況，通過人工進行核銷，在此過程中會耗費大量人力物力，且信息存在滯后性，無法準確掌握財務狀況。再加上服務業企業通常往來賬款筆數較多，難以實現對款項及時的掌控，可能會導致企業資金周轉不暢的問題，不利于企業作出最優的決策。在應用ERP體系的模式下，通過應收賬款和應付賬款模塊，能夠對往來賬款進行管理及核銷，讓企業能夠清晰地掌握往來賬款的現狀。首先，在應收賬款模塊使用ERP系統，能夠對客戶的情況形成準確的記錄，了解客戶的還款情況，全面收集客戶的相關信息，為企業提供及時、準確的應收賬款賬齡等方面情況，幫助企業開展賬款的催收工作。例如，對于物業管理企業而言，在物業管理的項目中會存在客戶不及時支付物業費的問題，借助ERP系統能夠掌握不同客戶具體的回款情況，幫助企業形成科學的催收安排。其次，在應付賬款中對ERP系統進行使用，能夠有效簡化流程。ERP系統能夠實施發票處理及采購管理，監控企業采購、進貨、驗收等環節工作的流程，簡化對賬環節，提高工作效率。同時，在應付賬款的模塊中，借助ERP系統企業能夠根據不同供應商的情況向供應商支付款項，幫助企業樹立良好的信譽，為企業在未來爭取更大的優惠以及折扣提供支持。

第三，改進財務報表編制機制。在ERP體系應用之后，財務人員在編制財務報表時，花費的時間、精力大幅下降。人員每月僅需要少量的時間就能夠生成報表，解決了以往模式下財務人員在每月需要耗費大量時間開展基礎核算及對數據進行整理的問題。

第四，對于其他方面的作用。ERP系統作為一個全面的管理系統，包含總賬系統、庫存系統、采購系統、成本系統等，相關系統為財務工作各個環節都能提供有效支持。首先，借助ERP系統能夠執行預算控制。在預算執行環節中，若出現了預算執行偏差的問題，能夠針對存在的偏差制定靈活整改機制，幫助企業結合預算工作環節的各項工作情況形成對流程的有效控制。其次，借助ERP系統實現數據管理，讓企業數據得到一體化整合，對各類數據進行有力控制。最后，借助ERP系統對企業的財務進行分析，能夠讓企業進行多維度、多方位的分析。通過系統分析得到的財務數據，更加符合企業的發展方向，并通過對各個維度數據的對比，能夠幫助企業了解工作各環節的情況。

2 ERP系統在服務業企業應用的問題

第一，基礎管理不完善。在ERP系統應用時，要明確人員的基礎工作要求，實現對崗位流程的合理調整以及對工作架構的轉變。但是部分企業的崗位責任未實現有效調整，企業的人員分工不適應ERP體系發展要求。ERP系統模式下人員的工作未實現轉變，導致企業整體的財務工作效率較低。

第二，未實現信息共享。ERP體系建設的本質目的是實現信息共享。很多企業雖然建立了ERP系統，但是對信息共享力度不足。例如，無法通過ERP系統對各類數據進行分析、對比，數據處理的效率低下。

第三，核算管理體系粗糙。企業在執行管理環節時，要借助ERP體系實現核算管理。但是很多企業的核算工作僅能實現記賬功能，無法通過財務掌控業務第一線狀態。

第四，參與業務的配合力度不足。ERP系統的最終目標是實現財務和業務的一體化管理。但是很多企業在ERP系統的模式下，財務和業務之間仍然存在明顯的隔閡，財務未參與到業務流程第一線為業務提供支持。

第五，內部控制不嚴謹。在ERP系統下，內部控制管理環節發生了改變，企業可以通過制度約束控制流程。但是部分企業的內部控制機制不完善，很可能產生人員利用ERP系統漏洞舞弊的風險。

3 ERP系統在服務業企業應用的建議

3.1 優化基礎管理

傳統的電算化僅是將人工核算由系統進行處理，數據來源的及時性和準確性沒有得到提高，財務工作的本質沒有發生改變。ERP系統的出現有效解決了這一問題，通過建立統一、規范、標準的數據接口，對數據實現共享。企業的各類信息實行前移，財務核算的數據能夠通過業務模塊直接錄入，通過數據的流轉自動生成憑證和報表。企業的基礎核算人員能夠解放出來，參與到管理會計的過程中。在ERP系統下，企業財務崗位中的職責主要有以下調整。首先，優化財務分析職能。傳統財務分析不具有時效性，財務人員僅能對數據進行簡單分析，無法幫助服務業企業掌握工作的狀態。在建立ERP系統之后，財務核算的需求大幅下降，財務人員的分析需求不斷提高［1］。通過科學的財務分析機制，能夠讓財務參與業務流程第一線，檢查業務環節存在的問題及不足，從而制定科學的解決策略，為企業優化工作提供支持。其次，對成本核算進行調整。在建立ERP系統之前，企業成本的核算方法是實際成本法，成本核算較為粗糙。在當前服務業企業所涉及的業務流程較為復雜，ERP系統能夠幫助服務業企業由實際成本法轉變為作業成本法。作業成本法的成本核算相對較為復雜，但是借助ERP系統能夠由系統自動完成核算，大幅提高成本核算的效率。企業的成本管理崗位僅需要結合核算結果分析不足之處以及分析成本變化的成因，從而幫助企業更為合理地利用內部的資源，實現對成本管理流程的優化和整改。最后，增加內部審計崗位。在應用ERP系統之后也會帶來新的風險，包括內部人員利用計算機系統舞弊等風險。為確保企業的風險得到有效控制，企業要形成完善的內部審計機制，對ERP系統運行的合規性進行定期審計檢查，以確保信息系統的運輸穩定，避免人員鉆漏洞的問題。

3.2 實現信息共享

第一，借助ERP系統消除“信息孤島”。財務信息化的核心是借助信息系統對各類資源進行整合，以達到提高管理效率的目標。通過ERP體系的應用，能夠讓企業的各類信息實現共享，實現資源價值最大化的目標。在傳統的管理模式下，各部門信息存在“信息孤島”的問題，主要原因是不同系統由不同的軟件公司開發，各類信息無法實現順暢的錄入和輸出。在建立了ERP系統之后，能夠幫助企業實現信息的集成以及對資源的合理調配，建立不同系統之間的接口，以此對信息流、資金流進行管理，最大限度地使用企業內部的各類資源。各項業務模塊中的數據能夠通過ERP系統實現及時流轉，同時在數據流轉過程中也會同步形成財務信息，讓財務信息第一時間對業務環節進行監控。通過這一方式能夠讓企業第一時間掌握業務流程的具體狀態，大幅提高企業的管理效率，實現信息化管理的目標。

第二，利用信息共享開展財務分析。傳統管理模式下會計信息僅有少量的數據，利用少量的數據為企業工作提供的決策支持價值有限。企業要耗費大量的人力、物力對數據進行集成和分析，無法幫助服務業企業提高效益。在市場環境日趨復雜的當前，企業要時刻掌握經營的狀態，并對各類信息進行實時優化和整改。在數據的提供方面，ERP系統和傳統財務系統相比，其優勢是數據更具有層次性。企業的各類數據能夠在ERP系統中進行集成和共享，轉變了傳統由人力整合數據的方式，通過數據共享滿足不同層次人員對數據分析的要求。例如，企業可以根據自身的需求設定不同維度的分析機制。在ERP系統中，企業的業務數據在每個業務流程開始時就可以通過ERP系統進行提取，對各模塊之間的各類信息進行整合，以滿足企業多層次分析的需求。借助ERP系統能夠建立龐大的多維度數據庫，讓企業及時獲得有價值的信息。

3.3 完善核算管理

企業的會計核算主要是對企業的經濟活動變化過程進行反映。在傳統的核算模式下，核算與業務相互分離，企業人員只能根據會計準則做到對各項數據的管理，但是各項業務信息進一步流轉之后，無法找到相關業務信息狀態。借助ERP系統的應用，能夠大幅提高企業核算的精細度，讓企業活動中所有的原始憑證都能夠通過信息系統匯集到財務模塊，并讓財務模塊掌握每一個環節的動態，財務人員僅需簡單操作就能夠形成記賬憑證和總賬，在降低工作量的同時提高了管理的準確性。在管理流程中只要有業務活動發生，就能直接反映到核算模塊中，達到財務和業務一體化管理及財務對業務活動掌控的目標。例如，傳統的核算數據包括主營業務收入、主營業務成本、應收賬款等相關科目，但是由哪類服務產生的應收賬款及應收賬款的賬齡無法準確體現。企業要單獨設置應收賬款明細賬來登記應收賬款的狀態，還要編制銷售報表來記錄銷售明細，核算的數據不具有時效性。在建立ERP系統之后，在發生收入環節業務時，客戶各類數據包括客戶名稱、地址、營業執照等信息在錄入系統之后能夠由系統進行自動記錄，后續發生收入及客戶的情況能夠形成客戶詳細信息，包括應收賬款狀態等方面的明細。企業的財務人員通過系統能夠掌握業務環節具體的情況，幫助企業制定更加科學的催收決策，最大限度地保障財務信息的完整性和準確性。

3.4 實現業財融合

傳統財務管理的職能是對企業經營管理活動進行核算，財務信息和業務信息之間相互分離，無法實現業財融合工作的要求。借助ERP改變傳統狀況，能夠讓財務信息和業務信息整合，將核算會計向管理會計轉型，實現由事后核算轉變為事前預測與事中監控，有效提高企業財務管理工作的精細化程度，實現為業務部門的管理決策提供支持的目標。在ERP系統下，將企業管理系統分為相互協作的子系統，包括核算監督、管理等系統，有效提高企業的管控能力。企業的所有財務信息來源于企業的業務信息，各項管理模塊包括企業的財務核算、費用管理、往來管理、資產管理、資金管理等都能夠實現集中管理，達到信息互通的目標［2］。例如，企業完成銷售，通過銷售模塊流轉到企業的往來模塊中，能夠讓企業的財務部門掌握收入的狀態以及往來款項的情況。企業的收入發生變動時，能幫助企業分析收入變動的成因，分析是由銷售人員還是市場經濟導致的問題。同時，通過對應收賬款進行分析，能夠幫助企業找到回款不力的原因，并制定科學措施，強化回款的及時性。通過ERP系統，各模塊數據能夠準確傳遞至財務模塊，并由企業的財務人員借助科學的分析措施透視業務環節的情況，找到企業業務流程中存在的問題，針對問題對癥下藥，解決管理工作的不足。

3.5 強化內部控制

第一，形成完善的管理制度。ERP系統為企業提供有效的數據共享功能，各類數據都能夠通過ERP系統進行集成。但是，企業在使用ERP系統的模式下若存在制度缺位，那么內部控制將受到嚴重影響，企業的各項管理流程可能會無法得到約束。為提高企業內部控制工作的嚴肅性，形成對各項工作的有效監督和制約，要建立規范制度，確保各項工作流程都符合要求，保障企業管理工作的穩定運作［3］。

第二，規范崗位職責。在ERP系統中，為確保各項財務流程都規范合理，企業要根據不同崗位的特點合理設置人員的權限，實現對人員工作的有效控制。在嚴格落實各崗位工作分工的基礎上，形成相互監督、相互制約的機制，確保管理流程趨于規范。

4 結語

ERP是企業利用信息技術對各類資源進行整合與配置的方法，通過構建暢通的數據系統，實現信息整合，從而提高企業管理水平，保持企業競爭優勢。ERP系統的優勢在于實現對數據的整合，為人員開展工作提供支持，滿足不同層級人員對數據的需求。通過多維度的管理分析，能夠解決傳統管理流程中存在的財務工作問題，實現事前、事中、事后全過程的監控，提高管理效率，達到提高財務管理水平的目標。企業在未來除了本文所探討的要點，還要結合企業的實際以及ERP系統功能進一步優化管理，提高企業的管理規范性以及工作附加值。

參考文獻

［1］楊夢佳. 淺談ERP的實施問題與對策［J］. 商訊. 商業經濟文薈，2019（16）：168，170.

［2］楊毅. 信息化環境下企業ERP系統應用問題研究［J］. 科學與信息化，2019（22）：169，171.

［3］孫亞美. 企業在應用ERP過程中存在的問題與對策分析［J］. 納稅，2019（24）：273，276.