關于事業單位檔案管理創新途徑的分析

摘 要：事業單位在運行過程中會形成大量的檔案，包含了很多與工作相關的信息，在管理時需要對其有效創新，使檔案能夠發揮出更大的作用。但從當前的發展情況來看，事業單位在檔案管理工作中依然存在很多問題，導致檔案管理工作沒有辦法有效創新，未能更好地發揮其應有的價值。所以，事業單位應該重視對其管理創新，本文就事業單位檔案管理創新途徑進行了詳細分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新途徑

一、事業單位檔案管理的重要性

檔案管理工作是事業單位的重要組成部分，是單位運行的重要保障。在實際的工作中，事業單位要想使自身的各項工作能夠正常運轉，就需要對單位內部各種信息進行收集與整理，這些信息都要經過歸檔、整理以及保存等多個環節才能成為檔案。這些信息中包含了很多與單位運行相關的信息，能夠為單位提供有用的參考，對單位的發展起到了很大的作用。具體來說，事業單位在運行過程中形成了大量的檔案資料，主要包括人事檔案、業務檔案以及其他類型的檔案等。這些資料中包含了很多重要信息，如人員變動、財務狀況以及其他類型的業務信息等。通過對這些資料進行有效管理，可以為單位提供參考信息，使工作能夠更加高效地開展。

1.有利于完善單位內部結構

從事業單位的實際情況來看，檔案管理工作是一個重要的組成部分。在實際的工作中，事業單位需要對工作人員進行考核，這些考核內容就包括個人檔案。而在考核過程中要想對個人檔案進行有效管理，就需要在日常工作中做好相關資料的收集工作。只有在相關資料收集完整后才能使其成為個人檔案，再進行科學歸檔和整理，使單位內部人員結構更加完善。

這些資料主要包含了個人基本情況、獎懲情況等相關信息，能夠為單位的考核工作提供可靠的依據，使考核工作更加順利開展。

另外，在事業單位的運行過程中會涉及很多與業務相關的信息資料，包含了很多重要信息，如業務流程、工作時間以及工作流程等。通過對資料進行科學管理，還可以使單位內部各部門之間的關系更加和諧，從而使各部門能夠更好地開展各項工作。

2.有利于提高員工的綜合素質

在事業單位，檔案管理是一項非常重要的工作，需要相關人員的共同努力才能做好。但很多工作人員未意識到檔案管理的重要性，導致相關工作人員無法及時了解單位的各項信息，不能有效地為單位提供服務，嚴重影響了單位的正常運行。另外，在實際工作中，一些工作人員對檔案管理沒有正確的認識，認為檔案管理是領導的事情。因此，不愿意花時間去管理檔案資料，導致相關信息不能被有效利用，使得檔案管理工作無法順利開展。因此，需要不斷提高相關工作人員的綜合素質，使他們能夠有效地利用檔案信息為單位服務。通過提高員工綜合素質，可以使單位更加高效發展。

3.有利于有效開發信息資源

在事業單位，檔案資料是單位的重要資源，能為單位提供豐富的信息資源，促進事業單位的發展。隨著社會的發展，檔案資料也越來越多，在單位正常運行的過程中，需要及時收集并整理好這些資料。例如，事業單位的發展規劃、重大決策、歷史事件等。因此，事業單位要想實現可持續發展就需要不斷收集相關的信息資源，以便為其提供服務。檔案資料能夠為相關人員提供有效的信息資源，使他們能夠及時了解和掌握單位的發展狀況。另外，在收集這些資料時，可以對其進行整理和分析，使其成為有價值的信息資源，為事業單位提供服務。

4.有利于單位內部信息的交流

在事業單位，信息傳遞非常重要，而信息傳遞的主要方式是通過檔案，檔案管理工作對單位內部信息的交流有非常重要的意義。很多事業單位為了能有效掌握各種信息，會專門成立檔案室，配備專門的檔案管理人員。這樣做的目的就是能夠掌握各部門、各科室的資料和相關工作的進展情況。但是，有些事業單位沒有意識到檔案管理的重要性，導致很多檔案信息沒有被充分利用。因此，只有不斷提高檔案管理水平，才能保證檔案信息能夠被及時傳遞，使事業單位各部門之間的信息得到共享和交流，使事業單位能更好地發展。

5.有利于單位更好地發展

事業單位在實際的工作中，會產生大量的檔案資料，其中包含了很多重要信息。通過對這些信息的有效管理，可以使其更好地發揮作用。在實際的工作中，單位會根據自身發展的需要制定相應的發展戰略。這些戰略在制定時都會涉及很多信息，對事業單位的發展有很大的幫助。但是在實際的工作中，有的事業單位并沒有將這些信息進行有效管理，導致其無法充分發揮作用。另外，事業單位在實際運行過程中也會形成一些重要材料，其中包含了很多重要信息，能夠為單位提供很大幫助。例如，在事業單位工作人員職稱評審時，需要將很多材料進行整理和歸檔。從以上分析可以看出，事業單位需要加強對檔案管理工作的重視程度，使其能夠發揮出更大的作用。但在實際的工作中，有很多單位并沒有重視檔案管理工作，導致檔案資料被隨意丟棄或損壞，對事業單位的發展造成很大的影響。同時，還要注意加強對檔案管理人員專業知識和業務能力的培訓，使其能夠更好地服務于事業單位發展需要，提高事業單位在社會上的影響力。

二、事業單位在檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏專業的管理人才

由于我國事業單位在發展過程中很大程度上受到傳統觀念和管理模式的影響，導致很多事業單位未形成相應的管理機制，在開展檔案管理工作時沒有形成科學的管理制度和良好的運行機制，使檔案管理工作開展時缺乏一定的規范性和科學性。在開展檔案管理工作時，需要有專業的檔案管理人員對其進行有效控制和監督。同時，由于我國大部分事業單位在檔案管理工作時沒有形成相應的人才機制，在進行檔案管理工作時缺乏一定的專業技能，無法對信息資源進行有效開發和利用，也就無法更好地適應當前社會發展的要求。

2.管理制度不完善

隨著我國社會經濟的快速發展，雖然很多事業單位開始重視檔案管理工作，但在開展檔案管理工作時依然采用傳統的管理方式，導致檔案管理工作缺乏一定的效率和質量。同時，很多事業單位在開展檔案管理工作時沒有形成完善的制度體系，缺乏一定的規范性和科學性，不能有效發揮出檔案管理工作的作用。而且，還有一些事業單位在開展檔案管理工作時沒有對其進行有效整合，導致在開展檔案管理工作時缺乏一定的針對性和實用性。

3.管理觀念較為落后

在當前的社會發展中，我國很多事業單位在進行檔案管理工作時，沒有形成全面信息化的管理理念，導致在實際工作中缺乏一定的效率和質量，難以發揮檔案管理工作的價值。同時，很多事業單位在檔案管理工作時都沒有形成統一的標準，檔案管理工作缺乏一定的規范性和科學性。

三、事業單位檔案管理創新途徑

1.對檔案管理人員進行有效培訓

在以往的檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業知識掌握程度不夠、工作責任心不強等問題，導致檔案管理工作受到了很多限制，在檔案管理工作中會出現一些失誤，影響到檔案的安全。所以，要想使檔案管理工作能夠順利開展，就必須要對其進行有效培訓。首先，單位領導應該重視對檔案管理人才的培養，并根據實際情況制定相應的培訓方案。培訓內容主要包括檔案管理人員專業技能和業務素質方面，并在培訓過程中結合實際情況制定相應的考核標準。這樣不僅可以使員工的專業知識得到提高，還能使檔案管理人員在今后的工作中承擔起更多、更大的責任。其次，為了使檔案管理人員能夠在今后更好地發揮自身價值和作用，必須對其定期考核。在考核過程中應該充分發揮員工之間互相監督的作用，不僅可以加強員工之間相互競爭的意識，還能促使其在今后工作中更好地發揮自己的能力。此外，還應該及時發現并處理工作中的不良現象，使員工在今后的工作中能夠更加盡職盡責，發揮出更多、更大的價值。在考核過程中要充分體現出公平、公正、公開等原則，使員工更加積極主動地參與到考核工作中來，使其能夠更好地發揮出自身能力。綜上所述，事業單位必須對檔案管理工作進行有效的改革和創新。

2.建立健全檔案管理制度

首先，在對檔案管理時必須要建立健全檔案管理制度，使其能夠在今后的工作中起到應有的指引作用。目前，很多單位還未制定完善的檔案管理制度，導致很多工作人員在對檔案管理不夠重視，使檔案管理工作未能得到有效開展，從而影響了檔案管理工作水平。其次，還應建立健全考核制度以及相應的獎懲制度，使其在今后的工作中能夠更加積極主動地投入檔案管理工作中，從而為單位創造更多的效益。在對檔案管理時必須要建立相應的監督制度，才能使單位員工能夠在工作中更加認真、負責地進行檔案管理工作，使檔案管理水平得到提升，還能使員工有足夠的積極性和責任心來對待檔案管理工作。

3.更新管理理念

（1）樹立服務理念。檔案管理工作主要是服務于事業單位的發展，因此，在進行檔案管理創新時要注重樹立服務理念，使其能夠更好地為事業單位提供服務。

（2）樹立創新意識。在進行檔案管理創新時，檔案管理人員要加強管理理念的創新，使其能夠更加全面地認識到檔案管理工作的重要性，更加認真負責地工作，為事業單位的發展提供支持。

（3）加強制度建設。在進行檔案管理創新時要注重對制度建設的重視，使其能夠更加嚴格地按照制度來開展工作，從而使其能夠更好地為事業單位提供服務。此外，還要加大對檔案管理制度的執行力度，使其能夠得到有效落實。同時，還要重視對檔案管理創新的考核工作，使其能夠發揮更大的作用。

4.加強信息技術的應用

信息化時代，電子信息技術在各個領域都得到了廣泛應用。尤其是在檔案管理工作中應用電子信息技術，可以使檔案管理工作得到有效優化。首先，在對檔案收集時，工作人員可以利用計算機掃描紙質材料，然后將其制作成電子文檔，通過網絡將電子文檔發送至各部門。其次，在管理電子文檔時，應對這些文件進行分類。在對電子文件進行分類時，應按照單位的實際情況確定文件的類型。比如，單位可以將一些重要的檔案信息錄入數據庫，通過相關軟件對其篩選，從而實現分類。

最后，還可以將一些不常用的文件也錄入數據庫中。此外，在對電子文檔管理時，還應建立相應的信息系統。比如，可以利用計算機對電子文檔進行存儲，還可以利用網絡傳輸和處理，通過相關軟件實現檔案信息的共享。目前，我國很多單位都采用局域網來對檔案進行管理，如果不能實現資源共享就會造成一些信息資源的浪費，還會影響到檔案管理工作水平的提升。

5.提高檔案管理人員的素質

事業單位在進行檔案管理創新時，要注重提高檔案管理人員的素質，使其能夠更加有效地開展工作。在對檔案管理人員開展培訓時，要注重對其職業素養和業務能力的培養，使其能夠更好地完成工作任務。為了提高檔案管理人員的素質，還要加強對其信息技術以及管理知識的培訓，使其能夠更好地利用信息化技術開展工作，提高自身的綜合素質。

6.加快檔案數字化建設步伐

從當前事業單位檔案管理情況來看，數字化建設速度比較慢。在對檔案數字化建設步伐加快時要注重對計算機技術的應用，使其能夠更好地開展工作。

7.加強檔案信息化建設工作

從當前的發展情況來看，很多事業單位都在進行檔案信息化建設工作，但仍然存在很多問題需要得到解決和優化。在基礎設施建設時，要注重對硬件設備設施的完善和升級，使其能夠更好地為事業單位提供服務，要加強對軟件設施的建設工作，對信息化設備和相關技術的應用，使其能夠更好地為事業單位提供服務。

四、未來發展趨勢

隨著信息化時代的到來，人們對檔案工作提出了新的要求，希望能夠利用現代化技術對檔案開展有效管理，希望能夠使檔案更大限度地發揮作用。在這種情況下，檔案管理工作要想實現創新，就必須要充分認識到信息化時代對檔案工作的影響。首先，在對檔案管理時應從信息化的角度出發，采取先進的技術來進行管理。傳統的管理模式已經不能滿足人們對檔案管理工作的要求。其次，在對檔案進行管理時，還應該加強與其他部門之間的合作，通過合作來實現資源共享。不僅可以提高工作效率，還能使信息資源得到有效利用。最后，要想使檔案能夠發揮出應有的作用就必須要加大人才培養力度，保證其在今后能夠承擔起更多、更大的責任。

五、結語

綜上所述，事業單位檔案管理是一項非常重要的工作，也是事業單位日常管理工作中的重要組成部分，對于事業單位的發展有著非常重要的作用。從當前的發展情況來看，事業單位在檔案管理工作中依然存在一些問題，因此，需要對其進行有效創新，只有這樣才能使檔案管理工作更好地開展。

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作者簡介：鄧素芳（1980—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，館員，研究方向：檔案管理。