大數據時代背景下地勘單位檔案創新管理途徑探究

摘 要：在大數據時代背景下，地勘單位發展進入新時期，要想實現地質勘查部門的穩健發展，就必須要創新開展各個方面的管理工作，而檔案管理就是各項管理中較為重要的內容。因此，文章主要針對新形勢下地勘單位檔案管理創新進行分析，以地勘單位檔案管理現狀為切入點，探究作為事業單位、地勘單位檔案管理創新的方式方法，使其檔案管理現狀得到改善，進一步加強其檔案管理能力，確保地勘檔案資源利用率的提升，更好地服務于新一輪地質找礦突破戰略行動。

關鍵詞：大數據；地勘單位；檔案管理；創新方法

地質勘查單位承擔地質和礦產資源的勘探和管理任務，在我國經濟建設、國防建設和科學技術發展中占有重要的地位。習近平總書記在給山東地質工作者的回信中強調，礦產資源是經濟社會發展的重要物質基礎，礦產資源勘查開發事關國計民生和國家安全。充分體現了習近平總書記對國家能源資源安全的高度重視，對地質工作的關心關愛。另外，在經濟發展的新形勢下，在大數據時代背景下，地勘單位在改革與發展中不斷產生各類專業資料和工作成果，而在整個地質勘查和管理工作中，檔案記錄著地質科學研究以及地勘單位運行和發展中所產生的各種有價值的信息。因此，要保證地勘單位檔案管理工作質量，保障地質資料及成果完整性和準確性，確保檔案資料能夠合理利用，就要注重檔案資料管理工作的信息化、科學化以及現代化建設，為國家能源資源安全、全面建設社會主義現代化國家做出新貢獻，加強地勘單位科技攻關，提高檔案創新管理等顯得尤為重要與迫切。

一、大數據時代背景下優化地勘單位檔案管理的重要性

大數據（big data），或稱巨量資料，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，成為幫助企業經營決策的資訊。當今社會是一個高速發展的時代，科技發達，信息加速流通，人與人之間的聯系與交流越來越緊密，大數據給人們的工作和生活帶來極大的變化。2016年3月17日，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十三個五年規劃綱要》發布，其中第二十七章“實施國家大數據戰略”提出：把大數據作為基礎性戰略資源，全面實施促進大數據發展行動，加快推動數據資源共享開放和開發應用，助力產業轉型升級和社會治理創新，具體包括加快政府數據開放共享、促進大數據產業健康發展。

在地勘單位的綜合管理過程中，檔案記錄要做到有條不紊、真實可靠，經過優化的檔案管理可以更詳細地記錄員工崗位信息、更準確地收集地質原始資料及成果、更完整地保管各類文件、合同和會議紀要。最為重要的是，事業單位檔案是記錄國家科教文衛等各方面資料的管理部門，涉及國家安全信息，如果檔案資料因為落后、不嚴謹的管理模式而造成文獻資源被泄露，會造成嚴重的危害。對于地勘單位來說，更需要注重檔案的保密管理，尤其是地形圖。礦床地形地質圖（geological map of ore deposit）又稱“礦床地質圖”或“礦區地質圖”，是詳細表示礦床或礦區的地形、地層、巖漿巖、構造、礦體和礦化帶等基本地質特征及相互關系的圖件，其用途是說明礦床的賦存地質條件，作為布置勘探工作、評價礦床、進行礦山建設設計及生產的基本資料依據。同時，標有探礦工程位置及物、化探工作成果的礦床地質圖，稱礦床綜合地質圖。我國的系列比例尺地形圖屬于國家重要的機密，如果被不法分子竊取，將會對國家安全造成不可估量的損失與威脅。在科技高速運轉的當今，地勘單位要想正確處理好檔案保密與日常應用的關系，更好地開展工作，就必須要建立良好的檔案管理系統。

二、地勘單位檔案管理存在的問題

在地質勘查單位的檔案管理工作體系中，通常包含人事檔案管理、科技檔案管理和文書檔案管理三大方面。地勘單位主要應在檔案的收集、整理和分類等環節給予更多的重視。

1.缺乏對檔案管理工作的重視

一直以來，在某種程度上，作為主要從事為國家建設提供地質找礦技術的基層部門，地勘單位將工作重心大多投入在基礎地質找礦方面，管理者沒有對檔案管理工作形成較高的重視。（1）思想認識不到位。認為檔案管理是一個很簡單的基礎管理工作，只要將需要保存的資料、物品收集起來存放到檔案室，保證數據不丟失就可以。這樣的檔案管理認知本身就是錯誤的，致使檔案管理工作長期處于被動、緩慢和停滯不前的狀態。同時，缺少必要的專業知識培訓，由于領導者的不夠重視，在單位每年的培訓計劃中，檔案管理業務方面的學習少之又少，甚至沒有一次系統完整的培訓，導致檔案管理工作者無法突破發展瓶頸，在單位業務部門中的地位及功能逐漸下滑；（2）資金投入不到位。隨著科技創新的不斷發展，全社會信息化、現代化以及科學化發展不斷深入，各個行業、領域都在與時俱進，搶抓機遇，開啟大數據時代下新的生存發展模式，地勘單位也不例外。為了在變化莫測的數據網絡時代勇立潮頭，轉型升級，地勘單位必須加強各方面的科技投入，逐漸實施檔案管理信息化。但由于領導者還沒有意識到檔案管理信息化建設的急迫性和重要性，對檔案管理的關心及重視程度不夠，甚至在日常管理中忽略了檔案管理的存在，資金投入更是匱乏，檔案室空間狹窄，灰塵厚積，燈光昏暗，陳舊的檔案存放設備仍然被使用，消防器材多年未用，早已失效，陳年書籍、資料在過了保存時限后沒有及時銷毀，仍然占據很大空間等，造成檔案室各項配備落后、老舊，無法適應大數據時代檔案管理信息化建設的需要。

2.檔案管理工作不規范

作為國家事業單位，要想不斷取得進步，突顯職能地位，就要根據單位實際需要，提升綜合管理能力，將履職盡責意識持續落實到位。檔案管理是一個單位內部控制建設的基礎，如果缺乏系統、完善的規范和制度，那么檔案管理將雜亂無章，必然會影響其使用質量和利用。

在檔案收集方面，地勘單位的地質檔案資料是保證各項工作順利開展的關鍵，地質人員勘查作業收集的原始資料大多都是在野外形成，這些資料不僅直觀反映了礦產資源情況，也真實記錄了地質項目的研究過程，具有較高的利用價值。但大多地勘單位的資料收集還處于傳統的手工管理階段，原始資料的傳遞和保存依賴于野外作業時人、物，并受時間、距離和氣候等多種因素影響，很多原始資料沒有及時、完整地保存，影響了后續的研究成效。

在檔案分類方面，地勘單位的檔案資料分類是非常重要的環節，因具備事業單位行政職能，單位有大量的文書檔案，這些文書檔案包括國家、省、市各個管理部門的政策、方針和指導性文件以及單位領導層決策部署形成的會議紀要，各個地質勘查及轉型發展類項目的協議合同，地質礦產勘查相關內容的詳細記錄及地形圖，在地質礦產勘查工作中都發揮著重要的作用。所以，對這些重要資料的分類管理尤為重要，但是有些地勘單位還存在分類管理較隨意的現象，由于檔案資料越來越多，在對檔案資料編號時過于隨意，沒有充分考慮到今后查找檔案的規律性，導致有時查找檔案無章可循，工作效率低下。

在檔案的查詢、借閱方面，地勘單位的檔案查詢、借閱管理不嚴格，其主要表現是單位制度執行力度不夠，登記不及時和信息不完整，查詢、借閱管理制度不健全。有的單位甚至連最基礎的登記簿都沒有，檔案管理員礙于情面，或因有的借閱者嫌麻煩，隨口一句“馬上歸還”，就拿走檔案而不登記，時間一長，管理者和借閱者將檔案的事拋之腦后，致使檔案丟失，責任不清。此外，借閱者隨意轉借檔案，有的借閱者拿到檔案后，不僅不按時歸還，還轉借給第三者，在轉借過程中又未走檔案借閱流程，未辦理任何手續，對借出的檔案管理嚴重失控。還有檔案歸還后不及時注銷，有的單位檔案管理員并不是專職，工作事務繁忙，雖然在檔案借出時履行了登記職責，但檔案歸還時，沒有及時注銷，事后又忘記了補銷，造成賬實不符的狀況。

3.檔案信息缺乏共享交流

地勘單位之間或地勘單位與其他企事業單位之間，未建立信息共享機制與平臺。現階段，科技高速發展，是信息化全面覆蓋的新時期，每個單位都不能孤立存在，需要業務交流、經驗介紹以及信息共享才能共同進步，更好地為國家建設貢獻力量。但有的地勘單位在檔案管理方面仍然信息閉塞，抱著只管好自己這攤業務就可以了的消極態度，不與其他業務單位開展檔案管理方面的交流與聯系，不能互相學習、借鑒好的檔案管理方法和理念，不去發現自己單位內部檔案管理方面存在的問題，更不能及時糾正，導致地勘單位檔案管理落后，不利于產業經濟發展。

三、做好地勘單位檔案創新管理工作的具體策略

地勘單位檔案記錄了國家科研、政策方針、地質成果等各方面內容，涉及國家安全信息，如果檔案原始資料被泄露、損壞會造成嚴重危害。因此，地勘單位亟須開展檔案管理優化創新工作。

1.提升檔案管理思想認識

要想推動新時期地勘單位檔案管理工作質量進一步提升，就要加強檔案管理意識。（1）切實提高單位管理者對檔案管理工作的重視。一是根據單位實際，將檔案管理作為內部控制體系的重點關注部門，納入年度考核工作；二是利用集體學、個人學等多種形式開展檔案管理學習，增強全體工作人員檔案管理意識；三是加強日常檔案管理自查自糾工作，撰寫整改報告，認真落實整改；四是制定并不斷完善檔案管理制度，并結合實際需要和社會現實，適時調整完善檔案管理體系。（2）加大資金投入。在對地勘單位檔案管理加強思想認識的基礎上，還需要對其加大資金投入，為檔案管理基礎建設提供有力的資金保障。通過增加資金投入，可以為優化檔案管理配備更先進的設備設施，建立信息化與智能化融合的庫房物聯網絡系統，讓檔案管理工作的開展有更好的硬件基礎與保障，工作效率也會得到大幅提高。

2.優化檔案管理工作機制

在地勘單位檔案管理工作中，還需要建立健全科學、合理的管理制度及規范。（1）要依據新形勢下檔案管理工作的要求及特點，進行管理規范及制度的制定，在制定檔案管理制度及規范方面要結合單位實際情況，符合地勘單位特點，制定具有針對性的管理制度及規范，以保證檔案管理工作的開展可以得到更合理、有效的理論指導，為提升檔案管理的質量及效率提供有效的支持及依據，為檔案管理工作的開展提供更好的制度保障。（2）有效開展信息化平臺建設及保密工作。在大數據時代背景下的地勘單位，檔案管理必須注重創新，除需要改善基礎建設之外，還需要創新檔案管理理念，而檔案管理信息化平臺建設尤為重要。有效開展信息化平臺建設及保密工作，可以依據單位實際情況通過第三方購買智能密集架管理系統、檔案庫房智慧感知平臺、檔案庫房環境監控系統、檔案庫房視頻監控系統、檔案庫房門禁管理系統、消防設備、恒濕凈化一體機、燈光照明系統和RFID智能檔案管理系統等，實現檔案管理信息化、現代化。

3.提高檔案管理人員的專業水平

現階段，大多數地勘單位檔案管理缺少專職管理人員，有些甚至沒有檔案管理人員證書，都是兼職，其工作繁雜，對檔案管理必然會不夠細致周密。要想解決這一問題，就要提高檔案管理工作人員的整體素質與綜合能力。（1）加強對檔案管理人員信息化培訓與專業知識的拓展，邀請專業人士對檔案管理人員進行專題講座，交流管理經驗；（2）通過事業單位公開招聘或高薪聘請專業院校技術人才等方式，引進綜合素質高的專業人才，進而促進檔案管理工作實現可持續發展；（3）單位可以通過多種激勵形式鼓勵檔案管理人員學習并考取各種檔案管理證書，并放寬檔案職稱申報標準等，以便更好地協助單位申請檔案服務資質，提升單位綜合服務能力。（4）檔案管理員還需要嚴格按照檔案管理工作規章制度開展各項工作，規范自身言行，科學、嚴謹以及有序地開展檔案管理工作，不斷推動地勘單位檔案管理改革創新的進程。

四、結束語

地勘檔案記錄了地質科學研究過程與成果，以及產業經濟運行和發展所產生的各種有價值的信息。在大數據時代背景下，全球信息化快速發展，為了在新一輪地質找礦中有所建樹，地勘單位必須要加強綜合管理能力，創新檔案管理工作方式與理念，確保在地勘產業轉型升級中能夠合理利用檔案資料。

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基金項目：中國教育科學研究院科教創新研究中心科教創新研究重點課題《大數據背景下事業單位檔案創新管理途徑探究 》（項目編號：JKY16536）

作者簡介：于重洋（1987—），女，漢族，吉林通化人，本科，檔案館員，中級職稱，研究方向：檔案管理。