檔案數字化視域下高校檔案資源利用研究

陳明九　陳瑾　李欣陽

摘 要：采用傳統的手工存儲和檢索方式，高校檔案資源的利用和開發受到了諸多限制。檔案數字化視域下高校檔案資源利用研究的開展，成為當前的一個重要研究領域。本文結合山東建筑大學的檔案資源利用情況，對數字化檔案技術在高校檔案資源管理中的應用進行了論述，在此基礎上，進一步分析了高校檔案資源利用的價值、存在的問題，并提出相應對策，以期促進高校檔案資源的利用。

關鍵詞：數字化；高校；檔案資源

基金項目：本文系山東省檔案科技項目：基于檔案數字化視域下檔案資源利用研究。項目編號：2021-26

前言

山東建筑大學是一所以工科為主的本科院校，歷史悠久，擁有豐富的檔案資源。目前，山東建筑大學的檔案資源利用已實現以下幾方面突破：首先是數字化檔案的存儲和檢索。山東建筑大學已經建立了數字化檔案系統，通過網絡等手段實現了數字化檔案的存儲和檢索。其次是檔案資源的共享和利用。山東建筑大學的檔案資源在逐漸實現開放和共享。學校的教職工和學生可以根據自身需求和研究方向獲取相關檔案資源。學校與其他高校和研究機構也開展檔案資源的共享和利用，提高資源的利用效率和價值。再次是檔案資源在學術研究中的應用。山東建筑大學的檔案資源廣泛應用于學術研究中。檔案資源也在學科建設中得到廣泛應用，為學科建設提供更為全面、深入的資料支持。盡管山東建筑大學的檔案資源利用取得了一定的進展，但仍然存在一些問題和挑戰。因此，山東建筑大學需要加強數字化檔案的建設，不斷完善數字化檔案的存儲和檢索系統，推進檔案資源的共享和利用，同時加強檔案資源在學術研究和學科建設中的應用。

1? 數字化檔案技術在高校檔案資源管理中的應用

1.1 數字化檔案技術的基本概念和優勢

數字化檔案技術是指將紙質檔案、電子檔案等各種類型的檔案經過數字化處理，轉換為數字形式存儲、管理、傳播、利用的一種技術[1]。其基本概念包括數字化轉換、數字化存儲、數字化檢索、數字化展示等。數字化檔案技術的優勢主要包括：（1）節約空間。數字化檔案可以轉換為數字形式存儲，免去了傳統紙質檔案大量的物理存儲空間，能夠節約空間資源。（2）方便傳播。數字化檔案可以通過網絡等數字化手段傳播和利用，克服了傳統紙質檔案傳播、利用的地域和時間的限制。（3）保護檔案。數字化檔案不易受到物理環境、自然災害等因素的影響，能夠更好地保護檔案資源，提高檔案的長期保存能力。（4）方便管理。數字化檔案可以通過數字化技術進行管理，實現檔案資源的全面、快捷、準確的管理[2]。

1.2 數字化檔案技術在高校檔案資源存儲和檢索中的應用

數字化檔案技術在高校檔案資源存儲和檢索中得到廣泛應用，主要包括：（1）數字化存儲。數字化檔案技術可以將高校檔案資源轉換為數字形式存儲，實現對檔案資源的電子化管理[3]。數字化存儲方便、安全、可靠，能夠有效保護檔案資源。（2）數字化檢索。數字化檔案技術實現了檔案資源的數字化檢索，通過網絡等方式，方便高校教職工和學生查詢所需的檔案資源。數字化檢索提高了檔案資源的利用效率，便于教育教學和學術研究的開展。（3）數字化展示。數字化檔案技術還實現了檔案資源的數字化展示，高校教職工和學生可以通過數字化展示方式，觀看、學習和研究檔案資源。數字化展示方式，既方便、又形式多樣，有利于增強檔案資源的利用價值。（4）檔案資源共享。數字化檔案技術實現了高校檔案資源的數字化共享，不僅可以在校內實現檔案資源的共享，還可以在國內外開展檔案資源共享與交流，提高檔案資源的利用價值和影響力。（5）安全備份。數字化檔案技術可以實現檔案資源的安全備份，將檔案資源存儲在不同的服務器和數據中心，避免檔案資源遭受自然災害、盜竊等意外事故，確保檔案資源的長期保存。

1.3 數字化檔案技術在高校檔案資源共享和利用中的應用

數字化檔案技術在高校檔案資源共享和利用中發揮著重要的作用，具體表現在：（1）檔案資源共享。數字化檔案技術實現了高校檔案資源的數字化共享，可以在校內和校外實現檔案資源的共享和交流。不同高校之間可以通過數字化平臺共享檔案資源，避免了檔案資源的重復建設和浪費。（2）多樣化的利用方式。數字化檔案技術實現了多樣化的利用方式，高校教職工和學生可以通過數字化平臺實現在線學習、研究、展示、演示等多種形式的利用方式。數字化檔案技術能夠提高檔案資源的利用率，進一步增強檔案資源的應用價值[4]。（3）便于管理。數字化檔案技術可以實現對檔案資源的快速檢索、共享和管理，有效地提高了檔案資源的利用效率和管理水平。數字化平臺可以實現對檔案資源的統一管理和分發，方便高校教職工和學生進行在線查詢和下載。（4）提高檔案資源的可訪問性。數字化檔案技術可以實現檔案資源的在線訪問，提高了檔案資源的可訪問性。高校教職工和學生可以隨時隨地訪問數字化平臺上的檔案資源，避免了傳統檔案查詢需要前往檔案館的時間和空間限制[5]。（5）提高檔案資源的保密性。數字化檔案技術可以實現檔案資源的權限控制，提高了檔案資源的保密性，只有得到授權的用戶才能進行訪問。數字化平臺可以對檔案資源進行分類管理，實現對不同權限人員的訪問控制，保證檔案資源安全性和保密性。

2 高校檔案資源利用的價值分析

2.1 數字化檔案技術對高校檔案資源利用的推動作用

（1）檔案資源的數字化轉型。數字化檔案技術使得高校檔案資源可以進行數字化轉型，通過數字化技術手段將傳統紙質檔案轉化為數字化檔案，從而實現高校檔案資源的數字化管理和利用。數字化轉型可以提高檔案資源的利用效率和質量，有效地推動高校檔案資源的利用。（2）大數據分析。數字化檔案技術使得高校檔案資源可以進行大數據分析，通過對檔案資源進行數據挖掘和分析，可以發現潛在的價值和應用，從而提高檔案資源的利用效率和價值。大數據分析可以幫助高校發現檔案資源中的規律和趨勢，進一步推動高校檔案資源的利用。（3）數字化平臺的建設。數字化檔案技術使得高校可以建設數字化平臺，為教職工和學生提供檔案資源的在線查詢和共享。數字化平臺可以提高檔案資源的可訪問性和利用率，有效地推動高校檔案資源的利用，如圖1所示。（4）跨學科合作。數字化檔案技術可以促進高校之間的跨學科合作，通過數字化平臺共享檔案資源，不同學科之間可以進行交流和合作，進一步推動高校檔案資源的利用。

2.2 數字化檔案開放共享對高校學術研究的支撐作用

（1）學術研究素材的豐富性。數字化檔案開放共享可以豐富高校學術研究的素材，提供更加豐富的歷史文獻、研究成果、學術論文等資源，為學術研究提供更加全面、深入的支持。（2）學術研究方法的創新性。數字化檔案開放共享可以為高校學術研究提供更加多樣化的研究方法，如大數據分析、文獻計量分析等，為學術研究提供更加多元化的支持。（3）學術研究成果的可信性。數字化檔案開放共享可以提高高校學術研究成果的可信性，公開透明的數字化檔案資源可以為學術研究提供更加客觀、權威的支撐，保障研究成果的準確性和可信度。（4）學術研究成果的廣泛傳播。數字化檔案開放共享可以促進高校學術研究成果的廣泛傳播，為學術研究成果的推廣和轉化提供更加廣闊的平臺，加快學術研究成果的轉化和應用。

2.3 數字化檔案對高校學科建設的促進作用

（1）學科建設的資源基礎。數字化檔案可以為高校學科建設提供更加豐富、全面的資源基礎，為學科建設提供更加穩固的基礎[6]。（2）學科建設的研究素材。數字化檔案可以為高校學科建設提供更加全面、準確、權威的研究素材，為學科研究提供更加全面、深入的支持。（3）學科建設的創新方法。數字化檔案可以為高校學科建設提供更加多樣化的研究方法，如文獻計量分析、大數據挖掘等，為學科建設提供更加多元化的支持。（4）學科建設的國際化進程。數字化檔案可以促進高校學科建設的國際化進程，通過數字化檔案的開放共享，可以吸引國際學術研究者的關注和參與，提高學科建設的國際影響力。

2.4 數字化檔案在高校文化傳承和社會責任方面的意義

（1）文化傳承。數字化檔案為高校文化傳承提供了更加廣泛、深入的途徑和手段，通過數字化檔案的收集、整理、保存、共享，可以更好地保護和傳承高校的文化遺產，提高高校的歷史意識和文化自信。（2）學術研究。數字化檔案為高校學術研究提供了更加豐富、權威的素材和數據，通過數字化檔案的開放共享，可以促進學術交流和創新，提高高校學術研究的水平和質量[7]。（3）社會責任。數字化檔案是高校社會責任的重要體現之一，高校應該承擔起數字化檔案的保護、傳承、利用和開放共享的責任，為社會和公眾提供更加全面、準確、及時的信息服務，推動社會發展和文明進步。（4）文化創新。數字化檔案可以為高校文化創新提供更加廣闊、多元化的空間和機會，通過數字化檔案的創新利用和應用，可以推動高校文化的更新和升級，激發高校文化創新的活力和動力[8]。

3 數字化背景下高校檔案資源利用的問題與對策

3.1 高校數字化檔案建設存在的不足

（1）技術手段不夠先進。目前數字化檔案建設所采用的技術手段相對來說還不夠先進，無法完全滿足高校數字化檔案建設的需求。同時數字化檔案系統的安全性、可靠性和穩定性也需要進一步提高。（2）缺乏標準化建設。目前高校在檔案管理方面尚沒有建立統一的標準規范，這就導致不同學校的系統之間無法進行有效兼容，影響數字化檔案的共享和利用。（3）數字化檔案利用不夠充分。雖然數字化檔案已經可以在電子平臺上進行存儲、共享和利用，但實際利用效果并不盡如人意。高校數字化檔案建設中應該加強數字化檔案的推廣和利用，提高數字化檔案的使用率[9]。（4）缺乏專業人才。數字化檔案建設需要一批專業的人才進行管理和維護，但目前高校缺乏這方面的人才，這也是數字化檔案建設中的一個瓶頸。

3.2 高校數字化檔案共享利用難點

（1）數據質量問題。數字化檔案的共享利用需要保證數據的準確性和完整性，但是由于數據來源的不同和數據格式的多樣性，導致數據質量無法保證，這也成為數字化檔案共享利用的一個重要難點。（2）安全性問題。數字化檔案涉及到高校的教學、科研、管理等方面的核心數據，如果在數字化檔案共享利用過程中安全措施不到位，可能會泄露重要信息，給高校帶來不可估量的損失。（3）信息共享標準問題。由于各高校數字化檔案存儲格式不同，使得數字化檔案的共享利用受到了一定的限制。為實現數字化檔案的無縫共享，需要建立標準的共享格式，以提高數字化檔案的互操作性。（4）管理和維護問題。數字化檔案系統需要專業的管理和維護人員，同時需要完善的運營管理機制和規范。在數字化檔案共享利用過程中，需要建立健全的管理機制，以保證數字化檔案的可持續發展。

3.3 推進高校數字化檔案建設和利用的對策

（1）制定數字化檔案建設規劃。高校應根據自身實際情況，制定數字化檔案建設規劃，明確數字化檔案的建設目標、任務、內容、投資和保障等方面的問題，以確保數字化檔案建設的有序進行[10]。（2）加強數字化檔案技術研究。高校需要不斷提高數字化檔案的存儲、檢索、共享和利用效率，以滿足不同需求的用戶對數字化檔案的使用需求。（3）建立數字化檔案共享平臺。高校應建立數字化檔案共享平臺，通過數字化檔案的共享，實現高校之間數字化檔案資源的整合和互通，以提高數字化檔案的利用效率和價值。（4）強化數字化檔案利用宣傳。數字化檔案建設作為一項綜合性的工作，為了能夠吸引到更多的人力和物流投入其中，這就需要做好相應的宣傳工作，讓人們充分認識到數字化檔案的重要性，推廣數字化檔案的應用，促進數字化檔案的普及和利用。

結語

總而言之，高校檔案資源具有非常大的價值，通過進行數字化處理，有助于最大限度實現其價值。通過對數字化檔案技術的介紹和應用分析，可以更好地推動高校數字化檔案的建設和利用，提高數字化檔案的利用效率和價值，為高校的發展提供更加有力的支撐。

參考文獻

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