試析系統論在企業檔案工作中的構成和應用

□ 江蘇徐州 王 巍

企業檔案室是一個系統。因此，我們應先從系統這一角度來觀察檔案室的諸方面。系統是什么？系統就是集合體，這個集合體是由兩個以上的因素組合而成，這些因素之間必須是構成互相聯系、互相制約的關系，即有機聯系的關系。這個“集合體”具有特定的功能。檔案工作的發展規律表明，檔案工作是一動態系統，也是持續不斷的發展過程。檔案工作作為一種社會現象，是由非獨立系統到獨立系統，由簡單管理到復雜管理， 由經驗管理到科學管理，由手工管理到計算機管理，由封閉系統到開放系統發展的系統工程。企業檔案工作是一個大的系統，按系統觀點來講，它又可以分為許多小的系統，是由許多小的系統構成的。所以從系統論的觀點出發，對于檔案工作的要求是，既注意局部，又注意整體。既在整體上發揮其作用，又在具體問題上做好工作。檔案工作可以分為收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、編研等具體環節，這些環節也構成檔案工作的系統，形成檔案工作的系統性。在這個系統內，各個環節都是這個系統的要素，其中一項工作搞不好，就影響整個系統的檔案工作，而這幾個環節環環相扣，辯證統一，從而形成系統性的檔案與檔案的系統性管理。系統論強調最優化，這是系統論的出發點和歸宿。所謂最優化，就是在有限的條件下，利用各種手段和方法來促使系統實現最理想的目標。在這里，最優化與整體性是有密切聯系的。一般來講，系統的最優化是指整體的最優化，而整體的最優化并不等于各要素的最優化。對于檔案工作來講，不同單位的檔案與檔案工作，盡管有時在整體上有很多相同或相似之處，但其發展卻有很大的不同， 這可能有很多的原因，但是否堅持最優化卻是非常重要的問題。檔案學中常講的收集檔案的齊全、精煉原則，實際上就是強調了在要素已定的情況下，要科學地組織檔案與檔案工作，使之形成檔案系統的最優化過程。

一、企業檔案管理工作系統的構成

在企業檔案室內，不論從工作管理角度來看，還是從檔案管理的角度來看，都是這樣一個“過程的集合體”。由于各單位的檔案室都貫穿著檔案管理的運行機制，我們便主要從檔案管理系統的角度來談系統原理。檔案室的管理系統就是由“檔案實體管理”、“檔案信息開發利用”、“對反饋信息處理”這三個大的環節組合而成的集合體。它是一個人工系統，這個系統又是企業單位工作系統中的一個要素。在檔案管理系統所屬的三大環節下面，又排著許多小的環節，這些小的環節之間保持著有機聯系，而每一個小的環節下面，又包含著許多更小的環節。這樣，在檔案管理系統中，我們就會看到上下之間分層次，左右之間相關聯的多種管理項目，構成了一個縱橫交錯的檔案管理系統網絡。上面是一個最簡單的檔案室管理系統，它的構成符合“系統是許多組成要素保持有機的秩序，向同一目標行動的東西”的定義。系統工程是為了更好地達到系統目標而對系統的構成要素、組織結構、信息流動和控制機構進行分析與設計的技術。長期的實踐，使企業檔案室的工作者十分注重工作的秩序、條理和排列。任何一個小的系統，在必要的時候都可以依據系統原理制定出自己的工作程序，如收集工作程序、整理工作程序、保管工作程序、編研工作程序等，這實際上就是運用系統原理實施檔案管理的系統工程。目前，絕大多數企業檔案室并不是剛剛制定工作程序，而是按照已經制定的工作程序正在運轉。因此，最重要的問題還不是檔案管理工作程序的制定，而是如何運用系統原理對已有的工作程序進行檢驗、調整和實施。在實踐中應及時發現那些不符合系統規律的東西，及時加以糾正，補充新的符合系統原理的程序，使管理系統隨著時間的推移更加優化。所謂優化并不是沒有任何缺陷，而是在一定的時間、環境、人、財、物條件下比較出來的最佳方案。為此，在檔案管理實踐中，我們必須時刻注意掌握上述系統原理，即系統化的規律。

二、企業檔案管理工作系統的整體性

整體性是系統論中的一個重要概念。檔案室管理系統是一個整體，因而具有整體性。由于檔案室的檔案管理系統是一個整體，因而存在著明確的整體目標，這種目標可能是一個，也可能是多個。例如檔案室的檔案管理總目標是向本企業單位提供用戶所需要的檔案信息資源。同時，也向社會提供某些部分檔案信息。另外，定期或不定期地將具有長期、永久保管價值的檔案向檔案館移交，以豐富檔案館館藏。這些目標中，滿足本單位用戶所需是主要的。整體目標的存在，是檔案管理系統整體運行的基礎，否則這個整體就會失去方向。在檔案室檔案管理系統中，各個環節之間是否能保持有機聯系，各環節與整體目標之間是否能保持一致性，關系到檔案室的檔案管理的效果，亦稱整體效應。如果各環節之間互不協調，甚至是一盤散沙，整體效果絕不會好。綜合檔案室建立之前，各類檔案分別管理，達不到“集中統一管理”的目的。就是在綜合檔案室成立之后，曾出現過“名統實散”的狀況，整體效果也不會好。就像一輛自行車，表面是一個整體，而實際上鏈條松動，閘不好使，鏍絲未擰緊，也會影響它的整體效果。因此，檔案室必須將檔案管理系統作為一個有機整體，防止各環節之間失去協調，各自為戰，互不配合，局部失去整體目標，整體又失去各局部協調一致的有力支持。必須時時注意避免這種情況，保持各環節之間的有機聯系，并且統一指向整體目標。這樣，才能體現檔案管理的整體效應。

三、企業檔案管理工作系統的有機聯系性

1.整體性的保證。檔案管理系統的有機關聯性是整體性的深化。整體性是檔案管理系統的核心。這個核心之所以存在，是由系統內部諸因素之間以及系統與環境之間的有機聯系及其相互作用來保證的。

2.有機聯系的空間分布。檔案管理系統內部的有機聯系性從空間分布來說，有縱、橫兩方面。從縱的方面來說，是上下層次關系，屬于隸屬關系。如果把“檔案管理”稱作第一層次，即母系統，那么“檔案實體管理”、“檔案信息開發利用”“對反饋信息處理”就是第二層次，即子系統。子系統下面還有第三層次，如“檔案實體管理”下面的收集、整理、鑒定、保管等。隸屬于它們的下面還有第四層次。如整理下面的“區分全宗、分類、立卷、編目”。而在它們各自的下面仍可分若干層次。究竟分多少層次，可因不同單位的具體情況而定。上面層次的某一項目，總是包容下面若干層次，而下面的層次，總是被包容和服從上面層次的某一項目。各個層次是不能顛倒的。其有機聯系表現在下面層次的多個項目是上面層次一個項目的具體化。區分全宗、分類、立卷、編目恰恰是上一層次“檔案整理”的具體化。從橫向關系來說，主要是同一層次中的左右相關項目。這些項目形成從左至右的有序排列。它們之間的位置是平行的，一般也是不允許串換的。例如“實體管理”子系統下屬的項目是：收集、整理、鑒定、保管。這些項目存在著有機聯系，先后有序，一環扣一環，一般不可顛倒（但也有例外，如統計工作，它可以穿插到各個環節之中）。我們了解了檔案管理中諸環節間的內在聯系之后，就要時時注意那些影響整體效果的局部。這些局部有可能“松動”，必須把它像鏍絲釘一樣擰緊。例如，案卷質量出了問題，它不僅影響信息篩選和加工，也影響提供利用的效果。要分析檢查是案卷的內在質量有問題還是案卷外在質量有問題。如果是內在質量有問題，就要在文件材料形成階段和歸檔時下工夫。如果是外在質量有問題，就要在整理上下工夫。對文件材料的加工整理，也是一項小的系統工程，必須在系統化思想和立卷原則指導下精心規劃設計，排列組合。案卷的個體質量提高了，還要進而通觀案卷的群體質量。案卷群體質量提高后，這一薄弱環節的缺點才算克服，如果其它環節沒毛病，整個檔案管理的整體效應就會大大提高。因此，我們在檔案管理過程中必須看到“牽一發而動全身”的道理，時時為強化其整體性而在系統內部的有機聯系上下工夫。

3.系統與環境的關系。檔案管理系統的有機關聯性的另一方面表現在系統與環境之間的關系。所謂環境，這里指檔案室之外的空間。具體說，主要指檔案室所在的企業單位的各機構。它們既是檔案信息的來源，又是檔案信息的用戶。此外還有大環境，即本單位之外的其它系統。作為檔案室來講，其環境以其所在單位為主。概括說，檔案室與環境有下列兩種關系：第一，檔案室寓于環境之中，它依賴于環境而存在和發展；第二，環境需要檔案室的檔案信息為其作有效的服務。總之檔案室的檔案管理的功效受環境的檢驗，環境是評價檔案室工作成績大小最重要的客觀標準。

四、企業檔案管理工作系統的動態性

1.動態即過程與時間。如果說，系統的有機關聯性強調的是系統網絡和空間分布，那么動態性則強調的是系統在時間上的變化。檔案管理系統是“過程的集合體”。“過程”正是一種時間的流動，是動態的。因此，我們不能用靜止不變的眼光去看待檔案管理系統。雖然在某一短時間內看它是穩定的，是相對靜態的，但從總體上考察，它是無時無刻不在運動、變化和發展著的。我們從這樣一種角度去觀察和處理檔案管理系統的建設，就要努力做到善于總結過去，正確把握現在，準確地預測未來，使檔案室沿著正確的方向發展。

2.新陳代謝與吐故納新。檔案管理系統的動態性，不僅表現在它是一個信息流動過程，而且表現在這個系統具有新陳代謝和吐故納新的作用。如果說收集一環是“納新”的話，那么，鑒定一環除將有保存價值檔案留用之外，還起著“吐故”的作用。這便是檔案管理中的新陳代謝。

3.系統與環境的動態關系。檔案管理系統是一個開放系統，因而它與系統之外的環境時刻保持著物質、能量、信息的交流關系。這是它保持旺盛生命力的原動力。這種系統與環境之間的動態關系，是檔案工作者所要側重加以掌握的。過去有一段相當長的時間，檔案室采取看家守業，坐等上門的封閉式或半封閉式工作方式，致使檔案工作不能很快發展。改革開放之后，愈來愈多的人掌握了開放式的動態工作方法，包括主動登門提供利用、誘導式提供利用，以及跟蹤式、系列式、參與式提供利用，致使檔案管理系統與本單位、外單位之間的大小環境和諧一致，使檔案室的工作變得有聲有色。這正是動態性規律運動的結果。

五、企業檔案管理工作系統的有序性

1.有序狀態。檔案室的檔案管理系統中各環節不論從空間分布或是時間分布看，都表現出了系統的有序性特點。檔案系統化是一個由無序變成有序的過程。檔案整理之前是“無序”或半無序狀態，經過系統整理變成了“有序”狀態。推而廣之，檔案管理中任何一個環節，包括最細小的環節，都要經過從無序到有序的過程。檔案管理實質上就是把無序變成有序，形成系統內諸環節的有機聯系性和整體性。因此，在管理上下工夫，實質上就是在“有序化”上下工夫。

2.有序與無序。它是系統科學研究中一對重要概念。檔案管理從無序到有序標志著系統的組織性和組織度的增長。也就是檔案管理工作質量提高的過程。但是，人們很容易看到從無序到有序的過程，卻容易忽略從有序到無序的過程。例如某檔案室經檢驗已達到標準即有序化。此后檔案管理人員有所松懈，各環節滲透進“無序”因素，如保管一環，出現鼠、蟲，破壞了檔案的“有序”狀態，檔案被咬，不能利用了。這說明無序可向有序轉化，而有序也可向無序轉化。由于種種干擾是經常存在的一種客觀因素，因而有序性會經常受到破壞而無法自動保持，所以檔案工作者在管理工作中就不可松懈，即便已經取得很大的成績，也要注意防止無序因素的增長，不斷強化系統中的有序因素。

六、企業檔案管理工作系統的目的性

檔案管理工作的有序性是有方向性的，它就是管理系統所要達到的目的。檔案室由于處在不同的行業，不同層次的單位，它的環境以及環境對檔案室的要求有所不同。因而，檔案管理系統所要達到的具體目標也各不相同。雖然提供本單位利用檔案信息這一原則目標是一致的，但涉及具體業務、具體階段，便出現了各自業務性質的不同。檔案管理工作的最后狀態是提供有質量的信息。但對不同的利用者，同一質量的檔案價值又是不同的。同一檔案利用者在不同時間對于同一檔案的評價也不盡相同。為此，檔案工作者還要學會對未來加以預測。捕捉住活動目標，巧妙地將現實條件與預測中的必然性結合起來。

七、企業檔案管理工作系統的效益性

企業檔案資源的開發利用是指揭示檔案信息及其價值，通過各種有效的方法，使企業檔案資源直接服務于企業的各項工作，滿足各種利用需求的一項檔案業務工作。檔案的開發利用是實現檔案價值的途徑。企業檔案通過利用可以產生經濟效益和社會效益。近年來我們在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

1.案例分析一。徐州電廠1號機組寬負荷脫硝改造是筆者公司2021年重大技術改造項目，2021年12月3日，施工單位青島達能環保設備股份有限公司項目部項目經理葉某到檔案室要求查找1號爐寬負荷脫硝改造中三個進口閥門的重量，由于我公司給施工單位三個進口閥門的重量不準確，造成三個進口閥門的支吊架發生偏移，給機組運行帶來安全隱患。檔案人員業務熟練，熟悉館藏，耐心細致，葉某查閱了0401-925-007、0401-935-004等科技檔案，終于查找到三個進口閥門的重量，施工單位青島達能環保設備股份有限公司將對支吊架重新設計，保證1號機組安全運行。

2.案例分析二。徐州公司綜合管理部張某利用公司檔案處理法律糾紛。2021年3月10日，徐州公司綜合管理部法律專業人員張某為處理徐州公司深井泵房勞動爭議案件，到檔案室要求查找公司深井泵房看護及灰場灰壩運行維護合同等檔案，這些檔案涉及到徐州公司的科技檔案和文書檔案，筆者因業務嫻熟，熟悉館藏，具有豐富的檔案管理經驗，查找檔案全面、準確，迅速調出0300-905-112等3份合同檔案，張某辦理相關檔案借閱手續后借出在法庭使用，檔案為憑，檔案為徐州公司處理法律糾紛提供強有力的保障。

綜上所述，檔案管理的系統原理著重強調了系統的整體性。與系統整體性相關的是系統的有機關聯性、動態性、有序性、目的性和效益性。掌握這些規律，有助于檔案室的檔案管理工作的系統化。