RPA在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用研究

黃宏志

［摘 要］在“大智移云物”時代背景下，數(shù)字經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)迅速發(fā)展，對各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。近年來，企業(yè)依托信息技術(shù)進(jìn)行財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也掀起一大熱潮。機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）作為企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工具之一，通過模擬人工操作業(yè)務(wù)流程，解放了大批量基層財務(wù)人員，使他們不再從事煩瑣、低附加值的工作，且大幅提高了企業(yè)的信息質(zhì)量和管理效率。文章從RPA的概念和特點(diǎn)出發(fā)，介紹RPA對企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的價值，并分析RPA在財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的典型應(yīng)用場景，旨在幫助更多的企業(yè)了解RPA在財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的價值，以更好地實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

［關(guān)鍵詞］RPA；企業(yè)；財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型；財務(wù)信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.020

［中圖分類號］F275［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）14-0061-03

0? ? ?引 言

大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等信息技術(shù)快速發(fā)展，推動了企業(yè)管理模式的變革。同時，伴隨著激烈的市場競爭，企業(yè)提高管理效率、降低運(yùn)營成本、提高競爭優(yōu)勢的訴求愈發(fā)強(qiáng)烈。在此背景下，很多企業(yè)開啟了財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型征程，利用信息技術(shù)對財務(wù)管理進(jìn)行流程再造、組織架構(gòu)優(yōu)化，以提高財務(wù)工作效率和質(zhì)量。本文基于RPA的內(nèi)涵與特點(diǎn)，闡述RPA在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用價值，并介紹RPA在財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的具體應(yīng)用。

1? ? ?相關(guān)概念闡述

1.1? ?財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)在財務(wù)管理中采用數(shù)字化技術(shù)和工具來提高工作效率，以降低成本，提高決策質(zhì)量，降低風(fēng)險。財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中常用的數(shù)字化技術(shù)包括人工智能、數(shù)據(jù)可視化等，并借此完成財務(wù)系統(tǒng)和流程的改進(jìn)，從而實現(xiàn)財務(wù)端到端的流程、信息流數(shù)據(jù)化，并最終實現(xiàn)財務(wù)部門的價值創(chuàng)造，輔助企業(yè)管理層提高決策水平。

1.2? ?RPA的概念

RPA是指使用特定的技術(shù)，模仿人工的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，自動執(zhí)行相應(yīng)的流程任務(wù)，代替或協(xié)助人工完成相關(guān)的工作。RPA能夠?qū)崿F(xiàn)自動化、不間斷地執(zhí)行過去只有人工才能完成的工作，因此也可以作為大量基礎(chǔ)工作的勞動力有機(jī)補(bǔ)充。正因如此，RPA也被形象地稱作虛擬勞動力［1］。與人類相比，機(jī)器人可以持續(xù)全天候地工作，因此面對大量單一、重復(fù)、煩瑣的工作任務(wù)時，其有著巨大的能力優(yōu)勢，能極為顯著地提升這類工作的處理準(zhǔn)確度和效率。

2? ? ?RPA在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用價值

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)也開始進(jìn)行財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。RPA在財務(wù)領(lǐng)域的運(yùn)用和滲透，也是財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一部分。具體來看，RPA在財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的價值體現(xiàn)在加快企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型部署，提高傳統(tǒng)財務(wù)工作的效率和質(zhì)量，推動財務(wù)組織結(jié)構(gòu)演變，賦能財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級。RPA通過這4個層面的影響和滲透，以點(diǎn)帶面，持續(xù)推動財務(wù)部門進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級，幫助財務(wù)部門實現(xiàn)從企業(yè)的記分員到參謀員的職能轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)會計領(lǐng)域解放出來，轉(zhuǎn)而向戰(zhàn)略管理會計轉(zhuǎn)變。

2.1? ?RPA能加快企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型部署

一般情況下，在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型推進(jìn)過程中，由于內(nèi)部同時存在大量的信息系統(tǒng)，如企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)、人力資源管理（Human Resource Management，HRM）系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等，為了提高管理靈活性，企業(yè)需要打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)改造和接口開發(fā)。然而，系統(tǒng)打通和接口開發(fā)過程相當(dāng)耗時耗力，企業(yè)財務(wù)部門往往需要付出巨大的開發(fā)代價，并容易止步不前。

RPA在對接各類系統(tǒng)時具有強(qiáng)大的先天優(yōu)勢，因為RPA軟件機(jī)器人在進(jìn)行操作時不用改造原有的系統(tǒng)，而是直接模仿人類行為進(jìn)行操作，所以可以輕松、快速推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，一般流程在1個月內(nèi)就能上線，短的流程甚至在1～2周即可上線，能夠快速開始實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

同時，由于是輕量上線，RPA的開發(fā)成本和基礎(chǔ)財務(wù)人員成本或者開發(fā)完整的信息化系統(tǒng)成本相比低很多。一臺機(jī)器人的授權(quán)費(fèi)和綜合部署成本大約是每年4萬～6萬元，為一般人工成本的50%，這對企業(yè)來說成本相對較低，更適合中小企業(yè)的財務(wù)部門快速實現(xiàn)部分業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.2? ?RPA能提高傳統(tǒng)財務(wù)工作的效率和質(zhì)量

傳統(tǒng)的財務(wù)工作包含了大量人工操作，不僅重復(fù)性高，而且容易出錯。RPA技術(shù)的特點(diǎn)便是適用于規(guī)則清晰、重復(fù)性高、量大易錯的工作，由此奠定了RPA在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用基礎(chǔ)［2］。RPA通過模擬會計人員的操作自動處理重復(fù)、易出錯、耗時的財務(wù)工作，能夠打破地域限制，大幅提高會計工作的實效性，減少人工操作的失誤，并且能實現(xiàn)信息自動化傳輸。

第一，RPA能夠7×24 h不間斷地、隨時提供服務(wù)，提高了財務(wù)工作的實效性，讓財務(wù)數(shù)字處理工作不再大量集中于月末，同時也不再受到業(yè)務(wù)量峰值和谷值的影響。

第二，RPA非接觸式的工作模式能夠靈活擴(kuò)大或者縮小服務(wù)范圍，無須人員面對面溝通，打破了地域的限制，因此被大量應(yīng)用于財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心作為財務(wù)的“工廠”，能夠?qū)崿F(xiàn)采購到付款、訂單到收款、總賬到報表、費(fèi)用報銷、資金管理等全流程管理，使財務(wù)工作按照“流水線”業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分工。因此，RPA可以在財務(wù)共享服務(wù)中心的節(jié)點(diǎn)上得到應(yīng)用并產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，使得財務(wù)流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三，RPA可以處理大量繁重的基礎(chǔ)工作，代替人力勞動，實現(xiàn)流程節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)處理自動化，減少人工操作的失誤。人工操作時，工作人員會受到疲倦、外界干擾、心情等因素影響，容易產(chǎn)生一些操作失誤和誤判，但改用RPA軟件機(jī)器人來執(zhí)行既定的流程之后，能夠確保結(jié)果的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，有效降低操作失誤的風(fēng)險。

第四，利用RPA，能從交易到發(fā)票、憑證、明細(xì)賬、總賬、報表等各層面實現(xiàn)信息電子化和無紙化，減少對紙質(zhì)憑證的依賴，同時減少為了制備紙質(zhì)憑證而消耗的人力工時、勞動力成本和儲存紙制憑證而造成的辦公費(fèi)用，降低公司運(yùn)營成本，同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)的電子化歸檔，提高數(shù)據(jù)的時效性、準(zhǔn)確性和完整性。

2.3? ?RPA能推動財務(wù)組織結(jié)構(gòu)的演變

隨著RPA的廣泛應(yīng)用，企業(yè)財務(wù)組織架構(gòu)的升級和演變也開始推進(jìn)。傳統(tǒng)的會計核算組需要進(jìn)一步區(qū)分為新的技術(shù)團(tuán)隊和財務(wù)團(tuán)隊：RPA維護(hù)團(tuán)隊和特殊情況處理團(tuán)隊［3］。RPA帶來財務(wù)團(tuán)隊大量人力解放，同時也會促使更多的財務(wù)人員從傳統(tǒng)會計核算向管理會計轉(zhuǎn)型。

RPA維護(hù)團(tuán)隊主要負(fù)責(zé)日常的運(yùn)營、管理和維護(hù)RPA，該團(tuán)隊不僅需要懂得會計知識，還需要懂得信息技術(shù)知識，屬于數(shù)字化專業(yè)人才。該團(tuán)隊保證RPA的良好運(yùn)行與及時更新規(guī)則，通過運(yùn)用RPA完成有明確規(guī)則的、量大的、能夠自動化操作的財務(wù)工作。如果在工作中遇到特殊情況，則交由特殊情況處理團(tuán)隊來解決。

特殊情況處理團(tuán)隊注重解決一些特殊情況，如臨時的變更處理、特殊的事項處理，同時審查、分析、復(fù)核RPA出具的報告，針對報告進(jìn)行一些解釋和說明。

同時，大量基層財務(wù)人員由于被RPA解放，會向管理會計團(tuán)隊轉(zhuǎn)型。管理會計團(tuán)隊主要解讀財務(wù)報表，發(fā)現(xiàn)問題，并輔助業(yè)務(wù)人員解決問題，參與戰(zhàn)略制定，站在財務(wù)角度為企業(yè)創(chuàng)造價值，是財務(wù)部門的價值創(chuàng)造團(tuán)隊。

2.4? ?RPA能賦能財務(wù)人員的升級轉(zhuǎn)型

財務(wù)人員從過往傳統(tǒng)的記分員，需要進(jìn)一步升級為企業(yè)的參謀員。未來，財務(wù)人員職能轉(zhuǎn)型，主要體現(xiàn)在財務(wù)人員能夠基于數(shù)據(jù)提供決策支持，提供基于價值鏈的業(yè)務(wù)支持，進(jìn)行更有效的風(fēng)險控制［4］。財務(wù)人員通過RPA能夠更多地參與企業(yè)經(jīng)營活動和決策，提供更及時的信息、更深刻的報告、更高水平的決策建議給管理層，從而真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)的融合，成為業(yè)務(wù)運(yùn)營的伙伴和管理層的決策支持者。

3? ? ?RPA在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的具體應(yīng)用

3.1? ?費(fèi)用報銷

RPA在費(fèi)用報銷中的應(yīng)用如圖1所示。費(fèi)用報銷是企業(yè)日常中常見的財務(wù)工作，同時也是RPA使用較多的領(lǐng)域。RPA在費(fèi)用報銷中的應(yīng)用主要包括單據(jù)的收集和識別、費(fèi)用報銷的審核、付款，以及賬務(wù)處理和生成財務(wù)報告4個環(huán)節(jié)。在單據(jù)的收集和識別環(huán)節(jié)，RPA可以對各類發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR），并且根據(jù)發(fā)票和單據(jù)上的相關(guān)信息生成報銷單；費(fèi)用報銷校驗審核環(huán)節(jié)中，RPA可以對發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行檢驗，同時審核是否為二次報銷，審核通過后進(jìn)入付款流程；付款環(huán)節(jié)中，RPA依據(jù)付款計劃執(zhí)行付款操作；最后，根據(jù)記賬規(guī)則生成憑證，完成費(fèi)用報銷的賬務(wù)處理。

3.2? ?采購付款

RPA在采購付款中的應(yīng)用如圖2所示，主要包括請款單的識別，ERP系統(tǒng)中的審核校驗、采購付款、賬務(wù)處理以及供應(yīng)商對賬。首先，RPA通過OCR識別請款單中的相關(guān)信息，隨后將信息傳入ERP財務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)內(nèi)嵌審核規(guī)則、合同臺賬、采購合同條款針對訂單、發(fā)票、收貨信息進(jìn)行校驗檢查；審核完成后，RPA完成付款，并自動進(jìn)行付款賬務(wù)處理，并生成財務(wù)憑證和報告；最后，基于預(yù)先設(shè)定好的時間，RPA還可以導(dǎo)出供應(yīng)商相關(guān)信息，向供應(yīng)商發(fā)送郵件進(jìn)行

對賬。

3.3? ?總賬到報表

RPA還可以協(xié)助完成總賬到報表中的關(guān)賬和標(biāo)準(zhǔn)記賬分錄處理、關(guān)聯(lián)交易處理、對賬、財務(wù)報表等工作。在期末，RPA可以自動開展各類關(guān)賬工作，如現(xiàn)金盤點(diǎn)、銀行對賬、銷售收入確認(rèn)等，如果發(fā)現(xiàn)異常，則發(fā)送預(yù)警信息交由相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)查；如對賬無誤，則自動進(jìn)行賬務(wù)處理，同時完成標(biāo)準(zhǔn)記賬分錄［5］。RPA同時還能根據(jù)公司的交易信息，實現(xiàn)關(guān)聯(lián)方交易自動處理。最后，RPA可以自動完成數(shù)據(jù)匯總、抵消分錄、出具模板化的單體報表和合并報表等工作。

3.4? ?資金管理

資金管理的全過程都可以應(yīng)用RPA，以提升資金處理效率。首先，RPA可以根據(jù)訂單的相關(guān)付款信息，對滿足付款條件的訂單，自動完成付款排期，在符合付款策略時，按計劃完成付款操作，并相應(yīng)回傳付款信息至企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時通知付款對象。其次，RPA可以自動開展每月的銀企對賬、核對未達(dá)賬項、編制銀行余額調(diào)節(jié)表，同時深度整合銀行流水信息，將凌亂無序的銀行流水記錄，按照交易發(fā)生的先后順序，以及應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、資本支出等主要財務(wù)共享流程的相關(guān)單據(jù)號，建立一一匹配關(guān)系，并自動歸類與留檔。最后，RPA還可以根據(jù)公司資金池的管理要求，在滿足授權(quán)與風(fēng)險管理要求的前提下，完成資金的上劃、下?lián)堋⒘舸妗①徺I理財產(chǎn)品等一系列日常操作，既提升資金的管理水平，又能及時獲得理想的投資收益。

3.5? ?稅務(wù)管理

RPA在企業(yè)稅務(wù)管理中也在不斷發(fā)揮積極的作用，適用于許多場景。首先，RPA適用于發(fā)票管理的諸多環(huán)節(jié)，如電子發(fā)票的自動化開具、增值稅專用發(fā)票驗真以及發(fā)票查重等，幫助企業(yè)在業(yè)務(wù)流程的第一線防范稅務(wù)風(fēng)險，提升運(yùn)營效率。其次，隨著企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，越來越多的結(jié)構(gòu)化信息得到有效存儲，RPA也逐漸應(yīng)用在涉稅業(yè)務(wù)辦理上，包括納稅申報資料的準(zhǔn)備、涉稅賬務(wù)的檢查與審核、常規(guī)納稅調(diào)節(jié)項的編制、進(jìn)銷項稅差的風(fēng)險預(yù)警等，稅務(wù)管理人員可以從簡單重復(fù)的工作中解放出來，將更多的精力投入稅務(wù)政策研究與稅務(wù)籌劃等高階稅務(wù)管理工作中。

4? ? ?結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始注重財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級，重塑財務(wù)工作流程，利用信息技術(shù)賦能員工的工作，實現(xiàn)更好的人機(jī)協(xié)作。企業(yè)利用RPA，將大幅提高財務(wù)管理效率和質(zhì)量，順利實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而在激烈的市場競爭中脫穎而出。

主要參考文獻(xiàn)

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