關于創新事業單位檔案管理工作模式的思考

□ 長沙 趙佳蓉

縱觀我國近十幾年的變化發展，在面對新時代的特殊歷史機遇和面臨新變化的社會發展的階段進程中，事業單位管理的業務發展方式與經營管理思想要更加與時俱進，開拓創新與現代科學的管理方法相結合，才能有效地保障工作的高質量和高效率。檔案現代化管理人才是保障機關事業單位長期、穩定與發展水平的最關鍵，是保障機關日常工作管理中需要涉及具體到單位的其他各部門、各方面管理人員的工作專業性強度和管理專業性度都要求很高，也是我們總結過去機構的發展和路徑設計中諸多缺陷問題與管理不足經驗的一項重要借鑒途徑。在當今新歷史形勢環境下，機關檔案和管理信息工作也可以得到更好地處理與各種現代管理信息技術成果相結合，特別是利用大數據、云計算、互聯網信息等，它都可以更直接地被用于黨政機關工作人員的業務經營及決策服務和社會管理，從而使管理工作的綜合效益得到不斷提高。在這一背景下，探索新時期機關檔案工作的改革與改革，具有十分重要的現實意義。

一、事業單位檔案行政管理具體工作規范應遵循的原則

1.尊重差異性原則。檔案管理員在整理檔案時，應根據檔案的種類和內容，將其歸類，并根據其使用的不同，編制不同的編號和名稱，以便于日后的歸類，以便更好地查找，但如果把所有的文件都亂堆在一起，就很難在短時間內找到自己所需要的文件。因此，一定要落實好管理制度和差別制度，檔案管理員要按照規范對檔案進行分類，并將其歸類，并將其保存在相關的文件和資料中。

2.遵守職責、權益兼顧的原則。在建立檔案管理體系時，必須明確其職責范圍和職權。比如，機關檔案科的主管，可以承擔檔案管理工作的任務、目標的制定、定期的、不定期的檢查、指導。同時，在明確責任時，也要注重對員工合法權利的保護。機關若經常忽略員工的權利，勢必會影響其工作積極性，進而影響其整體的發展。因此，在機關檔案工作中，要堅持責任清晰，維護自身權益，兩手抓。

3.靜態、動態相結合的原則。想要繼續向前發展，就必須有一段時間的制度來保證。然而，體制并非一成不變。隨著人類時代生產力的高度發展自然和歷史社會發展的變遷，機關的各種體制都要與時俱進，才能更好地適應當前工作的要求。當前，我國的各項事業已經與國際接軌，機關事業的國際化進程也在不斷加快。因此，檔案局要積極借鑒國際上先進的檔案管理方法，并根據自己的工作特點，不斷地總結和完善現有的檔案工作體系。

二、事業單位檔案管理信息化的特點

1.管理組織形式化。在加強檔案管理的工作實際中，我們認為可以嘗試通過運用其他單位和企業先進的管理學經驗，構建一種檔案工作科學化的管理思想理念，并進一步落實貫徹到管理實際各項工作流程中，指導我們檔案工作的管理方式可以保持高水平發展。

2.科學化管理。對于檔案管理人員來說，要自覺地把信息管理工作做好，充分展示自己的知識儲備，培養一批既有豐富的專業知識，又有很高的專業技術水平。

3.技術化。隨著國家檔案工作現代化的進程不斷深入發展，檔案技術管理領域的相關技術手段本身也都在進行不斷地深化發展改造和改革創新，信息技術應用是我們當前信息化社會檔案服務管理應用技術成熟的一次重要實踐體現，隨著數字化檔案技術管理應用技術本身的技術不斷深入發展，可以幫助進一步實現強化檔案館管理與工作技術服務的整體信息化，從而有力推動全國檔案科技管理和工作技術持續發展。

三、檔案工作存在的問題

1.意識不強。在我國檔案事業發展的歷史進程中，我國的檔案管理意識還處于弱化、陳舊的狀態，很多管理者和專家對檔案工作的認識還停留在基本的層次，而且有一些領導沒有從根本上關注這些問題。同時，管理者的管理觀念也存在落后的特點，即缺乏重視信息化，認為只要采用傳統的管理方式，就可以實現管理工作的質量。

2.管理設備陳舊。由于檔案管理需要資金的支撐和缺乏管理意識，造成了對檔案的資源投資不足、設備落后、管理資源不足等原因。

3.事業單位對檔案管理的重視不夠。在機關工作中，工作的態度與觀念很重要，是一切工作的根本。在事業單位，由于管理觀念落后于時代，會對其發展產生一定的影響。一些檔案機關領導往往缺乏個人對自身檔案和管理能力的客觀認識，認為單位檔案工作能力是可有可無的，有些機關職工不重視管理檔案工作。因此，公司的文件管理相對薄弱，極大地影響到員工的工作效率，在尋找數據的過程中，會耽誤很多時間，從而影響到員工的工作積極性，降低了工作的效率。

4.部分事業單位檔案基礎管理信息化制度體系不完善。機關檔案管理的有關制度還不健全，許多機關檔案管理工作存在著一些混亂的情況，一些工作人員沒有按照有關規定進行檔案的管理，導致檔案的管理工作只是走個過場，并不能真正實施。造成這一現象的主要原因是在檔案工作中，領導對檔案管理工作的不重視，致使基層干部未能履行好自己的職責。有關工作人員抱著僥幸心理，為自己的懈怠尋找理由，最終相關的管理體制不能適應時代發展，造成了工作的低效。

5.事業單位檔案管理人員水平不夠。如今科技日新月異，機關招聘文秘人員時，往往要到正規大學進行應聘，并招收相應的應屆畢業生。接受正式訓練后才能進入工作崗位。在機關工作中，有些工作人員的檔案管理能力較差，工作缺乏耐性，對新電腦技術的掌握還不熟練，對材料的整理工作也不夠認真、負責任。對單位其它工作產生了影響。因此，在機關內部，要不斷地加強對人才的培訓和檔案的現代化管理。

四、新時期事業單位檔案管理工作創新

1.建立信息化檔案管理理念。在現代信息技術高度發展應用的宏觀背景下，檔案管理模式信息化是當今時代發展必然與趨勢，為適應不斷變化的時代，必須加強對檔案管理工作的關注，根據當前的形勢，進行信息化建設。此外，要善于發現檔案管理上不合理的方面，對其進行適當的完善，建立健全檔案管理工作的制度，從而使檔案管理工作有了相應的規范和依據，在發生錯誤時，可以對責任人進行問責，并予以處罰。檔案電子化管理中的崗位制度設計要注重從一個層次職責分明清晰的單位職責體系設置出發，細微化工作方法，把單位責任明確落實分解到單位每個關鍵崗位，系統中的工作內容也應該要包括電子檔案數據的檢索查閱、保管和傳輸，防止檔案的管理和使用過程中的混亂和信息泄漏。同時，要加強對員工的培訓，加強員工的素質培訓，不斷提升員工的整體素質。檔案工作人員的培養是檔案工作發展的重要環節。在檔案管理人員的培訓中，要重視檔案技術和服務理念，強化檔案工作的整體性。

2.完善事業單位網絡建設。面對市場競爭日益激烈的社會，網絡技術手段的廣泛運用變得尤為重要，利用計算機因特網技術，能夠快速及時的建立起這樣一套比較完善的公共機構檔案電子管理服務系統，為我國行政機關的信息化和網絡化管理應用提供便利。事業單位檔案信息管理的工作重點是信息管理基礎設施體系的健全完善，特別是繼續強化全市事業單位信息網絡中心的基礎性建設和工作。以檔案館網絡工作規范作為技術基礎，進一步強化事業單位檔案網絡化管理的信息流程化特征。對此，需要各級管理人員要進一步地強化網絡基礎設施硬件以及工作條件方面的基礎建設，相關業務部門還是需要著重加大網絡相應配套設備方面的人員引入力度以及網絡人才培養力度，及時調整完善自身網絡數據庫管理平臺系統并強化人員對于內部系統維護與管理知識的重視程度，規避企業內部可能會出現的數據信息方面的丟失以及個人信息泄露等風險問題，強化網絡檔案方面的檔案信息化建設管理水平，保障在大數據背景下事業單位檔案管理工作可持續發展。在未來信息化管理時代，檔案資料部門的業務管理服務工作模式必然會繼續向著檔案信息化服務方向快速發展，此時勢必也必會衍生開發出更大量優秀的檔案信息化的檔案資料。一方面，今后更需要我們加大對于檔案現代化管理部門的社會資源投入，增加相關技術系統與管理設備系統的開發投入，并要保持檔案與信息社會環境的同步向前發展。每一年我們都會需要繼續做好檔案資金方面的開發投入，做好管理設備系統與信息系統方面的開發更新及維護。另一方面，需要企業進一步持續強化企業信息化質量管理提升工作領域的技術資源及投入，借助內部不同專業部門成員之間良好的工作相互交叉配合，持續穩步提升企業檔案自動化管理服務方面服務的全面信息化工作水平。檔案數字化管理基礎工作目標不僅體現在于對信息資產的電子化管理利用與電子儲存，更多體現的重點是體現在于加強信息資料的電子加工整合與信息價值深度挖掘，強化電子服務和終端服務的整體信息化的建設工作水平，提高各類檔案資料數據庫的全面信息化和總匯查詢與統計分析等能力，可以通過引入大數據分析技術來快速實現對各種檔案數據資料的深度價值分析和挖掘，強化檔案系統建設服務的綜合管理信息化水平。

3.細化檔案管理措施，提高管理效益。在檔案工作中，要不斷提高檔案工作的質量。在工作中，首先要保證精細的歸檔工作，要在工作中適時地制定出一個完整的存檔范圍，這個范圍要做到細致入微、清晰，這樣才能在工作職能的調整和業務發展過程中持續地發展。在要求確定某個特定信息的傳輸范圍時，必須事先充分的考慮到該文件資料的可保存時間完整性問題和傳輸信息資料的完整性，從而可以保證企業整個網絡內部質量控制系統網絡的信息化整體建設。同時，要進一步做好各類檔案移交方面的跟蹤管理，不僅每年要注意及時發展各類檔案工作機制，還要認真及時組織制定各項歸檔檢查計劃，針對影響歸檔各項工作進程的幾個突出共性問題，在本年末做好各類重點隱患排查處理工作，及時落實集中化管理與全面性覆蓋的精細化歸檔流程管理，保障歸檔檢查工作進程的全面細致和規范。對機關來說，要把檔案資料的移交視為首要工作，并以標準化措施為依據，確保資料的明確性。同時，要注重不斷深化加強政府對各類檔案工作人員經常性的學習培訓管理和廉政教育，通過加強現場作業指導、視頻講解教育、手冊輔導等教育方式，加強公務員對基層檔案規范化管理培訓工作內容的實際針對性水平，提高全體檔案業務管理培訓工作參加人員學習的制度自覺的意識，確保全市檔案專業管理骨干團隊整體素質保持著較高良好的綜合性水平。此外，隨著我國信息技術手段的持續不斷快速發展，檔案業務管理與工作處理的全過程信息化應用程度都將會達到越來越高，未來更要考慮繼續研究加強基層檔案管理人員應用的各種信息化先進技術，保證其在操作人員層面基礎上又能夠繼續促進全國檔案事業管理服務工作信息化的健康持續發展。

4.加強統籌協調。在市場發展的大環境下，利用計算機技術實現文字、文件、音頻、視頻等各種信息的存儲，并借助計算機技術和信息化技術，實現高效的數據傳送和共享，實現系統的文件管理。對相關管理者來說，不僅要切實提高崗位信息采集更新機制的制度重要性，還要切實加強政府各部門系統的交流協作，掌握與有關單位的數據庫管理信息和各種計算機軟件技術，及時提升更新各級事業單位檔案數據庫管理技術工作整體水平，構建較為完善長效的崗位管理考核機制，為強化后續風險管控機制措施有效的有效落實和奠定基礎。機關各部門系統和系統各管理職能部門都必須嚴格堅持網絡化管理技術要求系統的信息化融合式發展，加強網絡信息資源共享，切實保證做到計算機檔案系統內部各項信息要素的快速及時的高效安全傳輸，確保機關各項網絡軟硬件設施網絡的有效正常運轉，促進機關檔案管理工作的持續發展。

5.創新檔案管理體系。從大量的機關檔案工作實踐和工作實踐來看，檔案工作應有清晰的管理機制，有規范的工作程序，有具體的工作標準。同時，在整個檔案管理工作中，應由專人監督。健全高效的內部管理運作體系才是我們提高內部工作效能質量的真正必要之前提，而要建設是適應當今企業快速發展時代要求提出的、適應未來企業高速發展提出的、適應當前企業迅速發展要求的需要。在管理體制中，要有思想上的創新，要有管理方法上的創新。合理地安排管理機構和工作崗位，使之適應時代發展，對資源進行適當的調整和優化，以達到資源的合理分配和使用。始終確保檔案管理工作的規范化、獨立性，是一種創新的管理方法。

6.豐富檔案管理的實際價值。新發展時期，要重視不斷充實提升本機關檔案工作信息的重大實際及應用技術價值，根據各類檔案服務的實際內容，進行全面有重點針對性持續地更新優化工作。例如，在一個機關單位編制單位的基本人事檔案表中，除了必須要完整記載單位基本完整的原雇員資料檔案外，還要盡量包含對某些人提供的其它一些的隱性信息資料，例如個人職業素養、職業技能、品德狀況等，充分的體現該檔案表的工作實際價值，發掘其潛在的潛能。在全面深入分析挖掘崗位信息內容的過程同時，對所有員工信息進行全面定期詳細的綜合評估，根據所評估信息的核心內容，將相關工作技術能力、工作表現狀態、職業道德素養等四個方面信息的基本內容等都一并記錄保留下來，并適時將綜合審核評價的相關結果書面反饋傳遞給所有相應責任的主體。機關檔案工作首先應從檔案信息主動獲取能力的整體視角下進行結構優化，使基層行政機關決策者在實際決策工作過程活動中就能主動充分的參照館藏檔案文件的內容，從而促進機構運作機制的良性運轉。要如何使文書檔案現代化管理系統在今后新社會時期里更好地去發揮好其積極作用，這些就必須從各個層次上改進工作思路。一是增強服務意識，切實認識檔案工作的重要性，從工作層次上提升服務意識。過去只記錄檔案的記錄，轉變為記錄、供應、決策支持的服務方式，加強服務意識，使機關在決策過程中發生問題時，能在檔案中找到有關的信息，保證機構運作的合理性；二是要有競爭意識，要加強與各部門的協作與溝通，要利用競爭意識，擴大機關檔案工作的價值；通過競爭手段加強檔案管理的目的，增強檔案管理的獨立性。

五、結語

隨著時代的不斷發展，檔案工作的重要性也越來越突出。隨著現代社會技術的迅速長期地發展，云計算、云存儲管理等許多新型應用的管理業務模式等也正日趨完善成熟，并開始在計算機檔案安全管理服務中逐漸得到了更為廣泛成熟的商業應用。在這樣新時代的歷史形勢環境下，必須在實踐中不斷進行創新規范和進一步完善基層檔案機關管理各項工作，不斷總結探索成功經驗并繼續在其以往固有的行政管理體制模式基礎之下繼續進行各項改革，從而切實推動各級檔案部門管理業務工作協調持續發展。