醫院檔案管理信息化建設的作用及價值

□ 河北唐山 王 蕾

檔案管理工作是醫院管理的核心組成部分，不僅關乎醫院數據處理能力，更關乎病患處置效果及醫院營運水平。伴隨時間的推移，公眾對身體健康的需求日漸高漲，國民看病逐年遞增，檔案數量逐漸保障，傳統檔案管理模式已經無法適應現代化發展需求。由于檔案總量劇增，增加了資料整理及查閱的難度，無法發揮檔案原本的價值，同時也為相關工作帶來難題。為了解決醫院檔案管理工作與時代需求不匹配的問題，需實現檔案管理的信息化發展，提升檔案管理工作效率，為檔案查閱及調用提供保障。基于網絡共享的特點，實現對檔案的一鍵查閱與調用，提升醫院綜合實力，推動醫院檔案管理的現代化轉型。

一、醫院檔案管理發展趨勢

醫院檔案管理是對檔案信息的收集、整理、翻閱及利用，信息技術檔案管理可利用信息技術對檔案信息資源進行統整排列，結合智能算法按照類型、時間等進行區分。醫院檔案內容具有繁雜且大量的特點，隨著患者人數的增加，醫院檔案管理面臨巨大難題。伴隨計算機技術的持續發展，醫院檔案管理面向多元化及智能化發展，在信息技術的幫助下可有效提升檔案處理效率及調用速率，更加凸顯了檔案的服務效能，同時也讓檔案信息的價值得以有效發揮，解決了傳統醫院檔案管理模式效率低且錯誤率高的問題。傳統檔案管理模式主要針對紙質檔案的收集與整理，但在信息技術的輔助下，出現了圖片、視頻、音頻等數字類檔案。若繼續沿用傳統檔案管理模式，既影響檔案管理效率，還會限制醫院的數字化發展。利用信息技術后，可將紙質檔案轉化為數字檔案，解決了檔案類型單一且翻閱效率低的問題。總體而言，信息技術的出現改變了醫院檔案管理模式，推動了醫院檔案管理智能化高效化發展。

二、醫院檔案管理信息化建設的作用及價值

1.實現醫院資源的合理調配。醫院檔案管理信息化發展可提升資源調配效率，可提升醫院歸檔及資料整理工作效率，有助于提升醫院資源利用效率。將信息技術應用在醫院檔案管理中可解決醫院工作人員不足的問題，有助于及時解決醫療服務問題，同時確保醫生可及時獲得患者醫療檔案信息，對患者進行及時救治，讓檔案管理工作者可依照醫生醫療結果開展資料歸檔工作，持續提升檔案管理效率，提升醫院醫療水平。醫院通過對信息技術的合理運用，可讓醫生及時查找患者病歷信息，并將各項數據錄入到信息系統中，有助于不同部門共用檔案信息，在第一時間獲得患者就診信息。依托信息技術，可對病歷信息進行及時歸檔，顯著提升檔案資料利用效率，讓其更好地服務于患者。醫院內部各部門通過信息技術可進行資料共享與數據互聯，讓患者避免 重復性掛號，可讓患者在第一時間下就診。在醫院檔案管理中應用信息技術，可解決重復建檔、重復化驗等問題，把握患者就診的黃金時期。同時，借助信息技術可讓所有科室按照標準化及流程化辦事，讓醫院所有醫療資源可得到有效調配，讓我國醫療事業良性發展。

2.有助推動醫院檔案管理模式的現代化發展。在網絡技術的持續發展下，信息技術已經滲透到人們日常生活的方方面面。信息技術在檔案管理工作的應用是技術革新與科技發展的必然選擇。利用信息技術，可顯著提升檔案管理質量，讓醫院發展與社會現代化進程相匹配。傳統檔案管理大多采用紙質檔案的形式，紙質檔案資料整理效率較低，同時很容易受到火災、水、蟲害等因素影響，導致檔案完整度不足，既影響檔案資料的利用，同時也不利于資料的共用與存儲。檔案信息化轉型后，可利用計算機技術對資料進行一鍵調用，不僅提升了檔案資料整理工作效率，同時也提升檔案調用效率，減輕了人工統計整理工作效率低且負荷大的問題。與此同時，借助信息技術，可讓所有科室通過共享網站查找檔案信息，通過信息系統為不同部門、不同級別工作賦予權限，可省去檔案調取審批的流程，提升了工作效率。醫院工作人員可通過醫院內網隨時查找檔案信息，無需在檔案室尋找患者病歷檔案，讓患者就診更為便捷，推動了醫院的現代化發展。

3.提升醫院服務質量。醫院運營過程中主要面對的是患者，患者是醫院的主要服務對象。因此，讓患者看病感到便捷是醫院提升辦院水平的重要指標。傳統就醫模式中，患者需要在地方排隊才能獲得一次看病機會，促使患者看病成本較高，不僅就診體驗差。同時，也降低了醫生接待患者的效率。將信息技術應用在醫院檔案管理中后，可通過信息系統為患者分配對應的科室，實現了醫院資源的充分利用。目前，大部分醫院基本實現了線上掛號，讓患者看病更為便捷及輕松。為了進一步提升患者看病效率，提升醫院服務水平，需借助信息技術，對醫院檔案進行合理分類及整理，把各類科室檔案信息整合到醫院公共信息平臺中，實現醫院醫療水平的進一步提升。與此同時，在對不同檔案進行整理時，利用信息技術可解決不同地區檔案信息處理差異性的問題，借助標準化制度，讓醫院檔案在信息技術的網絡中科學互通，可以最大限度保證患者就醫效率，提升醫院服務質量。

4.為醫院決策提供參考。醫院檔案管理工作主要根據科室需求對患者檔案信息進行分類及存儲，利用信息技術后可為信息歸檔提供便利。隨著信息技術的持續發展，檔案信息化成為醫院檔案管理工作發展的必然方向。在時間的推移下，檔案資料持續累計，讓資料處理難度持續加大，傳統檔案管理模式無法滿足當前工作需求，因此為了提升檔案資料利用效率，應發揮檔案資料的價值，推進醫院檔案管理工作的信息化發展。借助信息技術，醫院可將檔案資料統一到一個平臺中，在醫院開會期間可對所需資料進行一鍵調用，例如在疑難雜癥治療中，紙質檔案在分發及閱讀中不夠便捷，利用信息技術可將患者病癥及檔案信息呈報在會議屏幕上，有助于商討患者疾病治療手法。此外，借助信息化檔案資料，決策者可隨時了解醫院醫療水平及發展狀態，同時評估醫院營運狀態，對醫院未來發展提供科學的規劃，可隨時查找檔案信息，為醫院決策及制定戰略規劃提供依據。檔案管理信息化可最大限度發揮檔案工作的價值，為醫院穩定運營及持續發展奠定基礎，提升醫院發展水平。除此之外，檔案信息化對醫院檔案管理工作及醫院營運具有明顯的促進作用。

三、醫院檔案管理信息化建設存在的問題

1.醫院檔案管理制度有待完善。醫院檔案管理信息化建設中檔案管理制度是評價檔案管理信息化建設程度的重要指標，所以在醫院檔案管理過程中既要具備細化的管理流程，同時也需具備精細化的管理標準。目前，部分醫院在檔案管理信息化建設中側重于信息技術的應用，僅將檔案管理工作從線下模式轉化為線上模式，并未對此建立線上特有的檔案管理章程，促使線下檔案管理制度與線上管理制度不匹配，不適用于現代化檔案管理工作，極易出現工作不規范的問題。

2.部門協同性不足。醫院檔案信息化建設的目的是提升檔案管理效率及質量，但部分醫院在檔案信息化管理中沿用了傳統的管理體系，其弊病主要體現在審批流程與部門溝通方式上。利用信息系統后，本應可提升審批速度，但由于不同部門之間的協同性不足，導致審批流程依舊冗雜。與此同時，在信息逐級呈報中，雖然不同部門之間在傳遞信息過程中需經過系統多重驗證，但系統讓部門職責融為一團，導致不同部門的責權混淆，一旦信息呈報出現問題將出現職責歸屬難的問題，從而削弱了信息技術的真正價值。

3.醫院檔案管理信息化建設缺乏長效考量。醫院檔案管理信息化建設的最終目標是實現醫院檔案管理乃至醫院管理的數字化、集成化發展，但是部分醫院在利用信息技術時僅將其作為一時之便，未注重技術的長效化應用。例如，檔案信息化管理有兩大優勢，一是改變檔案管理模式，提升資源配置效率；二是發揮監管功能，讓所有信息的調取均有章可循。目前，部分醫院僅認識到前者的重要性，未有效利用檔案信息化管理的監管功能，未設立獎懲制度，導致檔案信息化管理實效性不足。

4.人才專業化水平有待提升。在信息技術的高速發展下，醫院檔案管理基本實現了檔案信息化轉型，但部分檔案管理工作者自身信息技術素養不足，導致醫院檔案信息化建設舉步維艱。在醫院檔案管理工作中，管理人員的工作水平決定著檔案信息化推進程度，如果管理者不具備對應的信息素養及熟練運用信息技術的能力，將無法保證檔案管理信息化的有序開展。與此同時，醫院檔案管理信息化發展中，忽視了人員信息化管理能力的提升，未及時地進行技術培訓，導致部分管理者僅能在實際工作中慢慢摸索，從而導致檔案信息化管理實效性不足。

5.醫院檔案管理智能化水平不足。目前，大部分醫院均利用信息技術對檔案管理模式進行改革，但檔案管理信息化系統的智能化水平有待提升。在智能化系統開發能力不足的影響下，導致醫院檔案存在暴露風險。相對醫院檔案信息而言，是患者絕對私密的信息，一旦泄露將對患者生活帶來巨大影響。對此，醫院檔案管理信息化建設中需認識到智能系統與技術應用的重要性。

四、醫院檔案管理信息化建設的措施

1.健全規章制度，落實責任制度。為了推動醫院檔案信息化建設，需加強制度建設，為檔案信息化提供約束及指導。其一，制定廉政檔案管理制度，將移交、核查、查閱、銷毀、歸檔等工作作為檔案信息化建設的主要內容，并定期核查工作狀況，對存在問題進行會議分析，加強研判工作力度，為檔案信息化管理提供保障。其二，建立檔案層級管理機制，解決同級管理難度大的問題。通過建立責權制度，并出臺與醫院運營匹配的責任體系，讓檔案管理人員認真履職。相對數據填報人員，需確保數據的真實性及有效性，保證檔案信息的完整性及準確性，對數據資料負責，對病人負責。其三，建立檔案管理追究責任制度，當發現數據出現問題的事件后，需追責到個人，讓所有人員都認識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理出現紕漏后，根據信息情節輕重，對不按照規章辦事的人員予以嚴懲，主要方式為通報批評或紀律處分。其四，加強醫院信息制度建設，通過搭建信息化平臺，將傳統檔案管理事務藤架到信息系統中，并對紙質檔案進行存儲，確保紙質根檔案的完整性。針對電子檔案，需進行三級備份，即除了可查閱的檔案外，還需對檔案進行兩次備份，分別存儲在不同主機內，避免檔案遺失。

2.統籌管理，實現部門聯動。針對醫院檔案管理信息化建設中各部門相互獨立的問題，需讓各部門認識到“利益共同體”的內涵，全面梳理行業流程及環節，秉持查缺補漏的理念簡化事務處理流程。與此同時，制度制定時應深思熟慮，吸納各部門的意見，同時考慮各部門行使權力中是否存在交叉的問題，如果存在事務交叉需按照事項與部門間的關聯度劃分最終責任人，解決事務處理中流程冗雜的問題。當聯合第三方機構指定內控制度時，需考慮制度與法律文化的合規性及時效性，與監管部門溝通，及時剔除陳舊條例，確保內部控制合規合法。針對審核管理機制，需建設制度審核流程，確定制度審核的責任部門，明確相關職責范疇與工作要求，行內規章制度在正式發文公布前，均需通過合規性、有效性審查，保障醫院制度的規范性和指導性。總體而言，檔案管理信息化建設中需實現各部門的聯動，同時發揮制度的約束效力，不可脫離醫院營運的現實需求，通過優化制度體系，實現部門間協調運作，保障醫院穩定運營。

3.落實管理辦法，建構長效運營機制。為發揮醫院檔案信息化的作用，醫院應制定科學的檔案管理監督方案，落實監督管理細則，確保各項制度可順利推進，保證檔案信息化管理工作中存在的問題可在第一時間被發現。醫院檔案管理者需有效監督管理，保證檔案信息的真實性及有效性，讓其可為醫院醫療服務的順利開展提供保證。醫院借助互聯網記載檔案歸檔信息，采用定期抽查與不定期抽查的方式監督檔案管理工作效果，在第一時間發現檔案管理人員或檔案工作開展不良的問題。此外，在上述問責制度的基礎上，制定獎勵制度，讓工作者在受約束的同時，也可通過認真履職獲得相應回報，提升人員工作積極性。通過監督與獎勵，建構醫院檔案管理信息化發展長效機制，將檔案管理信息化理念貫穿到檔案工作全流程中。

4.提升醫院檔案管理人員綜合能力。醫院檔案管理信息化發展中需配備定量的信息技術管理人員，為實現醫院檔案管理機制的常態化運行，需建立一支綜合能力及素養滿足檔案管理需求的專業人才隊伍。檔案管理工作需持續提升人員綜合素養，適應信息技術的快速發展。其一，醫院檔案管理中需注重引入新鮮血液，為醫院檔案管理引進新的技術人才，可與高校進行合作，與高校學生簽訂就業協議后拓寬人才來源，為培養專項人才提供保障。其二，需設立常態化信息化檔案管理部門，注重原職工能力的提升，定期開展培訓，引導及鼓勵員工學習與信息技術相關的檔案管理技術，持續提升自身業務水平，尤其注重維修及設備檢查方面能力的提升。最后，推行信息化檔案管理人才引進常態化機制，對專項人才提供扶持資金，調動人才學習及提升積極性，持續為醫院檔案管理注入新生力量。

5.建立信息化檔案系統。醫院檔案管理具有量大、復雜且價值高的特點，所以必須注重檔案管理。信息化背景下，紙質檔案逐漸被數字檔案取代，醫院需順應時代發展，實現檔案類型的轉化。對此，醫院需建立專門的檔案管理系統，并配備專有數據庫，提升檔案管理效率及檔案調用速度。首先，基于大數據技術引入并收集檔案信息，將其匯總在數據庫中，加強檔案管理及存儲管理。其次，在實踐中持續探索數據庫優化方案，注重數字化管理系統的改良及升級，持續創新數據調用算法，同時也需加強系統安全性，對維護系統、安全保護系統及管理系統進行分類，讓系統按照不同標準發揮最大作用。

五、結束語

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，是確保我國醫院工作順利開展的基礎。醫院需認識到檔案管理信息化的價值，采用互聯網思維實現檔案管理模式的轉型，制定科學可行的檔案管理制度，讓檔案信息化管理工作可有效落實到基層工作中，提升我國醫院檔案管理工作的效率及效果，為我國醫療事業良性發展提供保障。