規范婚姻檔案管理，提升社會服務效能

摘 要：婚姻登記檔案實為一種真實憑證，是婚姻登記機關在完成結婚、離婚和撤銷婚姻之后記錄的內容，也包括婚姻登記證補發所產生的信息，是最為原始的記錄，是當事人婚姻登記具體情況的記錄。近年來，隨著社會發展，婚姻檔案利用率不斷增加，婚姻檔案管理工作的重要性日益凸顯，成為民生檔案管理的重要組成部分，也是家庭穩定關系的決定性因素。婚姻登記檔案管理工作的順利開展可以為婚姻登記信息安全帶來有力保障，實現新時期檔案規范化與系統化管理。

關鍵詞：婚姻檔案；檔案管理；社會服務

近年來，隨著社會發展，婚姻檔案利用率不斷增加，婚姻檔案管理工作的重要性日益凸顯，成為民生檔案管理的重要組成部分，也是家庭穩定關系決定性因素。據近三年統計數據顯示，2021年單縣婚姻檔案登記接待查閱檔案5726人次，利用率42％；2022年，全年利用檔案8562人次，利用率56％；而2023年1～3月份，在3675人次檔案查閱中，利用率62%，婚姻檔案查閱率、利用率越來越高。婚姻登記檔案管理工作的順利開展可以為婚姻登記信息安全帶來有力保障，進一步提升社會服務效能。

一、單縣當前婚姻家庭社會現狀

由于單縣屬于湖西革命老區，是豫魯蘇皖交界的一個農業大縣。多年來，受傳統封建意識的影響，一些舊的傳統婚姻觀念仍存在。隨著近年來農村物質文化生活水平不斷提高，人們的婚姻家庭觀念發生了變化，農村婚姻家庭的情況也變得越來越復雜，出現了非法同居、婚外情等現象，使離婚率、財產糾紛率呈上升趨勢，給社會穩定和發展帶來了一系列問題。

1.非法同居、婚外情上升為婚姻家庭遇到的主要問題

隨著市場經濟不斷發展，農村剩余勞動力不斷向大中城市流動，導致以往生活發生較大改變，出現婚姻狀況不穩定的情況。隨著人們交往互動程度的加深，新型人際關系的出現給原有婚姻關系帶來直接影響，使得原有的婚姻關系發生變化，甚至會破壞婚姻關系。在工作與生活環境改變過程中，人們開始追求高質量的婚姻，并隨著認識水平不斷提高，新的精神需求產生。農村進城務工人員在外期間產生寂寞與無助感，可能會出現非法同居的情況，最終出現婚外戀現象，導致原有家庭狀況不穩定。

2.男尊女卑的封建思想仍然影響婚姻家庭的和諧

受傳統意識的影響，封建思想還在農村家庭中殘留，尤其是大男子主義、男尊女卑等封建意識還影響著農村婚姻家庭，如丈夫打妻子和孩子是家庭內部問題，女人不能在外交往，男人卻可以在外面花天酒地等等。

3.家庭協議離婚現象明顯增多

2013年單縣婚姻登記登記處全年共辦理協議離婚登記187對，到 2022年就已上升至1870對，其中大多是農村家庭。其中，確有因感情破裂無法生活在一起的離婚情況，可以確定為真離婚。除此之外，還有一部分人因債務問題會采取“假離婚”的辦法，達到逃避責任的目的。具體歸納有以下幾個方面：

（1）轉移財產，惡意賴賬。夫妻債務沉重，面對債權人的追討，為達到賴賬的目的，夫妻辦理協議離婚，將財產全部劃為一方所有，協議內容回避債務問題，令債權人沒有辦法追回欠款。

（2）第三者出現。隨著現代社會的快速發展， 生活節奏不斷加快。多數人們結婚后就會忙忙碌碌于工作和生活之間，沒有足夠的時間來培養感情，特別是農村家庭，很多人為了讓家庭生活更好，男的遠離家門外出打工，造成夫妻二人長時期分居，兩人交流的時間來越少，感情就會逐漸地疏離。加上現代大都市發展迅速，性意識越來越開放，很多年輕人由于工作壓力等原因，發生同居婚外情，使真正的夫妻感情越來越淡，直至破裂，最終走向離婚。

（3）房屋拆遷，騙取補償。隨著城市擴建和新農村城鎮建設的發展，農村一些住房會因建設規劃而拆遷。在拆遷補償政策中補償款的發放多是以戶為單位。為此，部分住戶會采用離婚的方式獲得更多補償，從而出現協議離婚，通過房產分配騙取非法利益。

4.法律意識不強，導致家庭婚姻關系不穩定

部分已婚年輕人法律意識不強，在共同的生活中，因性格和感情原因導致離婚或維持有名無實家庭婚姻，給家庭和社會帶來沉重的負擔

5.家庭關系不和睦，最終雙方分道揚鑣，以離婚收場

在新的家庭組建后，雙方老人需要共同贍養，家庭關系矛盾增多。在農村，村民文化水平普遍不高，特別是在溝通方面，夫妻雙方溝通不及時，隔閡無法及時消除。在長期積累下，矛盾加劇，使得夫妻之間感情逐步惡化。

二、婚姻登記檔案利用多元化

婚姻登記檔案不僅是有效婚姻關系記錄的證明，也用于貸款購房、租房、子女上學、財產分配以及戶口遷移等諸多事務中，婚姻登記檔案“人氣”大幅度上升，在人們生活中發揮著重要作用。為充分發揮婚姻登記檔案作用，2016年利用近一年的時間，縣民政局組織10名工作人員，對鄉鎮單位、縣民政局和縣檔案館等部門存有的婚姻登記檔案進行收集整理，統一歸檔編冊，裝訂4605卷，設置200余平方米的標準婚姻檔案室，存入40個專用檔案柜保存。同時，改善婚姻檔案對外開放的資源基礎，能實實在在地為老百姓提供原始信息服務。從婚姻登記檔案利用工作的新趨勢可以看出，要加快實現婚姻檔案工作的現代化進程，提升婚姻檔案的利用率。作為婚姻登記檔案管理部門，應從多角度為民和利民，塑造便民與親民的新形象，實現“館為民所開，檔為民所用”。

三、婚姻登記檔案管理的現狀

《山東省婚姻登記管理辦法》頒布前，婚姻登記一直由鄉鎮民政助理員辦理，由于鄉鎮人員更換頻繁，辦理的婚姻登記檔案沒有及時整理，大部分由鄉鎮自行存留，只有很少部分交縣民政局保管。1997年，山東省婚姻登記實行由縣民政局集中統一辦理，婚姻登記檔案由縣民政局集中保存管理。婚姻登記檔案局限于傳統的管理模式，存在三個方面的問題。

1.婚姻登記檔案存在嚴重損毀問題，甚至部分檔案已遺失

正常來講，鄉鎮單位移交的檔案主要為1997年之前辦理的，在檔案整理過程中發現，1988年前的婚姻登記檔案大部分遺失，所保留下來的檔案存在缺頁、水浸與蟲蛀的問題。檔案管理缺少規范性與專業性，重要檔案未能及時分類，部分檔案未按規定歸檔，也沒有專人管理，從而導致檔案損毀或者丟失。

2.檔案內容不完善，重要信息缺失

部分檔案僅對當事人姓名、出生日期進行記錄與保存，忽略了其他基本信息的記錄。部分登記人的姓名不統一，與其身份證上的姓名不同。還有的檔案未能記錄具體登記時間，檔案編號順序混亂，存在嚴重的漏號與重號等問題。

3.查詢效率不高

在多種因素共同影響下，部分利用者已遺忘最初的婚姻登記時間，甚至對當時登記使用的本人信息記憶模糊。檔案多是通過人工方式保存，查閱范圍相對較大，人工檢索耗時耗力，甚至出現無法查詢到信息的情況。

四、完善檔案管理的措施

在《婚姻登記檔案管理辦法》落實下，婚姻登記檔案管理建設要從軟件與硬件建設入手，做好檔案管理工作機制的落實，確保檔案管理工作具有規范性與專業性。

1.健全制度，完善機制

一方面，要做好領導機制的及時建立，局分管領導主抓，配備專職檔案管理員人員，明確職責，無特殊情況，不能頻繁更換，確保檔案管理員認真負責。另一方面，加大對婚姻檔案管理的經費投入，配置標準婚姻檔案室，安裝空調、除濕器、報警器、電腦、打印機和掃描儀等，實現檔案實體集中統一管理，定期整理檢查，及時解決出現的問題。

主管領導要對《婚姻登記檔案管理辦法》進行全面了解，完善相關工作制度，例如，《檔案管理制度》《婚姻登記印章管理》《財務管理制度》《婚姻登記證書管理制度》《婚姻登記檔案工作保密制度》《婚姻登記檔案材料歸檔制度》和《安全防火制度》等制度。在此基礎之上，重視婚姻檔案資料收集與歸檔工作，注意做好分類立卷，保證裝訂與保管工作規范。縣民政局要積極建立健全年度目標考核體系，讓婚姻登記檔案管理工作融入考核體系。分管副局長要對工作進行持續關注并做到主抓，監督工作責任機制落實，使婚姻登記檔案管理工作規范化與系統化。

2.完善設施，創新管理

在新時代背景下，重視高標準檔案室的建設，根據具體建設需要，合理購置尺寸合適的密集架，考慮檔案保存需要配備功能齊全的打印機、計算機與空調，結合防火防潮等需要選擇購置滅火器、除濕器與電子溫度計等多種硬件設備設施，為檔案有效與安全保存帶來有力保障。工作人員要根據檔案材料內容與時間完成立卷與歸檔工作，按照規定完成專柜存放。在分類過程中，婚姻登記管理員必須帶著強烈責任心完成所有檔案的歸檔工作，借助計算機完成盒內文件目錄與文件資料匯編等多種操作，做好統一排版，完成歸檔材料快速整理。各項數據與信息均應準確錄入計算機系統，便于后續統一管理工作的開展，做到檔案管理的科學性與管理效果同步提升。

3.堅持學習，提高素養

在新時代背景下，檔案規范化管理的實現需要工作人員的全力支持。因此，檔案管理工作人員要帶著終身學習意識參與各種類型的學習活動，掌握管理技巧并對婚姻登記檔案管理相關標準有全面了解，將工作中存在問題集中討論并快速解決。一是加強政治理論學習，提高自身素養。堅持學習新時期黨的路線方針政策，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，理論與實際相結合，不斷提高自身素質和職業道德修養，增強自身思想覺悟和政治素質，思想政治上與黨中央保持高度一致，牢記樹立為人民服務的宗旨；二是重視業務知識培訓，不斷提高執法水平。認真學習鉆研業務知識，積極參加省、市、縣等檔案部門的業務培訓，參與各類檔案管理知識學術交流，經常和市、縣檔案局聯系溝通、請教，及時掌握上級檔案部門對工作的精神要求，并結合婚姻檔案管理具體實際，認真進行檔案管理知識的學習研究，加強檔案課題研究，不斷探索婚姻檔案進行收集、核對、立卷、歸檔、入櫥以及保存管理新思路，完善檔案保管、登記歸檔、查詢利用、保密和查閱登記等多項管理方法，為新時期開展檔案管理工作起到積極作用。

4.實行檔案信息網絡化

充分利用婚姻登記檔案信息，及時、準確地科學分類、規范整理、便捷查詢、開發利用。完善婚姻檔案網絡查詢平臺，簡化調檔查閱程序，設置查詢引導，增添智能化、人性化使用功能，滿足用戶的體驗感和獲得感，讓檔案服務具有便捷性與針對性。縣民政局應從不同層面入手，完成婚姻登記檔案數字化處理，保證快速實現微機查閱與網上檢索。檔案管理員登錄婚姻登記信息網絡系統，輸入當事人姓名或身份證件號等信息，就能迅速查到當事人所有婚姻登記的歷史記錄，減少查閱檔案耗費的時間，有利于工作質效同步提升。同時，加大網絡監管力度，嚴格維護當事人合法權益，保護個人隱私，不得擅自提供、抄錄、公布和泄露當事人有關婚姻檔案信息。與電腦網絡公司簽訂合作協議，定期維護系統，電腦殺毒，系統更新完善，確保婚姻檔案信息網絡安全運行、便捷利用。

5.強化檔案信息責任制

充分利用現代大數據民政信息系統，加強婚姻登記檔案網絡查詢平臺建設，有效統籌收集、儲存、調用信息管理責任制。婚姻登記檔案信息網絡系統由縣民政局對口業務科室負責，統一管理，具體負責婚姻登記檔案的軟件開發、管理和利用，實行婚姻登記檔案分類規范整理歸檔，確保檔案內容完整。對需上交保管的檔案，分類成卷后移交縣檔案館。婚姻登記檔案信息查閱利用，實行負責制。明確查閱辦法和方式，居民持有合法身份證件，可以到婚姻登記處檔案室或民政局業務科室查閱本人的民政檔案信息；人民法院、人民檢察院、公安和安全部門需持單位介紹信可以查閱相應檔案信息；其他單位或者個人若想查詢相關的檔案信息，婚姻登記檔案管理人員在確認其利用目的合理的情況下，經主管領導審核同意，可以利用。對確需向社會公布公示的婚姻登記信息，如查閱婚姻登記檔案信息所需要求，以及辦理婚姻登記條件、手續和程序、辦公時間等，經領導同意后，按照責任權限可公布公示。此外，嚴禁涂改、偽造、損毀檔案內容信息，任何人不得擅自提供、抄錄、公布和泄露重要信息，從而保證檔案信息的安全性。

6.搞好服務，樹立形象

婚姻登記檔案管理是為民服務社會窗口，涉及面廣、人員多，性質單調，面對當事人一次次單調重復地查閱、咨詢和答疑，樹立為民滿意的理念，遵循“一個宗旨”“四個一”和“五個心”的工作方法。“一個宗旨”就是讓群眾滿意的宗旨；“四個一”就是一張笑臉，一聲問候，一片真誠，一次滿意的服務標準；“五個心”就是用責任心嚴格依法登記，用真心營造良好的服務環境，用熱心對待服務對象，用誠心完善服務方式，用愛心對待特殊服務對象。為增強服務效能，成立檔案管理志愿服務小組，分管領導任組長，形成了“獻愛心、講奉獻、爭一流”的服務特色。實行預約查檔，對在外地或特殊工作不能在正常工作日查閱檔案的人員，可提前預約節假日或其他非工作時間查閱，確因特殊情況不能到場的，可以網上遠程視頻查詢，盡量為群眾提供方便、快捷、準確以及高效的查閱，提升社會服務效能。

五、結語

婚姻登記檔案管理工作的開展，可以為婚姻登記信息安全帶來有力保障，實現檔案的規范化與系統化管理。在有序管理下，婚姻當事人所享有的各種合法權益均能得到切實維護。規范婚姻登記檔案管理不僅是民政部門的責任，更需要全社會的關注和支持。婚姻檔案管理工作的開展中存在一些問題，必須通過多元方式加大管理力度，并保證資金投入具有連續性與合理性，通過不斷努力與創新，將婚姻登記檔案信息管理質效同步提升，為和諧社會構建帶來助力，實現婚姻檔案管理工作的可持續開展。

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作者簡介：陳明玉（1969—），男，漢族，山東單縣人，本科，副研究館員，研究方向為：檔案管理。