公司合同管理內部控制的優化研究

雷羽萍

合同管理的內涵 至今，無論是在理論上還是在實踐中，都沒有一個比較統一而精確的合同管理定義。一般情況下，根據合同管理工作開展的時間，可以將合同管理工作劃分為兩個階段，第一階段，合同簽署階段，對簽約對象進行履約能力調查，公司相關部門對合同條款進行審查，這個階段對合約管理來說是一個關鍵的階段，合同管理中的主要風險大部分都在該時期，此時期的工作將決定整個合同管理工作的成敗。第二個環節是合同的執行，它主要是指合同的變更、解除、終止、轉讓，以及合同的結算以及合同的執行的監督。這一步是合同實施的關鍵，不能忽略。第三是合同監督評價階段。對于內部控制制度健全的公司，法律部口、審計部口等會對有關業務部口的合同管理情況展開評估和監督，找出合同管理工作中的不足之處，從而讓公司的合同管理過程變得更完善、更有效地執行。這一階段對于提升公司合約管理的層次起到了巨大的促進作用，應該引起公司各級管理者的高度關注。要指出的是，合同管理工作并不是一項獨立的工作，它經常與其他方面的工作產生互動，互相依賴，例如，在物資采購管理中，采購合同管理是非常重要的一環，而項目合同管理是項目管理工作中的一項重要內容，同時，由于合同是公司會計核算時的主要原始憑證，因此，合同管理工作也會直接影響到公司的財務管理活動。

合同管理的作用 合同作為一種重要的業務活動，在國際貿易中起著重要作用。在我國，隨著法律制度和環境的不斷完善，人們的法律觀念和法律意識也在不斷增強，公司的各個層級的管理者都已經開始認識到，加強合同管理工作，對于提高公司員工的法律意識、預防經濟風險起到了非常重要的作用。在企業的風險管理制度和內部控制體系中，合同管理已經占據了非常重要的地位，從某種意義上來說，合同管理的質量對企業的經營成功起到了決定性的作用。高效的合同管理不僅可以提高公司的抗御風險的能力，還可以提高公司的運營管理效率，在公司戰略目標的實現中起著至關重要的作用。

合同管理的有效性有助于公司減少運作費用，從而達到公司利益最大化的目的。利潤是由收入和成本兩個因素來確定的，公司營業收入的增長主要取決于其所提供的產品與服務的競爭能力，同時，若能加強公司的內部管理，則能有效地改善公司的運作效能，減少公司的營運費用。在合同管理中，良好的合同管理是保證合同能夠順利執行的重要因素之一，這也降低了交易雙方之間的不信任程度，讓公司的存貨的采購和銷售過程變得更為順利，這對降低庫存積壓，增加流通市場的周轉，從而降低運營成本有很大幫助。

有效地進行合同管理，可以提高公司的經營效率。企業采購材料和設備、提供服務、對外銷售、融資等，在某種程度上，合同已經變成了企業與外部環境進行經濟交流的一種重要手段。如果企業的合同管理水平較低，那么就會造成所簽署的合同很難順利履行，從而對公司的經營管理活動造成不利的影響。相反地，健全的合同管理能夠促進交易的成功進行，這樣一方面可以提高公司的信用度，對未來進行相似的交易也會有所幫助。另一方面，也可以提高公司對這些經濟活動進行管理的效率，對公司實現其所設定的運營目標也有幫助。

管理層對合同管理工作不重視 許多管理人員缺少基本的法律知識，而且他們的風險意識也不強。許多領導甚至覺得，合同審批只是一個簡單的流程，但是，他們并沒有認識到自己在合同審批中應該起到的風險控制的作用。一家企業的一項合同，要經過項目公司的機構和有關部門的批準，往往要花上將近一個月的時間，但是，由于下屬企業迫切需要相應的材料和服務，所以，他們不得不提前完成。合同拆分同樣適用隸屬單位，但是機關總部有關部門的審批時間太長，會對正常的生產經營造成不利的影響，所以可以采用合同拆分的方式，來提高合同簽訂的效率。對合同執行情況的跟蹤，除了流于形式之外，還有一個因素就是業務部門領導沒有給予足夠的重視，一些合同承辦部門領導并沒有意識到這項控制對于財務部口的重要意義，他們覺得某一項工作并不重要，只是做做樣子而已，還有人覺得是財務部把自己的工作推給了其他業務部口。沒有對簽約人的資格進行審查，這也說明了管理層并沒有將合同管理放在心上。

信息與溝通渠道不暢 在企業內部控制中，信息和交流是企業內部控制的重要組成部分。但是，因為國企的體制性壁壘，使得該公司機關總部的有關部門太過官僚主義，他們把自己當成該公司的上級主管部門，企業與企業之間的溝通是一件非常困難的事情，而管理制度的死板又使溝通付出了巨大的代價。另外，在對合同執行情況進行檢查的工作中，因為合同承辦部門與財務部口的溝通不夠，合同承辦部門沒有認識到該工作對公司財務管理工作的重要意義，有些合同承辦人員還覺得這應該是財務部門應該做的工作，各種交流障礙導致了對合同執行情況的檢查這項控制措施難以落實。總而言之，項目單位之間缺少有效的交流，導致項目實施過程中所制定的合約管理對策，在實際操作中受到了很大的影響。

管理權責不清晰 將管理權責明確，并將其執行到位，讓公司的員工能夠做到各司其職、各盡其能，那么，整個組織就會處于一種高效運轉的狀態，從而提高經營效率。反之，如果在管理中的權責不清楚，就會導致各個部門之間的互相推諉，而不能將具體的職責明確到人。企業高層希望個人具有充分的主觀能動性，能夠積極地帶頭，幫助公司解決問題，但是并沒有賦予他們相應的權利。

提高管理層對內部控制的重視程度 由于大部分的內部控制工作，都需要多個部門的協同和合作，而這些工作又必須要有上層領導的全面協調，所以可以說，在內部控制的實施過程中，管理人員的關注程度是至關重要的。在包括公司在內的很多企業中，對內部控制的構建更多的是為了滿足監管部門或上級的要求，而沒有受到管理者的充分關注。本公司是在整體規劃的基礎上進行改組，盡管制定了一系列的規則，但是在組織結構和企業文化上還沒有得到有效的整合。大部分下屬企業仍然沿用改制之前的運作方式，企業的主要負責人都是工程師，他們更注重項目的質量，而不注重內部控制。為了解決目前公司存在的問題，應該加強對中層以上領導的內部控制方面的培訓，讓管理層認識到內部控制對企業經營管理的重要促進作用。在加強內控教育和宣傳的同時，還應當確立內控負責人的責任體系。在工程公司，企業管理部門的內控工作是由部門統一管理部門進行的，但是企業管理部門的內控工作很難與其他部門進行協調，從而使得企業管理部門的內控工作得到更好地執行。很多部門的人都覺得，內控是財務部門和法律部門的事情，跟他們沒有任何關系。工程公司的一把手，必須身為內控的負責人，他要對內控進行宣傳，并且要起到表率的作用，這樣才能讓公司里的每一個人，都意識到他們也是內控系統的一部分，讓他們形成一種自覺遵守內控系統的行為，這樣，他們的內控系統就會得到質變。

改善企業內部消息傳播效率 內部信息交流是以內部匯報的方式，在公司各級管理層間進行交流和交流的過程。關于合同的管理，對合同進行審核，對合同執行進行跟蹤，就是對其進行內部信息交流的最佳體現。企業中出現了一些問題，比如合同審批效率低下，合同履約跟蹤流于形式，這些問題都與企業內部的信息不暢通有關。因為所屬單位的各個部門都是各自為政，而且工程公司機關總部的各個業務部門都是官僚主義的，部門間的交流十分困難，這就造成了合同審批的效率很低。面對這樣的局面，我們可以在一定程度上擴大交流的途徑，在企業會議、內部匯報等正規交流之外，還可以用OA、 Email、 QQ、微信等手段來交流，以求更好地交流。另一方面，可在該公司的內部構建一個內部控制運行反饋系統，在該公司高層領導的參與下，下屬單位的同級及上級部門的領導可以定期舉行內部控制工作討論會，對其中包含了合同管理在內的內部控制體系運行過程中產生的問題進行探討，并共同探討對其進行改進的方法。當然，通過加強部門之間的聯系，以提升合同的審核效率也是一個辦法，此外，工程公司還可以通過簡化審核程序，以節省審核時間，并建議，在本項目的審核過程中，將企業管理法規主任和公司總經理這兩個職位的審核程序去掉。因為該合同的合法條款已經被企業管理和法規處的法務科審查過，因此企業管理和法規處的主任不再需要企業管理和法規處的審查。公司總經理應當將自己的注意力放在公司的主要運營和管理決策上，而不是去關注那些無關緊要的事情，況且，在一些重要的經濟問題上，公司的總經理已經有了自己的發言權，而對合同條款的詳細內容并不是總經理的專長，總經理參加合同的批準沒有太大的必要。

加強合同管理人員教育培訓 企業應該在培訓開始之前，以通告或面談的方式向受訓者做好相關的知識宣傳，使受訓者對培訓的意義有一個清楚的了解，以便事先了解培訓內容，做好準備工作。在培養過程中應注意：一是培養內容的選擇；在課程選擇上，除了對法律條文和公司內部規章制度的學習外，還應結合具體的個案；不僅要加強對學生的教育訓練，還要加強對學生的實際工作方法的訓練。主要涉及民法通則、合同法、物權法、擔保法等有關公司業務方式的法律、規章等。公司內部規章制度方面的培訓，應該包含本公司及上級公司制定的需要本公司實施的與合同、招投標、訴訟、經營投資相關的管理制度和公司內部標準。如果公司已經制定了合同模式和格式合同，或者是要根據上級公司的合同模式和格式合同來編寫，那么還必須要講解如何應用這些合同模式和格式合同。第二，在訓練方式上進行革新。在培訓形式的選擇上，要打破傳統的講授式培訓的模式，將案例教學、小組討論、業務模擬等多種形式結合起來，也可以通過針對一些問題下發工作指引指南、規范通知等形式，更快地讓員工對各類法律法規和規章流程進行熟悉。第三，選對培訓教師。可以選擇外單位的專家老師、外聘法律顧問或公司的相關專家作為培訓老師，可以邀請外部老師來培訓法律法規，也可以邀請公司的內部老師來培訓公司的內部規章制度，還可以邀請外聘法律顧問來對合同管理操作風險防范進行培訓。

作者單位：中金（西安）投資開發有限公司